○須恵町文書規程

昭和45年4月1日

須恵町規程第1号

目次

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の収受(第7条―第11条)

第3章 文書の整理(第12条―第16条)

第4章 起案(第17条)

第5章 合議及び回付(第18条―第21条)

第6章 決裁(第22条)

第7章 発送(第23条―第26条)

第8章 保管及び廃棄(第27条―第34条)

第9章 文書の分類(第35条―第37条)

第10章 口頭又は電話受付(第38条)

第11章 補則(第39条―第41条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、公文書が町の意思決定の表示であり、町におけるその取扱い及び処理について、文書取扱者の責務を明確にし、その取扱基準を定めることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程で「文書」とは、町において取扱い若しくは保管、保存するすべての書類、簿冊等をいう。

2 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をもって事務の処理を行う場合、その取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(改正(平16規程第4号))

(公文書の種類)

第3条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文

 告示 町長が原則として行政行為の内容結果又は事業を町民に公示するもの

 公告 町長が単に一定の事業を一般に知らせるもの

(3) 令達文

 訓令 町長が指揮監督下に権限により指揮命令するもの

 達 町長が権限に基づいて一方的に命令するもの

 指令 町長が上申、伺、願等に対し命令するもの

(4) 往復文 通知、通達、照会、回答、報告、諮問、答申、進達、申請、副申、願、建議

(公文の署名又は記名)

第4条 公文の署名又は記名は、特別な例式のあるものを除くほか、町長名又は町名を用いなければならない。

(令達番号)

第5条 第3条第1号から第3号までの令達番号は、文書係において、令達番号簿(様式第1号)により付与する。

第6条 条例、規則及び規程並びにそれらに属する重要な令書の原案は、総務課長の審査を受けなければならない。

第2章 文書の収受

(文書の収受)

第7条 収受すべき文書及び物件は、文書係でこれを受け内容別に区分し、次の各項により取り扱う。

2 金券、有価証券(以下「金券等」という。)の取扱いは、次の各号による。

(1) 金券等は、金券受払等(様式第2号)に所要事項を記載の上受入通知書を附して関係主管課長に通知し、町長の決裁をえて会計管理者に送付し受領印を受けなければならない。

(2) 現金、切手は送金現金切手受払簿(様式第3号)に所要事項を記載の上、関係主管課に送付し受領印を受けなければならない。

3 「親展」又は「秘」の表示のあるもの又はこれに類すると認められる文書(以下「親展文書」という。)は、開封することなく、封筒表面に受付印(様式第14号)を押し、親展文書受付簿(様式第4号)に所要事項を記入する。

4 書留、内容証明、速達の印を押した上、第6項により取り扱う。

5 小包その他これに類するものは、右上部に受付印を押し、物品受簿(様式第5号)に登録する。

6 前各項以外の文書(以下「一般文書」という。)は、次の各号によりこれを処理する。

(1) 収受した文書の右上欄に文書整理番号印(様式第15号)を押し、文書整理簿(様式第6号)に記載する。

(2) 文書整理番号は、月日受付順位の6文字方式により付する。

(3) 文書整理簿は文書の適正な処理管理を行うものとして、各課毎に作成記載する。

(4) 文書整理簿の記載は、来翰文書については「黒」、発信文書については「赤」書とする。

(5) 軽易な文書、図書、雑誌等は、受付印を押すのみで文書整理簿は記載しない。

(改正(平21規程第7号))

(受付を要しない文書)

第8条 収受すべき文書中、基本台帳に関する諸届、請願書、諸通知には、文書係で受付又は登録の業務を行なわない。

(町長、副町長の緊急閲覧)

第9条 収受した文書のうち重要又は異例にわたると認められるものは、関係各課に配付するに先立つて、町長及び副町長の閲覧を受け、閲覧の印を押印しなければならない。

(改正(平19規程第7号))

(文書の配付)

第10条 第7条により受け付けられた文書(以下「受付文書」という。)は、文書整理簿と共に課別に分類し、配付(以下「配付文書」という。)する。

(改正(63規程第1号))

(親展文書の取扱い)

第11条 親展文書は、配付文書とは別に宛名人に直接手渡さなければならない。

2 書留扱いになつている親展文書は、親展文書受付簿に受取人の受領印を受けなければならない。

3 受領者は、その文書が公文であつた場合は、文書係へ公文書である旨を伝え回付しなければならない。

4 回付を受けた文書係は、親展文書受付簿の回付年月日を記入し、文書整理簿に記載する。

(改正(63規程第1号))

第3章 文書の整理

(一般文書の取扱い)

第12条 文書係より配付を受けた係は、事務担当者に配付しなければならない。

(一般文書の事故処理)

第13条 配付文書中誤つて他課の文書が配付された場合には、速やかに文書係に返付しなければならない。

(文書処理の指示)

第14条 文書の交付を受けた各係担当者は、その処理について指示を受けなければならないときは、文書処理カード(様式第7号)を作成し、配付文書に添付しなければならない。

2 文書処理カードは、文書の適切な処理要領を示すほか、処理の経過及び責任を明らかにするものである。

3 各課長は、文書を査閲し、次の各号により処理に必要な指示をしなければならない。

(1) 担当者の明確な指示

(2) 回答の要、不要の指示

(3) 文書保存年数、廃棄年数の判定

(4) 処理に必要な大項の指示

(文書の緊急処理)

第15条 配付文書中緊急を要するもので、町長の指示によらなければならないもの又は重要な事項と認められるものは、その文書を携行の上、課長自ら町長の指示を受けなければならない。この場合、必要に応じ担当者を同席させることができる。

(文書分類番号及び保存年数の記入)

第16条 文書には、文書分類番号(別紙)及び第31条に規定する保存年数を主管課が記載するものとする。

第4章 起案

(起案)

第17条 事業の処理は、すべて文書によるものとし、起案者は、次の各号により作成しなければならない。

(1) 起案、報告、復命等は、すべて起案用紙(様式第8号)を用いなければならない。ただし、特定の簿冊などで処理できるものは、当初より起案文書を清書し控をもつて処理する。

(2) 起案は、文意簡明にして、文字明瞭でなければならない。

(3) 起案文書には、起案の理由その他参考となる事項を記載し、重要又は異例に属する事案については、法規その他関係書類を添付しなければならない。ただし、事業が定例又は軽易なものは、これを省略することができる。

第5章 合議及び回付

(合議)

第18条 配布文書及び起案文書で課外合議の必要あるものは、関係課を表示の上担当者が持回つて合議しなければならない。

2 合議を求められた係又は課長は、意見があれば文書処理カードに記入する。

(同時合議)

第19条 事業が複雑で緊急を要し、かつ、合議課が多い場合は、前条の規定にかかわらず、関係課長に同時合議を要請し、会議を行つて合議をすることができる。

(総務課長への合議)

第20条 次に掲げる起案文書については、主管課長は、総務課長と合議しなければならない。

(1) 議案

(2) 条例、規則、規程

(3) 告示及び公告

(4) 賞状、表彰状及び感謝状等

(5) 主管課長が特に必要と認めるもの

(回付)

第21条 課において処理された一般文書(以下「決裁文書」という。)は、一括して文書係へ回付しなければならない。

第6章 決裁

(決裁)

第22条 決裁は、須恵町決裁規程による。

第7章 発送

(発送月日)

第23条 文書の発送月日は、原則として発送する月日とする。ただし、各課で特に月日を指定する必要があるものは、その月日付とする。

(文書番号及び冠記)

第24条 発送文書の発送番号は、第7条第6項第2号に規定する整理番号と同一番号とする。ただし、同一事業に関する限りその収受番号を用いる。

2 発送文書については、前項の番号の前に年次主管課の頭文字及び「発」、「収」の文字を冠記しなければならない。

(公印の押印)

第25条 発送文書に公印を押印するものは、町長名による文書のみとし、町長公印は、総務課長の指定する職員2名が押印する。

(文書の送達)

第26条 文書の送達は、総務課で一括して行う。

(1) 郵便による送達は、宛名を記載した封筒に文書を入れ封かんのうえ文書係へ送付する。

(2) 速達、書留等を必要とする速達は、封筒にその旨を記入すること。

(3) 総務課は、前項の事務のため、切手受払簿(様式第9号)を備え、切手の受払を明確にしなければならない。

(4) 発送先が町内の文書については、原議及び発送部数を浄書のうえ、あて名を記載した封筒とともに文書係へ送付する。

(5) 配達は、火曜、金曜を原則とする。ただし、緊急やむを得ない文書は、送付理由書(様式第10号)を添付すること。

第8章 保管及び廃棄

(保管)

第27条 文書は、文書分類番号により会計年度毎に各課で整理保管する。ただし、永久、10年及び重要文書は総務課で整理保管する。

(改正(63規程第1号))

(保存種別及び保存年数)

第28条 法令(条例、規則等を含む。)等に特別の定めがあるものを除くほか、保存種別及び保存年数は次のとおりとする。ただし、主管課長が特に必要と認めるときは、総務課長と協議の上、保存年数を伸縮することができる。

(1) 第1種(永久に保存すべきもの)

 条例、規則の制定又は改廃に関するもの

 訓令、告示、内規、通知等で重要なもの

 官報及び県公報のうち特に必要なもの

 町議会への提出議案、報告等及び議員の履歴書

 会計上の帳簿及び証拠書類

 町史及び編集上必要な資料

 裁決、裁定又は訴願、訴訟に関するもの

 職員の進退身分又は賞罰に関するもの

 原簿、台帳等の簿冊で重要なもの

 各種統計、年報等で重要なもの

 基本的な計画及び行政施策等で重要なもの

 各種委員会、審議会等の委員の任免並びに履歴書及び議事録、その他重要な資料

 財産の取得、管理及び処分に関するもので重要なもの

 上記のほか、永久保存を必要と認めるもの

(2) 第2種(10年間保存すべきもの)

第1種の文書に該当するもので、永久に保存する必要がないもの

(3) 第3種(5年間保存すべきもの)

第1種、第2種以外の文書で重要な文書と認められ、後年において参照する必要があるもの

(4) 第4種(1年間保存すべきもの)

軽易な請願、届及び往復文書など1年を超えて保存する必要がないもの

(保存年次及び期間の起算)

第29条 文書の編さんは、会計年度をもつて区分し、保存期間は、終了の翌年度から起算する。

(文書の編綴)

第30条 総務課及び各課は、次の各号によつて編集、編冊しなければならない。

(1) 文書は、会計年度ごとに編冊する。

(2) 文書は、文書分類番号表、小分類を基礎として編集する。

(3) 表紙には、年度及び文書分類番号を記さなければならない。

(改正(63規程第1号))

(文書の貸出し)

第31条 保管文書を借りようとする者は、文書アリバイカード(様式第11号)の貸出欄に所要事項を記入し、総務課に申し出なければならない。

2 文書係は、アリバイカードに認印を押し、貸出しをすべき文書の位置にそう入の上貸出しするものとする。

(廃棄処分)

第32条 文書の廃棄は、主管課長の責任で行うものとする。

(改正(63規程第1号))

第33条 保存期間満了の文書は、総務課において主管課と合議の上廃棄の処分をするものとする。この場合、廃棄文書の印章等他に転用されるおそれのあるものは、適当な処理をしなければならない。

(廃棄文書の処分)

第34条 廃棄を決定した文書は、会計管理者に回付して処分するものとする。

(改正(平21規程第7号))

第9章 文書の分類

(適用)

第35条 すべての文書は、保管文書分類番号(以下「分類番号」という。)により分類整理する。

(分類番号)

第36条 文書分類番号は、別紙の定めるところによる。

(分類番号の加除)

第37条 前条に定める分類番号に加除の必要を生じた場合は、総務課長及び主管課長がこれを決定する。

(改正(63規程第1号))

第10章 口頭又は電話受付

(口頭又は電話受付)

第38条 口頭又は電話による業務連絡及び通知を受けた場合は、口頭のみによる伝達はこれを禁ずる。

2 口頭又は電話で業務を受けた場合には、必ず禁口伝票(様式第12号)に所要事項を記入し、その受付者が認印を押し、事務担当者に回付しなければならない。

3 回付を受けた事務担当者は、文書とみなし、総務課へ回付しなければならない。

4 原則として口頭による業務上の指示を廃止し、軽易な指示、連絡は、すべてこの禁口伝票をもつて行う。

第11章 補則

(文書の発表)

第39条 文書は、上司の許可を得なければ、これを他人に示すことができない。

(処理未済文書の督促)

第40条 総務課長は、前月末迄に交付した文書で、処理未決裁のものを毎月5日までに調査し、主管課長にその処理を督促しなければならない。

(文書収発の統計)

第41条 収受及び発送文書の数を明らかにするため、総務課において文書収発日計表(様式第13号)に文書の収受数を記入しなければならない。

2 前項の日計簿は、毎月1日に前月分を集計し、総務課長の認印を受けなければならない。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、昭和45年4月1日から施行する。

2 昭和36年8月1日施行の須恵町文書規程は、廃止する。

附 則(昭和63年4月18日規程第1号)

この規程は、昭和63年4月18日から施行する。

附 則(平成16年3月1日規程第4号)

この規程は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成19年8月23日規程第7号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成21年6月25日規程第7号)

この規程は、平成21年7月1日から施行する。

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(改正(平21規程第7号))

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(改正(63規程第1号))

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(改正(平19規程第7号))

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(改正(平19規程第7号))

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様式第12号 省略

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(改正(平19規程第7号))

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須恵町文書規程

昭和45年4月1日 規程第1号

(平成21年7月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 組織・職務権限等
沿革情報
昭和45年4月1日 規程第1号
昭和63年4月18日 規程第1号
平成16年3月1日 規程第4号
平成19年8月23日 規程第7号
平成21年6月25日 規程第7号