第1　この要領は、住民基本台帳の閲覧又は住民票の写し、住民票記載事項証明書若しくは戸籍附票の写し(以下「住民基本台帳の閲覧等」という。)の交付に係る事務取扱いに関し、必要な事項を定めるものとする。

(申請及びその留意事項)

第2　住民基本台帳の閲覧等の交付の請求については、原則として所定の申請書を提出させるものとする。

なお、全住民ないし不特定多数の住民に係る住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求にあっては、国又は地方公共団体の機関若しくは個人又は法人の申出においては、住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号)に該当する場合のみ閲覧することができ、手続及び請求に際しては次の各号に掲げる事項を明らかにさせなければならない。

(1)　国又は地方公共団体の機関の手続及び請求

①　国又は地方公共団体の機関の名称

②　請求事由

③　住民基本台帳の一部の写しの閲覧者の職名及び氏名

④　前3号に掲げるもののほか、総務省令で定める事項

(2)　個人又は法人の申出による手続及び請求

①　申出者の氏名及び住所(法人の場合は、その名称、代表者又は管理人の氏名及び主たる事務所の所在地)、連絡先

②　閲覧の利用目的

③　法人登記、事業所概要

④　大学の委員会又は学部長による証明書

⑤　閲覧事項を申出の際に明らかにした利用目的以外に利用しないこと等を規定した誓約書

⑥　前5号に掲げるもののほか、総務省令で定める事項

⑦　その他町長が必要と認める事項を確認することができる書類

2　前項の申請書に記載させる事項については、おおむね次の点に留意するものとする。

(1)　代理人又は使者からの請求にあっては、その者の氏名、住所及び請求者との関係を明記させること。

①　代理人には委任状を添付させるものとする。

(2)　請求者又は代理人あるいは使者(以下「請求者等」という。)の氏名にあっては、自署を求めること。

(3)　住民基本台帳法第12条第3項でいう「特別の請求」(以下「特別の請求」という。)の場合にあっては、世帯主との続柄又は戸籍の表示を必要とする旨を記載させること。

(4)　請求事由にあっては、その具体的な理由を明記させること。

(改正(平18要領第1号))

(請求者の資格等の確認)

第3　請求者の資格等の確認については、次の書類等で確認する。

(1)　住民基本台帳カード又は旅券、運転免許証その他官公署の発行する顔写真つきの証明証等であって請求者が本人であることを確認するため町長が適当と認めるもの

(2)　その他町長が適当と認める書類

(3)　上記証明証等の提示がない場合及び証明証等の提示があった場合でも必要と判断される時は、適宜口頭で質問を行って確認する。

(全改(平18要領第1号))

(請求事由の確認)

第4　申請書の請求事由に記載された内容が明確でない場合、又は疑わしいなど特段の疑義を生じる場合は、必要に応じ質問等をし又は関係文書の提示を求める等、その内容を確認するものとする。

(確認内容の補記)

第5　第3及び第4の確認をしたときは、その確認内容及び方法を申請書の余白に記載するものとする。

(請求の拒否)

第6　住民基本台帳の閲覧等の請求があった場合において、次に掲げる事由のいずれかに該当するときは、その請求に応じないものとする。

(1)　執務に支障があると認められるとき。

(2)　天災等により住民基本台帳を亡失、き損したとき。

(3)　請求者等が手数料を納付しないとき。

(4)　多数の閲覧請求者が競合したとき。

(5)　不当な目的に使用される等の恐れがあるとき。(プライバシーの侵害又は差別的事象につながるおそれがあると認められるとき。)

(6)　具体的な請求事由からは必要とする理由がないと思われるとき。

(7)　その他町長が相当と認めるとき。

(住民基本台帳の閲覧)

第7　住民基本台帳の閲覧の請求があった場合には、住民基本台帳にかえて、住民基本台帳の一部の写し又は住民リスト表を閲覧させるものとする。

2　前項の住民基本台帳の一部の写しの内容に変更があった場合すみやかに改製又は修正するものとする。ただし、住民リスト表は年2回(1月、7月)作成するものとする。

(住民票の写し)

第8　住民票の写しの交付の請求があったときは、「特別の請求」がない限り、原則として続柄、本籍、筆頭者欄等(以下「続柄等」という。)の記載を省略した写しを交付するものとする。

2　住民票に記載されている者、その者と同一世帯に属する者等総務省令第28号第3条第1項に掲げる者からの「特別の請求」があったときは、続柄等のうち請求者が必要とする事項を省略しないで交付するものとする。

3　国若しくは地方公共団体の職員や弁護士等総務省令第28号第3条第2項及び第3項に掲げる者からの職務上の「特別の請求」が必要とする旨を明らかにして請求があったときは、続柄等のうち請求者が必要とする事項を省略しないで交付するものとする。

4　総務省令第28号第3条各号に掲げる(住民票に記載されている者、その者と同一の世帯に属する者、国若しくは地方公共団体の職員や弁護士等)者以外からの「特別の請求」があったときは、その請求事由を住民票の写しのどの部分を、どのような目的に使用するか具体的に記載させたうえで応じるものとする。

(改正(平13要領第1号))

(住民票記載事項証明書)

第9　住民票記載事項証明書の交付の請求については、第2から第6に準じて取り扱うものとする。

(戸籍の附票の写し及び閲覧)

第10　戸籍の附票の写しの交付の請求又については、第2から第6に準じて取り扱うものとする。

2　戸籍附票の閲覧請求には応じないものとする。

(郵便又は電話による請求等)

第11　郵便による請求については、原則として第2から第6及び第8から第10に準じて取り扱うものとする。

なお、第2から第6及び第8から第10が確認できないときは、その旨を明記し、再度請求するよう、当該請求者等を指導するものとする。

2　電話による住民票の記載事項に関する照会については、原則として応じないものとする。ただし、官公庁の職員から職務上の照会や緊急やむをえない場合は、照会者及び照会内容を確認のうえ、これに応じることができる。

(消除した住民票の閲覧及び写し)

第12　すでに住民票の全部が消除された住民票については、その閲覧の請求に応じないものとする。

2　その写し又は記載をした事項に関する証明書の交付請求については、第2から第6、第8から第9及び第11の1に準じて取り扱うものとする。

(住民基本台帳の一部の写しの閲覧の公表)

第13　住民基本台帳の一部の写しの閲覧状況の公表については、前年分を、毎年1月に告示により行うものとする。

(追加(平18要領第1号))

(補則)

第14　この要領に定めるもののほか、この要領の実施に関して必要な事項は別に定める。

(繰下げ(平18要領第1号))

附則

附則(平成13年3月1日要領第1号)

附則(平成18年10月23日要領第1号)