○高浜市文書取扱規程

昭和52年3月31日

訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条―第12条)

第3章 立案及び回議(第13条―第19条)

第4章 文書の浄書及び発送(第20条―第23条)

第5章 文書の整理及び保存(第24条―第34条)

第6章 補則(第35条・第36条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、事務を適正に行い、その能率的な運営を図るため、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(昭57訓令3・全改)

第2条 削除

(平8訓令2)

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、すべて上司の許可を受けなければ、関係者以外の者に示し、その写しを与え、又は庁外に持ち出してはならない。

(昭57訓令3・一部改正)

(秘密文書の取扱い)

第3条の2 秘密を要する文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏れないようにしなければならない。

(昭57訓令3・追加)

(文書事務の統括)

第4条 文書事務の適正を図るため、文書事務に関する統括者を置き、総務部行政グループリーダー(以下「行政グループリーダー」という。)をもって充てる。

2 行政グループリーダーは、各グループの文書の取扱状況について必要に応じて調査し、文書事務が適切かつ能率的に処理されるように指導しなければならない。

(昭57訓令3・平8訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(グループリーダーの職務)

第5条 各グループリーダーは、常にそのグループにおける文書事務が円滑かつ適正に処理されるように留意し、その促進に努めなければならない。

(昭57訓令3・平18訓令2・平19訓令2・一部改正)

(文書取扱主任)

第6条 各グループに文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、グループリーダーがその職員のうちから指名する。

3 文書取扱主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(2) 文書の収受及び整理に関すること。

(3) 文書処理の促進に関すること。

(4) その他文書の取扱いに関すること。

(昭57訓令3・平18訓令2・一部改正)

(必要な簿冊)

第7条 総務部行政グループ(以下「行政グループ」という。)別表第1に掲げる簿冊を備える。

2 各グループに別表第2に掲げる簿冊を備える。

(昭57訓令3・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(記号及び番号)

第8条 文書整理記号(以下「記号」という。)は、当該文書の属する年度を示す数字の次に市名を表示する「高」及び別表第3に掲げるグループ名又は機関名を表示する漢字を加える。秘密文書は、関係グループ名又は関係機関名を表示する漢字の次に「秘」1字を加える。

2 文書整理番号(以下「番号」という。)は、各記号ごとに毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わる。ただし、同一事案に属する往復文書は、特に行政グループリーダーにおいて必要と認めるものを除き、完結するまで同一番号を用いる。

3 条例、規則、告示、訓令、訓及び内訓の記号は、それぞれ「高浜市条例」、「高浜市規則」、「高浜市告示」、「高浜市訓令」、「訓」及び「内訓」とし、番号は、行政グループにおいて暦年によりそれぞれ順位番号を付け、令達番号簿に登載しなければならない。

4 指令及び達の記号は、暦年を示す数字及び市名を表示する「高」の次にそれぞれ「指令」及び「達」の漢字を加えるとともに別表第3に掲げるグループ名又は機関名を加え、番号は、主務グループにおいて暦年によりそれぞれ順位番号を付け、令達補助簿(様式第1)に登載しなければならない。

(昭57訓令3・昭60訓令4・平4訓令2・平8訓令7・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・平31訓令2・一部改正)

第2章 文書の収受及び配布

(文書の収受)

第9条 文書は、原則として行政グループを経由した後各グループにおいて収受する。

2 各グループにおいて直接に受領した文書で他のグループに配布すべきものと認められるもの又は職員が出張先等において受領した文書は、速やかに行政グループに回付しなければならない。

3 勤務時間外に到着した文書は、高浜市当直規程(昭和48年高浜市訓令第1号)の定めるところにより緊急の処理を必要とするものを除き、行政グループに引き継がなければならない。

4 料金の未納又は不足の文書は、行政グループリーダーの承認により、料金を支払ったうえ受領することができる。

(昭57訓令3・平4訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(文書収受の特例)

第10条 特定期間に相当数収受する同一案件の文書は、直接当該グループにおいて収受することができる。この場合においては、申請書等整理簿(様式第2)により整理しなければならない。

(昭57訓令3・全改、平4訓令2・旧第11条繰上・一部改正、平18訓令2・一部改正)

(文書の配布)

第11条 行政グループから配布する文書は、すべて各グループ別の文書配布棚で処理するものとする。

2 文書取扱主任は、文書配布棚から配布された文書を受領するものとする。

3 前2項の規定にかかわらず、行政グループリーダーが特に必要と認める文書にあっては、文書取扱主任に直接配布することができる。

4 文書取扱主任は、他のグループに配布すべきものと認められる文書の配布を受けたときは、速やかに当該文書を行政グループに送付し、配布先変更請求をしなければならない。

5 行政グループは、配布先変更請求を受けたときは、速やかに配布先変更等必要な処置をしなければならない。

(平4訓令2・追加、平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(収受した文書の分類等)

第12条 収受した文書は、親展その他特殊の取扱いを要するもの(以下「特殊文書」という。)を除き、封のあるものは、開封したうえ内容を審査し、文書処理簿(様式第3)により整理を要するものと、請求書、領収書、見積書、軽易な報告書、定期刊行物、送状その他軽易な文書で文書処理簿により整理を要しないもの(以下「軽易文書」という。)とに分類しなければならない。この場合において、開封した封皮は、その文書に添付しなければならない。

2 前項の規定により整理を要する文書は、当該文書の欄外に収受日付印(様式第4)及び「否・一部否・一時否」の印を押印し、番号及び高浜市情報公開条例(平成3年高浜市条例第48号)に定める公開の可否を記入し、文書処理簿に収受年月日、件名、番号、名あて人、発信人(発信記号及び発信番号を含む。)その他必要な事項を記載しなければならない。

3 軽易文書は、当該文書の欄外に収受日付印を押印しなければならない。

4 特殊文書は、開封せず、封皮の余白に収受日付印を押印し、番号を記入し、文書処理簿に収受年月日、番号、名あて人、発信人、特殊文書である旨の表示その他必要な事項を記載した後、名あて人又はグループリーダーに配布しなければならない。この場合においては、文書処理簿に受領印を徴さなければならない。

5 通貨、金券及び物品を添付した文書は、第2項の規定による取扱いのほかその文書の欄外に「通貨、金券添付」の旨を表示し、軽易な文書を除き、文書処理簿にその旨を記載しなければならない。

6 訴訟、審査請求その他到着の日時が権利の取喪に係る文書は、当該文書の欄外に収受日付印を押印して到着日時を記入し、かつ、文書処理簿に到達の日時を記載しなければならない。

7 前項に規定する文書の収受は、次の各号に掲げる文書の種別により、それぞれ当該各号に定めるグループが行う。

(1) 裁判所から送達された訴訟に関する文書 行政グループ

(2) 前号に掲げる文書以外の文書で権利の得喪に係る文書 当該文書において係争する意思を表示された権利を所管するグループ(当該権利を所管するグループが直ちに明らかでない場合その他当該グループにおいて直ちに処理することができない場合は、行政グループ)

8 行政グループは、前項第1号に掲げる文書の収受を行ったときは、当該訴えについて最も関係するグループに引き継がなければならない。

9 第7項第2号の権利を所管するグループは、同号に掲げる文書の収受を行った場合において、当該文書について受理を決するグループが別に存するときは、当該グループに引き継がなければならない。

(平4訓令2・全改、平11訓令5・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・平28訓令1・平31訓令1・一部改正)

第3章 立案及び回議

(文書の処理)

第13条 文書取扱主任は、文書の配布を受けたときは、直ちにグループリーダーの審査を受け、処理方針につき指示を受けて処理するようにしなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、当該各号に掲げる方法により処理しなければならない。

(1) 重要又は異例にわたると認められるものは、その文書の欄外に「閲覧」の旨を表示し、市長、副市長又は部長の閲覧を受け、その指示を受けなければならない。

(2) 事務の性質上直ちに処理することができないものは、専決事項に属するものを除き、その文書の欄外に「一応供覧」の旨を表示し、市長、副市長又は部長に供覧し、その指示又は承認を受けなければならない。

(3) 収受文書のうち特別の処理をしないで単に上司の閲覧に供することをもって足りるものは、その文書の欄外に「供覧」の旨を表示し、当該文書の余白又は紙片等に参考事項等を付記し、上司に供覧しなければならない。

(4) 収受文書のうち単に部内、グループ内等に供覧することをもって足りるものは、その文書の欄外に「回覧」の旨を表示し、部内、グループ内等に回覧しなければならない。

2 文書取扱主任は、前項により得た指示をその文書の欄外に記載し、それぞれ主務主査に交付し、文書が迅速に処理されるように常に留意し、案件が完結に至るまでの経過を明らかにしておかなければならない。

3 配布された文書中他のグループに関係があるものは、処理に先立って関係する部及びグループに合議しなければならない。ただし、軽易なものにあっては、写しを送付する等適宜の措置をもってこれに代えることができる。

(昭57訓令3・平元訓令6・平2訓令6・平4訓令2・平8訓令2・平18訓令2・平19訓令2・一部改正)

(起案)

第14条 文書の起案は、回議用紙(様式第6)(例規関係は、例規回議用紙(様式第7))によって行う。ただし、行政グループリーダーが特に必要と認めるものにあっては、この限りでない。

2 起案は、高浜市公文例規程(昭和50年高浜市訓令第5号)の規定により行い、文章は平明簡易、字画は明瞭にしなければならない。

3 電報案は、特に簡明を旨とし、案文にふりがなを付け、余白に総字数を記入しなければならない。

4 発送文書は、市長名を用いなければならない。ただし、軽易な事案については、副市長名、部長名又はグループリーダー名を用いることができる。

5 内容の不備等により差出人に返付を要する文書は、差出人に返付しなければならない。この場合においては、その旨を文書処理簿に記載しなければならない。

(昭57訓令3・平元訓令6・平2訓令6・平4訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平19訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(起案理由及び関係書類)

第15条 回議書(意思決定を受けるべき一切の文書をいう。以下同じ。)には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。ただし、定例のもの又は簡易なものについては、これを省略することができる。

(特別取扱いの表示)

第16条 回議書には、必要に応じて「親展」、「書留」、「配達証明」、「小包」、「速達」、「はがき」、「電報」等を施行上の取扱いの欄に明記し、かつ、急を要するものは「急」の、また、重要な事項に係るものについては「重要」の旨を右左欄外に朱表示しなければならない。

2 機密を要するものは、右左欄外に「秘」の旨を朱表示し、機密の保持に留意しなければならない。

3 発送文書中特に施行の日付を指定しようとするものについては、回議書の施行の欄にその旨を表示しなければならない。

(昭57訓令3・一部改正)

(起案者の記名押印)

第17条 起案者は、見出し、保存年限、公開区分、起案年月日等を記入し、記名押印しなければならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・一部改正)

(決裁)

第18条 回議書は、グループリーダーに提出する。

2 グループリーダーは、案を審査し、必要と認めるときは、訂正又は再起案を命じ、又は自ら訂正し、専決事項に属するものは決裁し、その他のものは部長、副市長、市長の順に当該事案の最終決裁権者まで提出し、決裁を受けなければならない。

3 他の部及びグループに関係のあるものは、副市長に提出するに先立って関係する部及びグループに合議する。

4 合議を受けた関係する部及びグループにおいて異議があるときは、速やかに主務グループと協議し、協議が整ったときは、主務グループにおいて訂正又は再起案をする。協議が整わないときは、異議がある部及びグループにおいて異議の要旨を記載した紙片を添付し、主務グループに返付する。この場合において、主務グループは、上司の指示を受けなければならない。

5 市長、副市長又は部長は、必要と認めるものは、主務グループに対して案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは、それぞれ決裁する。

6 回議又は合議を受けた旨は、回議書に記載された所定欄に認印を押し、又は署名することにより表示しなければならない。

7 回議書を訂正する場合においては、訂正者は、訂正箇所に押印しなければならない。

8 市長、副市長又は部長は、決裁を終わったときは、直ちに回議書を主務グループの文書取扱主任に交付する。

9 決裁済文書には、文書取扱主任において決裁年月日を記入しなければならない。

(昭57訓令3・平元訓令6・平2訓令6・平4訓令2・平18訓令2・平19訓令2・一部改正)

(回議書の再回)

第19条 関係する部及びグループにおいて合議を受けた回議書の経過を知ろうとするときは、回議書の右左欄外に「要再回」の旨を表示した紙片を添付し、再回の要求者が押印しなければならない。

2 決裁の終わった回議書(以下「原議」という。)前項の表示のあるものは、その施行に先立ってこれを関係する部及びグループに回示しなければならない。再回を求められないものについて決裁の趣旨が合議した際の回議書の趣旨と異なったものであるときも、同様とする。

3 再回を受けた原議は、直ちに処理し、要求者は、閲了年月日を記入し、主務グループに返付しなければならない。

4 他の部及びグループに合議した回議書が廃案となったときは、その旨を関係する部及びグループに通知しなければならない。

(昭57訓令3・平18訓令2・一部改正)

第4章 文書の浄書及び発送

(浄書)

第20条 浄書は、主務グループにおいて行わなければならない。

2 浄書は、かい書体を用いる。

3 浄書が終わったときは、浄書者が原議の浄書の欄に押印しなければならない。

4 浄書は、原則として決裁の終わった日に行わなければならない。

5 文書の日付は、特に指定されたものを除き、決裁の日によらなければならない。ただし、施行を要する文書にあっては、施行の日による。

6 浄書した文書は、厳密に校合し、校合者は、原議の校合の欄に押印しなければならない。

(昭57訓令3・昭60訓令4・平18訓令2・一部改正)

(文書の審査と公印の押印)

第21条 浄書した文書は、主務グループのリーダー又は文書取扱主任が、決裁の有無、必要な合議の有無、文書形式の適否、決裁年月日、施行年月日、浄書及び校合印の有無、公開区分欄の内容等を審査し、原議の審査の欄に押印しなければならない。

2 浄書した文書を施行しようとするときは、高浜市公印規則(昭和56年高浜市規則第7号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。この場合において、特に必要があると認めるときは、原議と契印するものとする。

3 前項の規定にかかわらず、次に掲げる文書については、原則として公印の押印を省略するものとする。

(1) 市の機関に発する往復文(重要なものを除く。)

(2) 軽易な往復文

(3) 書簡文

(昭57訓令3・平4訓令2・平9訓令6・平18訓令2・一部改正)

(発送)

第22条 発送文書は、すべて行政グループリーダーから発送する。

2 主務グループは、文書を発送しようとするときは、午後3時までに発送伝票(様式第8)を添えて当該発送文書を行政グループに送付しなければならない。この場合においては、文書処理簿に件名、記号、番号、名あて人、発信人その他必要な事項を記載しなければならない。ただし、軽易文書については、この限りでない。

3 前項の規定により発送文書を行政グループに送付するときは、主務グループにおいて、所定の封筒を使用して帯封し、又は包装し、原議に指定してある名あて人を明確に記入し、特別取扱いの指定してあるものは、「書留」、「速達」、「親展」等の別を明らかにしなければならない。

4 電報及び運送便によるものは、第1項の規定にかかわらず、主務グループにおいて発送しなければならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・平5訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(未処理文書の調査)

第23条 文書取扱主任は、毎月1回定期的に未処理文書の有無を調査し、未処理文書があるときは、速やかに処理し、常に事務が円滑に行われるように努めなければならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・一部改正)

第5章 文書の整理及び保存

(整理)

第24条 文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にし、重要なものは、天災事変に際して速やかに持ち出せるようにあらかじめ準備しなければならない。

(昭57訓令3・一部改正)

(担当者の文書の整理)

第25条 各グループの担当者は、常に未処理文書及び完結文書を次により区分整理しなければならない。

(1) 未処理文書は、一定の場所に整理保管し、常に文書の所在を明らかにしなければならない。

(2) 完結した文書は、処理経過及び分類、種別等についてその完否を確認し、速やかに文書取扱主任に引き継がなければならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・平18訓令2・一部改正)

(文書の完結)

第26条 文書取扱主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、当該文書に完結年月日を記入し、文書処理簿に完結年月日及び分類、種別を記載しなければならない。

2 一度完結した文書に係る事項について再び処理を要することとなったときは、文書処理簿にその旨を表示しなければならない。

(昭57訓令3・一部改正)

(完結文書の整理編集)

第27条 文書取扱主任は、次により完結文書を整理編集しなければならない。

(1) 次条に定める分類別及び種別に区分し、1件ごとに施行月日の順に整理して終結文書が最上位となるようにすること。

(2) 事案が2年度(暦年編集のものについては、2年)以上にわたるものは、完結の年度(暦年編集のものについては、完結の年)の簿冊(ファイルを含む。以下同じ。)に編集すること。

(3) 事案が数項目に関係のあるものは、最も関係の深い項目に分類し、他の関係簿冊にその旨を記載すること。

(4) 種別を異にする文書を一括して編集するときは、長期のものに編集すること。

(5) 資料、図書、書籍等で文書とともに編集できないものは、適宜、箱、袋等にいれて整理する。

(6) 同一事案が多量で数冊にわたり分冊編集するときは、分冊番号を記入すること。

(7) 紙数又は編集の都合によっては、2年度以上(暦年編集のものについては、2年以上)にわたる文書を1冊に編集することができる。ただし、この場合においては、区分紙を差し入れて年度の別を明らかにしなければならない。

(8) 編集した表紙には、別に定める例により、名称、年度、種別、主務部、グループ名等を記載すること。

(9) 編集した簿冊には、索引目次(様式第9)を付けること。ただし、第4種及び第5種に属するものは、省略することができる。

(昭57訓令3・平4訓令2・平8訓令7・平18訓令2・平28訓令1・一部改正)

(分類及び種別)

第28条 文書は、その重要度に応じて保存期間を、次の5種とする。ただし、軽易な文書で職務上作成し、又は取得した日から1年を超えて保存する必要のないものにあっては、随時廃棄することができる。

(1) 第1種 長期保存

(2) 第2種 10年保存

(3) 第3種 5年保存

(4) 第4種 2年保存

(5) 第5種 1年保存

2 前項第1号に該当する文書については、次条の規定により計算して10年経過後、毎年保存期間を見直さなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている文書又は書面の保存に代えて当該書面に係る電磁的記録による保存が適当と認められる文書については、主務グループリーダーと行政グループリーダーの協議により保存期間を変更することができる。

4 各文書の分類及び種別は、おおむね別表第4のとおりとする。

5 別表第4に該当がない文書については、主務グループリーダーと行政グループリーダーの協議により種別を定める。

6 秘密文書は、別冊としなければならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・平9訓令6・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・平28訓令1・一部改正)

(保存期間の計算)

第29条 文書の保存期間の計算は、文書の整理完結した翌年度から起算する。

(文書の保管)

第30条 各グループ保管文書の保管責任者は、グループリーダーとする。

2 第3種、第4種及び第5種の完結文書並びに主務グループにおいて特に必要とする文書は、行政グループと協議のうえ主務グループにおいて保管することができる。

3 保管文書は、保管文書管理簿(様式第10)に記載し、所定の場所に整理保管しなければならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・平8訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・平28訓令1・一部改正)

(文書の引継ぎ)

第31条 完結文書のうち、暦年編集のものは翌年3月31日、年度編集のものは翌年8月31日までに文書目録(様式第11)を添えて行政グループに引き継がなければならない。

2 前条第2項に規定する文書については、その保管の必要がなくなったときは、直ちに文書目録を添えて行政グループに引き継がなければならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・平8訓令7・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・平28訓令1・一部改正)

(完結文書の保存)

第32条 完結文書は、第30条第2項の規定により主務グループにおいて保管するものを除き、書庫に保存する。

2 書庫の出入りについては、行政グループの指示に従わなければならない。

3 書庫は、開閉を厳にし、その鍵は、行政グループにおいて保管する。

4 書庫の中では、喫煙をし、又はその他一切火の気を使用する行為をしてはならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(保存文書の借覧)

第33条 保存文書を借覧しようとするときは、保存文書借覧票(様式第12)に所定事項を記入し、主務グループリーダーの決裁を得て行政グループに提出し、行政グループの指示に従って借覧しなければならない。

2 文書の借覧期間は、3日以内とする。ただし、行政グループリーダーの許可を得て延長することができる。

3 行政グループは、借覧期間内においても必要と認めるときは、借覧に供した文書の返還を求めることができる。

4 借覧文書は、いかなる理由があっても、抜取り、取換え、差入れ又は他人に貸与してはならない。

5 借覧文書は、許可なく複写してはならない。

(昭57訓令3・平4訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・一部改正)

(文書の廃棄)

第34条 保存期間の満了した文書は、廃棄文書目録(様式第13)に必要な事項を記入して関係する部及びグループに合議し、総務部長の決裁を得て処分しなければならない。この場合において、秘密文書は、焼却又は溶解処理により、その他の文書は、公印その他移用のおそれのあるものを塗り消し、又は切り取ったうえ処分しなければならない。

2 保存期間の満了した文書であっても、主務グループリーダーから要求があったときその他必要と認めるときは、行政グループリーダーと主務グループリーダーが協議のうえ、更に期間を定めて保存することができる。この場合においては、当該文書にその理由を朱書した紙片を添付しなければならない。

3 保存期間の満了していない文書であっても、行政グループリーダーと主務グループリーダーが協議して保存の必要がなくなったと認められるものは、第1項の規定に準じて廃棄することができる。

(昭57訓令3・平4訓令2・平14訓令1・平18訓令2・平21訓令9・平24訓令5・平28訓令1・一部改正)

第6章 補則

(口頭又は電話で受理した事案の取扱い)

第35条 口頭又は電話申出による事案で文書を徴しなければならないものは、申出人に必要な指示をし、所定の手続により処理しなければならない。

(昭57訓令3・全改)

(庁外持出しの禁止)

第36条 文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情によりあらかじめ主務グループリーダーの許可を得たときは、この限りでない。

(昭57訓令3・旧第37条繰上・一部改正、平18訓令2・一部改正)

附 則

1 この訓令は、昭和52年4月1日から施行する。

2 従前の規定により調製した簿冊等でその用紙類が現に残存するものに限り、従前の例により使用することができる。

3 高浜市文書取扱規程の一部を改正する規程(平成28年高浜市訓令第1号。以下「改正規程」という。)による改正前のこの規程により整理編集され、かつ、現に保存されている文書は、改正規程による改正後のこの規程の規定に従い、新たに整理編集するものとする。

(平28訓令1・全改)

附 則(昭和55年訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、昭和55年4月1日から施行する。

附 則(昭和57年訓令第3号)

1 この訓令は、昭和57年4月1日から施行する。

2 施行日から昭和57年12月31日までの間にこの訓令の規定により文書に付ける文書番号は、昭和57年1月1日を起番として施行日の前日までに付けられた番号に引き続く番号とする。

3 この訓令の施行の際現に存する切手及びはがきの管理については、この訓令の施行後も、なお従前の例による。

4 この訓令の施行の際改正前の規定により調製した様式で残存するものについては、当分の間、従前の例により使用することができる。

附 則(昭和58年訓令第1号)

1 この訓令は、昭和58年4月1日から施行する。

2 この訓令による改正前の高浜市文書取扱規程中別表第3の規定は、昭和57年度以前の文書については、この訓令の施行後も、なおその効力を有する。

附 則(昭和60年訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行し、昭和60年1月19日から適用する。

附 則(昭和61年訓令第1号)

この訓令は、昭和61年4月1日から施行する。

附 則(昭和61年訓令第4号)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

2 この訓令の施行の際改正前の規定により調製した様式で残存するものについては、当分の間、従前の例により使用することができる。

附 則(昭和62年訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の高浜市文書取扱規程の規定は、昭和62年4月1日から適用する。

附 則(平成元年訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行し、改正後の高浜市文書取扱規程の規定は、平成元年4月1日から適用する。

附 則(平成2年訓令第6号)

1 この訓令は、公布の日から施行し、改正後の高浜市文書取扱規程の規定は、平成2年4月1日から適用する。

2 改正前の高浜市文書取扱規程の規定により調製した様式で残存するものについては、当分の間、従前の例により使用することができる。

附 則(平成3年訓令第4号)

この訓令は、平成3年4月1日から施行する。

附 則(平成4年訓令第2号)

1 この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際改正前の規定により調製した様式で残存するものについては、当分の間、従前の例により使用することができる。

附 則(平成5年訓令第2号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成5年訓令第8号)

1 この訓令は、平成6年4月1日から施行する。ただし、様式第3の改正規定は、同年1月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際現に改正前の高浜市文書取扱規程の規定に基づいて作成されている起案用紙及び例規回議用紙は、改正後の高浜市文書取扱規程の規定にかかわらず、当分の間、使用することができる。

附 則(平成6年訓令第3号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成7年訓令第2号)

この訓令は、平成7年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第2号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第7号)

1 この訓令は、平成9年1月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

2 施行日から平成9年3月31日までの間にこの訓令の規定により文書に付ける文書整理番号は、第8条の改正規定にかかわらず、平成8年1月1日を起番として施行日の前日までに付けられた番号に引き続く番号とする。

附 則(平成9年訓令第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成10年訓令第3号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成10年訓令第5号)

この訓令は、平成10年9月1日から施行する。

附 則(平成11年訓令第1号)

この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成11年訓令第5号)

この訓令は、平成12年1月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令第2号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。ただし、第1条中高浜市決裁規程別表第1 3財務関係の表(2)支出 支出負担行為決議の項の改正規定、同表(5)別記ウの改正規定(「、賄材料費及び国民年金印紙購入費」を「及び賄材料費」に改める部分に限る。)及び別表第2市民課の部国民年金の項の改正規定並びに第2条中高浜市文書取扱規程別表第4(文書分類表)2財務の部3出納の款0諸務の項の改正規定は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成13年訓令第4号)

この訓令は、平成13年12月28日から施行する。

附 則(平成14年訓令第1号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令第3号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成15年訓令第1号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成15年訓令第3号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成16年訓令第1号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年訓令第2号)

この訓令は、平成17年6月6日から施行する。

附 則(平成18年訓令第2号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第2号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第4号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第6号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第7号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第11号)

この訓令は、平成19年8月23日から施行する。

附 則(平成20年訓令第1号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令第5号)

この訓令は、平成20年9月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令第1号)

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令第5号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令第9号)

この訓令は、平成22年1月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第4号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年11月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令は、この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)以後に起案される例規回議用紙について適用し、施行日前に起案された例規回議用紙については、なお従前の例による。

3 この訓令の施行の際現に改正前の高浜市文書取扱規程の規定に基づいて作成された申請書等整理簿及び文書処理簿は、改正後の高浜市文書取扱規程の規定に関わらず、当分の間、使用することができる。

附 則(平成23年訓令第8号)

この訓令は、平成23年12月28日から施行する。

附 則(平成24年訓令第2号)

この訓令は、平成24年7月9日から施行する。

附 則(平成24年訓令第5号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令第2号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令第3号)

1 この訓令は、平成25年12月2日から施行する。

2 この訓令は、この訓令の施行の日以後の起案に係る例規回議用紙について適用し、この訓令の施行の日前の起案に係る例規回議用紙については、なお従前の例による。

附 則(平成26年訓令第1号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令第4号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成26年訓令第7号)

この訓令は、平成26年11月10日から施行し、第1条の規定による改正後の高浜市決裁規程の規定及び第2条の規定による改正後の高浜市文書取扱規程の規定は、平成26年10月1日から適用する。

附 則(平成27年訓令第2号)

この訓令中第1条の規定は平成27年2月5日から、第2条の規定は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令第4号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令第1号)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の高浜市文書取扱規程様式第3、様式第6及び様式第7による用紙で、現に残存するものは、所要の修正を加え、なお使用することができる。

附 則(平成30年訓令第2号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年訓令第1号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

附 則(平成31年訓令第2号)

この訓令は、令和元年5月1日から施行する。

別表第1(第7条関係)

(昭57訓令3・全改、平18訓令2・一部改正)

1 令達番号簿

2 保存文書管理簿

3 廃棄文書目録

4 グループに備える簿冊

5 その他文書取扱いに必要な簿冊

別表第2(第7条関係)

(昭57訓令3・全改、平18訓令2・一部改正)

1 令達補助簿

2 文書処理簿

3 保管文書管理簿

4 その他グループにおける文書取扱いに必要な簿冊

別表第3(第8条関係)

(平18訓令2・全改、平19訓令4・平20訓令2・平21訓令5・平21訓令9・平23訓令4・平24訓令5・平26訓令1・平30訓令2・平31訓令1・一部改正)

総合政策グループ 総政

秘書人事グループ 秘

ICT推進グループ ICT

行政グループ 行

財務グループ 財

市民窓口グループ 市窓

いきいき広場出張所 広出

経済環境グループ 経

税務グループ 税

地域福祉グループ 地福

いきいき広場 広場

介護障がいグループ 介

福祉まるごと相談グループ 福相

健康推進グループ 健

こども育成グループ こども

幼稚園 ○幼

保育園 ○保

児童センター 児セ

文化スポーツグループ ス

土木グループ 土

都市計画グループ 都計

防災防犯グループ 防

上下水道グループ 下

会計グループ 会

別表第4(第28条、第30条関係)

(平28訓令1・全改)

分類

種別

1種

(長期保存)

2種

(10年保存)

3種

(5年保存)

4種

(2年保存)

5種

(1年保存)

市の長期的な計画の策定に関する文書

主務グループ





主務グループ以外





条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

主務グループ





主務グループ以外





市議会に関する文書

主務グループ

重要なもの(議案、議決書等)


軽易なもの


主務グループ以外



軽易なもの


告示、公告等に関する文書

主務グループ

特に重要なもの

重要なもの



主務グループ以外


重要なもの



予算、決算に関する文書

主務グループ

特に重要なもの(予算書、予算説明書等)

重要なもの



主務グループ以外





予算執行、出納に関する文書

主務グループ

特に重要なもの

重要なもの



主務グループ以外





市の発行する刊行物等

主務グループ

特に重要なもの

重要なもの

軽易なもの


主務グループ以外





庁内通知、照会・回答に関する文書

主務グループ



重要なもの


主務グループ以外





市の沿革、区域に関する文書





財産、営造物に関する文書

重要なもの




寄附又は贈与の受納に関する文書

特に重要なもの(不動産等)

重要なもの

軽易なもの


表彰、褒章に関する文書

特に重要なもの

重要なもの



工事施行に関する文書(設計書、図面、契約書等)

重要なもの(大規模な工事、公共施設等)




国、県に対する許認可、申請書等に関する文書

特に重要なもの




補助金等の交付申請に関する文書


重要なもの

軽易なもの


指定管理に関する文書



重要なもの

軽易なもの

監査及び検査に関する文書





市税の賦課徴収に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

軽易なもの


市関係団体に関する文書

重要なもの




附属機関に関する文書

特に重要なもの(諮問、答申書等)

重要なもの(議事録等)



所轄行政庁からの通達等に関する文書

特に重要なもの

重要なもの



許可、認可、承認、取消等の行政処分に関する文書

特に重要なもの(法的に10年を超えるもの等)

重要なもの(法的に5年を超えるもの等)

軽易なもの


契約、協定に関する文書

特に重要なもの

重要なもの


(定例的な契約・少額随意契約等)


不服申立、訴訟、和解等に関する文書

特に重要なもの

重要なもの



陳情、請願、要望、上申、訴願等に関する文書

特に重要なもの

重要なもの



調査、研究、統計に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

軽易なもの


各種原簿、台帳等

特に重要なもの

重要なもの

軽易なもの


職員の任免、進退、賞罰に関する文書

重要なもの




事務引継ぎに関する文書

特に重要なもの(市長、副市長等)



重要なもの

市史の資料となる文書





文書の収受及び発送に関する文書





その他事務事業の執行に関する文書

10年を超える保存を要すると認められる特に重要な文書

主要事務事業に関する重要なもののうち、5年を超える保存を要すると認められる文書

主要事務事業に関するもののうち、「10年保存」に該当しないもので、2年を超える保存を要すると認められる文書

通常の事務事業の執行に関するもののうち、「5年保存」に該当しないもので、1年を超える保存を要すると認められる文書

事務事業の補助的なもの及び軽易な文書で、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書

備考 「○」は、標準的な保存期間を指す。

画像

(平23訓令7・一部改正)

画像

(平23訓令7・平28訓令1・一部改正)

画像

(平18訓令2・一部改正)

画像

様式第5 削除

(平31訓令1)

(平18訓令2・平28訓令1・一部改正)

画像

(平25訓令3・全改、平28訓令1・一部改正)

画像

(平21訓令1・全改)

画像

画像

(平28訓令1・全改)

画像

(平18訓令2・一部改正)

画像

(平18訓令2・一部改正)

画像

(平18訓令2・一部改正)

画像

高浜市文書取扱規程

昭和52年3月31日 訓令第3号

(令和元年5月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和52年3月31日 訓令第3号
昭和55年3月28日 訓令第2号
昭和57年3月27日 訓令第3号
昭和58年3月31日 訓令第1号
昭和60年2月8日 訓令第4号
昭和61年3月31日 訓令第1号
昭和61年10月29日 訓令第4号
昭和62年4月23日 訓令第4号
平成元年4月13日 訓令第6号
平成2年4月13日 訓令第6号
平成3年4月1日 訓令第4号
平成4年3月31日 訓令第2号
平成5年3月30日 訓令第2号
平成5年12月28日 訓令第8号
平成6年3月31日 訓令第3号
平成7年3月29日 訓令第2号
平成8年3月29日 訓令第2号
平成8年12月26日 訓令第7号
平成9年6月20日 訓令第6号
平成10年3月30日 訓令第3号
平成10年8月31日 訓令第5号
平成11年3月31日 訓令第1号
平成11年9月30日 訓令第5号
平成12年3月31日 訓令第2号
平成13年12月28日 訓令第4号
平成14年3月29日 訓令第1号
平成14年3月29日 訓令第3号
平成15年3月31日 訓令第1号
平成15年3月31日 訓令第3号
平成16年3月31日 訓令第1号
平成17年6月1日 訓令第2号
平成18年3月31日 訓令第2号
平成19年3月30日 訓令第2号
平成19年3月30日 訓令第4号
平成19年3月30日 訓令第6号
平成19年3月30日 訓令第7号
平成19年8月23日 訓令第11号
平成20年3月31日 訓令第1号
平成20年3月31日 訓令第2号
平成20年9月1日 訓令第5号
平成21年2月17日 訓令第1号
平成21年3月27日 訓令第5号
平成21年12月25日 訓令第9号
平成23年3月31日 訓令第4号
平成23年10月31日 訓令第7号
平成23年12月28日 訓令第8号
平成24年3月28日 訓令第2号
平成24年3月30日 訓令第5号
平成25年3月28日 訓令第2号
平成25年12月2日 訓令第3号
平成26年3月31日 訓令第1号
平成26年4月1日 訓令第4号
平成26年11月10日 訓令第7号
平成27年2月5日 訓令第2号
平成27年3月31日 訓令第4号
平成28年3月31日 訓令第1号
平成30年3月30日 訓令第2号
平成31年3月28日 訓令第1号
平成31年4月24日 訓令第2号