○高浜市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

(趣旨)

第1条 この要綱は、高浜市電子計算組織の管理及び運営に関する規則(平成8年高浜市規則第14号)第9条第4項の規定に基づき、小型電子計算組織のうち高浜市における戸籍情報システム及び光ディスクシステム(以下「戸籍情報システム等」という。)の運営に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより、戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) 光ディスクシステム 除籍又は改製原戸籍の記載事項を画像処理方式により光ディスクに記録し、当該光ディスクを正本として取り扱うシステムをいう。

(3) データ 戸籍情報システム等で取り扱われる入出力データをいう。

(4) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体及び装置をいう。

(5) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システム等に関する仕様書をいう。

(データ保護管理者)

第3条 戸籍情報システム等の適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民部市民窓口グループリーダーをもって充てる。

2 前項の規定にかかわらず、企画部ICT推進グループに設置される磁気ディスク等及びこれに係るデータについては、企画部ICT推進グループリーダー(以下「ICT推進グループリーダー」という。)がこれを保護管理する。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・平成31年4月1日・一部改正)

(データ取扱責任者)

第4条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が市民部市民窓口グループ(以下「市民窓口グループ」という。)の職員のうちから指名する。

(平成31年4月1日・一部改正)

(パスワードの管理)

第5条 保護管理者は、戸籍情報システム等の取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項の規定により定められた業務の範囲及び業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第6条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システム等の取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 執務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システム等の運用に関すること。

(データの保護)

第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システム等の処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。

4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。

5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 ICT推進グループリーダーは、磁気ディスク等を次により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関し適切な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(平成26年4月1日・平成30年4月1日・一部改正)

(ドキュメントの管理)

第9条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。

(守秘義務)

第10条 戸籍情報システム等に関係する職員は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。

(研修の実施)

第11条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育、訓練計画を策定し、実施しなければならない。

(会議)

第12条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護にかかわる事務について開催する。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、市民窓口グループにおいて処理する。

附 則

この要綱は、戸籍法及び住民基本台帳法の一部を改正する法律(平成6年法律第67号)に基づく戸籍事務のコンピュータ化についての法務大臣の指定を受けた日から施行する。

附 則 

この要綱は、平成14年8月23日から施行する。

附 則 

この要綱は、平成18年4月1日から施行する。

附 則 

この要綱は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年4月1日)

この要綱は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成30年4月1日)

この要綱は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年4月1日)

この要綱は、平成31年4月1日から施行する。

高浜市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成24年4月1日 種別なし

(平成31年4月1日施行)