○高岡市文書管理規程

平成17年11月1日

訓令第9号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配付(第9条―第14条)

第3章 文書の起案及び決裁(第15条―第25条)

第4章 文書の施行(第26条―第33条)

第5章 文書の整理及び保存(第34条―第46条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、文書の適正な管理を図るため、文書の収受、処理、保管、保存、廃棄等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書(これに添付された図面、写真及びマイクロフィルムを含む。)をいう。

(2) 課 高岡市行政組織規則(平成17年高岡市規則第2号)第5条第14条及び第16条に規定する課、第18条に規定する支所、第21条に規定する施設機関及び第31条に規定する事業機関並びに第3条の規定に基づき設置された組織をいう。

(3) 課長 前号に定める課の長をいう。

(文書管理の原則)

第3条 事務は、文書により処理することを原則とする。

2 文書は、適正かつ効率的な事務処理を図るため、正確かつ迅速に処理するとともに、的確に保管及び保存をし、必要に応じて直ちに利用することができるようにしなければならない。

(文書の種類)

第4条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 法令等の規定又は権限に基づき、行政処分又は決定事項を公式に広く一般に知らせるもの

(4) 公告 一定の事項を公式に広く一般に知らせるもので、告示以外のもの

(5) 訓令 所属機関又は所属職員に対して一般的に指揮命令するもの

(6) 指令 申請等に対して、許可、認可又は指示命令等をするもの

(7) 一般文書 前各号に定めるもの以外のもの

(総務課長の職務)

第5条 総務課長は、各課における文書の管理がこの規程に従って適正に行われるよう、課長に対し、必要な指導及び指示を行うものとする。

(課長の職務)

第6条 課長は、課における文書事務を統括し、その管理が適正かつ効率的に行われるよう、職員を指揮監督するものとする。

(文書責任者)

第7条 前条の課長の職務を補佐するため、課に文書責任者を置く。

2 文書責任者は、総務担当係長をもって充てる。ただし、総務担当係長を置かない課にあっては、課長が指定する職員とする。

3 文書責任者は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(4) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

(文書主任)

第8条 課長は、その課の職員(文書責任者を除く。)のうちから、文書主任を1人指名する。ただし、文書の発生量が少ないため文書主任を置く必要がないと認められる場合には、文書主任を置かないことができる。

2 文書主任は、文書の収受及び発送について文書責任者の職務を補佐するとともに、文書の整理、保存及び廃棄に関する事務に従事する。

第2章 文書の収受及び配付

(文書の受領)

第9条 市に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に直接到達した文書は、当該課において受領するものとする。

(受領した文書の処理)

第10条 前条本文の規定により総務課で受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、開封せずに当該文書の主務課に配付する。ただし、開封しなければ配付すべき課を確認できないものは、開封し、確認した後に配付する。

(2) 市長あての親展文書は、秘書課長に配付する。

(3) 書留、配達証明及び特別送達等の取扱いによる郵便物は、特殊文書収受簿(様式第1号)に記載し、直ちに主務課長に配付して、受領印を受ける。

(4) 2以上の課に関係する文書は、総務課長が最も関係が深いと認める課に配付する。

(配付の方法)

第11条 前条の規定による文書の配付は、文書集配箱を用いて行うものとする。

(勤務時間外に到達した文書)

第12条 勤務時間外に到達した文書は、当直員が受領し、総務課長に引き継ぐものとする。

(文書の収受)

第13条 第9条ただし書の規定により受領した文書及び第11条の規定により配付された文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 各課の文書主任は、文書責任者の指示に基づき文書収発簿(様式第2号)に所要事項を記載した後、当該文書の余白に収受印(様式第3号)を押し、文書番号を記入の上、課長の閲覧を受ける。

(2) 課長は、文書収発簿に認印を押し、担当職員に文書の処理方針を示す。

(3) 刊行物等の送付文書その他これに類する軽易な文書については、文書収発簿への記載及び文書番号の記入を省略することができる。

(4) 第1号及び第2号の規定にかかわらず、大量に又は定例的に取り扱う申請書、届書、証明願等で、同号の手続により難いものについては、これに代わるべき手続を別に定め、それによることができる。

2 課長は、他の課に関係のある文書の配付を受けたときは、その旨を関係課の文書責任者に連絡し、必要がある場合は、その写しを送付しなければならない。

(配付文書の返付)

第14条 課に配付を受けた文書でその所掌に属しないと思われるものは、課相互間で授受することなく、総務課長に返付しなければならない。

2 前項の場合において、所掌が判別し難いときは、総務課長において、速やかに上司の決定を受けるものとする。

第3章 文書の起案及び決裁

(起案の方法)

第15条 起案は、別に定めのある場合を除き、起案用紙(様式第4号)及び継続紙(様式第5号)を用いて行わなければならない。ただし、継続紙にあっては、これに代えて保存に耐え得る他の用紙を用いることができる。

2 収受文書に基づき起案する場合で軽易なものについては、簡易起案用紙(様式第6号)を用いることができる。

3 定例のもので理由を述べる必要のないものは、処理簿をもって起案用紙に代えることができる。ただし、この場合は、あらかじめ、その様式等について決裁を受けなければならない。

4 起案は、次に掲げる要領によるものとする。

(1) 起案者は、起案用紙の所定の欄にそれぞれ定められた事項を記入すること。

(2) 起案文書には、軽易又は定例のものを除き、起案理由を記載すること。

(3) 起案文書には、必要に応じて、関係法令、予算の内容、事案の経過に関する事項その他決裁の参考となる事項を記載し、又は図面、資料等を添付すること。

(4) 文書の書式は、別表第1に定める書式によること。ただし、この書式により難い場合、又はこの書式によることが適当でない場合には、他の書式によることができる。

(5) 文書は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易、簡潔かつ正確に記述すること。

(6) 起案文書には、事案の性質により、「秘」、「至急」その他文書の取扱方法を朱書すること。

(7) 関係事案は、支障のない限り一括して起案すること。

(回議)

第16条 起案文書は、担当係長に回付の上、文書責任者の審査を受けた後、上司に回議し、高岡市事務専決規程(平成17年高岡市訓令第4号)に定めるところにより、決裁を受けなければならない。

(合議)

第17条 起案文書で他の部課に関係のあるものは、次に定めるところにより、関係部課長に合議するものとする。

(1) 同一部内の他の課に関係のある起案文書は、主務課長の回議又は決裁を受けた後、関係課長に合議しなければならない。

(2) 他の部課に関係のある起案文書は、主務部内の回議又は決裁を受けた後、関係部課長に合議しなければならない。

2 前項の規定により合議を受けた者は、当該起案文書を直ちに閲覧し、同意又は不同意を表示しなければならない。

3 前項の場合において、合議を受けた関係部課長に異議があるときは、主務課長と協議をし、なお決定しないときは、主務課長は上司の指示を受けなければならない。

(例規文書等の合議)

第18条 次に掲げる起案文書は、総務課長を経て総務部長に合議しなければならない。

(1) 条例、規則、訓令等

(2) 告示、公告及び指令(補助金の交付に係るものを除く。)

(3) 契約書、協定書及び覚書

(4) 法令の解釈及び運用の方法に関するもの

(5) 訴訟、和解及び調停に関するもの

(6) 前各号に掲げるもののほか、特に重要又は異例の事案に関するもの

2 前項第2号及び第3号に係る起案文書のうち、定例又は軽易なものについては、総務部長への合議を省略することができる。

3 主務課長は、第1項第1号に係る起案文書については、事前に総務課長と協議しなければならない。

(例文登録の文書に係る合議の省略)

第19条 前条第1項の規定にかかわらず、定例的な告示、公告、指令、契約等に係る事案のうち、常例の文案によることができるものについては、その文案について、あらかじめ例文として登録を受けた上、個々の起案の際には、総務課長及び総務部長の合議を省略して処理することができる。

2 主務課長は、前項の登録(以下「例文登録」という。)を受けようとするときは、例文登録依頼書(様式第7号)に例文登録に係る文案を添えて総務課長に提出しなければならない。

3 総務課長は、例文登録依頼書の提出を受けたときは、これを審査の上、適当と認めたときは、例文登録台帳(様式第8号)に登録し、その旨を主務課長に通知するものとする。

4 例文登録を受けた事案に係る起案文書には、その旨を明記しなければならない。

(議会提出議案の取扱い)

第20条 議会に提出すべき事案及び報告書等は、主務部長の決裁を経た上、理由を詳記して、その案を総務課長に提出しなければならない。

2 議会に提出すべき予算に関する事案については、主務部長の決裁を経た上、理由を詳記して、その案を財政課長に提出しなければならない。

3 財政課長は、前項の規定により受理した事案について議会に提出すべきものは、これを総務課長に送付しなければならない。

(重要文書等の持回り)

第21条 重要又は異例の事案に係る起案文書は、主務課長、副課長又は係長が持参して説明に当たらなければならない。

2 秘密の取扱いを要する起案文書の回議については、封筒、書類ばさみ等に納めて持回りをし、秘密の漏れないよう細心の注意を払わなければならない。

(急を要する事案の処理)

第22条 緊急に処理を要する事案で起案文書による処理を行ういとまのないものについては、口頭により上司の指示を受けて処理することができる。

2 前項の口頭による場合においても、処理後直ちに文書によって決裁を受けておかなければならない。

(修正及び廃止)

第23条 起案文書の内容が修正されて決裁になったときは、関係者に回覧しなければならない。

2 起案文書又は決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)を廃止する必要が生じたときは、起案用紙の欄外に「廃止」と朱書して、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

(回覧)

第24条 起案による処理を要しない文書で回覧を要するものは、当該文書の欄外に「回覧完結」と朱書して、関係者に回覧しなければならない。

(未処理文書の処理)

第25条 文書責任者は、文書収発簿により未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書及び照合)

第26条 決裁文書で浄書を要するものは、次に定めるところにより、主務課において直ちに浄書しなければならない。

(1) 浄書する文書の書式、用字、用語、句読点等に誤りがないことを確認すること。

(2) 浄書した文書は、直ちに原議と照合すること。

(記号及び番号)

第27条 条例、規則、告示、公告及び訓令には、市名を冠し、総務課においてその種類に応じ、暦年により番号を付するものとする。

2 一般文書には、課ごとに別に定める記号及び番号を付するものとする。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 表彰状、契約書、辞令その他これらに類する文書

(2) 軽易な文書その他総務課長が記号及び番号を付ける必要がないと認める文書

(3) 庁内文書(法令等に基づき施行するものを除く。)

3 前項の文書の番号は、会計年度によるものとし、課ごとに、収受及び発送を通じて一連の番号を用いるものとする。

4 同一事案に係る文書は、当該事案が完結するまで同一番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を越えてなお継続する場合は、当該番号を付した年度を表す数字を記号の前に付するものとする。

5 前項前段の場合において、必要なときは、枝番号を用いることができる。

6 指令には、市名を冠し、一般文書の例により記号及び番号を付するものとする。

(記名)

第28条 文書の記名は、法令等に定めのあるもののほか、次に定めるところによる。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、市長名を用いる。

(2) 公告には、必要に応じ、市名を用いることができる。

(3) 一般文書には、市長名を用いることを原則とし、必要に応じ、市名を用いる。ただし、庁内文書、軽易な事案の文書については、副市長名、会計管理者名、部長名又は課長名を用いることができる。

(事務担当の表示)

第29条 施行する一般文書には、当該文書の末尾に主務課名、係名、電話番号等を表示するものとする。ただし、辞令、賞状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第30条 施行する文書には、高岡市公印規則(平成17年高岡市規則第6号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、第27条第2項第2号及び第3号に掲げる文書にあっては公印を省略することができる。

(公印の事前押印)

第31条 証票、賞状その他の文書で、交付を受ける者が未確定のものについて、公印の保管者(高岡市公印規則第4条に規定する公印の保管者をいう。)の承認を受けたときは、公印を事前に押印することができる。

(印影の印刷)

第32条 定例の文書で、一時に多数印刷するものについては、あらかじめ決裁の上、当該文書に印影又は印影を縮小したものを印刷し、公印の押印に代えることができる。この場合においては、総務課長に合議しなければならない。

2 前項の規定により印影を印刷してある文書については、常に保管を厳正にし、他に利用されることがないよう注意するとともに、その使用状況を明らかにしておかなければならない。

(文書の発送)

第33条 文書の発送は、総務課長が郵送又は使送により行うものとする。ただし、総務課長が必要と認めるものにあっては、主務課において行うことができる。

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第34条 文書は、完結文書及び未完結文書に区分して整理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

2 文書の保管に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防措置をとるとともに、重要な文書は、非常災害に際していつでも持ち出せるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

(文書管理表)

第35条 課長は、課における文書の分類及び保存期間を定める文書管理表(様式第9号)を、毎年度作成するものとする。

2 課長は、文書管理表を作成し、又は変更したときは、これを総務課長に提出するものとする。

3 総務課長は、課長に対し、文書管理表の作成について必要な指示をし、又は提出のあった文書管理表の修正を求めることができる。

(完結文書の編さん)

第36条 完結文書は、文書管理表に定める分類ごとに次に定めるところにより編集し、製本するものとする。

(1) 文書は、会計年度ごとに完結した順序により編集すること。ただし、暦年によることが適当であると認められるものについては、暦年により編集することができる。

(2) 1件の文書で数事案に関係のあるものは、最も関係の深いものに編集すること。

(3) 1事件の関係文書は、一つにまとめ、保存期間が異なる場合は、最も長期の保存期間とすること。

(4) 数年度にわたり継続して処理した事案に係るものは、完結した年度に編集すること。

(5) 紙数が多いため1冊に編集し難いときは、枝番号を付けて分冊すること。

(6) 各簿冊には、表紙及び背表紙(様式第10号)並びに目次(様式第11号)を付け、所定の事項を記入すること。

(完結文書の保管)

第37条 完結文書は、完結の日から当該完結の日の属する年度の翌年度の末日(暦年により整理することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の末日)まで課において保管するものとする。

2 課長は、常時利用する文書で前項に定める期間を超えて課内に保管する必要があると認めるもの(以下「常用文書」という。)については、その必要の存する期間(以下「常用期間」という。)が満了する日の属する年度の末日まで保管することができる。この場合においては、様式第12号によりその文書が常用文書である旨の表示をするとともに、文書管理表に常用期間を明示しておかなければならない。

(保存期間の種別)

第38条 文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の決定等)

第39条 文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、文書保存期間基準表(別表第2)に基づき、主務課長が定める。

(保存期間の起算)

第40条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日(暦年により保存することが適当なものは、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。

2 前項の規定にかかわらず、常用文書の保存期間は、その常用期間が終了する日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(文書の保存)

第41条 保管期間が経過した文書は、書庫等に保存しなければならない。

(保存文書台帳)

第42条 主務課長は、保存文書を保存文書台帳(様式第13号)に登載するものとする。

(書庫の管理)

第43条 書庫は、総務課長が管理する。

2 書庫の中は、常に整理整頓し、湿気、虫害等の防止に努めるとともに、一切の火気を使用してはならない。

(保存文書の利用)

第44条 職員は、書庫において保存する文書を閲覧し、又はその貸出しを受けようとするときは、保存文書利用簿に所要事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

2 保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けた職員は、当該文書を綴り替え、抜き取り、加筆し、訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外への持出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

3 保存文書の貸出しを受けた職員は、これを紛失し、又は損傷したときは、直ちに総務課長にその旨を報告し、その指示を受けなければならない。

(保存文書の廃棄)

第45条 保存期間が満了した文書は、廃棄しなければならない。

2 前項の規定により保存文書を廃棄するときは、主務課長は廃棄文書目録を作成し、総務課長に合議の上、廃棄の決裁を受けるものとする。

3 主務課長は、保存期間を満了した文書であっても、特に引き続き保存が必要であると認めるときは、総務課長と協議して、更に保存期間を延長することができる。

4 主務課長は、保存期間が永年の文書であって相当の期間が経過したもの又は保存期間が満了しない文書であって保存の必要がないと認められるものについて、総務課長と協議の上、保存期間の満了前に廃棄決定をすることができる。

5 廃棄処分は、文書がみだりに他に利用されないよう、焼却、溶解、裁断その他の適切な方法により確実に行わなければならない。

(保存文書台帳の抹消)

第46条 前条の規定により廃棄した場合は、主務課長は、保存文書台帳の登載を抹消するものとする。

附 則

この訓令は、平成17年11月1日から施行する。

附 則(平成18年9月22日訓令第8号)

この訓令は、平成18年10月1日から施行する。

附 則(平成19年3月30日訓令第9号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成22年11月30日訓令第6号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成31年4月24日訓令第3号)

この訓令は、平成31年5月1日から施行する。

附 則(令和2年12月28日訓令第4号)

この訓令は、令和3年1月1日から施行する。

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別表第2(第39条関係)

文書保存期間基準表

※ ○は、標準的な保存期間を示す。

保存期間

項目

永年

10年

5年

3年

1年

備考

条例、規則その他例規の制定改廃に関する文書

法規担当課

 

 

 

 

 

市議会に関する文書

議会担当課

重要なもの

(議案、議決書など)

軽易なもの

 

 

 

各課

 

重要なもの

軽易なもの

 

 

市の沿革、区域に関する文書

 

 

 

 

 

行政組織の設定改廃に関する文書

行政管理担当課

 

 

 

 

 

各課

 

 

 

 

 

市の長期的な計画の策定に関する文書

企画担当課

 

 

 

 

 

各課

重要なもの

 

 

 

 

事務事業の計画の樹立に関する文書

企画担当課

特に重要なもの

 

 

 

 

各課

特に重要なもの

重要なもの

 

 

 

事務引継ぎに関する文書

特に重要なもの

(市長、副市長など)

重要なもの

 

 

 

職員の任免、進退、賞罰に関する文書

人事担当課

 

 

 

 

 

各課

特に重要なもの

重要なもの

 

 

 

儀式等に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

 

 

 

表彰、褒章に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

 

 

 

予算に関する文書

財政担当課

特に重要なもの

(予算書、予算説明書など)

重要なもの

 

 

 

各課

 

 

 

 

 

予算執行、出納に関する文書

出納担当課

特に重要なもの

重要なもの

 

 

 

各課

 

 

 

 

 

決算に関する文書

財政担当課

出納担当課

特に重要なもの

(決算書、主要施策に関する報告書など)

重要なもの

 

 

 

各課

 

 

 

 

 

財産、営造物、市債に関する文書

財政担当課

重要なもの

 

 

 

不動産の取得等については永年

管財担当課

重要なもの

 

 

 

各課

重要なもの

 

 

 

寄附又は贈与の受納に関する文書

特に重要なもの

(不動産など)

重要なもの

軽易なもの

 

 

工事施行に関する文書(設計書、図面、契約書等)

重要なもの

(大規模な工事公共施設等)

 

 

 

 

国、県に対する許認可、申請書等に関する文書

特に重要なもの

 

 

 

 

補助金等の交付申請に関する文書

 

重要なもの

 

 

 

監査及び検査に関する文書

 

重要なもの

 

 

 

市税の賦課徴収に関する文書

税務担当課

 

重要なもの

軽易なもの

 

 

告示、公告等に関する文書

法規担当課

重要なもの

 

 

 

 

各課

 

重要なもの

 

 

 

附属機関に関する文書

特に重要なもの

(諮問、答申書など)

重要なもの

(議事録など)

 

 

 

所轄行政庁からの通達等に関する文書

重要なもの

 

 

 

 

許可、認可、承認、取消などの行政処分に関する文書

特に重要なもの

(法的に10年を超えるものなど)

重要なもの

(法的に5年を超えるものなど)

(法的に3年を超えるものなど)

軽易なもの

(法的に1年を超えるものなど)

 

 

契約、協定に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

(一般事務・業務委託・施設保守委託など)

 

 

 

不服申立、訴訟、和解等に関する文書

 

 

 

 

 

陳情、請願、要望、上申、訴願等に関する文書

特に重要なもの

重要なもの

 

 

 

調査、研究、統計に関する文書

統計担当課

重要なもの

 

 

 

 

各課

 

重要なもの

軽易なもの

 

 

各種原簿、台帳等

重要なもの

 

 

 

 

市史の資料となる文書

 

 

 

 

 

市の発行する刊行物等

統計担当課

 

 

 

 

 

各課

 

重要なもの

 

 

 

市関係団体に関する文書

重要なもの

 

 

 

 

文書の収受及び発送に関する文書

 

 

重要なもの

(文書収発簿など)

 

 

照会、回答に関する文書

 

 

 

軽易なもの

 

庁内通知に関する文書

発議課

 

 

 

 

 

各課

 

 

 

 

 

各種日誌その他これらに類する文書

 

 

 

 

 

その他事務事業の執行に関する文書

10年を超える保存を要すると認められる特に重要な文書

主要事務事業に関する重要なもののうち、将来の例証となるものなどで、5年を超える保存を要すると認められる文書

主要事務事業に関するもののうち、「10年保存」に該当しないもので、3年を超える保存を要すると認められる文書

通常の事務事業の執行に関するもののうち、「5年保存」に該当しないもので、1年を超える保存を要すると認められる文書

事務事業の補助的なもの及び軽易な文書で、1年を超えて保存する必要がないと認められる文書

 

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高岡市文書管理規程

平成17年11月1日 訓令第9号

(令和3年1月1日施行)

体系情報
第4編 行政通則/第5章 文書・公印
沿革情報
平成17年11月1日 訓令第9号
平成18年9月22日 訓令第8号
平成19年3月30日 訓令第9号
平成22年11月30日 訓令第6号
平成28年3月31日 訓令第2号
平成31年4月24日 訓令第3号
令和2年12月28日 訓令第4号