(趣旨)

第1条　この規程は、文書の適正な管理を図るため、文書の収受、処理、保管、保存、廃棄等に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書処理及び管理の原則)

第3条　事務は、文書により処理することを原則とする。ただし、処理に係る事案が軽微なものである場合は、文書による処理を省略することができる。

(文書の種類)

第4条　文書の種類は、次のとおりとする。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、各課における文書の管理がこの規程に従って適正に行われるよう、課長に対し、必要な指導及び指示を行うものとする。

(課長の職務)

第6条　課長は、課における文書事務を統括し、その管理が適正かつ効率的に行われるよう、職員を指揮監督するものとする。

(文書責任者)

第7条　前条の課長の職務を補佐するため、課に文書責任者を置く。

(文書主任)

第8条　課長は、その課の職員(文書責任者を除く。)のうちから、文書主任を1人指名する。ただし、文書の発生量が少ないため文書主任を置く必要がないと認められる場合には、文書主任を置かないことができる。

(文書の受領)

第9条　到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に直接到達した文書は、当該課において受領するものとする。

(受領した文書の処理)

第10条　前条の規定により総務課で受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

第11条　削除

(文書の収受)

第12条　第9条ただし書の規定により受領した文書及び第10条の規定により配付された文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(配付文書の返付)

第13条　課に配付を受けた文書でその所掌に属しないと思われるものは、課相互間で授受することなく、総務課長に返付しなければならない。

(起案の方法)

第14条　起案は、別に定めのある場合を除き、文書管理システムにより行わなければならない。ただし、文書管理システムの利用が困難な場合は、起案書(様式第4号)及び継続書(様式第5号)を用いて行わなければならない。

(回議)

第15条　起案文書は、係長その他関係職員に回付の上、文書責任者の審査を受けた後、上司に回議し、高岡市消防事務専決規程(平成17年高岡市消防本部訓令第3号)に定めるところにより、決裁を受けなければならない。

(合議)

第16条　起案文書で他の課に関係のあるものは、主務課長の回議又は決裁を受けた後、関係課長に合議するものとする。

(例規文書等の合議)

第17条　次に掲げる起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

(重要文書等の持回り)

第18条　重要又は異例の事案に係る起案文書は、主務課長又は主務係長が持参して説明に当たらなければならない。

(急を要する事案の処理)

第19条　緊急に処理を要する事案で起案文書による処理を行ういとまのないものについては、口頭により上司の指示を受けて処理することができる。

(修正及び廃止)

第20条　起案文書の内容が修正されて決裁になったときは、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

(回覧)

第21条　起案による処理を要しない文書で回覧を要するものは、回覧様式に「回覧完結」と記載して、関係者に回覧しなければならない。

(未処理文書の処理)

第22条　文書責任者は、未処理文書を調査し、その処理の促進に努めなければならない。

(浄書及び照合)

第23条　決裁文書で浄書を要するものは、次に定めるところにより、主務課において直ちに浄書しなければならない。

(記号及び番号)

第24条　告示、公告及び訓令には、消防本部名を冠し、総務課においてその種類に応じ、暦年により番号を付するものとする。

(記名)

第25条　文書の記名は、法令等に定めのあるもののほか、次に定めるところによる。

(事務担当の表示)

第26条　施行する一般文書には、当該文書の末尾に主務課名、係名、電話番号等を表示するものとする。ただし、辞令、賞状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(公印の押印等)

第27条　施行する文書には、高岡市消防本部公印規程(平成17年高岡市消防本部訓令第5号)の定めるところにより、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書にあっては公印を省略することができる。

(公印の事前押印)

第28条　証票、賞状その他の文書で、交付を受ける者が未確定のものについて、公印の保管者(高岡市消防本部公印規程第4条に規定する公印の保管者をいう。)の承認を受けたときは、公印を事前に押印することができる。

(印影の印刷)

第29条　定例の文書で、一時に多数印刷するものについては、あらかじめ決裁の上、当該文書に印影又は印影を縮小したものを印刷し、公印の押印に代えることができる。この場合においては、総務課長に合議しなければならない。

(文書の発送)

第30条　文書の発送(郵送、配送又は使送によるものに限る。)は、総務課長等が行うものとする。ただし、総務課長等が必要と認めるものにあっては、主務課において行うことができる。

(文書の整理)

第31条　文書は、完結文書及び未完結文書に区分して整理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。

(文書管理表)

第32条　課長は、課における文書の分類及び保存期間を定める文書管理表(様式第7号)を、毎年度作成するものとする。

(完結文書の編さん)

第33条　完結文書は、文書管理表に定める分類ごとに次に定めるところにより編集するものとする。

(完結文書の保管等)

第34条　完結文書は、完結の日から当該完結の日の属する年度の翌年度の末日(暦年により整理することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の末日)(以下「保管期間」という。)まで課、文書管理システム又はその他課長が指定する場所において保管するものとする。

(保存期間の種別)

第35条　文書の保存期間(保管期間を含む。)は、法令等に定めのあるものを除き、永年、10年、5年、3年及び1年とする。

(保存期間の決定等)

第36条　文書の保存期間は、法令等に定めのあるものを除き、文書保存期間基準表(別表)に基づき、主務課長が定める。

(保存期間の起算)

第37条　文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日(暦年により保存することが適当なものは、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。

(文書の保存)

第38条　保存期間が経過した文書は、書庫、文書管理システム又はその他課長が指定する場所に保存しなければならない。

(保存文書台帳)

第39条　主務課長は、保存文書を保存文書台帳(様式第11号)に登載するものとする。

(書庫の管理)

第40条　書庫は、総務課長が管理する。

(保存文書の利用)

第41条　保存文書を閲覧し、又はその貸出しを受けた職員は、当該文書を綴り替え、抜き取り、加筆し、訂正し、又は庁外に持ち出してはならない。ただし、庁外への持出しについては、総務課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書の廃棄)

第42条　保存期間が満了した文書は、第3項の規定により保存期間の延長又は再延長の決定をしたものを除き、廃棄しなければならない。

(保存文書台帳の抹消)

第43条　前条の規定により廃棄した場合は、主務課長は、保存文書台帳の登載を抹消するものとする。

(歴史公文書の保存)

第44条　永年保存文書又は10年保存文書のうち保存期間を満了したもので、歴史的価値を有すると主務課長が認めるときは、総務課長へ引き継ぎ、これを歴史公文書として保存する。