○多良間村文書事務取扱規程

昭和47年5月15日

訓令第10号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 村役場(以下「本庁」という。)における文書事務の取扱いについては、別に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2条 この規程で「文書」とは、本庁において収受し、発送し、又は保管するすべての文書をいう。

2 この規程で「課」とは、多良間村課設置条例(昭和47年多良間村条例第9号)で規定する課をいう。

(文書事務取扱いの原則)

第3条 文書事務の取扱いは、正確、迅速、ていねいに行い、もつて事務能率の向上に努めなければならない。

(課長の責務)

第4条 課の長(以下「課長」という。)は、つねにその課における文書事務の取扱いが文書事務取扱いの原則に従がつて行なわれるよう努めなければならない。

(文書取扱いの責任区分)

第5条 文書取扱いの責任区分は、特別の定めがある場合を除くほか、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 受領、受付、交付、発送、保管及び廃棄 総務課

(2) 起案、合議、決裁、浄書、照合、整理、保管及び引継 主務課

(帳票等)

第6条 文書事務の取扱いに必要な帳票等及び印は別表第1のとおりとする。

(職員以外の者の文書の閲覧)

第7条 文書は、職員以外の者に謄写若しくは閲覧させ、又はその写しを与えてはならない。ただし、村長の許可を得たときは、この限りでない。

(文書の庁外持ち出し)

第8条 文書は、本庁外に持ち出してはならない。ただし、当該文書を保管する課長の許可を受けたときは、この限りでない。

第2章 文書の記号及び文書番号

(文書の文書記号及び番号)

第9条 文書には、課ごとに文書記号及び文書番号(以下「文書記号等」という。)をつけなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、この限りでない。

(1) 部外者からの文書で閲覧だけにとどめるもの、届け書(収受の日時が権利の得喪又は変更に関係あるものを除く。)及び定例的な報告書

(2) 証明に関する文書

(3) 軽易な文書

(4) 部内者からの文書及び部内者に対する文書

(5) 請求書

(6) 電報

(7) 文書記号及び文書番号をつけることを要しないように様式が定められている文書

(8) 法令の規定によつて文書処理簿に代わるべき帳票に記載するように定められている文書

(9) 前各号に掲げるもののほか、文書記号及び文書番号をつける必要がないと総務課の長(以下「総務課長」という。)が認めた文書

2 前項の文書記号は、課を表示する記号を付するものとする。この場合において、当該文書が指令であるときは、文書記号の前に「指令」の文字をつけるものとする。

3 第1項の文書番号は、当該文書を収受し、又は施行する順序に従い課単位に会計年度ごとの一連番号によりつけるものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、その会計年度内においては同一文書番号をつけるものとする。

(条例等の記号及び番号)

第10条 条例、規則、告示及び訓令には、その種類ごとに記号及び番号をつけるものとする。

2 前項の記号は、それぞれ「多良間村条例」、「多良間村規則」、「多良間村告示」及び「多良間村訓令」とする。

3 第1項の番号は、当該条例、規則、告示及び訓令の公布の順序に従い、暦年による一連番号によりつけるものとする。

(文書分類記号及び保存年限)

第11条 文書には、文書分類記号及び保存年限を記載しなければならない。ただし、部外者に対する文書については、この限りでない。

2 文書の分類記号及び保存年限は、別表第2の分類表(以下「文書分類表」という。)の定めるところによる。ただし、文書分類表に保存年限の定めのない文書の保存年限は、当該文書の種類内容等を考慮して総務課長が定めるものとする。

3 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の翌日から起算する。

第3章 公印の押印等

(公印の押印等)

第12条 事案を文書によつて施行する場合は、その施行する文書に公印を押印しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものには、公印を押印しないものとする。

(1) 部内者に対する往復文書

(2) 軽易な文書

(3) 案内状、礼状、あいさつ状等の書簡

(4) 祝辞、弔辞、その他これに類する文書

2 公印は、文書を施行する際に押印するものとする。ただし、当該公印を使用する証票、賞状等(以下「証票等」という。)でその交付等の日時場所その他関係により事前に当該公印を押印しておくことが適当と認められるものに限り、総務課長の承認を経て、事前に押印することができる。

3 契約書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

(公印の使用)

第13条 公印を押印するときは、その押印しようとする文書に当該決裁文書を添えて、当該公印を管守する課の長又は当直員に提示し、審査を受けなければならない。

2 公印を管理する課の長又は当直員は、前項の審査において適法と認めたときは、当該決裁文書の所定欄又は公印使用簿に認め印を押印のうえ、公印を使用させるものとする。

(公印の事前押印の手続等)

第14条 第12条第2項ただし書の承認を得ようとするときは、主務課長は、公印事前押印承認願により村長の承認を得なければならない。

2 第12条第2項ただし書の規定により公印の押印した証票は、主務課において厳重に保管し、受払いの状況を明らかにしておかなければならない。

(公印の刷り込み)

第15条 公印は、刷り込むことができない。ただし、村印、村長印は、当該公印を使用する証票で、これに当該公印を押印することが著しく事務に支障をきたすと認められるものに限り、村長の承認を得て刷り込むことができる。

2 前条の規定は、前項ただし書の承認を得ようとする場合並びに公印の刷り込みをした証票の保管及び受払をする場合に準用する。

第4章 文書の収受及び交付

(総務課における文書の収受及び交付)

第16条 本庁に到着した文書は、第5条の規定により特別の定めをするもののほか、総務課において収受し、親展のもの、秘密のもの及び電報(以下「親展文書」という。)にあつては封をしたまま、起展文書以外のものにあつては開封閲覧し、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める方法により交付しなければならない。

(1) 親展文書

当該文書の封筒の表面に収受日付印を押印し、書留にあつては、さらに特殊文書処理簿に記載したうえ、当該文書に当該特殊文書処理簿を添付して主務課長に交付する。

(2) 親展文書以外のもの(金券及び有価証券を除く。)

当該文書の原則として右上部余白に収受日付印を押印したうえ、文書処理簿(当該文書が書留にあつてはさらに特殊文書処理簿)に記載し、当該文書に文書記号及び文書番号を記載した後、当該文書に文書処理簿又は特殊文書処理簿を添付して主務課長に交付する。

(3) 金券及び有価証券(現金を含む。以下同じ。)

特殊文書処理簿に記載し、当該文書に当該特殊文書処理簿を添付して、主務課長又は収入役に交付する。

2 前項の文書で収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のあるものと認められるものは、当該文書に収受時刻を記載し、及び取扱者の認め印を押印しておかなければならない。

3 2以上の課に関係ある文書は、総務課において、最も関係の深いと認める課に交付する。

4 主管の明らかでない文書は、総務課において村長から当該文書の主務課の決定を受け、当該主務課に交付するものとする。

(主務課における文書の収受及び交付)

第17条 主務課長は、文書の交付を受けたときは、次の各号の区分に従い、当該各号に定める処理をしたうえ、自ら処理するもののほか、その処理方針を示して主務係長に交付しなければならない。

(1) 特殊文書処理簿が添付されているもの

特殊文書処理簿の所定欄に受領印を押印させて特殊文書処理簿を総務課に返付すること。

(2) 文書処理簿が添付されているもの

当該文書の事案の処理について、処理期限のあるものによつては当該処理期限を、処理期限を定める必要のあるものにあつては主務係長と協議して定めた処理期限を当該文書及び当該文書処理簿に記載し、当該文書処理簿を総務課に返付すること。

(3) その他のもの

当該文書の事案処理について、処理期限のあるものにあつては当該処理期限を、処理期限を定める必要のあるものにあたつては主務係長と協議して定めた処理期限を当該文書に記載すること。

2 主務係長は、前項の規定により文書の交付を受けたときは、これを閲覧し、自ら処理するもののほか、主務課長の指示した処理方針を示して事務担当者に交付しなければならない。

3 主務課長は、前2項の規定にかかわらず閲覧した文書のうち重要なものは、事務担当者に処理方針を指示する前に村長の閲覧及び指示を受けなければならない。

(休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付)

第18条 休庁日及び執務時間外に到着した文書の収受及び交付については多良間村当直規程(昭和47年多良間村訓令第1号。以下「当直規程」という。)の定めるところによる。

(収受すべきでない文書)

第19条 本庁に到着した文書で収受すべきでないものについては、総務課において返送その他必要な処置をとらなければならない。

(郵便料金の不足又は未納の文書)

第20条 郵便料金の不足又は未納の文書は、官公署から発送されたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その不足又は未納の料金を支払い、これを収受することができる。

(主管に属しない文書)

第21条 各課において、その主管に属さない文書が交付されたときは、直接他の課に転送することなく、その旨を当該文書に付箋して、課長が押印のうえ、総務課に返付しなければならない。

(収受の手続きを経ない文書)

第22条 主務課において第16条第1項第2号又は第3号の規定による処理を受けない文書を受けとつたときは、ただちに当該文書を総務課に送付し、同項第2号又は第3号の規定による処理を受けなければならない。

(電話等による聴取)

第23条 各課において電話又は口頭で受理した事案のうち重要なものは、聞取書に記載して取り扱わなければならない。

第5章 文書の処理

(文書の供覧)

第24条 交付を受けた文書のうち閲覧だけにとどめるものは、当該文書の余白に画像と記載し、上司に供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のある供覧の文書は、当該文書の写しを当該関係課に送付し、又は当該文書の主旨を口頭で当該関係課に通知するものとする。

2 交付を受けた文書のうち例規となるものについては、当該文書の上部余白に画像と記載しなければならない。

(起案文書の作成)

第25条 起案文書は、起案用紙及び第1号用紙、第2号用紙等(以下「起案用紙等」と総称する。)を用いて作成しなければならない。ただし、次の各号に掲げるものの起案については、当該各号に定めるところによることができる。

(1) 定例的に報告するもの

報告簿を用いる。

(2) 軽易な照会、回答、通知、依頼等のもの、証明のもの、文書不備により返付するもの又は用紙、印刷物等の送付のもの

簡易文書処理簿を用い、又は当該文書の余白を利用する。

(3) 事務処理上起案用紙等を用いることが適当でないもの

あらかじめ総務課長の承認を受けた帳票による。

2 起案文書の作成にあたつては、公用文に関する規程によるもののほか、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) 起案文書には、必要により本文の前に起案の要旨を簡明に記述し、関係法規その他参考となる事項又は書類をその末尾に付記し、又は添付すること。

(2) 起案文書には、起案する際、決裁の区分、施行の方法、文書分類記号保存年限等を記載すること。

(3) 起案文書は、左とじとし、こより等でていねいにとじること。

3 前項第1号の規定にかかわらず、同一文例(以下「例文」という。)によつて作成することのできる起案文書は、あらかじめ当該例文について村長の決裁を受け、当該事案が発生した場合には、起案文書に単に伺い及び例文によつて処理する旨だけを記載し、当該例文は記載しないものとする。

(起案文書の訂正)

第26条 起案文書の記載事項を訂正したときは、訂正者は、原則としてその箇所に認め印を押印しなければならない。

(起案文書の持ち回り等)

第27条 起案文書で事案が重要なもの、事案が秘密を要するもの又は事案について説明を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回つて決裁を受けなければならない。

2 起案文書で至急に施行を要するものは、起案者又はその上席の職員が当該起案文書を自ら持ち回り、又は当該起案文書の上部欄外余白に「至急」と朱書しなければならない。

3 起案文書の事案を代理決裁又は代理決定した者は、その者の認め印の左上に「代」と記載しなければならない。この場合において、後閲に付すべきものは、さらに「後閲」と記載しなければならない。

(合議)

第28条 起案文書の事案が他課の主務事務に関係のあるものは、主務課長の意思決定を経た後、当該関係課長に合議しなければならない。

2 合議された事案に対して異議のあるときは、口頭をもつて協議するものとする。この場合協議のととのわないときは、主務課長は、その旨を付して上司の決裁を受けなければならない。

3 合議した事案が当初の起案と異なつて決裁されたとき又は廃案になつたときは、主務課長は、合議した課長にその旨を通知しなければならない。

(文書の審査)

第29条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、さらに当該関係課の合議を経て、総務課の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案

(2) 議案

(3) 法令及び村法規の解釈に関する事案

(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの

(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案

(6) 指令案

(7) 往復文案で重要又は異例に属するもの

(8) 賞状案、表彰状案及び感謝状案

(秘密文書の表示)

第30条 秘密文書には、「秘密」、「秘」又は「部外秘」の文字を朱書で表示しなければならない。

(決裁年月日の記載)

第31条 決裁文書には、決裁した者において決裁年月日を記載するものとする。

(処理中文書の処理促進)

第32条 総務課長は、随時、文書処理簿の記載に係る処理中の文書の処理状況を調査し、処理の促進をはからなければならない。

(処理中の文書の整理)

第33条 主務課長は、処理中の文書をすべて一定の箇所に集め、適宜分類整理しておかなければならない。

第6章 文書の施行

(浄書及び照合)

第34条 決裁文書の浄書は、原則として主務において行なう。ただし、タイプライターによるものは、総務課長の承認を得て、総務課において浄書するものとする。

第35条 決裁文書の浄書は、正確、めいりように行なわなければならない。

2 決裁文書で、浄書した文書(以下「浄書文書」という。)の日づけは、原則として当該文書を施行する日とする。

3 決裁文書を浄書したときは、当該決裁文書の所定欄に浄書した者の認め印を押印しなければならない。

4 浄書文書は、当該決裁文書と照合のうえ、当該決裁文書の所定欄に照合した者の認め印を押印しなければならない。

(主務課における文書の施行手続)

第36条 主務課長は、決裁済の文書で発送を要するものは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をして当該決裁文書に浄書文書を添付して総務課に送付しなければならない。ただし、決裁文書が第25条第1項ただし書の規定により処理した帳票である場合は、当該帳票に浄書文書を添付するものとする。

(1) 郵便で施行するもの

当該浄書文書に、文書記号等をつけることを要しないよう定められているものを除き、文書記号等並びに日づけを記載し、あて先等を記載した封筒に入れ、封をすること。この場合において、親展にするもの、速達にするもの、書留にするもの(以下「親展等によるもの」と総称する。)にあつては、当該封筒に、「親展」、「速達」、「書留」と記載すること。

(2) 小包で施行するもの

荷造りをし、当該包装紙にあて先等及び「小包」(親展等にするものにあつては、さらに「親展」)等を記載すること。

(3) 電報で施行するもの

電報発信紙に電文等を記載すること。

(4) 使送で施行するもの

当該浄書文書に、文書記号等をつけることを要しないよう定められているものを除き、文書記号等及び日づけを記載し、あて先等を記載した封筒に入れること。この場合において親展にするものにあつては、封をし、さらに当該封筒に「親展」と記載すること。

2 前項の総務課への送付は、急施を要する場合を除くほか、つぎの各号に掲げる時間までに行なわなければならない。

(1) 郵便及び小包で施行するもの

土曜日にあつては午前11時、その他の日にあつては午後4時

(2) 使送で施行するもの

土曜日にあつては午前11時、その他の日にあつては午後4時

(総務課における文書の施行手続)

第37条 総務課は、前条の規定により決裁文書等の送付を受けたときは、次の各号に掲げる区分に従い、当該各号に定める処理をしなければならない。

(1) 郵便及び小包で施行するもの

その日分を取りまとめ、各封筒又は小包に料金を添え又は料金後納の印を押し、料金後納郵便物差出票を添えて郵便局に差し出すこと。この場合において書留にするものは、さらに書留郵便物受領証を添付すること。

(2) 電報で施行するもの

ただちに電報発信紙を郵便局に差し出すこと。

(3) 使送で施行するもの

使送先ごとに分類し、村長が定める使送要領に基づき使送すること。この場合において、文書の授受を明らかにしておく必要のあるものにあつては、文書送達簿に記載し、受信者の受領印を徴しておかなければならない。

2 総務課は、前項の規定による処理をしたときは、当該決裁文書に、文書記号等を記載するものにあたつては、さらに文書処理簿に必要事項を記載し、当該決裁文書を主務課へ返付しなければならない。

(電話による施行)

第38条 決裁文書を電話で施行するときは、村長が定める手続きによるものとし、施行後、主務課において当該決裁文書に施行年月日を記載しなければならない。

(休庁日及び執務時間外における文書の施行)

第39条 休庁日及び執務時間外において決裁文書を施行するときは、当直規程の定めるところによる。

第7章 完結文書の保管

(主務課における保管)

第40条 事案の処理が完結した文書で保存年限の満了しないもの(以下「完結文書」という。)は、原則として、当該事案の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで、主務課長において保存管理するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、完結文書が例規等事務処理上規範となるもの又は執務のため、常時閲覧する必要のあるものは、引続き主務課長において保存管理することができる。

3 主務課長は、第1項の完結文書を一定の箇所に集め、文書分類表の定める分類記号(以下「文書分類記号」という。)別に整理し、保存管理しなければならない。

(書庫における保管)

第41条 前条第1項に定める期間を経過した完結文書は、当該完結文書の保存年限が満了する日まで総務課において保存管理するものとする。

2 前項の完結文書は、書庫に収蔵し、適切に整理し、保存管理しなければならない。

(総務課への引継ぎ)

第42条 主務課長は、完結文書が第40条第1項に定める期間を経過した場合はすみやかに文書引継書を作成し、当該完結文書に添付して総務課長に引継がなければならない。

2 前項の規定による引継ぎは、当該完結文書を次の各号に定める方法により整理しなければならない。

(1) 原則として事案の処理が完結した日の属する会計年度ごとに、文書分類記号別に、事案の処理の完結の順序に従い取りまとめること。

(2) 前号の規定により取りまとめた完結文書は、文書整理ケースに入れること。

(3) 前号の規定にかかわらず、調査書類、図面等で整理ケースに入ることが困難なものは適宜編てつして整理すること。

(書庫への収蔵)

第43条 総務課長は、前条の規定により、完結文書の引継ぎを受けたときは、当該完結文書の整理の適否を審査し、適当と認めたものについて、書庫に収蔵しなければならない。

(書庫に収蔵した完結文書の閲覧)

第44条 書庫に収蔵した完結文書は、総務課長の承認をえなければ、閲覧し、転写し、又は持ち出すことができない。

2 前項の規定による持ち出しは、文書持出簿に記載して行なわなければならない。

3 第1項の規定により持ち出した完結文書は、他に転貸し、又は抜取り、取替え、訂正等をしてはならない。

(書庫の管理)

第45条 書庫は、総務課長が管理し、その管理にあたつては、次に掲げる事項に留意しなければならない。

(1) つねに清掃し、整理しておくこと。

(2) 火災及び盗難の予防に努めること。

(3) 湿気、虫害等の予防に努めること。

(文書の廃棄)

第46条 完結文書の保存年限が満了したときは、書庫に収蔵したものにあつては文書引継書にその旨記載したうえ総務課長において、その他のものにあつては主務課長において廃棄するものとする。

2 保存期間が満了しない文書であつても総務課長又は主務課長において保存の必要がないと認めたものは、書庫に収蔵したものにあつては主務課長に合議したうえ総務課長において、その他のものにあつては主務課長において廃棄することができる。

(廃棄文書の処理)

第47条 前条の規定により文書を廃棄する場合に当該廃棄文書中に印影等移用のおそれのあるもの又は他にみせてはならないものは、塗り消し、若しくは切り取り、又は焼却しなければならない。

附 則

1 この規程は、昭和47年5月15日から施行する。

2 この規程の施行前に作成された帳票でこの規程の施行の際、現に在庫しているものについては、この規程による様式により作成された帳票とみなし、当分の間、必要に応じ補正して引続き使用することができる。

附 則(平成12年訓令第10の1号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

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別表第2

文書の種別及び保存年限

種別

保存年限

事項

第1種

永久保存

1 村の基本に関するもの

2 行政上の重要な施策に関するもの

3 条例、規則の制定及び改廃に関するもの

4 告示、内規、規則等で特に重要なもの

5 議会に提出した議案、報告等で特に重要なもの

6 統計資料、研究資料その他行政上の参考資料等で特に重要なもの

7 各種台帳原簿等で特に重要なもの

8 公有財産に関するもので重要なもの

9 予算、決算及び出納に関するもので特に重要なもの

10 許可、認可、契約等で特に重要なもの

11 議会議事録及び議決書

12 進退、賞罰、身分等に関するもので特に重要なもの

13 年金に関するもので特に重要なもの

14 工事関係書類で特に重要なもの

15 村の設置、分合、境界の変更及び名称の変更に関するもの

16 国又は沖縄県からの令達、指令、その他の通知及び往復文書で特に重要なもの

17 その他永久保存の必要なもの

第2種

10年保存

1 主要行政事務の施策に関するもの

2 告示、内規、例規に関するもの

3 議会に提出した議案、報告等で重要なもの

4 統計資料、研究資料その他行政上の参考資料等で重要なもの

5 各種台帳原簿等で重要なもの

6 許可、認可、契約等で重要なもの

7 請願、陳情に関するもので重要なもの

8 官公署との往復文書で永久保存の必要のないもの

9 村議会に関するもので永久保存の必要のないもの

10 予算、決算及び出納に関するもの

11 年金に関するもの

12 工事又は設計書及び物品等に関する契約書

13 補助金に関するもの

14 文書件名簿、諸証明交付簿、切手受払簿

15 調査統計に関するもので永久保存の必要のないもの

16 その他10年保存の必要のあるもの

17 村税、その他各種公課に関するもの

第3種

5年保存

1 統計資料、研究資料その他行政上の参考資料等で他の類に属しないもの

2 報告、届出、復命又は調査で他の類に属しないもの

3 諮問、答申又は建議で他の類に属しないもの

4 請願又は陳情で他の類に属しないもの

5 職員の旅行命令簿、出勤カード、超過勤務命令簿等

6 職員の諸届出で他の類に属しないもの

7 予算、決算又は出納に関するもので他の類に属しないもの

8 各種台帳、原簿類で他の類に属しないもの

9 照会、回答その他の往復文書で他の類に属しないもの

10 その他5年保存のもの

第4種

3年保存

1 消耗品受払簿

2 当直日誌

3 その他3年保存の必要のあるもの

第5種

1年保存

軽易な文書

多良間村文書事務取扱規程

昭和47年5月15日 訓令第10号

(平成12年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和47年5月15日 訓令第10号
平成12年3月24日 訓令第10号の1