○多良間村戸籍情報システム管理運営要綱

平成15年12月20日

要綱第1号

(目的)

第1条 この要綱は、多良間村における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要綱において次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍法(昭和22年法律第224号)第117条の2第1項の規定に基づき、戸籍、除かれた戸籍(以下「除籍」という。)、附票及び人口動態調査票を磁気ディスク等に記録し、記録事項証明書、謄抄本及び人口動態調査票を作成するための電子情報処理組織をいう。

(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体及び装置をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム設計書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(電子計算機の管理)

第3条 電子計算機(端末機を除く)の管理者は、総務課長をもつて充てる。総務課長は、施錠可能な専用の場所(以下「電算室」という)にこれを設置しなければならない。

(電算室の管理)

第4条 電算室の管理者は、総務課長をもつて充てる。

2 総務課長は、各電算処理業務の担当課より申請があり、総務課長が認可した職員(以下「各課担当職員」という)及び特に認められた委託業者(以下「電算委託業者」という)以外の者を電算室へ立ち入らせてはならない。

3 総務課長は、電算室における火災、盗難又は事故を防止するために必要な措置を講じなければならない。

(データ保護管理者)

第5条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という)を置き、民生課長をもつて充てる。

(データ取扱責任者)

第6条 保護管理者を補佐させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という)を置き、保護管理者が民生課戸籍係の中からこれを指名する。

(端末装置の管理)

第7条 戸籍情報システムの端末装置管理者は、保護管理者とする。また、端末装置取扱責任者を、取扱責任者とする。

(パスワードの管理)

第8条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の範囲及び業務の目的を超えて使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第9条 保護管理者は、取扱責任者に次の各号について報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 執務室の管理状況

(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること

(データの保護)

第10条 保護管理者は、データの漏洩、滅失、及び毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第11条 保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができる保管場所に保管する等、これらの安全を確保するとともに、その使用に関し適切な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去したうえで、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(入出力帳票の管理)

第12条 民生課は、入出力帳票の受払い又は保管に関する事項を記録するため、台帳等を調製し、これを保管しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第13条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。

(守秘義務)

第14条 戸籍情報システムに関係する職員は、その事務処理について知り得た秘密を漏らしてはならない。その職務を離れた後も同様とする。

附 則

この要綱は、平成15年12月20日から施行する。

多良間村戸籍情報システム管理運営要綱

平成15年12月20日 要綱第1号

(平成15年12月20日施行)