○立山町文書事務取扱規程

昭和47年8月25日

訓令第3号

立山町文書事務取扱規程を次のように定め、公表する。

立山町文書事務取扱規程

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 文書管理の組織(第6条―第8条)

第3章 公文書の種類及び書式(第9条―第13条)

第4章 文書の収受及び配布(第14条―第19条)

第5章 文書の起案及び回議(第20条―第29条)

第6章 文書の浄書及び施行(第30条―第33条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 立山町における文書事務の処理については、別に定めるものを除くほかこの訓令の定めるところによる。

(平17訓令3・一部改正)

(文書事務の原則)

第2条 文書事務は、適正かつ速やかに行うとともに、その処理の経過を明らかにし、常に事務能率の向上に役立つように処理しなければならない。

(平2訓令4・一部改正)

(文書作製の原則)

第3条 文書を作製するときは、その内容及び目的を平易、簡潔かつ明りょうに表現しなければならない。

(平2訓令4・一部改正)

(文書取扱いの原則)

第4条 文書は、常にていねいに取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように注意しなければならない。

(平2訓令4・一部改正)

(秘密保持の原則)

第5条 機密文書を取り扱う場合は、細心の注意を払わなければならない。

2 機密文書を保管又は保存の必要がなくなったときは、焼却その他確実な方法によって廃棄しなければならない。

第2章 文書管理の組織

(総務課長の職務)

第6条 総務課長は、立山町の文書事務が適正かつ円滑に行われるよう指導調整するものとする。

(平2訓令4・平17訓令3・一部改正)

(文書責任者)

第7条 課に、その所掌事務に係る文書の取扱いを円滑に行わせるため、文書責任者をおく。

2 文書責任者は、当該課の庶務担当係長又は課長が当該課員のうちから指定するものをもって充てる。

(平2訓令4・平17訓令3・一部改正)

(文書責任者の職務)

第8条 文書責任者は、上司の命を受け次の事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 文書の整理保管に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。

(平17訓令3・一部改正)

第3章 公文書の種類及び書式

(公文書の種類)

第9条 公文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 行政処分又は重要な事項について管内の全部又は一部に公示するもの

(4) 公告 軽易な事実について管内の全部又は一部に公示するもの

(5) 訓令 所属機関又は所属職員に対して一般的に指揮命令するもの

(6) 指令 所属機関及び所属職員以外の者に対して指示命令するもの

(7) 一般文書 前各号に定める以外のもの

2 前項の公文書のうち条例、規則、告示、公告及び訓令は、立山町公告式条例(昭和29年立山町条例第3号)第2条第2項の掲示場に掲示する。

(平2訓令4・一部改正)

(公文書の記号及び番号)

第10条 公文書には、次の各号により記号及び番号を付する。

(1) 条例、規則、告示及び訓令には、町名を冠し、総務課において、その種類に従い、条例等番号簿(様式第1号)の番号を付する。

(2) 一般文書には、記号として、別表第1による課名の頭文字等の記号を冠し(機密に属するものにあっては、当該記号の次に「秘」又は「極秘」の文字を加える。)文書処理簿(様式第2号)の番号を付する。ただし、表彰状、契約書、その他記号及び番号を付する必要がないと認める文書並びに特に軽易な文書については、この限りでない。

(3) 指令には町名を冠し、一般文書の例により記号及び番号を付する。

(4) 同一事案に係わる一般文書は、完結するまで同一番号を用いる。

(5) 番号は、会計年度による。ただし、条例、規則、告示、公告、訓令及び議案等に付する番号は暦年とする。

(平2訓令4・平17訓令3・令元訓令5・令2訓令2・一部改正)

(公文書の記名)

第11条 公文書の記名は、次の各号に定めるところによる。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、町長名を用いる。

(2) 公告には、町名を用いることもできる。

(3) 一般文書には、事案の軽重又はあて先の別により町長名、副町長名、会計管理者名を用いる。

(昭53訓令2・平2訓令4・平18訓令3・平19訓令5・一部改正)

(公文書の公印)

第12条 公文書(条例及び規則を除く。)には、記名して公印及び契印を押さなければならない。この場合において、公印使用者は、公印使用簿(立山町公印規程(昭和46年立山町訓令第2号)様式第4号)に標題を登載するとともに原議を提示し公印使用簿に公印保管者の認印を受けなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、印刷又は謄写刷りの文書で軽易なものについては公印及び契印を省略することができる。

(平2訓令4・一部改正)

(公文書の書式)

第13条 公文書の書式は、別表第2による公文書式によるものとする。ただし、この書式により難い場合又はこの書式によることが不適当な場合においては、あらかじめ総務課長に協議して他の書式によることができる。

(平2訓令4・一部改正)

第4章 文書の収受及び配布

(文書の取扱い)

第14条 役場に到達した文書は、文書責任者が収受し、次の各号により取り扱わなければならない。

(1) 普通文書は返送を要するものを除き、すべて開封し、文書収発簿に登載した後、受付印(様式第3号)を押し、記号及び番号を記入の上、重要な文書は、総務課を経て町長及び副町長の閲覧を受け、その他のものは配布すること。ただし、特に軽易と認められる文書については、文書収発簿の登載を省略することができる。

(2) 親展文書及び秘密の表示のある文書は開封せず、特殊文書処理簿(様式第4号)に登載した後受付印を押し、町長及び副町長あてのものは総務課長を経て、その他のものは、直接あて名の者に配布する。

(3) 前号の手続を経て開封閲了した親展文書で機密の取扱いを要するものは、主務課において保管すること。

(4) 電報は、特殊文書処理簿に登載の上、親展でないものは開封し主務課に配布し、親展のものは、封かんのまま、町長及び副町長あてのものは、総務課長を経て、その他のものは直接あて名の者に配布する。

(5) 現金、金券及び証券は、金券等収受簿(様式第5号)に登載の上課長を経て会計管理者に配布すること。

(6) 物品は、物品収受簿(様式第6号)に登載の上、主務課に配布すること。

(7) 不服申し立て、訴訟に関する文書その他受付日時が行為の効力又は権利に関係あるものは、受付印を押し、郵便によるものは、封皮を添え本人の持参したものは、その旨を付記すること。

(8) 私人から提出した願書、投書その他調査上必要があると認められるものはその封皮を添付すること。

(9) 収受した文書は、即日配布すること。ただし、退庁時刻を過ぎたため配布し難いときは、翌日速やかに配布すること。

(昭53訓令2・平2訓令4・平17訓令3・平18訓令3・平19訓令5・一部改正)

第15条 削除

(平17訓令3)

(配布文書の受領)

第16条 配布した文書は、直ちに上司の閲覧を受けなければならない。

2 文書を閲覧した課長は、当該文書の処理方針を示して主務係長に配布しなければならない。

(平2訓令4・平17訓令3・一部改正)

(請願書等の処理)

第17条 文書責任者は、請願書及び陳情書の配布を受けたときは、その処理の状況を明らかにしておかなければならない。

(平17訓令3・一部改正)

(文書の返付)

第18条 文書でその主務に属しないものは、直ちに総務課長に返付しなければならない。

2 前項の場合において主務課が判別し難いときは、総務課長が上司の決定を受けるものとする。

(平2訓令4・平17訓令3・一部改正)

(2以上の課に関係ある文書の取扱い)

第19条 2以上の課に関連する文書は、総務課長が最も関係が深いと認める課に配布する。

(平2訓令4・一部改正)

第5章 文書の起案及び回議

(起案及び供覧)

第20条 起案は、回議書(様式第7号)を、供覧は供覧書(様式第8号)を用いて行わなければならない。ただし、定例のもの又は軽易なものについては、文書の余白に処理案を朱記してこれにかえることができる。

(平2訓令4・令2訓令2・一部改正)

(起案等の要領)

第21条 起案又は供覧(以下「起案等」という。)は、次の各号に掲げる要領によらなければならない。

(1) 公文の用字は、常用漢字及び現代仮名遣い、送り仮名の付け方によること。

(2) 起案文書には、簡潔な標題をつけ、その次に意思表示が伴うその文書の性質を表す照会、回答、通知等を括弧書すること。

(3) 供覧文書には、簡潔な標題をつけ、その次に意思決定を伴わないその文書の性質を表す、周知や報告等を括弧書すること。

(4) 起案等の参考となる書類、関係法令の抜すい等を添付すること。

(5) 書留、親展、内容証明等特別の扱いを必要とする起案文書については、その旨を明記すること。

(6) 起案等用紙には、起案等年月日、氏名、その他必要な事項を記載し、起案理由、経過の要領等を付記しなければならない。ただし、定例又は軽易なものについては、これを省略することができる。

(7) 電報案は特に簡明に記載すること。

(平2訓令4・令2訓令2・一部改正)

(回議)

第22条 起案等は、その事案の内容に応じて関係課員及び上司に回議し、決裁を受けなければならない。

(平2訓令4・令2訓令2・一部改正)

(回議案の取扱い)

第23条 前条の規定により回議を受けた場合において、意見を異にするときは主務課長と協議しなければならない。なお、協議がととのわないときは、上司の決裁を受けなければならない。

(平2訓令4・一部改正)

第24条 重要又は異例な文書は、主務課長が持参して説明に当たり、回議中に意見のあったものは、その旨をあわせて述べなければならない。

2 急を要する回議案は、持ち廻り又は赤紙をはるものとする。

3 機密に属する回議案については、欄外に「秘」と押印し書類ばさみ等に納めて主務課長が持参して説明に当たり、常に取扱いに留意しなければならない。

4 秘密文書の保管は主務課長がするものとする。

(平2訓令4・一部改正)

(口頭処理)

第25条 文書を用いない照会、回答等で原議を保存する必要のないものについては、ロ頭をもって処理することができる。

2 前項のほか、特に急を要し文書をもってする暇のない場合は、口頭による上司の指揮を受けて処理することができる。この場合においては施行後に所定の手続により処理しなければならない。

(例規)

第26条 事務処理の基準となる通知等は、主務課において文書の欄外に[例規]と朱記した後、別に謄本を作製して編集保管しなければならない。

2 条例、規則、訓令及び事務処理の基準となる告示は、立山町例規集に登載するものとする。

(平2訓令4・一部改正)

(文書の審査)

第27条 次の各号に掲げる事案に係る起案文書は、主務課長の意思決定を経た後、他の課に関係のあるものは、更に当該関係課の合議を経て総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例案、規則案、告示案及び訓令案

(2) 議案

(3) 法令及び条例、規則等の解釈に関する事案

(4) 私法上の法律関係の設定及び変更に関する事案で重要又は異例に属するもの

(5) 行政上及び民事上の争訟に関する事案

(6) 往復文書で重要又は異例に属するもの

(7) 賞状案、表彰状案及び感謝状案で異例に属するもの

(平2訓令4・一部改正)

(回議文書の修正及び廃止)

第28条 回議文書の内容が修正されて決裁になったときは、軽易なものを除き関係者に回覧しなければならない。

2 回議文書を廃止する必要が生じたときは、その欄外に「廃案」と朱記して関係者に回覧しなければならない。

(決裁文書の返付)

第29条 町長及び副町長の決裁済文書は、総務課において、会計管理者の決裁文書は会計課においてそれぞれ主管課に返付しなければならない。

(昭53訓令2・全改、平2訓令4・平18訓令3・平19訓令5・一部改正)

第6章 文書の浄書及び施行

(文書の浄書)

第30条 決裁文書の浄書は、原則として主務課において行う。ただし、特殊なものは総務課において浄書するものとする。

2 決裁文書の浄書は、正確、明りょうに行わなければならない。

(平2訓令4・平17訓令3・一部改正)

(文書の施行手続)

第31条 主務課で発送を要する文書で郵便によるものについては、急施を要する場合を除くほか、午後3時まで総務課へ回付しなければならない。

(平2訓令4・平5訓令2・一部改正)

第32条 総務課は、前条の規定により発送文書の回付を受けたときは、次の各号により処理しなければならない。

(1) 郵便及び小包で施行するもの

その日の分を取りまとめ、各封筒又は小包に料金後納の印を押し、料金後納郵便物差出票を添えて郵便局に差し出すこと。この場合において書留にするものは、更に書留郵便物受領証を添付すること。

(2) 使送で施行するもの

使送先ごとに分類し、総務課が定める使送箱に入れること。この場合において文書の授受を明らかにしておく必要のあるものにあっては、文書送達簿に記載し、受信者の受領印を徴しておかなければならない。

(その他必要な事項)

第33条 この訓令において、別に定める旨を規定するものを除き、この訓令施行に関し必要な事項は、町長が定める。

(平17訓令3・一部改正)

附 則

1 この訓令は、昭和47年9月1日から施行する。

2 立山町役場庶務規程(昭和29年立山町訓令第1号)は、廃止する。

3 この訓令施行の際、従前の規程により行った手続その他の行為は、この訓令の相当規定により行った手続、その他の行為とみなす。

(平2訓令4・一部改正)

附 則(昭和51年訓令第3号)

この訓令は、公表の日から施行し、昭和51年4月1日から適用する。

附 則(昭和53年訓令第2号)

この訓令は、公表の日から施行し、昭和53年2月13日から適用する。

附 則(平成2年訓令第4号)

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

附 則(平成5年訓令第2号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令第4号)

この訓令は、公表の日から施行し、平成8年4月1日から適用する。

附 則(平成10年訓令第1号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令第4号)

この訓令は、公表の日から施行し、平成13年4月1日から適用する。

附 則(平成17年訓令第3号)

1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

2 この訓令の施行前の様式によりなされた行為は、当分の間、改正後の相当様式によりなされたものとみなす。

附 則(平成18年訓令第3号)

この訓令は、公表の日から施行し、平成17年7月1日から適用する。

附 則(平成18年訓令第7号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令第5号)

この訓令は、公表の日から施行し、平成19年4月1日から適用する。

附 則(平成20年訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日より施行する。

附 則(平成22年訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日より施行する。

附 則(平成24年訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日より施行する。

附 則(平成28年訓令第2号)

この訓令は、平成28年5月1日から施行する。

附 則(令和元年訓令第5号)

この訓令は、令和2年1月1日から施行する。

附 則(令和2年訓令第2号)

(施行日)

1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の改正前に行われた行為は、当分の間、改正後の相当規定により行われたものとみなす。

別表第1(第10条関係)

(平17訓令3・全改、平18訓令7・平20訓令2・平22訓令2・平24訓令2・令2訓令2・一部改正)

公文書の記号

課名

記号

総務課

立総

総務課(政策調整監)

立政

企画政策課

立企

税務課

立税

住民課

立住

健康福祉課

立健

建設課

立建

農林課

立農

商工観光課

立商

会計課

立会

水道課

立水

(平2訓令4・平28訓令2・一部改正)

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(平2訓令4・一部改正)

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(令2訓令2・全改)

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(平2訓令4・全改)

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(平2訓令4・一部改正)

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(平2訓令4・平19訓令5・一部改正)

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(平2訓令4・一部改正)

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(令2訓令2・全改)

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(令2訓令2・追加)

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立山町文書事務取扱規程

昭和47年8月25日 訓令第3号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
昭和47年8月25日 訓令第3号
昭和51年7月10日 訓令第3号
昭和53年3月10日 訓令第2号
平成2年3月28日 訓令第4号
平成5年3月25日 訓令第2号
平成8年6月28日 訓令第4号
平成10年3月27日 訓令第1号
平成14年1月4日 訓令第4号
平成17年3月31日 訓令第3号
平成18年2月8日 訓令第3号
平成18年3月31日 訓令第7号
平成19年3月30日 訓令第5号
平成20年3月31日 訓令第2号
平成22年3月19日 訓令第2号
平成24年3月22日 訓令第2号
平成28年5月1日 訓令第2号
令和元年12月27日 訓令第5号
令和2年3月30日 訓令第2号