○立山町文書管理規程

平成11年3月31日

訓令第2号

立山町文書管理規程を次のように定め、公表する。

立山町文書管理規程

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の保管(第8条―第10条)

第3章 文書の移替え及び引継ぎ(第11条・第12条)

第4章 保存文書引継簿(第13条・第14条)

第5章 文書の保存及び廃棄(第15条―第22条)

第6章 雑則(第23条・第24条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書の保管・保存及び廃棄に関し必要な事項を定め、文書管理の適正化及び事務能率の向上を図ることを目的とする。

(用語の定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書の保管

文書を当該文書に係る事案を担当する課、室、局、署(以下「主務課等」という。)の事務室内の所定の場所に収納しておくことをいう。

(2) 文書の保存

文書を書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(3) 移替え

ファイリング・キャビネット(以下「キャビネット」という。)の上段に収納している現年度の文書を、キャビネットの下段又は事務室内の保管庫等に移すことをいう。

(4) 引継ぎ

キャビネットの下段又は事務室内の保管庫等に収納している前年度の文書を保存のため総務課長に引き渡すことをいう。

(5) 文書管理システム 電子計算機(演算装置・制御装置・記憶装置及び入出力装置からなる電子情報処理装置をいう。)を利用して文書の収受、起案、保存、引継ぎ、廃棄の事務の処理及び文書に係る情報の総合的な管理を行う情報処理システムで総務課長が管理するものをいう。

(令2訓令3・一部改正)

(文書の保管・保存及び廃棄の基本)

第3条 文書の保管・保存及び廃棄は、正確かつ適正に行い、事務が円滑に処理されるよう努めなければならない。

(保管文書の整理)

第4条 主務課等の長は、毎年1回以上総務課長が定める期日に保管文書の整理点検を行わなければならない。

(文書管理の調査及び指導)

第5条 総務課長は、文書管理の維持を図るため、毎年1回以上主務課等における文書の管理状況について調査し、適切な指導及び助言を行うものとする。

(文書責任者の設置)

第6条 主務課等に文書責任者1名をおく。

2 主務課等の長は、毎年4月1日に文書責任者を指定し、その氏名を総務課長に通知しなければならない。

3 主務課等の長は、前項の規定により指定した文書責任者を変更した場合には、速やかにその旨を総務課長に通知しなければならない。

4 文書責任者が不在であるときは、あらかじめ主務課等の長が指定する職員がその職務を代理する。

(文書責任者の職務)

第7条 文書責任者は、主務課等における次の事務を処理する。

(1) ファイル基準表(様式第1号)等の作成に関すること。

(2) 文書の移し替え、引継ぎ及び廃棄に関すること。

(3) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

(4) 前各号に掲げるもののほか、文書事務の指導及び改善に関すること。

(令2訓令3・一部改正)

第2章 文書の保管

(文書の保管単位)

第8条 文書を保管する単位(以下「保管単位」という。)は、第2条第1号に規定する主務課等とする。

2 総務課長は、事務室等の状況等により前項の保管単位によることが不適当と認めるときは、関係する主務課等と協議し、他の保管単位を決めることができる。

(保管用具)

第9条 文書の保管用具は、原則として日本産業規格A4の3段キャビネットを使用する。

2 前項のキャビネットに収納することが不適当と認められる文書については、その他の保管庫等それぞれ適当な用具を使用することができる。

3 保管用具の増減は、文書の収納状況を調査し、主務課等の長と協議し、総務課長が決定する。

(令元訓令3・一部改正)

(文書の整理及び保管)

第10条 文書は、収受時及び起案時に文書管理システムを用いて、ファイル基準表(様式第1号)に登録し、所定の場所に保管しなければならない。ただし、軽微なもの又は登録しない理由のあるものについては、この限りでない。

2 現年度の文書は、キャビネットの上段に収納し、前年度の文書は、下段に収納し保管する。

3 保管文書は、ファイルごとにファイル内文書一覧(様式第2号)を作成し、綴らなくてはならない。ただし、台帳及び申請書等の同一文書を大量に収納するファイル等については、この限りでない。

(令2訓令3・一部改正)

第3章 文書の移替え及び引継ぎ

(令2訓令3・改称)

(移替え及び引継ぎ)

第11条 保管文書の移替え及び引継ぎは、毎年4月末に行う。

2 年度にかかわりなく常時使用する文書は、移替えを行わないことができる。

3 前項に定める文書を収納する紙ばさみ(以下「個別フォルダー」という。)には、所定の箇所に「常」の表示をするものとする。

(令2訓令3・全改)

(引継ぎ方法)

第12条 文書責任者は、引継ぎする文書を保存期間別に保存場所へ収納するとともに、保存箱番号及び保存場所を文書管理システムに登録するものとする。

2 文書責任者は、引継ぎする文書を、廃棄作業指示書(様式第3号)、引継ぎ予定ファイル一覧表(様式第4号)、廃棄予定ファイル一覧表(様式第5号)、保存年限満了予告書(様式第6号)に従って個別フォルダーごとに区分して保存箱に収納し、保存文書引継簿(様式第7号)、保存箱別ファイル一覧表(様式第8号)とともに総務課長に引き継ぐものとする。また、保存箱には、保存箱ラベル(様式第9号)を貼付する。

(令2訓令3・全改)

第4章 保存文書引継簿

(令2訓令3・改称)

(保存文書引継簿の作成等)

第13条 文書責任者は、保管単位において当該年度に分類整理された文書については、4月末までに保存文書引継簿(様式第7号)を2部作成し、主務課等の長の承認を得て、その1部を総務課長に提出しなければならない。

2 主務課等の長は、特に編集及び製本を必要と認める文書は、総務課長と協議し、保存文書引継簿(様式第7号)に従って、編集及び製本することができる。

3 前項の規定により編集及び製本した文書については、第1項の規定に準じて総務課長に引き継ぐものとする。

(令2訓令3・全改)

(保存文書引継簿の精査等)

第14条 総務課長は、前条第1項の規定により提出された保存文書引継簿(様式第7号)について、その記載事項の適否を精査し必要に応じて文書責任者に指導助言を行う。

(令2訓令3・全改)

第5章 文書の保存及び廃棄

(文書の保存期間)

第15条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除き、次の5種とする。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 前項の保存期間は、文書保存期間基準表(別表)に基づき主務課等の長が定める。ただし、この基準により難い文書は総務課長と協議し定めることができる。

3 文書の保存期間は、文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日(暦年により管理するものにあっては、文書の完結日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。

4 前項の規定にかかわらず第11条第2項に定める文書の保存期間は、当該文書を移し替えた日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(令2訓令3・旧第16条繰上・一部改正)

(文書の保存場所)

第16条 保存文書は、総務課長が管理する書庫に保存するものとする。

(令2訓令3・旧第17条繰上)

(保存文書の管理委任)

第17条 総務課長は、書庫の都合等により保存文書の管理を主務課等の長に委任することができる。

(令2訓令3・旧第18条繰上・一部改正)

(保存文書の閲覧)

第18条 保存文書を閲覧しようとする職員は、総務課長又は、総務課長から管理委任を受けた主務課の長に申し出て、その承認を受けなければならない。

(令2訓令3・旧第19条繰上)

(禁止事項)

第19条 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、加筆し又は訂正してはならない。

(令2訓令3・旧第20条繰上)

(主務課等における廃棄等)

第20条 当該課等の長は、保管を要しない文書については、随時廃棄しなければならない。

2 前年度文書のうち保存を要しない文書については、主務課等の長が精査して廃棄を決定し、廃棄文書一覧表(様式第10号)を作成し、第13条の規定により総務課長に引き継がなければならない。

(令2訓令3・旧第21条繰上・一部改正)

(総務課長による廃棄)

第21条 総務課長は、第13条の規定により引継ぎを受けた文書を廃棄するについては、当該文書の主務課等の長と協議の上廃棄の適否を決定しなければならない。

2 前項の規定により廃棄を決定した文書及び前条第2項の規定により引継ぎを受けた文書については、総務課長は、文書責任者を立ち会わせ裁断、溶解その他適切な方法により処分しなければならない。ただし、廃棄文書のうち、町政資料として歴史的価値を有すると認められるものは、これを永年保存しなければならない。

(令2訓令3・旧第22条繰上・一部改正)

(保存期間の再検討)

第22条 総務課長は、前条第1項の規定による協議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、更に期間を定めて保存することができる。

2 長期保存文書について総務課長は、主務課等の長と協議の上、保存の必要性を調査し、引き続き保存する必要がないと認められる文書については、前条の規定により廃棄することができる。主務課等の長は、廃棄をしないと決定したものについては廃棄延長ファイル一覧表(様式第11号)を作成し、総務課長へ提出しなければならない。

(令2訓令3・旧第23条繰上・一部改正)

第6章 雑則

(機密文書の管理)

第23条 機密を要する文書は、総務課長の承認を受け、この訓令によらないで処理することができる。

(令2訓令3・旧第24条繰上)

(補則)

第24条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。

(令2訓令3・旧第25条繰上)

附 則

1 この訓令は、平成11年4月1日から施行する。

2 立山町文書編纂保存規程(昭和36年立山町訓令第1号)は、廃止する。

3 この訓令の適用前になした手続その他の行為は、この訓令に相当する規定によってなしたものとみなす。

附 則(令和元年訓令第3号)

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(令和2年訓令第3号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

別表(第16条関係)

(1) 永年

1 条例、規則、その他例規に関するもの

2 町の配置分合、改称並びに境界等に関するもの

3 町の沿革及び町史の資料となるもの

4 町の総合的な計画、その他特に重要な事業の計画に関するもの

5 議会の議案、会議録、その他議会に関する重要なもの

6 財産の取得、管理、処分等及び町債に関する文書で重要なもの

7 予算、決算に関する原本

8 不服申立て及び訴訟等に関する事案に係る文書で、将来の例証となるもの

9 任免、進退、賞罰等に関すること

10 叙位、叙勲、表彰等の事案に関するもの

11 事務引継書で重要なもの

12 契約等文書で重要なもの

13 統計等に関するもので重要なもの

14 所轄行政庁の令達、通達その他特に重要な文書

15 その他永年保存が必要と認められるもの

(2) 10年

1 金銭出納に関する証拠書類

2 選挙に関する重要なもの

3 法令により処分したもの

4 許認可証及び証明等に関する重要なもの

5 上級庁等への報告等で重要なもの

6 陳情書、請願書等で重要なもの

7 渉外に関する重要なもの

8 その他10年保存が必要と認められるもの

(3) 5年

1 諮問、答申等に関すること

2 予防接種等で重要なもの

3 通知、申請、届出、報告等で重要なもの

4 統計等に関する資料

5 物品購入、修繕の契約に関するもの

6 その他5年保存が必要と認められるもの

(4) 3年

1 職員の服務に関するもの

2 文書の収受及び発送に関するもの

3 負担金、補助金及び交付金関係書類

4 その他3年保存が必要と認められるもの

(5) 1年

1 申請、報告、通知、照会、回答等の文書で軽易なもの

2 日誌、月報に関するもの

3 各種証明に関するもの

4 その他1年保存が必要と認められるもの

(令2訓令3・全改)

画像

(令2訓令3・全改)

画像

(令2訓令3・全改)

画像

(令2訓令3・全改)

画像

(令2訓令3・追加)

画像

(令2訓令3・追加)

画像

(令2訓令3・追加)

画像

(令2訓令3・追加)

画像

(令2訓令3・追加)

画像

(令2訓令3・追加)

画像

(令2訓令3・追加)

画像

立山町文書管理規程

平成11年3月31日 訓令第2号

(令和2年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成11年3月31日 訓令第2号
令和元年8月27日 訓令第3号
令和2年3月30日 訓令第3号