○飛島村文書管理規程
平成10年12月28日
規程第2号
目次
第1章 総則(第1条～第5条)
第2章 文書取扱主任者等(第6条～第8条)
第3章 文書の受領及び配布(第9条～第13条)
第4章 文書の収受及び処理(第14条～第24条)
第5章 文書の浄書及び発送(第25条～第31条)
第6章 文書の整理、保管及び保存(第32条～第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、事務の処理を適正にし、その能率的な運営を図るため、文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程において「課」とは、次に掲げるものをいう。
(1) 飛島村事務分掌規則(平成8年規則第1号)第2条に規定する課及びセンター
(2) 飛島村会計管理者の補助組織設置規則(昭和57年規則第17号)第1条に規定する会計室
(事務処理の原則)
第3条 事務処理は、文書によって行うことを原則とする。
2 文書の処理は、すべて正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に運営されるようにしなければならない。
3 文書は、易しく分りやすいようにすることを基本方針として作成しなければならない。
4 すべての文書は、上司の許可を受けなければ、これを関係者以外の者に示し、内容を告げ、その写しを与え、又は庁外へ持ち出してはならない。
(秘密文書の取扱い)
第4条 職員は、秘密を要する文書の取扱いについては、細心の注意を払い、その内容が漏れないようにしなければならない。
(公文の種類)
第5条 公文の種類は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(3) 訓令 職員に対する命令で公表の必要があるもの
(4) 訓 職員に対する命令で公表の必要がないもの
(5) 内訓 訓のうち秘密なもの
(6) 告示 法令の規定に基づいてする行政処分で公示するもの
(7) 公告 告示以外のもので公示するもの
(8) 往復文 許可、認可等の行政処分、照会、依頼、回答、通知、報告、諮問、進達、副申、申請、通達、勧告その他これらに類するもの
(9) その他 契約書、証明書その他前各号に該当しないもの
第2章 文書取扱主任者等
(文書取扱主任者)
第6条 課に文書取扱主任者(以下「文書主任」という。)を置く。
2 文書主任は、当該課の庶務を所掌する課長補佐又は係長をもって充てる。ただし、課長補佐及び係長を置かない課にあっては、当該課の長(以下「課長」という。)をもって充てる。
3 文書主任は、当該課において、文書整理担当者を指揮監督し、文書の点検を行い、文書の整理、保管及び保存の状況を常に把握し、文書事務の適正な管理及び運営に努めなければならない。
(文書整理担当者)
第7条 課に文書整理担当者(以下「文書担当者」という。)を置く。
2 文書担当者は、課長が指名する。
3 文書担当者は、文書主任の指示を受けて文書の受領、収受、発送の手続、整理、保管、保存その他文書事務を処理する。
(文書事務の指導及び改善)
第8条 総務課長は、各課の文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう改善に努め、文書主任に対し必要な指導及び助言をするものとする。
第3章 文書の受領及び配布
(文書の受領)
第9条 役場に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、午後5時15分から翌日の午前8時30分まで及び週休日又は休日に到達した文書は、飛島村当直規程(昭和49年規程第1号)に定める当直者が受領し、総務課に送付するものとする。
2 郵便料金が未払又は不足である郵便物は、総務課長が公務に関すると認めるものに限り、その未払又は不足の料金を支払って受領することができる。
3 主務課に直接到達した文書は、第1項の規定にかかわらず、当該主務課において受領する。
(1) 封筒の表示等により主務課が明らかな文書は、開封しないで、文書仕訳棚により配布すること。
(2) 封筒の表示等により主務課が明らかでない文書は、開封し、文書仕訳棚により配布すること。
(2) 書留郵便物、配達証明郵便物その他の特殊取扱郵便物 封筒の表示等により主務課が明らかでないものにあっては、開封し、その他のものにあっては封をしたまま封皮に収受印を押し、特殊文書収配簿に必要な事項を記載の上、受領印を徴して主務課長に配布すること。
(権利に消長のある文書の取扱い)
第12条 債権譲渡通知書、差押通知書その他文書収受の日時が権利の得喪に関係がある文書は、その封皮に収受印を押し、時刻を明記し、特殊文書収配簿に必要な事項を記載の上、受領印を徴して主務課長に配布しなければならない。
(誤って配布を受けた文書の取扱い)
第13条 主務課長は、配布され、又は直接受領した文書が当該課の所管に属さないものであるときは、次に定めるところにより当該文書の送付等をしなければならない。
(1) 主務課が明らかな文書は、直ちに当該主務課に転送すること。
(2) 第11条各号に掲げる文書及び主務課が明らかでない文書は、直ちに総務課に返付し、又は送付すること。
第4章 文書の収受及び処理
(配布を受けた文書等の処理)
第14条 主務課長は、文書の配布を受け、又は文書を直接受領したときは、文書担当者をして直ちに収受の手続をさせた上、文書主任をして直ちに当該文書を点検させ、事務担当者に配布させるものとする。
4 文書主任は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、その旨関係課の文書主任に連絡し、必要があるときはその写しを送付しなければならない。
(起案)
第15条 事案を起案するときは、起案用紙(様式第5号)を用いるものとする。ただし、軽易なものは、収受文書又は文案を記載した用紙の余白に朱書して起案することができる。
2 事案が重要なもの又は異例に属するものは、根拠法令、調査事実、前例その他の参考事項を記載し、又は関係書類を添付して起案の根拠、理由及び経過等を明らかにしなければならない。
(起案の要領)
第16条 起案文章は、平易かつ簡明に、文字は正確に書くものとする。
2 起案用紙を用いて起案する場合にあっては、文書の記号、番号、分類記号、保存年限、起案年月日、起案者氏名等を所定欄に記載し、起案者欄に押印しなければならない。この場合において、当該起案が収受文書に基づくものであるときは、その収受文書を添えるものとする。
3 前条第1項ただし書の規定により起案する場合にあっては、当該収受文書又は文案を記載した用紙の余白に分類記号、保存年限、起案年月日等を記載し、起案者の印を押さなければならない。
4 電報案は、特に簡易を旨とし、電文を傍書し、末尾に総字数を記載するものとする。
5 金額その他重要な箇所を訂正したときは、その箇所に押印するものとする。
(1) 条例、規則、訓令、訓、内訓及び告示の記号は、その区分により「飛島村条例」、「飛島村規則」、「飛島村訓令」、「訓」、「内訓」及び「飛島村告示」とし、番号は、令達番号簿(様式第6号)によること。
(2) 往復文の記号は、暦年を表す数字と主務課を表す次に掲げる略字を記入すること。
総務課 総
企画課 企
税務課 税
住民課 住
福祉課 福
保健環境課 保
第一保育所 一保
敬老センター 敬
建設課 建
経済課 経
会計室 会
(文書の日付)
第18条 文書の日付は、施行の日を用いるものとする。
(文書の発信者名及びあて先名)
第19条 文書の発信者名は、原則として村長名を用いなければならない。ただし、文書の性質又は内容により、決裁権限を有する者の職及び氏名又は村名を用いることができる。
3 文書の発信者名及びあて先名の記載に当たり、往復文(許可、認可等の行政処分に係るものその他重要と認められるものを除く。)については職名だけを記載し、氏名の記載を省略することができる。
(回議)
第20条 起案書は、係長、課長補佐、課長、部長、副村長その他関係職員に回議した後村長の決裁を受けなければならない。
(合議)
第21条 起案の内容が他の部又は課に関係を有する場合は、当該起案書を関係部長、関係次長又は課長に合議しなければならない。この場合において、同一部内にあっては主務課長、他の部にわたるものにあっては主務部長を経て行うものとする。
2 合議は必要かつ最小限の範囲にとどめ、事務処理の促進に努めなければならない。
3 合議を受けた関係部長、関係次長又は課長において異議があるときは、協議を行い、なお意見が一致しないときは、直ちに上司の指示を受けなければならない。
4 合議を求めた起案について起案の内容が著しく変更されたときは、合議した関係部長、関係次長又は課長に通知しなければならない。
(秘密文書等の取扱い)
第22条 起案書の内容が秘密を要するもの、緊急を要するもの、又は重要なものであるときは、持ち回りで回議又は合議をしなければならない。
(不在処理の方法)
第23条 代決者が事務を代決したときは、「代」と記入し、押印するものとする。この場合、後閲を必要とするときは、「後閲」と記入し、決裁者の登庁後直ちに閲覧に供するものとする。
2 急を要する起案書で決裁者以外の上司が不在のときは、「不在」と記入して回議するものとする。この場合において重要なものについては、起案者において後閲の手続をしなければならない。
3 前項の規定は、決裁に至るまでの手続過程において合議を受ける者が不在の場合に準用する。
(供覧)
第24条 供覧を要する文書は、起案用紙を用い、「供覧」の表示をして関係職員に回付するものとする。ただし、軽易又は定例的なものは、当該文書の余白に朱書して処理することができる。
2 起案による処理を必要とする文書で直ちに起案することが困難なものは、当該文書の余白に「一応供覧」の表示をして上司に回付することにより、その指示を受けるものとする。
第5章 文書の浄書及び発送
(文書の浄書)
第25条 決裁を終えた文書(以下「原議」という。)で施行を要するものは、主務課において浄書するものとする。
2 浄書した文書は、主務課において原議と校合し、浄書者及び校合者は、起案用紙の所定欄に押印しなければならない。
(公印)
第26条 施行を要する文書には、飛島村公印規程(昭和53年規程第2号)の定めるところにより公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書についてはこの限りではない。
(割印及び契印)
第27条 特に重要と認められる文書については、割印又は契印をしなければならない。
(発送の手続)
第28条 文書を発送しようとするときは、あて名を記載した封筒に入れ、必要により親展、書留等の表示をして、総務課に送付しなければならない。ただし、主務課において直接持参する必要のある文書及び総務課長が主務課において取り扱うことが適当であると認めた文書は、主務課において発送することができる。
2 電報の発信は、主務課において行うものとする。
(経由印)
第29条 役場を経由する文書のうち、副申又は添書を必要としないものは、当該文書の余白に経由印(様式第7号)を押印して施行することができる。
(原議の処理)
第30条 文書を施行したときは、総務課の取扱者が原議に日付印及び取扱者印又は施行印(様式第8号)を押さなければならない。ただし、主務課で施行する文書については、主務課の文書主任又は文書担当者が原議に日付印及び取扱者印を押すものとする。
2 文書処理簿に記載されている文書を施行したときは、文書主任は、文書担当者をして文書処理簿(申請書等整理簿が作成されているものにあっては、当該申請書等整理簿)に処理経過を記載させなければならない。
3 事務担当者は、文書処理簿に記載されている文書について事案の処理が終了したときは、当該事案に関する文書を文書主任に回付しなければならない。この場合において、文書主任は、直ちに文書担当者をして文書処理簿に所要事項を記入させ、整理しなければならない。
(未処理文書の追求)
第31条 主務課長は、文書処理簿に記載されている文書のうち、未処理のものを調査し、その理由を明らかにして速やかに処理するように努めなければならない。
第6章 文書の整理、保管及び保存
(文書整理の原則)
第32条 文書は、常に整理し、必要な文書を必要なとき直ちに取り出せるようにしておかなければならない。
(未完結文書の管理)
第33条 未完結文書(施行を要する文書で施行の終わっていないもの、施行を要しない文書で決裁の終わっていないもの及び供覧を要する文書で供覧の終わっていないものをいう。)は、保管庫等において適正に管理し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(完結文書の保管及び保存)
第34条 完結文書(施行を要する文書で施行の終わったもの、施行を要しない文書で決裁の終わったもの及び供覧を要する文書で供覧の終わったものをいう。以下同じ。)は、ファイルにとじ込み(これにより難い文書にあっては、他の適当な用具に収納し)、事案の処理が完結する日の属する年度の末日まで主務課長が指定する保管庫の上段に整理し、及び保管しなければならない。
2 前項の規定により保管した文書は、当該年度の終了後、速やかに、当該保管庫の下段に移し替え、前年度の文書として1年間保存しなければならない。
3 前2項の規定により難いときは、これらの規定にかかわらず、他の適当な方法により完結文書を保管し、及び保存することができる。
(ファイル管理表の作成)
第35条 主務課長は、文書の適正な整理、保管及び保存を図るため、毎年4月10日までにファイル管理表(様式第9号)を作成し、当該年度末に当該年度のファイル管理表として確定させなければならない。
2 主務課長は、文書主任をして文書がファイル管理表のとおり適正に整理、保管及び保存されているかを定期的に点検させなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、秘密を要する文書は、主務課において保存しなければならない。
(保存年限)
第37条 文書の保存年限は、次の区分のとおりとする。
永年保存
10年保存
5年保存
3年保存
1年保存
2 前項の規定にかかわらず、法令等に保存年限の定めがある文書については、当該法令等に定める保存年限による。
3 文書の保存年限は、別表に定める保存年限区分基準に基づき主務課長が定めるものとする。
4 文書の保存年限は、当該事案の処理が完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
(引継文書の保存)
第38条 総務課長は、第36条第1項の規定により引継ぎを受けた文書(以下「引継文書」という。)を書庫に収蔵しなければならない。ただし、役場本庁舎内の課以外の課にあっては、当該施設の書庫に保存するものとする。
(引継文書の借覧等)
第39条 職員が引継文書を借覧しようとするときは、引継文書利用簿(様式第12号)に必要な事項を記載し、役場本庁舎内の課にあっては総務課長、それ以外の課にあっては当該課の文書主任の承認を受けなければならない。
2 引継文書の借覧期間は、7日以内とする。ただし、主務課において特に必要がある場合は、総務課長又は文書主任の承認を受けて期間を延長することができる。
3 借覧した文書は、抜取り、取替え又は訂正をしてはならない。
4 借覧した文書は転貸し、又は庁外へ持ち出してはならない。ただし、総務課長又は文書主任の承認を受けたときは、この限りではない。
5 借覧した文書は、借覧期間内においても総務課長又は文書主任が返納を要求したときは、速やかに返納しなければならない。
6 引継文書について特別の事情により主務課において保存する必要が生じたときは、主務課長は、総務課長又は文書主任にその文書の返却を求め、これを保存することができる。
(文書の廃棄)
第40条 総務課長は、引継文書が保存年限を経過したときは、毎年5月末日までに主務課長と協議の上、廃棄文書目録(様式第13号)を作成して当該引継文書の廃棄を決定するものとする。
2 保存年限を経過した文書であっても、なお必要があると認められるものは、総務課長が主務課長と協議の上、1年を単位として保存年限を延長して保存することができる。この場合において、主務課長は、当該文書の保存文書目録を作成するものとする。
3 保存年限経過前の文書であっても、総務課長が主務課長と協議して保存の必要がないと認める場合は、廃棄文書目録を作成して当該文書の廃棄を決定することができる。
4 主務課長は、その保存する文書について、前3項の例により廃棄文書目録を作成して廃棄を決定し、又は保存年限を延長して保存するものとする。この場合において、主務課長は、作成した廃棄文書目録の写しを総務課長に送付するものとする。
(廃棄の方法)
第41条 廃棄を決定した文書は、他に利用されるおそれのないような方法で処分しなければならない。
附 則
この規程は、平成11年1月1日から施行する。
附 則(平成11年訓令第3号)
この訓令は、平成11年4月1日から施行する。
附 則(平成13年訓令第3号)
この規程は、平成13年7月1日から施行する。
附 則(平成18年訓令第13号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成18年訓令第22号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成18年訓令第26号)
(施行期日)
この訓令は、平成19年1月1日から施行する。
附 則(平成19年訓令第24号)
この訓令は、平成19年10月1日から施行する。
附 則(平成25年訓令第19号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成30年訓令第4号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
別表(第37条関係)
文書保存年限区分基準表
永年保存
1 条例、規則、訓令、例規等で重要なもの
2 公有財産に関する重要なもの
3 予算、決算及び収支に関する重要なもの
4 村議会に関する特に重要なもの
5 村勢の沿革に関し重要なもの
6 字の区域及び境界の変更に関するもの
7 統計資料及び地図類で基本となるもの
8 各種台帳、原簿類で特に重要なもの
9 訴訟に関する重要なもの
10 許可、認可及び契約に関する特に重要なもの
11 ほう賞及び表彰に関するもの
12 職員の進退及び賞罰に関するもの
13 その他永年保存を必要とするもの
10年保存
1 許可、認可及び契約に関する重要なもの
2 登録、設計、検査等に関する重要なもの
3 その他10年保存を必要とするもの
5年保存
1 許可、認可及び契約に関する比較的重要なもの
2 決算報告の終わった収入支出の証拠書類
3 その他5年保存を必要とするもの
3年保存
1 報告、届出、調査、資料等に関するもの
2 台帳、原簿に記入の終わった申請書類
3 その他3年保存を必要とするもの
1年保存
1 軽易な事案又は一時の処理に属する調査、報告、願届等に関するもの
2 各課間の往復文書
3 その他1年保存を必要とするもの
