○飛島村立小中学校文書取扱規程

平成6年3月29日

教委規程第2号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この規程は、飛島村立小中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて、文書事務の適正、円滑を期し、かつ、事務能率の向上を図ることを目的とし、別に定めのあるものを除くほかこの規程の定めるところによる。

(文書)

第2条 この規程における文書とは、次のものをいう。

(1) 法令等の規定により、学校において作成の義務がある文書

(2) 校長の発意により作成する文書

(3) 保護者又は児童生徒からの申請に基づいて作成する文書

(4) 学校に到着する文書

(文書の処理原則)

第3条 文書事務の処理はすべて正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務を能率的に処理しなければならない。

2 文書の作成は、簡潔明瞭にしなければならない。

3 すべての文書は、校長の許可を受けなければ、これを関係者以外の者に示し又は内容を告げ、若しくはその写しを交付することはできない。文書を校外へ持ち出そうとするときも、また同様とする。

第2章 文書管理

第1節 文書の取扱い

(文書の取扱責任者)

第4条 学校に文書事務の適正を図るため文書係を置く。

2 文書係は、校長の命を受け、次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書処理の促進に関すること。

(3) 文書の整理及び保存に関すること。

(4) 文書事務の改善に関すること。

(5) 文書の廃棄に関すること。

(6) その他文書処理に関すること。

(簿冊)

第5条 文書の取扱に要する簿冊は、次のとおりとする。

(1) 文書受理簿

(2) 文書発送簿

(文書の記号及び番号)

第6条 受発文書には、年度ごとに毎年4月1日を起番とし、記号及び番号を付さなければならない。

2 前項の記号及び番号は、年度を表す数字と学校名を表す次に掲げる略字を記入すること。

飛島小学校 飛小

飛島中学校 飛中

第2節 文書の収受及び配布

(既決箱)

第7条 校長は、文書を処理するため既決箱及び未決箱を置く。

(収受)

第8条 学校に到着した文書は、文書係が次の方法により取扱うものとする。

(1) 学校長及び学校あての文書は開封し、当該文書の余白に供覧印を押し、文書受理簿に登載し、収受番号等記入のうえ校長に提出する。

(2) 前号に該当しない文書は開封しないで配布する。

(3) 軽易な文書、ポスター等は前号の方法を省くことができる。

(4) 親展文書は、封をしたまま封皮に受け付け印を押し、受取人に配布する。

(5) 書留郵便物その他特殊郵便物は、第1号及び第2号に規定する取扱いのほか、書留集配簿に必要事項を記載のうえ、受領印を徴して配布する。

2 各担当者が直接収受した文書は、速やかに文書係に回付しなければならない。

(配布)

第9条 校長は、収受文書の事案により、それぞれの担当者に配布し、処理させるものとする。

第3節 文書の処理

(配布文書の処理)

第10条 配布文書は、各担当者により処理するものとする。文書処理に当たっては、迅速を期するとともに、その処理過程を明らかにしなければならない。

(文書の起案)

第11条 発送文書は、十分に内容を検討したうえ調整して作成するものとする。

2 文書報告を要するものは、期限内に処理できるようにしなければならない。

(供覧)

第12条 全員に周知しなければならない文書は、適当な方法により速やかに周知徹底を図らなければならない。

(電話及び口頭による照会の処理)

第13条 重要又は複雑な事項について、電話又は口頭による照会、回答、報告、打合せ等を行ったときは、その要領を摘記し、文書として処理しなければならない。

(決裁)

第14条 発送文書は、速やかに校長の決裁を受けなければならない。

第4節 文書の発送

(文書の発送)

第15条 発送文書は、その起案者において必要部数を浄書し、文書発送簿に記載し、送付するものとする。ただし、軽易な発送文書については、文書発送簿への登載を省略することができる。

(発送文書の用件)

第16条 発送文は所定の様式により作成し、発送するものとする。

(発送文書の発信者名)

第17条 浄書文書は公印押印のうえ発送するものとする。ただし、軽易な文書についてはこれを省くことができる。

2 発送文書の発信者名は、原則として校長名を用いなければならない。ただし、軽易な文書については、学校名を用いることができる。

第5節 文書の整理及び保存

(文書整理の原則)

第18条 文書は、必要に応じて目的のものが敏速に取り出せるよう、体系的に分類し、整理し、及び保管しなければならない。

(文書の保全及び整理)

第19条 文書は、学校内で所有し保管するすべての文書について、保存又は保管状況を明らかにしなければならない。

2 文書は、常に火災、盗難等に対する予防措置をし、重要な文書は非常の際いつでも持ち出せるよう準備しておかなければならない。

3 各担当者は、常に文書係と連絡を取り、必要に応じて活用できるよう所定の箇所に確実に保管しておかなければならない。

(完結文書の分類及び保存期間)

第20条 文書の分類及び完結文書の保存期間は、作成年度別類件別に保存しなければならない。

2 完結文書の保存年月は、その完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算するものとする。

(保存年限)

第21条 保存年限は次の6種とする。

(1) 永年保存

(2) 20年保存

(3) 10年保存

(4) 5年保存

(5) 3年保存

(6) 1年保存

2 文書の保存年限は、別表に定める保存年限区分基準に基づき校長が定めるものとする。

(文書の廃棄)

第22条 保存期間満了の保存文書は、校長の許可を受けて、廃棄するものとする。

2 保存期間中の文書であっても、校長が保存の必要がないと認めた場合は、これを廃棄することができる。

(廃棄文書の取扱い)

第23条 廃棄を決定した文書は、裁断又は焼却の方法によって確実に廃棄しなければならない。

附 則

この規程は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成19年教委訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成19年1月1日から適用する。

附 則(平成21年教委訓令第15号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成21年4月1日から適用する。

別表(第21条関係)

(永年保存)

永年保存の文書は、次のとおりとする。

(1) 各種台帳又は原簿類で特に重要なもの

(2) 依命通達、例規等で重要なもの

(3) 職員の進退及び賞罰に関するもの

(4) 前3号のほか永年保存を必要とするもの

(20年保存)

20年保存の文書は、次のとおりとする。

指導要録及びその写し

(10年保存)

10年保存の文書は、次のとおりとする。

(1) 訓令、通達等重要なもの

(2) 前号のほか、10年保存を必要とするもの

(5年保存)

5年保存の文書は、次のとおりとする。

(1) 収入支出等の証拠書類

(2) 学校保健安全法施行規則(昭和33年文部省令第18号)に定める健康診断表及び歯の検査表

(3) 前2号のほか、5年保存を必要とするもの

(3年保存)

3年保存の文書は、次のとおりとする。

(1) 報告、届出、調査資料等に関するもの

(2) 台帳その他原簿に記入の終わったもの

(3) 前2号のほか3年保存を必要とするもの

(1年保存)

1年保存の文書は、次のとおりとする。

(1) 一般処理に属するもの

(2) 前号のほか1年保存を必要とするもの

飛島村立小中学校文書取扱規程

平成6年3月29日 教育委員会規程第2号

(平成21年4月15日施行)