○東海村文書管理規程
平成8年12月13日
訓令第17号
目次
第1章 総則(第1条―第12条)
第2章 文書の収受及び配布(第13条―第18条)
第3章 文書の処理(第19条―第33条)
第4章 文書の浄書及び発送(第34条―第44条)
第5章 文書の整理及び保存
第1節 通則(第45条―第47条)
第2節 文書の移換え及び置換え(第48条)
第3節 文書の保管及び保存(第49条―第58条)
第4節 文書の利用(第59条・第60条)
第5節 文書の廃棄(第61条―第65条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この訓令は，文書事務の管理について，基本的な事項を定めることにより，文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(1) 部 東海村組織設置条例(平成8年東海村条例第12号)第1条に規定する部をいう。
(2) 課 東海村行政組織規則(平成8年東海村規則第22号)第4条及び第11条に規定する課をいう。
(3) 文書 東海村情報公開条例(平成31年東海村条例第2号)第2条第2項に規定する行政文書をいう。
(4) 完結文書 決裁文書で一定の手続きに従って施行された事案の完結した文書をいう。
(5) 未完結文書 決裁文書で事案の処理が完結していない文書をいう。
(6) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の一定の場所に収納しておくことをいう。
(7) 文書の保存 文書を書庫等一定の場所に収納しておくことをいう。
(8) 移換え 保管庫等の上段に収納している当該会計年度処理若しくは当該暦年処理の文書を書庫等下段又は事務室内の一定の場所に移すことをいう。
(9) 置換え 書庫，書棚等に収納している文書を保存箱に入れて他の一定の場所に移すことをいう。
(10) 持出し 主管課の職員が，文書を持ち出すことをいう。
(11) 貸出し 主管課の職員以外の者に文書を貸し出すことをいう。
(12) 供覧 簡易なもの又は定例的なものを参考のため見せることをいう。
(13) 文書管理システム 電子計算機を利用して，文書の収受，起案，保管，保存及び廃棄その他文書管理に関する事務の処理を行うシステムをいう。
(平13訓令9・平16訓令13・平18訓令17・平19訓令29・令4訓令3・一部改正)
(事務処理等の原則)
第3条 事務の処理は，文書によって行うことを原則とする。
2 事務の処理に当たっては，当該事案に係る決裁権者(東海村事務決裁規程(平成8年東海村訓令第11号)第2条に規定する決裁権者をいう。以下同じ。)は，当該処理すべき事案に関する処理方針，注意事項等について指示することを原則とする。
3 文書の管理は，文書管理システムによって行うことを原則とする。
(令4訓令3・一部改正)
(文書取扱いの基本)
第4条 文書は，正確，迅速，丁寧に取扱い，事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。
(文書の用紙規格及び文書記述の原則)
第5条 文書の作成に当たっては，日本産業規格A列4判の規格の用紙を用いるのを原則とする。
2 文書は，左横書きとする。ただし，次に掲げるものについては，この限りでない。
(1) 法令の規定により様式を縦書きと定められているもの
(2) 他の官公署が様式を縦書きと定めているもの
(3) 慣習上，横書きでは不適当と思われるもの
(4) その他総務人事課長が特に縦書きを適当と認めたもの
3 文書の作成に当たって用いる漢字，仮名遣い等は，次によるものとし，その表現は，正確かつ簡明に行い，用字は，読みやすく，かつ，ペン書き，タイプ印字その他容易に消失しない方法を用いて記載しなければならない。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(平19訓令29・令元訓令3・令元訓令4・令4訓令11・一部改正)
(文書主管課)
第6条 文書の収受，発送は，総務人事課で行い，完結文書の保存は，総務人事課又は主管課とする。
2 各施設において直接取り扱う文書の収受，発送及び完結文書の保存に関しては，この訓令中総務人事課が処理すべき事項は，当該施設が自ら行うものとする。
3 総務人事課長は，文書事務に関して全般を指導総括するものとする。
(令4訓令11・一部改正)
(文書取扱主任)
第7条 課長の文書事務の処理を補佐するため，文書取扱主任を置く。
2 課長は，文書取扱主任を職員のうちから指名し総務人事課長に報告しなければならない。また異動等により新たに指名したときも同様とする。
(平19訓令29・令4訓令11・一部改正)
(文書取扱主任の職務)
第8条 文書取扱主任は，上司の命を受け，次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書の処理の促進に関すること。
(2) 文書事務の指導及び改善に関すること。
(3) 文書の収受，配付及び発送に関すること。
(4) 未完結文書の追及に関すること。
(5) 完結文書の持ち出し及び貸出しに関すること。
(6) 完結文書の移換え，置換え，引継ぎ及び廃棄に関すること。
(7) 文書発収簿(様式第1号)の記録に関すること。
(8) 文書管理システムの運用に関すること。
(9) 前各号に掲げるもののほか，文書の整理，保管及び保存に関すること。
(平19訓令29・令元訓令3・令4訓令3・一部改正)
(文書取扱主任会議)
第9条 総務人事課長は，文書事務の連絡調整を図る必要があるときは，文書取扱主任会議を招集することができる。
(令4訓令11・一部改正)
(文書の種類)
第10条 文書の種類は，令達文書と一般文書とに分ける。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定に基づき制定するものをいう。
(2) 規則 地方自治法第15条の規定に基づき制定するものをいう。
(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を公示するものをいう。
(4) 公告 告示以外で一定の事項を公示するものをいう。
(5) 指令 特定のものに対し，法令の規定又は職務上の権限に基づき，許可，認可，命令等の処分を内容とするものをいう。
(6) 訓令 所属の機関に対して指揮監督，命令するもので公示するものをいう。
(7) 諮問 法令の規定に基づき，公の機関又は団体に対して法令上定められた事項について，その意見を求めるものをいう。
3 一般文書は，令達文書以外の文書とする。
(平11訓令13・平19訓令29・一部改正)
(文書管理の簿冊)
第11条 文書の管理に要する簿冊等は，次に掲げるところによる。
(1) 総務人事課に備える簿冊等
ア 特殊文書収受簿 (様式第2号)
イ 文書経由簿 (様式第3号)
ウ 条例原簿 (様式第4号)
エ 規則原簿 (様式第5号)
オ 告示，訓令，要綱原簿 (様式第6号)
カ 指令番号簿 (様式第7号)
キ 議案番号簿 (様式第8号)
ク 専決処分処理件名簿 (様式第9号)
ケ 諮問番号簿 (様式第9号の2)
(2) 課に備える簿冊等
ア 文書発収簿
イ 課に必要な補助簿
(平11訓令13・平19訓令29・平20訓令16・令4訓令11・一部改正)
(文書の記号及び番号)
第12条 収受し，又は発送する文書の記号及び番号は，別表第1に定めるとおりとする。ただし，各課間の往復文書については，「事務連絡」と表示し，記号及び番号の記載は，必要としない。
2 一般文書の記号は，毎年4月1日に第1号から一連番号により付け始め，翌年3月31日に終わる。
3 前2項の規定にかかわらず，収受文書の発信人等に関連文書の往復等を行う必要があるとき，又は収受文書に基づいて発するときは，当該関連文書には当初の収受文書の記号及びその番号の次に，「の2，の3」等の枝番号を付けなければならない。
4 令達文書には，村名及びその種別を記載し，総務人事課に備付けの原簿に種別ごとに暦年による一連番号を付けるものとする。
(平11訓令13・平20訓令16・令4訓令11・一部改正)
第2章 文書の収受及び配布
(本庁に到達した文書等)
第13条 本庁に到達した文書等(課に直接到達した文書を除く。)は，総務人事課で受領するものとし，次に掲げるところにより処理する。
(1) 村長，副村長又は村あての文書を開封すること。ただし，親展(秘)文書，現金若しくは有価証券類封入の明示のある文書(以下「特殊文書」という。)その他開封が特に必要でないと認められる文書又は物品は，この限りでない。
(2) 受領した文書を原則として，当日中に主管課長に配布する。
(平19訓令29・令元訓令3・令4訓令11・一部改正)
(普通文書の収受)
第14条 特殊文書その他開封が特に必要でないと認められる文書(以下「普通文書」という。)の配布を受けた課又は東海村行政組織規則第10条に規定する部の庶務担当課の文書取扱主任は，当該文書の余白に収受印(様式第10号)を押し，文書管理システムにより文書の登録を行わなければならない。ただし，軽易又は文書管理システムに登録する必要がないと認められる文書については，文書管理システムへの登録を省略することができる。
(1) 発収月日
(2) 発収番号
(3) 件名
(4) 文書発収(発送)先
(5) 処理経過
2 前項の規定により作成した発収簿については，主管課において保管し，常にその処理状況を明らかにしておかなければならない。
3 2部又は2課以上に関連する文書は，総務人事課長がその主管課を決定して，当該課に配布するものとする。この場合において，配布を受けた課長は，その写しを他の関係課長に送付するとともに，その旨を文書の余白に記入しなければならない。
(平11訓令13・平19訓令29・令元訓令3・令4訓令3・令4訓令11・一部改正)
(特殊文書の収受)
第15条 次に掲げる特殊文書を収受したときは，総務人事課長は，封筒に収受印を押し，特殊文書収受簿に差出人その他を記録の上，主管課に配布し，受領印を徴さなければならない。この場合において，第3号に掲げる文書については，到達日時を封筒に明記し，総務人事課の収受担当者が押印のうえ，処理する。
(1) 村長又は副村長宛ての親展(秘)文書
(2) 書留扱い(現金書留を含む。)内容証明扱い及び配達証明扱いによる文書
(3) 訴訟，不服申立てその他到達の日時が権利の得喪に関わると認められる文書
2 普通文書を開封した際に現金その他金券が同封されていた場合においては，特殊文書として収受手続を行わなければならない。
3 図書及び印刷物を受領したときは，主管課に配布しなければならない。
4 電報を受領したときは，その収受時刻を記載し，直ちに主管課に配布しなければならない。
(平19訓令29・令元訓令3・令4訓令11・一部改正)
(主管課における文書の取扱い)
第16条 主管課長は，当該課に直接到達した文書又は職員が会議等で直接受領した文書の収受手続をしなければならない。
2 主管課長は，総務人事課から文書が誤って配布されたときは，総務人事課に対し，当該文書を返付しなければならない。
(令4訓令11・一部改正)
(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)
第17条 本庁に到達した文書のうち郵便料金の未納又は不足のものがあるときは，官公署から発せられたものその他総務人事課長が必要と認めるものに限り，その料金を支払って収受することができる。
(令4訓令11・一部改正)
(勤務時間外の到達文書の処理)
第18条 勤務時間外に到達した文書は，村が委託した警備員が収受し，契約の定めるところにより処理するものとする。
第3章 文書の処理
(処理方針)
第19条 文書の処理は，全て課長が中心となり文書取扱主任において，絶えず文書の迅速な処理に留意して，事案が完結するまで，その経過を明らかにしておかなければならない。
(令元訓令3・一部改正)
(処理の期間)
第20条 課に配布された文書は，原則としてその日のうちに担当者へ回付し，担当者は，指定された期日までに処理しなければならない。
2 回答，報告を要する文書又は重要な文書で，指定された期日までに処理することが困難と認められるものは，理由を付して，課長の承認を得なければならない。
(課長の指示)
第21条 課長は，文書を収受したときは，担当係長に処理方針を示し，次に掲げる事項を指示して処理させなければならない。
(1) 決裁区分
(2) 供覧の要，不要
(3) 回答の要，不要
(4) 処理期日
(5) 合議先又は供覧先
(6) 参考資料の要，不要
(7) 前各号に掲げるもののほか，処理に必要な事項
2 担当係長は，前項に規定する指示があった文書を自ら処理するもののほか，課長の指示の範囲内の細目的な処理方法について指示をし，当該文書を起案担当者に回付しなければならない。
(平19訓令29・一部改正)
(供覧文書の処理)
第22条 供覧を要する文書は，文書管理システムに登録し，供覧するものとする。ただし，軽易又は文書管理システムに登録する必要がないと認められる文書については，文書管理システムへの登録を省略することができる。
2 前項の規定にかかわらず，主管課長は，上司の決裁を要する事案に係る文書を収受した場合において，その処理が特に重要なものであるときは，直ちに処理できるものを除き，あらかじめ，当該文書を決裁権者の閲覧に供し，その指示を受けなければならない。
(平11訓令13・令4訓令3・一部改正)
(起案)
第23条 全て事案の処理は，文書による。ただし，村長の決裁を受けるべき事案で，特に重要なものを起案しようとするときは，あらかじめ，村長の処理方針を確認のうえ，起案しなければならない。
2 起案は，原則として1事案につき1起案とする。ただし，文書の保存年限等が同一性のものである場合は，「2案」「3案」等の順序により総合起案をすることができる。
3 起案は，文書管理システムから出力される起案用紙(様式第12号)を用い，文体，表現等について平易明確に行わなければならない。
4 軽易な事案に係る起案は，文書管理システムから出力される起案用紙を用いず，付せんを用い，又は文書に余白がある場合は，その余白を利用して行うことができる。この場合においては，決裁押印欄を設けて伺い文を朱書しなければならない。
5 文書は，全て未決，既決に区分して整理し，未決文書は完結に至るまでこれを一括して常にその経過を明らかにしておき，完結文書は，定められた順序にしたがって整理するものとする。
(平11訓令13・令元訓令3・令4訓令3・一部改正)
(起案文書の回議順序)
第24条 起案文書は，次に掲げるところにより処理しなければならない。
(1) 必要な関係職員に回議し，当該事案に係る事務を主管する係長(係長以上の者が起案担当者となった場合は，その者の直属上司)から順次直属上司の決裁を受けなければならない。
(2) 事案の処理及び施行が他の部課に関係があると認められる文書は，主管部課長の決裁又は閲覧を受けてから回議しなければならない。
(平19訓令29・一部改正)
(起案用紙の記入要領)
第25条 起案用紙の記入要領は，別表第3に定めるところによる。
(議案の処理方法)
第26条 村議会に提出する議案は，主管課で起案し，定例会の開会20日前までに決裁を受けるよう努めなければならない。ただし，臨時会を招集して提案する必要があるときは，その旨を事前に総務部長，総務人事課長及び議会事務局長との協議を経て村長の決裁を受けなければならない。
2 前項の規定により処理された議案に係る決裁済の起案文書は，総務人事課長に回付しなければならない。
3 総務人事課長は，前項の規定により回付を受けたときは，速やかに議案を作成し，議案番号簿に記載して提案の手続をしなければならない。
(平11訓令13・平19訓令29・平30訓令8・令4訓令11・一部改正)
(関係文書の添付等)
第27条 起案文書には，起案の理由，根拠法令の抜粋，予算科目，経費等を明記するとともに参照を要する事項は，その資料を添付し，同一案件で数回にわたり起案を重ねるものは，それが完結するまで関係文書を添付しなければならない。
2 収受文書に基づいて処理した起案文書には，必ず当該文書を添付しなければならない。
(特別取扱方法)
第28条 起案文書には，事案の性質により，「至急」，「秘」，「広報登載」，「公印省略」，「略割印」等の注意事項を余白に朱書することによって表示し，機密を要する起案文書は，封筒に入れて，その旨を表示しておかなければならない。
(合議)
第29条 2部又は2課以上に関連する文書は，関係の深い課で処理案を起案し，関係部課の合意を求めなければならない。ただし，単に供覧にとどめる趣意のものは，決裁後回覧するものとする。
2 合議文書を受けたときは，同意，不同意を速やかに決定するとともに，その合議に関して異議又は疑義があるときは，起案した課(以下「起案課」という。)と協議しなければならない。
3 前項に規定する場合において，意見が相違して協議が整わないときは，起案課は，双方の意見を付して上司の指揮を受けなければならない。
4 合議先の認印は，原則として課長以上とする。ただし，審査又は記録を要するものその他特に必要があるものについては，この限りでない。
5 村行政の運営又は重要な事業に関する決裁文書は，総合戦略部長，政策推進課長及び村長が別に指定する部課長に合議しなければならない。
6 前項に規定する事案の細目については，村長が別に指定する。
(平14訓令7・平19訓令29・平23訓令6・平25訓令7・平27訓令13・平30訓令8・令4訓令11・一部改正)
(起案文書の持ち回り)
第30条 特に緊急又は機密を要する起案文書で持ち回り決裁を受けようとするときは，起案文書の内容を説明し得る職員が当たらなければならない。
(文書の審査)
第31条 文書の適正かつ統一を図るため，次に掲げる起案文書は，村長の決裁を受ける前に総務部長，総務人事課長，総務人事課長補佐及び総務法制担当の係長又は別に定める東海村例規審査会の審査を受けなければならない。
(1) 条例，規則，訓令及び告示その他例規の制定及び改廃に関するもの
(2) 重要又は異例に属する法令の解釈を要するもの
(3) 前2号に掲げるもののほか，村長が特に必要と認めるもの
2 前項の規定による審査の結果，軽易な修正にとどまるものは修正のうえ回議し，事案の本質的修正を要するもの又は改案の要があるものは，起案担当者にその旨を指示して返付しなければならない。
(令元訓令3・全改，令4訓令3・令4訓令11・一部改正)
(未完結文書の追求)
第32条 文書取扱主任は，主管課長の指示を受け，常に未完結文書を追求し，その処理状況を明らかにしておかなければならない。
(決裁済文書の処理)
第33条 決裁済の起案文書(以下「決裁済文書」という。)は，決裁年月日を記入し，主管課で保管及び保存をしなければならない。ただし，第26条第2項に規定する議案に係る決裁済文書並びに規則，告示及び訓令に係る決裁済文書は，総務人事課で保管及び保存するものとする。
(平11訓令13・平19訓令29・令元訓令3・令4訓令11・一部改正)
第4章 文書の浄書及び発送
(浄書)
第34条 決裁済文書で浄書を要するものは，原則として主管課において取り扱うものとする。
(照合)
第35条 浄書文書は，浄書後直ちに決裁済文書と照合しなければならない。
(文書の発信者名)
第36条 庁外へ発送する文書は，原則として村長名を用いるものとする。ただし，文書の性質又は内容により，特に必要がある場合は，専決権限を有する者の職及び氏名又は村名を用いることができる。
(1) 村長又は副村長名(何部何課担当)
(2) 部長名(何課担当)
3 庁内文書は，事案の軽重により部長名又は課長名を用いるものとする。ただし，職名のみを用い，氏名等は省略することができる。
(平13訓令9・平15訓令6・平18訓令13・平19訓令29・一部改正)
(公印)
第37条 照合を終了した浄書文書は，東海村公印に関する規程(平成14年東海村訓令第1号)の定めるところにより，公印を押印しなければならない。この場合において，文書が真正なものであることを証明するため，決裁済文書と契印しなければならない。ただし，軽易な文書及び庁内文書については，決裁済文書及び発送文書に「公印省略」又は「略契印」の記載をし，公印を省略することができる。
(平14訓令7・平19訓令29・一部改正)
(庁外文書の発送)
第38条 起案担当者は，庁外へ発送する文書のうち発議文書により文書発収簿に記載し，発送番号を記入して発送しなければならない。
2 庁外へ発送する文書は，原則として総務人事課において発送するものとする。ただし，主管課において直接持参する必要のある文書及び総務人事課長が主管課において取り扱うことが適当であると認めた文書は，主管課において発送することができる。
3 郵送は，原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において，文書取扱主任は，後納郵便発送依頼票(様式第13号)に必要な事項を記入し，総務人事課長へ提出するものとする。ただし，数が少ない場合は，この限りでない。
(平11訓令13・令4訓令11・一部改正)
(主管課による文書の発送)
第39条 主管課で発送する文書で切手又ははがきを必要とする場合は切手・はがき購入票(様式第14号)により総務人事課長の決裁を受け役場共済会売店で受領するものとする。
2 緊急を要するもの又は大量のため直接郵便局に持参するものについては，総務人事課文書郵送担当者の所定の手続を受けるものとする。
(平11訓令13・平19訓令29・令4訓令11・一部改正)
(料金受取人払制度の利用)
第40条 料金受取人払制度を利用しようとするときは，料金受取人払申請票承認通知票(様式第15号)に関係書類を添えて事前に総務人事課長の合議を経るものとする。
(平11訓令13・平19訓令29・令4訓令11・一部改正)
(庁内文書の発送)
第41条 庁内文書は，その発送に当たって特に機密を要するもの又は重要な文書を除くほか，未使用の封筒を使用してはならない。
(経由文書)
第42条 村を経由する文書は，別に定めるものを除き，主管課で受理した後に経由の手続をしなければならない。
(施行年月日)
第43条 施行担当者は，文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として，決裁済文書の所定欄に記入しなければならない。
(文書の発送時間)
第44条 文書の発送は，東海村の休日に関する条例(平成元年東海村条例第21号)第1条第1項各号に掲げる日を除く日に行い，その発送時間は，特に緊急を要する場合を除き，次に掲げるところによる。
(1) 郵送文書 午前9時00分 (総務人事課郵便受)
(2) 庁内文書 午前11時00分 (総務人事課区分箱)
(平19訓令29・令4訓令11・一部改正)
第5章 文書の整理及び保存
(平11訓令13・全改)
第1節 通則
(平11訓令13・全改)
(文書の整理)
第45条 文書は，全て未完結文書と完結文書に区分し，常に整然と分類して整理し，必要なときに，直ちに取り出せるように保管又は保存しておかなければならない。
2 文書の保管又は保存に当たっては，常に紛失，火災，盗難等の予防の措置をとるとともに，重要なものは，非常災害時に際しいつでも持ち出せるように，あらかじめ準備しておかなければならない。
(平11訓令13・全改，令元訓令3・一部改正)
(保管単位)
第46条 文書の保管は，主管課において行うものとする。ただし，職員の数，文書の発生量，事務室の状況等により，総務人事課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは，この限りではない。
(平11訓令13・全改，令4訓令11・一部改正)
(未完結文書の保管)
第47条 未完結文書は，懸案ファイル(様式第16号)に入れて一定の場所に保管しなければならない。
(平11訓令13・全改)
第2節 文書の移換え及び置換え
(平11訓令13・全改)
(移換え及び置換え)
第48条 文書の移換え及び置換えは，会計年度完結文書(以下「年度文書」という。)及び暦年で処理すべき完結文書(以下「暦年文書」という。)とも6月初旬に行うものとする。
2 常時使用する文書は，移換え，置換えを行わないことができる。
(平11訓令13・全改)
第3節 文書の保管及び保存
(平11訓令13・全改)
(文書の保存年限)
第49条 文書の保存年限は，次の5種とし，保存年限の各区分の基準は，第50条に定めるところによる。
第1種 30年保存
第2種 10年保存
第3種 5年保存
第4種 3年保存
第5種 1年保存
2 前項の規定にかかわらず，法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については，その保存年限は，それぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(平11訓令13・全改，令4訓令3・一部改正)
(保存年限の各区分の基準)
第50条 30年に属するものは，おおむね次のとおりとする。
(1) 村議会の会議録，議決書等に関する文書
(2) 条例，規則，訓令，告示及び指令に関する文書
(3) 進退，賞罰，身分等の人事に関する文書
(4) 退職年金及び遺族年金に関する文書
(5) 褒章に関する文書
(6) 審査請求，訴訟，調停及び和解に関する重要な文書
(7) 調査及び統計で特に重要な文書
(8) 事務引継に関する重要な文書
(9) 財産，公の施設及び村債に関する重要な文書
(10) 契約，覚書，協定その他の権利義務に関する重要な文書
(11) 村税徴収に関する文書で特に重要な文書
(12) 情報目録で特に重要な文書
(13) 工事関係で特に重要な文書
(14) 市町村の設置，分合，境界変更及び名称の変更に関する文書
(15) 村政の沿革に関し重要な文書
(16) 歳入，歳出決算書
(17) その他重要にして永年保存の必要があると認める文書
2 10年に属するものは，おおむね次のとおりとする。
(1) 国又は県の訓令，指令等に関する重要な文書及び往復文書
(2) 認可，許可，契約等に関する文書
(3) 国又は県から交付される補助金等に関する文書
(4) 予算，決算及び出納に関する帳票並びに金銭の支払に関する証拠書類
(5) 物品の出納簿
(6) 寄付受納に関する重要な書類
(7) 行政執行上必要な統計資料
(8) 租税その他各種公課に関する文書
(9) その他10年保存の必要があると認める文書
3 5年に属するものは，おおむね次のとおりとする。
(1) 村が交付する補助金等に関する文書
(2) 調査，統計，証明等に関する文書
(3) 工事又は物品に関する書類
(4) その他5年保存の必要があると認める文書
4 3年に属するものは，おおむね次のとおりとする。
(1) 消耗品及び材料に関する受払簿
(2) 出勤簿，旅行命令簿，警備日誌等職員の勤務の実態を証するもの
(3) 照会，回答，報告，その他往復文書に関するもの
(4) その他3年保存の必要があると認める文書
5 1年に属するものは，30年，10年，5年及び3年に属しない文書とする。
(平11訓令13・全改，令元訓令3・令4訓令3・一部改正)
(保存年限の設定)
第51条 文書の保存年限の決定又はその内容の変更は，主管課長が総務人事課長の承認を得て行う。
2 主管課長は，文書の保存年限を決定し，又はその内容を変更しようとするときは，前2条に定めるもののほか，文書の効力，重要度，利用度，資料価値等を考慮するものとする。
(平11訓令13・全改，令4訓令11・一部改正)
(保存年限の計算)
第52条 文書の保存年限の計算は，その完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。また，暦年文書についても完結した翌年の4月1日から起算する。
(平11訓令13・全改，令4訓令3・一部改正)
(完結文書の保管方法)
第53条 完結文書は，主管課長の指示を受けて，文書取扱主任が関係職員の協力のもと，次に掲げるところに従い文書管理システムにより整理し，保管しなければならない。ただし，総務人事課長がこれにより難いと認めた場合は，簿冊ごとに整理し，保管することができるものとする。
(2) 年度又は年を超えて処理した文書は，その事案が完結した年度又は年の文書として区分すること。
(3) 相互に密接な関係がある2以上の完結文書は，1件として整理すること。この場合において，保存年限を異にするものについては長期のものにより，分類項目を異にするものについては主たる文書により整理すること。
(4) 庁内文書は，起案課において整理すること。
(平11訓令13・全改，平19訓令29・令元訓令3・令4訓令3・令4訓令11・一部改正)
(編集及び製本)
第54条 完結文書は，次に掲げるところにより編集し，及び製本することができる。
(1) 厚さは，おおむね6センチメートルを限度とし，紙数の多寡により分冊又は合冊することができる。ただし，分冊した場合は，2の1，2の2等の符号を付するものとし，合冊した場合は，区分紙又はガイドを差し入れ，年度又は年の区分を明らかにしなければならない。
(2) 表紙，背表紙及び索引目次を付し，これらに件名，年度又は年，廃棄年度又は年及び主管課担当名を記載しなければならない。
(3) 前号に規定する背表紙の所定欄には，次の保存年限に応じ色分けしなければならない。
30年保存 赤色
10年保存 黄色
5年保存 緑色
3年保存 青色
1年保存 白色
2 前項の処理に当たっては，文書管理システムによるものとする。
(平11訓令13・全改，平19訓令29・令元訓令3・令4訓令3・一部改正)
(情報目録)
第55条 文書取扱主任は，関係職員の協力のもと，完結文書を直ちに取り出せるようにするために，6月初旬までに情報目録(様式第18号)を2部作成し，1部は主管課で保管し，1部は主管部長の決裁を経て総務人事課長に通知しなければならない。
2 情報目録は，担当ごとに，保存年限別に，簿冊名，簿冊数，分類番号，保存区分，件名，保管区分，情報公開等に関する事項等を記載し，課ごとに整理しておかなければならない。
3 情報目録は，所属職員が速やかに索引できるよう一定の場所に保管しておかなければならない。
(平11訓令13・全改，平19訓令29・平30訓令22・令4訓令11・一部改正)
(完結文書の保存方法)
第56条 3年以上保存を必要とする完結文書は，主管課長の指示を受けて，文書取扱主任が関係職員の協力のもと，必要に応じて移換え及び置換えにより保存しなければならない。
2 主管課長は，前項の規定により移換え及び置換えを行ったときは，速やかに情報目録の記載事項を変更し，その内容を総務人事課長に報告しなければならない。
3 総務人事課長は，前項の規定により報告を受けたときは，情報目録の記載事項を変更しなければならない。
(平11訓令13・全改，令4訓令11・一部改正)
(保存文書の保存場所)
第57条 保存文書は，総務人事課長が定める場所に保存するものとする。本庁外の施設にあっては，当該書庫等に保存する。
(平11訓令13・全改，令4訓令11・一部改正)
(マイクロフィルム文書)
第58条 マイクロフィルム文書の取扱に関し必要な事項は，東海村マイクロフィルム文書取扱規程(平成5年東海村規程第7号)で定める。
(平11訓令13・全改)
第4節 文書の利用
(平11訓令13・全改)
(文書の持出し)
第59条 文書を持出しをしようとする職員は，文書名を明らかにして持出・貸出・閲覧表(様式第19号)に記録しておかなければならない。
(平11訓令13・全改)
(文書の貸出し)
第60条 文書の貸出しを受け，又は文書を閲覧しようとする職員は，主管課長又は文書取扱主任に申し出て，その承認を得なければならない。
(平11訓令13・全改)
第5節 文書の廃棄
(平11訓令13・全改)
(完結文書の廃棄)
第61条 主管課長は，文書が保存年限を経過したときは，速やかに廃棄し，総務人事課長に報告しなければならない。
2 主管課長は，保管し，又は保存する必要がなくなったと認める文書については，当該文書の保存年限の経過前においても，総務人事課長と協議して廃棄することができる。ただし，1年保存の文書については総務人事課長との協議を要しない。
(平11訓令13・全改，令元訓令3・令4訓令3・令4訓令11・一部改正)
第62条 削除
(令4訓令3)
(廃棄の基準)
第63条 2部又は2課以上の所管に係る文書は，関係部課で協議の上，最も関係の深い部課において文書の原本を保管し，又は保存するものとし，それ以外の部課は，当該文書の資料等を速やかに廃棄しなければならない。
(平11訓令13・全改，令元訓令3・一部改正)
(廃棄文書の処理)
第64条 廃棄を決定した文書のうち，不開示とするもの又は他の使用のおそれのあるものは，関係職員立会いのもとに，データの消去，焼却，裁断等の処理をとらなければならない。
2 前項の焼却等の利便を図るため，総務人事課長は，毎年，まとめて廃棄する日を設定する。
3 廃棄を決定した文書で，事務執行上の参考とするため必要なものは，資料として保管することができる。
(平11訓令13・全改，令4訓令3・令4訓令11・一部改正)
(情報目録の処理)
第65条 主管課長は，文書を廃棄しようとするときは，併せて当該文書に関する情報目録を廃棄し，総務人事課長に報告しなければならない。
2 情報目録を廃棄するときは，原則として保存年限ごとに廃棄するものとする。
3 事務執行上の参考とするため必要な情報目録は，資料として保管することができる。この場合の情報目録の処理については，情報目録の左欄外に「廃棄」と記載し，総務人事課長にその旨を報告しなければならない。
4 その他情報目録の処理に必要な事項は，前条を準用する。
(平11訓令13・全改，令4訓令11・一部改正)
附則
(施行期日)
1 この訓令は，平成9年4月1日から施行する。
(他の規程の廃止)
2 東海村文書取扱規程(昭和39年東海村規程第4号)は，平成9年3月31日限り廃止する。
附則(平成10年訓令第12号)
この訓令は，平成10年4月1日から施行する。
附則(平成11年訓令第5号)
この訓令は，平成11年4月1日から施行する。
附則(平成11年訓令13号)
1 この訓令は，平成11年7月1日から施行する。
2 この訓令の施行の際現にあるこの訓令による改正前の様式用紙については，当分の間，これを取り繕って使用することができる。
附則(平成12年訓令第12号)
この訓令は，平成12年4月1日から施行する。
附則(平成13年訓令第9号)
この訓令は，平成13年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第7号)
この訓令は，平成14年4月1日から施行する。
附則(平成14年訓令第9号)
この訓令は，平成14年5月1日から施行する。
附則(平成15年訓令第6号)
この訓令は，平成15年4月1日から施行する。
附則(平成16年訓令第13号)
この訓令は，平成16年4月1日から施行する。
附則(平成18年訓令第13号)
この訓令は，公布の日から施行し，第1条の規定による改正後の東海村事務決裁規程の規定，第2条の規定による改正後の東海村部課長会議要綱の規定，第3条の規定による改正後の東海村文書管理規程の規定及び第4条の規定による改正後の東海村職員倫理規程の規定は，平成18年4月1日から適用する。
附則(平成18年訓令第17号)
この訓令は，公布の日から施行する。
附則(平成19年訓令第29号)
この訓令は，平成19年4月1日から施行する。
附則(平成20年訓令第16号)
この訓令は，平成21年1月1日から施行する。
附則(平成21年訓令第5号)
この訓令は，平成21年4月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第9号)
この訓令は，平成22年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第6号)
この訓令は，平成23年5月1日から施行する。
附則(平成24年訓令第6号)
この訓令は，平成24年4月1日から施行する。
附則(平成25年訓令第7号)
この訓令は，平成25年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第7号)
この訓令は，平成26年4月1日から施行する。
附則(平成27年訓令第13号)
この訓令は，平成27年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第8号)
この訓令は，平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年訓令第22号)
この訓令は，公布の日から施行する。
附則(令和元年訓令第3号)
この訓令は，令和元年7月1日から施行する。
附則(令和元年訓令第4号)
この訓令は，公布の日から施行する。
附則(令和2年訓令第10号)
この訓令は，令和2年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令第11号)
この訓令は，令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令第3号)
(施行期日)
1 この訓令は，令和4年2月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現に保存年限が永年に区分されている文書については，当初から保存年限が30年に区分されているものとみなす。この場合において，総務課長又は主管課長は，当分の間，東海村文書管理規程第61条の規定にかかわらず，当該保存年限が満了した後も文書を保存することができる。
3 前項に定めるもののほか，この訓令の施行の日前に改正前の東海村文書管理規程の規定によりなされた文書の作成，収受その他の行為は，改正後の東海村文書管理規程の相当規定によりなされたものとみなす。
附則(令和4年訓令第11号)
(施行期日)
1 この訓令は，令和4年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際，この訓令による改正前の各訓令に定める様式による用紙で，現に残存するものは，所要の修正を加え，なお使用することができる。
別表第1(第12条関係)
(令4訓令11・全改)
区分 | 文書記号 | |
収受文書により照会回答等による場合 | 発案による場合 | |
政策推進課主管に係る文書 | 東政収第 号 | 東政発第 号 |
地域戦略課主管に係る文書 | 東地収第 号 | 東地発第 号 |
総務人事課主管に係る文書 | 東総収第 号 | 東総発第 号 |
財政経営課主管に係る文書 | 東財収第 号 | 東財発第 号 |
税務課主管に係る文書 | 東税収第 号 | 東税発第 号 |
村民活動支援課主管に係る文書 | 東村収第 号 | 東村発第 号 |
環境政策課主管に係る文書 | 東環収第 号 | 東環発第 号 |
防災原子力安全課主管に係る文書 | 東防原収第 号 | 東防原発第 号 |
住民課主管に係る文書 | 東住収第 号 | 東住発第 号 |
地域福祉課主管に係る文書 | 東福収第 号 | 東福発第 号 |
保険課主管に係る文書 | 東保収第 号 | 東保発第 号 |
総合相談支援課主管に係る文書 | 東総支収第 号 | 東総支発第 号 |
健康増進課主管に係る文書 | 東健収第 号 | 東健発第 号 |
子育て支援課主管に係る文書 | 東子収第 号 | 東子発第 号 |
産業政策課主管に係る文書 | 東産収第 号 | 東産発第 号 |
農業政策課主管に係る文書 | 東農収第 号 | 東農発第 号 |
都市政策課主管に係る文書 | 東都収第 号 | 東都発第 号 |
道路整備課主管に係る文書 | 東道収第 号 | 東道発第 号 |
区画整理課主管に係る文書 | 東区収第 号 | 東区発第 号 |
下水道課主管に係る文書 | 東下収第 号 | 東下発第 号 |
会計課主管に係る文書 | 東会収第 号 | 東会発第 号 |
条例の制定改廃による場合 規則(規程，訓令)の制定改廃の場合 告示(公示)文書 | 年 月 日 条例 第 号 年 月 日 規則 第 号 年 月 日 規程 第 号 年 月 日 訓令 第 号 年 月 日 告示 第 号 | |
別表第2(第24条，第29条，第31条関係)
(平25訓令7・全改)
起案文書の回議等順序
別表第3(第25条関係)
(令元訓令3・全改，令4訓令3・一部改正)
起案用紙の記入要領
1 収受年月日・発信年月日
文書を収受し，及び発送した年月日を起案担当者が記入し，不要のときは，斜線を引く。
2 起案年月日
文書を起案した年月日を起案担当者が記入する(起案に着手した日ではなく，起案文書が決裁を受けられる状態になった日を記入する。)。
3 保存年限
起案担当者が，保存年限に該当する数字又は文字を○で囲む。
4 宛名
次に掲げるところにより，起案担当者が記入する。
(1) 発信文書の相手方の職及び氏名を記入する。
(2) 宛先が多く，記入できないときは，別紙に書き，この欄に「別紙のとおり」と記入する。
(3) 庁内文書で部長名又は課長名のものは，職名のみで氏名を省略する。
(4) 起案文書は，内部での意志決定に使用するものであるから「様」などは，ここに記入しない。
5 発信者名
次に掲げるところにより，起案担当者が記入する。
(1) 発信者が，村長名，副村長名，部長名，課長名又は村名の場合は，該当する名を記入し，それ以外の場合は，職，氏名を記入する。
(2) 庁内文書で，部長名又は課長名のものは，職名のみで氏名を省略する。
6 件名
決裁権者が意志の判断を誤らないように文書の内容が一見して分かるように簡潔に要領よく表現するものとし，その末尾に申請，許可，照会，回答，通知等起案文書の性質を括弧書きで入れる。
7 伺い文
「標記について(別紙，下記)のとおり○○○したい。」と記載し，○○○の部分に「どうするか」の文字を記載する。
件名と伺い文の○○○の部分に入れる文字を例示すると次のとおりである。
件名 | 伺い文の文字 |
東海村公印規程の一部を改正する規程について | 制定 |
茨城県市町村事務連絡協議会について | 開催 |
東海村公共下水道工事請負契約について | 締結 |
緑と花の運動実施計画について | 策定 |
高齢者相談事業計画書について | 提出 |
東海村私立幼稚園教職員研修費補助金について | 交付決定 |
「どうするか」の部分の語句は，表示した例のほか照会，回答，通知，報告，申請，依頼，実施等である。
8 起案担当者
(1) 起案担当者が所属名，補職名及び氏名を記入する。ただし， 自署する場合もゴム印を使用する場合も押印しない。
(2) 係長が起案担当者となった場合は，係長の決裁欄は，斜線を引く。
9 合議・供覧事項
東海村事務決裁規程の別表に定める共通決裁事項又は個別決裁事項について合議し，供覧の場合は，合議の欄に供覧と書いて供覧に付する。
10 予算確認
予算を伴う起案文書については，決裁前に予算事務担当者の確認印を受ける。
11 決裁
(1) 職を兼務する場合は，それぞれの欄に押印する。
(2) 東海村事務決裁規程により，上司の決裁を要しない場合は，必ずその欄に斜線を引く。
12 決裁年月日
決裁権者がその事案に意志表示した日を記入する。
13 発信文書の記号・番号
発送する文書の記号及び番号を記入する。
例示すると 東総発第1号(発送)
東総収第1号(収受文書に基づく発送)
14 施行年月日
文書を発送した日又は事案を処理した日を施行担当者が記入する。
別表第4(第53条関係)
(令4訓令11・全改)
中分類 大分類 | 00 | 01 | 02 | 03 |
01 政策推進 | 計画調整 | 秘書広聴 | 広報・国際化 | |
02 地域戦略 | プロジェクト推進 | デジタル戦略 | ||
03 総務人事 | 総務法制 | 人事・給与厚生 | 心とからだの保健 | |
04 財政経営 | 財政 | 契約・検査 | ファシリティマネジメント | |
05 税務 | 収納管理 | 住民税 | 資産税 | |
06 村民活動支援 | 村民活動支援 | |||
07 環境政策 | ごみゼロ推進 | 生活環境保全 | 環境計画・緑化推進 | |
08 防災原子力安全 | 消防防災・原子力安全 | |||
09 住民 | 戸籍 | 住民 | ||
10 地域福祉 | 地域福祉推進 | 地域医療推進 | 高齢支援 | |
11 保険 | 医療保険 | 介護保険 | ||
12 総合相談支援 | 相談支援 | 障がい福祉 | 地域包括 | |
13 健康増進 | 管理 | 健康づくり | ||
14 子育て支援 | 計画推進・施設 | 認定・給付 | 子ども家庭 | |
15 産業政策 | 産業政策推進 | 観光 | ||
16 農業政策 | 農業振興・農地保全 | 地域農業支援 | ||
17 都市政策 | 都市計画推進 | 建築 | ||
18 道路整備 | 幹線道路整備推進 | 管理 | ||
19 区画整理 | 管理 | 工務 | ||
20 下水道 | 管理・業務 | 工務 | ||
21 会計 | 出納 |
(平11訓令5・一部改正)
(平11訓令5・一部改正)
(平11訓令13・追加)
(平11訓令13・追加)
(平11訓令13・追加)
(平20訓令16・追加)
(平11訓令13・追加)
様式第11号 削除
(令4訓令3)
(令4訓令3・全改)
(平11訓令13・追加，平19訓令29・一部改正)
(平11訓令13・追加，令4訓令11・一部改正)
(平11訓令13・追加，平19訓令29・一部改正)
(平11訓令13・追加，平19訓令29・一部改正)
様式第17号 削除
(令4訓令3)
(平11訓令13・追加，平14訓令9・平30訓令22・令元訓令3・令4訓令11・一部改正)
(平11訓令13・追加)
