○東御市公文書管理規則

平成16年4月1日

規則第10号

(目的)

第1条 この規則は、法令その他別に定めのあるもののほか、公文書の管理等に関し必要な事項を定め、公文書の適正な管理を確保するとともに、文書事務の効率化及び最適化を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 職員がその職務に用いることを目的として作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。ただし、次に掲げるものは除く。

 官報、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 図書館その他これらに類する市の施設において、一般の利用に供することを目的として管理しているもの

(2) 文書事務 文書の収受並びに公文書の作成、分類、保存及び廃棄等に関する事務をいう。

(4) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。

(5) 文書主管課 総務部総務課をいう。

(6) 文書主管課長 前号に規定する課の長をいう。

(公文書の管理等の原則)

第3条 職員は、公文書を常に正確、迅速かつ丁寧に取り扱うとともに、汚損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。

2 職員は、公文書の効率的な利用を図るため、常にその所在を明らかにするとともに、市の情報公開制度及び個人情報保護制度が円滑に運用されるよう、公文書を適正に管理しなければならない。

(公文書の管理体制)

第4条 総務部長は、文書事務を総括する。

2 総務部長は、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように常に文書事務に関し必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

3 課長等は、常にその所掌する公文書について適正かつ迅速な処理及び管理を行い、文書事務が効率的に運営できるよう努めなければならない。

4 公文書の管理を適正かつ円滑に行うため、課等に文書管理責任者及び文書管理担当者を置く。

(公文書の区分)

第5条 公文書の区分は、次のとおりとする。

(1) 令達文書

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

 訓令 所属の機関及び職員に指示命令するもの

 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するもの

 指令 特定の個人又は団体からの申請、願出等に対して処分の意志を表示するもの

(2) 公示文書

 告示 市内の全部又は一部に公示するもので重要なもの

 公告 市内の全部又は一部に公示するもので告示以外のもの

(3) 一般文書 前2号に掲げる以外のもの

(到達文書の収受)

第6条 市に文書が到達した場合には、別に定めるところにより、速やかに収受の手続きを行わなければならない。

(公文書の作成)

第7条 事案の処理に当たっては、特殊な場合を除き、処理内容等(意思決定の過程、公文書を管理するために必要な事項を含む。)を記録した公文書を作成しなければならない。この場合において、電磁的記録によって処理できる範囲は、総務部長が別に定める。

2 事案の処理と同時に公文書を作成することが困難な場合にあっては、口頭により決裁を受けて処理するものとし、事後速やかに公文書を作成するものとする。

(公文書の分類等)

第8条 課長等は、公文書を系統的かつ体系的に管理するため、すべての公文書を大分類、中分類及び小分類に分類整理し、保管(公文書を課等の事務室内に収納し、当該課等が管理することをいう。以下同じ。)しなければならない。

(ファイル基準表の作成)

第9条 課長等は、公文書の所在を常に明確にするとともに、公文書の検索を迅速に行うため、課等ごとにファイル基準表(年度ごとの公文書の一覧を表に書き表したものをいう。以下同じ。)を作成し、最新の状態に保たなければならない。

2 前項に規定するファイル基準表は、公文書の検索資料として一般の閲覧に供するものとする。ただし、ファイル基準表の記載事項に東御市情報公開条例(平成16年東御市条例第7号)第7条に規定する非開示情報又は同条例第10条に規定する情報に該当する部分があるときは、当該部分は閲覧の対象とはしない。

(公文書の保管)

第10条 公文書は、原則として会計年度ごとに、専用の容器で保管しなければならない。

2 公文書の保管期間は、2年とする。ただし、年度を超えて常時使用する公文書については、この限りでない。

(公文書の引継ぎ)

第11条 課長等は、完結した公文書(以下「完結文書」という。)のうち、保存期間が1年を超えるものをその完結した日の属する会計年度の翌々年度に文書主管課に引き継がなければならない。ただし、これにより難いものついては、この限りでない。

(公文書の保存)

第12条 保存を要する公文書は、文書主管課長が管理する書庫で保存するものとする。ただし、文書主管課長が認める専用の書庫のある課等にあっては、この限りでない。

(公文書の保存期間)

第13条 公文書の保存期間は、30年、10年、5年、3年、1年又は随時とし、その基準は別表のとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある公文書については、当該法令等の定めるところによる。

(保存期間の起算日)

第14条 公文書の保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。ただし、これにより難いものの起算日については、別に定める。

(公文書の廃棄及び移管)

第15条 文書主管課長及び課長等は、その保存する公文書で保存期間が満了したものを遅滞なく廃棄しなければならない。この場合において、機密に属する公文書又は他に利用されるおそれのある公文書は、あらかじめ指定した場所に集積し、文書主管課で焼却、裁断、溶解等の適切な方法により廃棄しなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、保存期間が満了した公文書のうち、歴史的又は文化的価値を有する公文書については、東御市教育委員会と協議の上、東御市文書館に移管し、保存するものとする。

(電磁的記録の管理)

第16条 第3条及び第4条の規定は、公文書のうち電磁的記録の管理について準用する。

2 前項に規定するもののほか、電磁的記録の管理については、別に定める。

(補則)

第17条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理等に関し必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は、平成16年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の日の前日までに、合併前の東部町文書取扱規程(昭和59年東部町訓令第4号)又は北御牧村文書取り扱い規程(昭和36年北御牧村訓令第3号)(次項において「合併前の訓令」という。)の規定に基づきなされた手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によりなされたものとみなす。

3 当分の間、合併前の訓令により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の訓令の例による。

附 則(平成17年3月28日規則第10号)

この規則は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日規則第11号)

この規則は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日規則第7号)

(施行期日)

1 この規則は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月12日規則第7号)

(施行期日)

1 この規則は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日規則第15号)

この規則は、平成30年4月1日から施行し、この規則の施行の日以後に保存期間が満了する公文書について適用する。

別表(第13条関係)

保存期間の区分

公文書の類型

30年

1 条例、規則その他の例規の制定又は改廃に関するもの

2 官公庁からの令達、通知等で重要なもの

3 訓令、通達及び内規に関する公文書で特に重要なもの

4 行政不服審査及び訴訟に関する公文書で重要なもの

5 市議会の会議録、決議書その他の市議会に関する公文書で重要なもの

6 市行政の総合計画及び運営に関する基本方針の決定並びにその変更に関する公文書

7 行政区域に関する公文書で重要なもの

8 公有財産の取得、処分その他権利の設定に関する公文書

9 財産、公の施設及び市債に関する公文書で重要なもの

10 事務引継ぎに関する公文書で重要なもの

11 機関の設置、廃止に関する公文書で重要なもの

12 予算、決算及び出納に関する公文書で重要なもの

13 表彰に関する公文書で重要なもの

14 職員、委員等の履歴及び任免、賞罰等に関する公文書

15 許可、認可、契約等に関する公文書で特に重要なもの

16 台帳、原簿等で特に重要なもの

17 調査研究、統計等に関する公文書で特に重要なもの

18 市史及びその編さん上必要な資料で重要なもの

19 監査請求等に関する公文書で重要なもの

20 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に30年保存とする必要がある公文書

10年

1 告示及び公告に関する公文書で重要なもの

2 訓令、通達及び内規に関する公文書で重要なもの

3 許可、認可、契約等に関する公文書で重要なもの

4 台帳、原簿等で重要なもの

5 金銭の支払いに関する証拠書類

6 調査研究、統計等に関する公文書で重要なもの

7 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に10年保存とする必要がある公文書

5年

1 許可、認可、契約等に関する公文書で比較的重要なもの

2 租税及び公課に関する公文書で重要なもの

3 台帳、原簿等で比較的重要なもの

4 調査研究、統計等に関する公文書で比較的重要なもの

5 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に5年保存とする必要がある公文書

3年

1 照会、回答、通知、依頼等に関する公文書

2 許可、認可、契約等に関する公文書で比較的軽易なもの

3 文書の受付、発送に関する公文書

4 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に3年保存とする必要がある公文書

1年

1 照会、回答、通知、依頼等に関する公文書で軽易なもの

2 許可、認可、契約等に関する公文書で軽易のもの

3 文書の受付及び発送に関する公文書で軽易なもの

4 調査研究、統計等に関する公文書で軽易なもの

5 前各項に掲げる公文書に類するものその他特に1年保存とする必要がある公文書

随時

その他の公文書で1年間以上保存する必要がないと認められる公文書

東御市公文書管理規則

平成16年4月1日 規則第10号

(平成30年4月1日施行)