○東御市公文書管理規程

平成16年4月1日

訓令第5号

第1章 総則(第1条―第6条)

第2章 文書の受領、配布及び収受(第7条―第13条)

第3章 公文書の処理(第14条―第16条)

第4章 公文書の作成(第17条―第21条)

第5章 公文書の起案及び回議(第22条―第33条)

第6章 公文書の施行(第34条―第43条)

第7章 公文書の保管、保存及び廃棄(第44条―第64条)

第8章 雑則(第65条―第67条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、東御市公文書管理規則(平成16年東御市規則第10号。以下「管理規則」という。)その他別に定めのあるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この訓令において使用する用語は、管理規則において使用する用語の例によるほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 係長 課等の文書に係る事案を所掌する当該課等に属する係の長をいう。

(2) 親展文書「親展」又は「秘」の表示のある文書及びこれらに準ずると認められる文書をいう。

(3) 起案文書 起案した文書で、決裁前のものをいう。

(4) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システム(以下「電子文書交換システム」という。)により受信又は送信される電磁的記録をいう。

(5) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(6) ファイリングシステム 公文書の発生から整理、保管、保存及び廃棄までを一貫した流れにより管理する方法をいう。

(7) 移替え 年度末に各課等において、当年度の公文書をファイリングキャビネット(以下「キャビネット」という。)の現年度扱いの引出しから、前年度扱いの引出しに移すことをいう。

(8) 引継ぎ 文書を各課等管理の保管から文書主管課管理の保存に移すことをいう。

(文書の取扱いの原則)

第3条 文書(公文書及び公文書となるべき文書をいう。以下同じ。)は、管理規則及びこの訓令に定めるところにより適正に取り扱わなければならない。

(文書管理責任者等及びその職務)

第4条 管理規則第4条第4項に規定する文書管理責任者は、課等の課長補佐又はこれに相当する職にある者をもって充てる。ただし、課長補佐又はこれに相当する職にある者が2人以上置かれている場合又は欠ける場合は、当該課等の課長等が指定する者をもって充てる。

2 文書管理責任者は、上司の命を受け次に掲げる事務を行う。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 起案文書の審査に関すること。

(3) ファイリングシステムに関すること。

(4) 総合行政ネットワーク文書の受信及び送信並びに電子署名の付与に関すること。

(5) 文書事務の処理の促進及び状況の調査に関すること。

(6) 公文書の管理の指導及び改善に関すること。

(7) 東御市情報公開条例(平成16年東御市条例第7号)及び東御市個人情報保護条例(平成16年東御市条例第8号)に基づく公文書の公開又は開示等の請求の対象となる公文書の特定に関すること。

(8) 前各号に掲げるもののほか、公文書の管理等に関すること。

3 管理規則第4条第4項に規定する文書管理担当者は、課等の係ごとに係長又はこれに相当する職にある者をもって充てる。ただし、係長を置かない係にあっては、当該課長等が指定する者とする。

4 文書管理担当者は、文書管理責任者の指示により、その職務の一部を補助するものとする。

5 課長等は、第1項ただし書又は第3項ただし書の規定により文書管理責任者又は文書管理担当者を指定し、又は指定替えした場合は、直ちにその氏名を文書主管課長に報告しなければならない。

(文書管理責任者会議)

第5条 文書主管課長は、必要があるときは文書管理責任者会議を招集し、文書管理事務の連絡調整を図ることができる。

(公文例)

第6条 令達文書、公示文書及び一般文書の文例は、別に定める。

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領)

第7条 市に到着した文書及び物品は、文書主管課において直接受領するものとする。ただし、課等に直接到着した文書及び物品は、当該課等において受領するものとする。

2 料金の未払又は不足の文書及び物品は、官公庁から発送したものその他必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを受領することができる。

(勤務時間外に到着した文書の受領)

第8条 休日又は東御市職員服務規程(平成16年東御市訓令第12号)第4条に規定する勤務時間外に到着した文書の受領については、前条の規定にかかわらず、宿直員が受領し、次の勤務時間の開始時に文書主管課に引き継ぐものとする。

(文書の配布)

第9条 文書主管課において直接受領した文書及び勤務時間外に到着した文書で到着後に文書主管課で受領したもの(以下「受領文書」という。)は、次に掲げるところにより処理する。

(1) 受領文書は、配達先不明瞭等により開封することが必要と認められるものを除き、開封せず、文書主管課に備付けの文書配布棚により各課等に配布するものとする。

(2) 親展文書は、開封せず名あて人に配布する。

(3) 書留、配達証明書又は内容証明等の文書は、書留郵便取扱簿(様式第1号)に所要事項を記入の上、関係する課等又は名あて人に配布し、受領印を徴するものとする。ただし、配布先不明等により開封する必要があるものについては、この限りでない。

(4) 電報は開封し、関係する課等又は名あて人に配布する。

(5) 2以上の課等に関係のある文書は、最も関係が深いと認められる課等へ配布し、配布すべき課等が明らかでない文書は、文書主管課長が配布すべき課等を定めるものとする。

2 文書管理責任者は、その所属職員を通じて1日1回以上文書主管課から文書の配布を受けなければならない。ただし、配布を受ける文書が存在しないときは、この限りでない。

(文書の収受)

第10条 文書管理責任者は、前条第1項の規定により配布を受けた文書及び物品又は第7条第1項ただし書の規定により受領した文書及び物品について、直ちに当該文書の余白に収受印(様式第2号)を押し、収受日及び収受の事実を明確に記録しておくことが必要な文書は、年度による一連番号を付した文書収受簿(様式第3号)に記載しなければならない。

(文書の転送及び返付)

第11条 文書管理責任者は、他の課等に関係する文書については、速やかに、関係する課長等に回覧し、又はその写しを転送しなければならない。

2 前条の規定により配布を受けた文書で当該課等の事務に属さないものがあるときは、文書管理責任者は、速やかに文書主管課に返付するものとする。

(通信機器による収受の処理)

第12条 課長等は、ファクシミリ、電子メールシステム又は電子文書交換システム(以下「通信機器」という。)を使用して受信した公文書は、紙に出力し、第10条の規定により収受の処理を行うものとする。ただし、課長等においてその処理が不要であると認める公文書については、この限りでない。

(到達時刻の記録)

第13条 訴訟、審査請求その他到達時刻を正確に証明する必要がある文書は、文書管理責任者が当該文書の余白に到達時刻を記入し、認印を押すものとする。

第3章 公文書の処理

(処理の原則)

第14条 公文書は、この章及び次章に定めるところにより、正確かつ迅速に処理されなければならない。

(文書処理の促進)

第15条 課長等は、適時、公文書の処理状況を調査し、未処理のものについては、必要な指示をする等の方法により、その処理の促進を図らなければならない。

(収受文書の処理)

第16条 文書管理責任者は、第10条の規定により収受した文書(以下「収受文書」という。)を確認し、直ちに、課長等に配布するものとする。

2 課長等は、前項の規定により収受文書の交付を受けたときは、自ら処理するもののほか、係長等を経てその文書に係る事務の処理を事務担当者に指示しなければならない。ただし、異例な文書及び重要な文書は事前に部長の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

3 前項の規定による指示を受けた事務担当者は、その指示により次に掲げるところにより収受文書を処理するものとする。

(1) 処理について起案を要するものについては、速やかに、処理案を起案しなければならない。

(2) 収受文書で、一定の処理期限があるもの又は他の課等と総合処理を要し、若しくは調査研究を要するため、直ちに起案することができないものは、あらかじめ起案の方法等を余白に朱書して上司に供覧し、又は関係する課等に回覧しなければならない。

(3) 軽易な文書又は関係する課等から周知のために送付された文書については、その左上欄に「供覧」又は「回覧」と朱書して、課長等に供覧し、又は回覧するものとする。

(4) 前2項に規定する文書で内容の複雑なものについては、その要旨を文書の余白に朱書しなければならない。

第4章 公文書の作成

(用紙の規格)

第17条 公文書に用いる用紙の規格は、日本産業規格A列4番とする。ただし、市長が別に定めるものについては、この限りでない。

(公文書の形式)

第18条 公文書は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(1) 法令その他これに準じるものにより書式を縦書きと定められているもの

(2) 他の官公庁により様式を縦書きと定められたもの

(3) 賞状、祝辞、式辞、弔辞その他これらに類するものであって、縦書きが適当と認められるもの

(4) その他総務部長が縦書きを要すると認めたもの

(公文書作成の要領)

第19条 公文書の作成に当たっては、次の点に留意しなければならない。

(1) 情報の公開を前提に、プライバシー等に十分配慮し、市民に分かりやすい形式及び表現を用いて作成すること。

(2) 前例や慣習にとらわれず、事務の目的と根拠が明確になるよう、事務の流れに沿って作成すること。

(用字、用語、文体及び敬称)

第20条 公文書に用いる漢字、仮名遣い、送り仮名、音訓及び漢字字体については、それぞれ次に掲げるところによるものとする。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代かなづかい(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送りがなの付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(5) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)

(6) 法令における漢字使用等について(平成22年11月30日付け内閣法制局長官決定)

2 公文書に用いる文体は、「です・ます」体とする。ただし、法規文書、告示文書、令達文書及び契約に関する文書の文体については、この限りでない。

3 公文書の名あて人に用いる敬称は、「様」とする。

(議事録の作成)

第21条 会議を開催した際は、当該会議の公開、非公開にかかわらず、会議終了後速やかに議事録(様式第4号)を作成しなければならない。ただし、法令等に特別の定めのあるものについては、当該法令等の定めるところによる。

2 前項の議事録には、経過記録を必要とする交渉又は協議の結果等については、その件名、日時、場所、出席者氏名及び具体的内容等を記入するものとする。

第5章 文書の起案及び回議

(起案)

第22条 起案は、起案用紙(様式第5号)を用いるものとする。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(1) 処理について一定の帳票が定められているもの

(2) 定例的又は軽易な起案で文書の余白に処理案を朱書したほうが効率的と課長等が認めたもの

(起案要領)

第23条 起案文書は、本文の前に起案の理由又は説明を簡単に記述するものとし、関係法令その他参考となる事項の付記、関係書類の添付等により起案の根拠、理由及び経過等を明らかにしなければならない。

2 内容が定例的な事案の起案は、例文によりするようにしなければならない。

3 例文は課長等が定めるものとする。この場合において令達文書は、総務部長に合議しなければならない。

4 起案は、一件ごとに作成する。

5 起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添えなければならない。

第24条 通信機器を利用して施行する事案の起案は、起案用紙の施行区分欄に次に掲げる施行区分のいずれかを記載し、決裁を受けなければならない。

(1) ファクシミリ施行

(2) 電子文書交換システム施行

(3) 電子メール施行

(4) 電子回覧版施行

(5) 電子掲示板施行

(文書管理責任者の文書審査)

第25条 起案文書(第22条ただし書の規定による起案文書を除く。)は、係長の回議を受けた後、文書管理責任者の審査を受けなければならない。ただし、文書管理責任者が不在で、かつ、緊急を要する場合は、係長の上席にある者の審査を受けるものとする。

2 文書管理責任者は、起案文書の審査に当たっては、第6条及び第23条第3項の規定による文例等に基づき審査し、起案文書の作成者(以下「起案者」という。)に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

(起案文書の回議及び決裁)

第26条 起案文書は、その決裁区分により回議し、決裁を受けなければならない。

2 起案文書について、回議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案にしたときは、その旨を関係者に通知しなければならない。

(合議)

第27条 部課長等は、起案文書の内容について他の関係する部課等との協議を必要とする場合は、当該部課等の部課長等に合議しなければならない。

2 合議を受けた部課長等は、直ちに、起案文書の確認を行い、その同意又は不同意を決定するものとし、決定に日時を要するときは、その理由を当該合議をした部課長等に通知しなければならない。

3 合議を要する文書について部課等及び関係する部課等の意見が異なる場合は、相互に協議するものとし、意見が一致しないときは、その意見を添えて上司の指示を受けなければならない。

4 部課長等は、合議を経た文書についてその内容を変更し、又は廃案にしたときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

(秘密文書の回議及び合議)

第28条 秘密の取扱いを要する文書は、起案文書の内容を説明することができる職員が自ら携帯し、又は封筒等に収めて回議し、若しくは合議しなければならない。

(再回付等)

第29条 合議を受けた起案文書についてその結果を知ろうとするときは「施行前(施行後)要再回、何々部何々課氏名」と表示し、再回を受けたときは表示の下に認印して送付しなければならない。

2 起案文書の主旨について重要な修正がなされて決裁されたとき又は廃案になったときは、その旨を関係者に通知しなければならない。

(起案文書の訂正等)

第30条 起案文書を訂正し、又は添削したときは、その経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の表示)

第31条 起案文書には、特に急を要するものは赤色、重要なものは青色の紙片をその右上部にちょう付するものとする。

(令達文書等の審査)

第32条 次に掲げるものの起案文書は、部長の回議又は合議を受けた後、総務部長の審査を受けなければならない。

(1) 令達文書及び公示文書

(2) 議決事件に係る議会提出議案(予算及び決算に係るものを除く。)

(3) 訴訟及び行政不服審査に関するもの

(4) その他の文書で重要なもの又は異例のもの

(決裁日の記入)

第33条 起案者は、起案文書について決裁がなされたときは、直ちに起案用紙の所定の欄に決裁の日付を記入しなければならない。

第6章 公文書の施行

(公文書の発信者名等)

第34条 公文書の発信者名は、市長名を用いるものとする。ただし、公文書の性質又は内容により市名、市役所名、部名又は部長名等を用いることができる。

2 庁内文書にあっては、職名のみを用いるものとする。

3 公文書には、照会その他の便宜に資するため、当該文書に担当者の部名、課名、氏名及び連絡先を記載するものとする。

(発信の日付)

第35条 発信の日付は、当該文書を施行する日とする。

(文書の記号等)

第36条 公文書には、年次、記号及び番号を付さなければならない。この場合において、1つの課等の執務場所が分割された場合においては、当該分割された場所ごとに文書番号を定めることができる。

2 年次は、その事案が完結するまで同一のものを用いるものとし、条例、規則、訓令、告示及び公告(第4項において「例規等」という。)にあっては公布し、又は発する日の属する年次により、その他の文書にあっては当該文書を施行する日の属する会計年度の年次によるものとする。

3 記号は、原則として課等名の第1文字の漢字によるものとする。

4 例規等の番号は、文書主管課長が令達件名簿(様式第6号)によって毎年1月1日から起こし、その他の文書の番号は、課長等が当該文書を施行するときに、文書発信簿(様式第7号)によって毎年4月1日から起こすものとする。

5 前項の規定にかかわらず、往復文書で軽易なものの番号は号外で処理することができる。

(公印及び契印等の押印)

第37条 施行文書のうち送付を要するものには、東御市公印規則(平成16年東御市規則第11号)の規定に基づき、相当の公印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印の押印を省略することができる。

(1) 通知、照会等に係る文書で軽易なもの

(2) 文書の内容が軽易で大部分を印刷又は複写したもの

(3) 規程等の送付状

(4) 図書類の寄贈状

(5) 記念行事及び催物の招待状等

3 前項の規定により公印の押印を省略しようとするときは、当該起案文書の施行上の取扱い及び注意欄にその旨を表示しなければならない。

4 契印は、重要な施行文書が決裁済みの起案文書と照合され、発信されたことを認証するために用い、施行文書と決裁済みの起案文書とに半分ずつ掛けて押すものとする。

5 割印は、契約書など重要な施行文書について、抜取り又は差込みを防止し、連続を認証するために用い、文書の継ぎ目又はとじ目に公印を押すものとする。

(電子署名)

第38条 前条第1項の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書を送付する場合には、公印の押印に代えて、電子署名を付与しなければならない。

2 電子署名の付与の手続その他電子署名に関し必要な事項は、別に定める。

(施行済原議等の処理)

第39条 公文書を施行したときは、起案用紙、原議、台帳等に、それぞれ処理経過又は施行の日等を記入し、認印しておかなければならない。

(公文書の発送)

第40条 公文書の発送(次条の規定による公文書の発送は除く。)は、原則として文書主管課において行う。

2 発送する公文書は、あて先を明記し担当部署を記入した封筒に入れ、午後3時までに課等ごとに一括し、原議とともに、文書主管課に送付しなければならない。ただし、文書主管課長が認める課等にあっては、当該課等において当該公文書の発送をすることができる。

3 公文書を発送するときは、最低料金で行うよう努めなければならない。

4 第2項本文に規定する時刻後に送付を受けたものは、緊急を要するもののほか、事務の都合により、翌日に発送することができる。

5 第1項の規定にかかわらず、課長等が特に必要と認める文書は、職員により直接発送することができる。

(通信機器による発送)

第41条 前条の規定にかかわらず、次に掲げる文書(公印の押印をしていないものに限る。)については、通信機器を使用して送信することにより、文書の発送に替えることができる。

(1) 通信機器により送信することについてあらかじめ相手方の同意を得たもの

(2) 市の機関相互間で送信する文書

2 ファクシミリ装置により送信する文書には、文書主管課長が別に定める様式を添付しなければならない。

(公文書等の多量発送の処理)

第42条 一時的に多量の公文書を発送するときは、当日の午前中に種別及び通数を文書主管課に連絡しなければならない。ただし、急にその必要性を生じた場合は、この限りでない。

(郵便切手等の受払い)

第43条 文書主管課長は、発送する公文書に使用する郵便切手、はがき等の出納を郵便切手等受払簿(様式第8号)により明確にしておかなければならない。

第7章 公文書の保管、保存及び廃棄

(公文書の管理)

第44条 公文書は、ファイリングシステムにより管理する。

(公文書の保管単位)

第45条 公文書を保管する単位(以下「保管単位」という。)は、課等ごととする。ただし、事務室の状況等により当該課長等が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。この場合において、課長等は、あらかじめ文書主管課長の承認を得なければならない。

(ファイリングシステムの維持管理)

第46条 公文書を適正に分類し、及び管理するため、文書管理責任者は次に掲げる職務を行わなければならない。

(1) 公文書の整理、分類、保管、移替え、引継ぎ及び保存に関すること。

(2) 公文書の廃棄に関すること。

(3) ファイル基準表の作成及び審査に関すること。

(4) 行政文書目録の作成に関すること。

(5) ファイリングシステムの推進及び維持管理に関すること。

2 文書管理担当者は、第1項各号に掲げる事務について、文書管理責任者を補佐する。

(公文書の分類)

第47条 公文書の分類は、保管単位ごとに、すべての公文書を小分類として個別フォルダーに収納し、その個別フォルダーを第1ガイド及び第2ガイドを用いて、大分類及び中分類に区分するものとする。

(保管用具)

第48条 公文書の整理、分類及び保管は、ファイリング用3段キャビネット(以下「キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用して行うものとする。

(文書の保管方法)

第49条 公文書の保管は、キャビネットにより行う。

2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な公文書については、その他の保管庫又は書棚等当該公文書に適した用具を使用し保管することができる。

3 キャビネットは、課等ごとに、一定の場所に配置し、公文書を集中管理することを原則とする。

(公文書の整理及び保管)

第50条 公文書は、個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

2 現年度扱いの公文書は、原則として、キャビネットの上段及び中段の引出しに整理保管し、当該年度の翌年度においては、キャビネットの下段の引出しに移し替えて保管するものとする。ただし、年度を超えて常時使用する公文書(以下「継続文書」という。)は、発生した年度から当該文書を継続する必要がなくなった日の属する年度まで、キャビネットの上段及び中段の引出しに整理し、及び保管するものとする。

3 職員は、執務中を除き、公文書を自己の手元に置いてはならない。

4 文書管理責任者は、キャビネットに収納された公文書について、毎年度末に第2項に定める区分に従い、当該年度の公文書について、ファイル基準表を作成するとともに公文書の移替えを行わなければならない。

5 前項の規定により、公文書をその他の保管庫、書棚等に収納した場合は、当該文書の名称、収納場所等を記載した所在カード(様式第9号)をキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

6 処理が完結していない公文書は、完結後に入れるべき個別フォルダー又は適切な第1ガイド及び第2ガイドの下に処理が完結していない旨の表示をした個別フォルダーを作成し、これを入れて管理するものとする。

7 全庁に共通する公文書は、文書主管課長が別に定める全庁共通ファイル基準表に従い、整理し、及び保管しなければならない。

8 総務部長は、各課等の公文書の保管状況を調査し、その保管方法について指導しなければならない。

9 年度終了後において施行する公文書で、前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前会計年度に区分するものとする。

(ファイル基準表の作成)

第51条 課長等は、ファイル基準表(様式第10号管理規則第9条に規定するファイル基準表をいう。以下同じ。)を毎年3月31日までに、当該年度のファイル基準表を確定させ、文書主管課長に提出しなければならない。

(フロッピーディスク等の管理)

第52条 組織的に用いるフロッピーディスク、コンパクトディスク及びマグネットオプティカル等は、課等を保管単位として、ファイル基準表に掲載し、課長等の指定する場所に収納して管理しなければならない。

(保管文書等の点検及び整理)

第53条 文書管理責任者は、毎月保管単位ごとにファイリングテーマを定め、常に文書等の整理に心掛けるとともに、ファイリングシステムの維持向上に努めるものとする。

2 課長等は、前項のファイリングテーマの実施状況について、当該テーマを実施した月の翌月の5日までにファイリングテーマ実施報告書(様式第11号)により文書主管課長に報告しなければならない。

3 文書管理責任者は、文書主管課長の指定した時期にファイリングシステム維持管理点検表(様式第12号)による点検を実施するものとする。

4 文書管理責任者は、当該年度に発生した公文書を随時精査し、保存する必要がある公文書と保存する必要のない公文書に選別しなければならない。

5 前項に規定する保存する必要がない公文書は、次に掲げるものとする。

(1) 軽易な通知、案内状等の公文書であって、後日参照の必要のないもの

(2) 他の記録と内容が重複している公文書

(公文書の移替え)

第54条 文書管理責任者は、文書主管課長の指定した時期に移替えを実施するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、継続文書については移替えを行わず、現年度の公文書の扱いとする。

3 前項に規定する移替えを行わない文書は、ファイル基準表及びフォルダーラベルの所定の箇所に「継」の表示をする。

(新年度フォルダーの作成)

第55条 年度当初、課等において前条の規定により確定したファイル基準表に基づき、新年度用ファイル基準表案を作成し、フォルダーラベルを打ち出し、新年度フォルダーを作成するものとする。

(公文書の保存期間)

第56条 管理規則第13条に規定する公文書の保存期間は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるとおりとする。

(1) 30年 10年を超え、30年以内の期間保存するもの

(2) 10年 5年を超え、10年以内の期間保存するもの

(3) 5年 3年を超え、5年以内の期間保存するもの

(4) 3年 1年を超え、3年以内の期間保存するもの

(5) 1年 1年間保存するもの

(6) 随時 1年以内の期間保存するもの

2 前項の規定にかかわらず事務を所掌する課等に原本がある公文書については、当該課等以外の課等においては適宜当該公文書の保存期間を短縮することができる。

3 第50条第7項に規定する全庁共通ファイル基準表に係る個別フォルダーの保存期間については、文書主管課長が定めるものとする。

4 管理規則第14条の規定にかかわらず、継続文書の保存期間は、当該継続を解除した日で廃棄するものを除き、継続を解除した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(保存期間の基準)

第57条 前条第3項に規定する保存期間の基準は、別に定める。

(公文書の完結日)

第58条 公文書の完結日は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定める日とする。

(1) 帳簿類 帳簿閉鎖の日。ただし、加除式の帳簿類から除冊された帳簿にあっては、当該帳簿から除冊した日

(2) 出納に関する証拠書類 当該出納があった日

(3) 契約文書 当該契約事項の履行が終わった日

(4) その他の公文書 当該公文書の事案の処理が終わった日

(公文書の引継ぎ)

第59条 文書管理責任者は、保存期間が3年以上の公文書を個別フォルダーごと保存期間別に区分し、ファイル基準表の配列順に所定の文書保存箱に収納し、課長等の承認を得て、文書主管課長に引き継がなければならない。この場合において、文書管理責任者は、ファイル基準表に保存期間及び文書保存箱引継番号を記入しなければならない。

2 文書管理責任者は、前項の規定による引継ぎを行う場合は、ファイル基準表に文書保存箱の整理番号を記入しなければならない。

3 第45条ただし書の保管単位に係る文書の引継ぎについては、前2項の規定にかかわらず、文書主管課長が別に定める方法によるものとする。

(公文書の保存)

第60条 前条の規定により引継ぎを受けた公文書は、文書主管課長が管理する書庫で保存するものとする。ただし、文書主管課長が認める専用の書庫のある課等にあっては、この限りでない。

(保存上の注意)

第61条 書庫は開閉を厳にし、その鍵は文書主管課において保管する。

2 書庫の出入については、書庫・キー使用簿(様式第13号)に必要事項を記載するとともに、文書主管課の指示に従わなければならない。

3 書庫の中では、喫煙をし、又はその他一切の火気を使用する行為をしてはならない。

4 書庫の中では、常に清潔にし、虫害及び湿害の予防に努めること。

(保存文書の閲覧等)

第62条 職員が保存文書の閲覧等をするときは、書庫に備付けの貸出ガイドに必要事項を記載したうえで行わなければならない。

2 職員は、前項の閲覧等をする際は、当該保存文書を破損し、汚損し、又は紛失しないように努めなければならない。

(保存文書の貸出し)

第63条 職員が公務のために保存文書の貸出しを受けようとするときは、保存文書貸出申請書(様式第14号)を文書主管課長に提出し、その承認を受けなければならない。ただし、貸出期間が5日以内の場合は、前条の手続により貸出しを受けることができる。

2 保存文書の貸出期間は原則、5日以内とする。ただし、文書主管課長が特別の事由があると認め、かつ、承認したときは、この限りでない。

3 保存文書の貸出しを受けた者は、次の事項を守らなければならない。

(1) 他に転貸しないこと。

(2) 抜取り、取替え又は訂正をしないこと。

(3) 破損、汚損又は紛失したときは、直ちに文書主管課長に報告し、その指示を受けること。

(4) 庁外に搬出しないこと。

(公文書の廃棄)

第64条 管理規則第15条前段の規定による公文書の廃棄は、毎年4月末日までに行うものとする。この場合において、文書主管課長は、事前に当該廃棄すべき公文書について、あらかじめ保存期間満了一覧表を作成し、保存文書の廃棄について課長と協議しなければならない。

2 課長等は、管理規則第15条後段の規定による公文書の廃棄をするときは、あらかじめ機密文書処理簿(様式第15号)に必要事項を記入しなければならない。

3 第1項の規定により協議された公文書のうち廃棄すべき公文書については、文書管理責任者が課長等の承認を得て、廃棄するものとし、課長等は、廃棄完了後速やかに保存文書廃棄届出書(様式第16号)を文書主管課長に提出しなければならない。

4 課長等は、保存期間内の公文書であっても法令の改廃その他の理由により保存を必要としなくなったものは、前3項の手続を経て、廃棄することができる。

5 文書管理責任者は、第3項の規定により公文書の廃棄を行った場合は、当該廃棄した日をファイル基準表に記入するものとする。

6 保存期間を超えて公文書を保存する必要があると課長等が認めるときは、保存期間延長申請書(様式第17号)を提出して、文書主管課長と協議することにより保存期間を延長することができる。

7 文書主管課長は、前項の規定により保存期間の延長を決定したときは、保存期間延長決定通知書(様式第18号)により通知するものとする。

第8章 雑則

(庁外持出しの禁止)

第65条 公文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、やむを得ない事情により、あらかじめ文書主管課長又は課長等の許可を得たときは、庁外に持ち出すことができる。

(部外者の文書の閲覧等)

第66条 部外者が公文書の閲覧を求めるときは、差し支えないと認めるものに限り、文書主管課長又は課長等の承認を得て、第62条第1項の手続により、職員の立会いのもとで閲覧させることができる。

(補則)

第67条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の東部町文書取扱規程(昭和59年東部町訓令第4号)又は北御牧村文書取り扱い規程(昭和36年北御牧村訓令第3号)の規定に基づきなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

附 則(平成19年3月29日訓令第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月28日訓令第29号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成21年2月27日訓令第1号)

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。

附 則(平成23年1月4日訓令第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成28年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月28日訓令第1号)

この訓令は、平成31年7月1日から施行する。

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東御市公文書管理規程

平成16年4月1日 訓令第5号

(令和元年7月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年4月1日 訓令第5号
平成19年3月29日 訓令第10号
平成19年9月28日 訓令第29号
平成21年2月27日 訓令第1号
平成23年1月4日 訓令第1号
平成28年3月28日 訓令第2号
平成31年3月28日 訓令第1号