○砺波地域消防組合文書規程

平成23年2月1日

訓令第2号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の受領、配付及び収受(第9条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第24条)

第4章 文書の施行(第25条―第31条)

第5章 文書の整理及び保存(第32条―第38条)

第6章 雑則(第39条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 課 消防本部各課、各消防署、各出張所及び会計課をいう。

(3) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、常に正確、迅速かつ丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、事務が適正かつ効率的に行われるよう管理しなければならない。

(文書の種類)

第4条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 行政処分又は重要な事実について管内の全部又は一部に公示するもの

(4) 公告 軽易な事実について管内の全部又は一部に公示するもの

(5) 訓令 所属機関又は所属職員に対して一般的に指揮命令するもの

(6) 指令 所属機関及び所属職員以外の者に対して指示命令するもの

(7) 一般文書 前各号に定めるもの以外のもの

(総務課長の職務)

第5条 総務課長は、本組合における文書事務を総括する。

2 総務課長は、各課の文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その処理方法の改善について指導及び指示を行うことができる。

(課長の職務)

第6条 課の長(以下「課長」という。)は、課における文書事務が適正かつ効率的に行われるよう、職員を指揮監督するものとする。

(文書取扱責任者及び文書主任)

第7条 課に文書取扱責任者及び文書主任を置く。

2 文書取扱責任者は、別表第1に定める職にある者をもって充てる。

3 文書取扱責任者が不在のとき、又は欠けたときは、課長がその課の職員のうちから指名する職員がその職務を代行する。

4 文書主任は、課長がその課の職員のうちから指名する。

(文書取扱責任者及び文書主任の職務)

第8条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(1) 文書の収受、配付及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

(5) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 文書主任は、文書取扱責任者の職務を補佐するとともに、文書の整理、保存及び廃棄に関する事務に従事する。

第2章 文書の受領、配付及び収受

(文書の受領)

第9条 本組合に到達した文書は、総務課において受領する。ただし、各課に直接到達した文書は、当該課において受領するものとする。

2 到達した文書に郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、他の官公署から発送されたもの及び必要と認められるものに限り、その料金を支払い、受領するものとする。

(受領した文書の処理)

第10条 前条の規定により総務課において受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、開封せずに当該文書の主務課に配付する。ただし、開封しなければ配付すべき課を確認できないものは、開封し、確認した後に配付する。

(2) 書留、配達証明及び特別送達等の取扱いによる郵便物は、特殊文書受領簿(様式第1号)に記載して配付し、受領印を受けるものとする。

(3) 2以上の課に関係のある文書は、当該文書の処理に最も関係の深いと認める課に配付する。

(配付の方法)

第11条 前条の規定による文書の配付は、文書区分箱を用いて行うものとする。

(文書の収受)

第12条 前条の規定により配付を受けた文書又は直接受領した文書は、各課において次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 各課の文書取扱主任は、文書取扱責任者の指示に基づき文書件名簿(様式第2号)に必要事項を記載した後、当該文書の余白に受付印(様式第3号)を押し、文書番号を記入の上、文書処理カード(様式第4号)を貼付する。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(2) 文書取扱責任者は、前号の処理を確認し、文書を課長の閲覧に供さなければならない。

(配付文書の返付)

第13条 課に配付を受けた文書でその所掌に属しないと認められるものは、直ちに総務課に返付しなければならない。

第3章 文書の処理

(文書処理の原則)

第14条 文書の処理は、すべて課長を中心として、絶えず文書の処理の促進に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の指示)

第15条 課長は、第12条第2号の規定により文書取扱責任者から文書を受領したときは、これを閲覧し、文書処理カードに次に掲げる指示事項を記入の上、担当係長に当該文書の処理を指示しなければならない。

(1) 担当係の指定

(2) 処理要領の大要

2 担当係長は、課長の指示事項に基づき、事務担当者に対し、具体的に指示を与え、その適正かつ円滑な処理に努めなければならない。

(事案の処理及び起案)

第16条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けるものとする。

2 決裁を受ける文書は、すべて起案書(様式第5号及び様式第6号)、報告書(様式第7号)又は文書処理カード(以下「起案書等」という。)を用いなければならない。ただし、定例的な事案については特定の帳票又は用紙を用い、軽易な事案については施行する文書の写し又は収受文書の余白に決裁欄を設けることにより行うことができる。

(起案要領)

第17条 起案書等は、次に掲げる要領により、作成するものとする。

(1) 起案書等の所定の欄にそれぞれ必要事項を記載すること。

(2) 起案の要旨は、簡潔かつ明瞭に記載すること。

(3) 起案書等には、必要に応じて、関係法令、予算の内容、事案の経過に関する事項その他決裁の参考となる事項を記載し、又は図面、資料等を添付すること。

(4) 起案書等には、事案の性質により、「秘」、「至急」その他文書の取扱方法を朱書すること。

(起案書等の分類番号等)

第18条 起案書等を作成した者は、起案書等に別に定める文書管理基準表に定める分類番号、保存年数等を記入しなければならない。

2 課長は、起案文書に決裁区分の表示をしなければならない。

(回議)

第19条 起案書等は、関係職員に回付の上、上司に回議し、砺波地域消防組合事務決裁規程(平成23年砺波地域消防組合訓令第1号)に定めるところにより決裁を受けなければならない。

(合議)

第20条 起案の内容が他の課に関係を有するものについては、当該関係課長に合議しなければならない。

2 前項の規定により合議された者は、当該合議された事項に関し意見を異にするときは、主務課長と協議し、なお協議が整わないときは、主務課長は双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

(重要文書等の持回り)

第21条 起案書等のうち、特に緊急又は機密を要する文書その他重要な文書は、課長又は課長が指名する職員が持参して説明に当たらなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第22条 決裁を終えた起案書等(以下「決裁文書」という。)は、直ちに当該文書の起案者に返送しなければならない。

2 起案者は、決裁文書に決裁年月日を記載し、施行を要する文書については、速やかにその処理を行わなければならない。

(修正及び廃止)

第23条 回議した起案書等の内容が修正されて決裁になったときは、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

2 回議した起案書等を廃止する必要が生じたときは、その欄外に「廃止」と朱書し、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

(回覧)

第24条 起案よる処理を要しない文書で回覧を要するものは、当該文書の欄外に「回覧完結」と朱書して、関係者に回覧しなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書)

第25条 決裁文書で浄書を要するものは、次に定めるところにより主務課において直ちに浄書しなければならない。

(1) 浄書する文書の書式、用字、用語、句読点等に誤りがないことを確認すること。

(2) 浄書する文書の日付は、原則として浄書の日を用いること。

(3) 浄書した文書は、直ちに原議と照合すること。

(記号及び番号)

第26条 条例、規則、告示及び訓令には、「砺消組」を冠し、総務課においてその種類に従い、令達件名簿(様式第8号)の番号を付さなければならない。

2 一般文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(1) 記号として砺消組を用い、課ごとに別表第2に定める文書件名簿の番号を付する。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

 表彰状、契約書、辞令その他これらに類する文書

 庁内に発する文書(重要な文書を除く。)

 軽易な文書その他総務課長が記号及び番号を付する必要がないと認める文書

(2) 同一事案に係る文書については、当該事案が完結するまでは同一の番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続する場合は、当該番号を付した年度を表す数字を記号番号の前に付するものとする。

3 指令には「砺消組」を冠し、一般文書の例により記号及び令達件名簿の番号を付さなければならない。

4 番号は、条例、規則、告示及び訓令にあっては暦年により、指令及び一般文書にあっては会計年度による。

(記名)

第27条 文書の記名は、法令等に定めのあるもののほか、次に定めるところによる。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、管理者名を用いる。

(2) 公告には、必要に応じ、組合名を用いることができる。

(3) 一般文書には、原則として管理者名を用いる。ただし、事案の軽重又はあて先の別により、消防長名、会計管理者名又は課長名を用いる。

2 法令等に定めのあるとき、又は特に必要があるときは、組合名、消防本部名、課名等を用いることができる。

(事務担当の表示)

第28条 施行する一般文書には、当該文書の末尾に主務課名、係名、電話番号等を表示するものとする。ただし、表彰状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第29条 施行する文書(条例及び規則を除く。)には、砺波地域消防組合公印規程(平成23年砺波地域消防組合訓令第3号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

(発送)

第30条 文書の発送は、郵便切手により、各課の責任において行うことができる。

2 前項の規定により、郵便切手を使用した場合は、郵便切手払出簿(様式第9号)に記載しなければならない。

(施行年月日)

第31条 起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁文書の所定欄に記載しなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第32条 文書は、常に整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとらなければならない。

(文書管理基準表)

第33条 事案が完結した文書は、文書管理基準表に基づき分類し、整理するものとする。

2 文書管理基準表の分類を変更しようとするときは、総務課長に申し出て行うものとする。

(完結文書の編さん)

第34条 完結文書は、文書管理基準表の区分に従い、次に定めるところにより整理編集するものとする。

(1) 会計年度(暦年により保存する必要があるものは暦年。以下同じ。)ごとに行い、かつ、完結月日順に行うこと。

(2) 完結文書が2以上の分類に関連する場合は、最も関係の深い分類によること。

(3) 相互に関係がある完結文書が、保存期間を異にする場合において、同一事案として編集することが適当であるときは、その長期の保存期間とすること。

(4) 紙数が少ないため2年以上のものを併せて編集することが適当なものについては、これを1冊とすることができる。この場合においては、区分紙を差し入れて年度の区分を明らかにしておかなければならない。

(5) 紙数が多いため1冊にし難いときは、枝番号を付けて分冊すること。

(6) 表紙及び背表紙には、簿冊名、文書分類番号、主務課名等検索に必要な事項を記載すること。

(完結文書の保管及び保存)

第35条 完結文書は、完結の日から当該完結の日の属する年度の翌年度の末日(暦年により整理することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の末日)まで、課内の所定の場所に保管しておかなければならない。ただし、軽易な完結文書については、この限りでない。

2 課長は、常時利用する文書で前項に定める期間を超えて課内に保管する必要があると認めるものについては、その必要の存する期間が満了する日の属する年度の末日まで保管することができる。

3 課長は、第1項本文の規定による保管の期間が満了した文書(保存期間が1年のものを除く。)を、書庫に保存しなければならない。

4 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、加筆し、又は訂正してはならない。

(保存期間の種別等)

第36条 文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

(1) 永年保存 最も重要な文書で、課長が特に必要と認めたもの

(2) 10年保存 特に重要なもの

(3) 5年保存 重要なもの

(4) 3年保存 一般的なもの

(5) 1年保存 軽易なもの

(6) 0年保存 特に軽易なもの

2 文書の保存期間は、主務課長が定める。

(保存期間の起算)

第37条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある文書は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(文書の廃棄)

第38条 保存期間が満了した保存文書の廃棄は、課長が決定しなければならない。ただし、なお保存すべき必要があると認めるもの及び歴史的価値があると認められるものは、改めて保存期間を定めることができる。

2 廃棄処分は、文書がみだりに他に利用されないよう、焼却、溶解、裁断その他の適切な方法により行わなければならない。

第6章 雑則

(その他)

第39条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、公表の日から施行する。

附 則(平成25年9月26日訓令第2号)

この訓令は、平成25年10月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第1号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第7条関係)

所属

文書取扱責任者

消防本部総務課

総務係長

消防本部予防課

予防係長

消防本部警防課

警防係長

砺波消防署

総務係長

小矢部消防署

総務係長

南砺消防署

総務係長

東分署

総務係長

庄東出張所

係長

五箇山出張所

係長

利賀分遣所

所長代理

会計課

会計係長

別表第2(第26条関係)

所属

記号

消防本部総務課

本総

消防本部予防課

本予

消防本部警防課

本警

砺波消防署

砺波

小矢部消防署

小矢部

南砺消防署

南砺

会計課

会計

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砺波地域消防組合文書規程

平成23年2月1日 訓令第2号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務/第3章 文書・公印
沿革情報
平成23年2月1日 訓令第2号
平成25年9月26日 訓令第2号
平成27年3月31日 訓令第1号
平成28年3月31日 訓令第2号