○砺波市文書管理規程

平成16年11月1日

訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の受領、配布及び収受(第9条―第14条)

第3章 文書の処理(第15条―第25条)

第4章 文書の施行(第26条―第33条)

第5章 文書の整理及び保存(第34条―第40条)

第6章 雑則(第41条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3) 課 砺波市行政組織規則(平成16年砺波市規則第4号)第3条第1項に規定する本庁の課及び室、同規則第24条に規定する会計管理者の課、同規則第9条に掲げる出先機関並びにこれらに相当するものをいう。

(4) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(5) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書変換システムにより交換される文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、常に正確、迅速かつ丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、事務が適正かつ効率的に行われるよう管理しなければならない。

(文書の種類)

第4条 文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 告示 行政処分又は重要な事実について管内の全部又は一部に公示するもの

(4) 公告 軽易な事実について管内の全部又は一部に公示するもの

(5) 訓令 所属機関又は所属職員に対して一般的に指揮命令するもの

(6) 指令 所属機関及び所属職員以外の者に対して指示命令するもの

(7) 一般文書 前各号に定めるもの以外のもの

(総務課長の職務)

第5条 企画総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、本市における文書事務を総括する。

2 総務課長は、各課の文書事務の処理状況について必要な調査を行い、その処理方法の改善について指導及び指示を行うことができる。

(課長の職務)

第6条 課の長(以下「課長」という。)は、課における文書事務が適正かつ効率的に行われるよう、職員を指揮監督するものとする。

(文書取扱責任者及び文書主任)

第7条 課に文書取扱責任者及び文書主任を置く。

2 文書取扱責任者は、課の庶務を担当する係長(係長を置かない課にあっては、課長が指定する職員)をもって充てる。

3 文書取扱責任者が不在のとき、又は欠けたときは、課長がその課の職員のうちから指名する職員がその職務を代行する。

4 文書主任は、課長がその課の職員のうちから指名する。

(文書取扱責任者及び文書主任の職務)

第8条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理し、その適正な管理及び運営に努めなければならない。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

(5) 総合行政ネットワーク文書の収受、配布及び発送並びに電子署名に関すること。

(6) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 各部の連絡課の文書取扱責任者は、部長あての文書の収受、配布、発送に関する事務も行うものとする。

3 文書主任は、文書取扱責任者の職務を補佐するとともに、文書の整理、保存及び廃棄に関する事務に従事する。

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領)

第9条 本市に到達した文書は、企画総務部総務課(以下「総務課」という。)又は庄川支所地域振興課(以下「地域振興課」という。)において受領する。ただし、各課に直接到達した文書は、当該課において受領するものとする。

2 到達した文書に郵便料金の未払又は不足のものがあるときは、他の官公署から発送されたもの及び必要と認められるものに限り、その料金を支払い、受領するものとする。

(受領した文書の処理)

第10条 前条の規定により総務課又は地域振興課において受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、開封せずに当該文書の主務課に配布する。ただし、開封しなければ配布すべき課を確認できないものは、開封し、確認した後に配布する。

(2) 書留、配達証明及び特別送達等の取扱いによる郵便物は、特殊文書受領簿(様式第1号)に記載して配布し、受領印を受けるものとする。

(3) 2以上の課に関係のある文書は、当該文書の処理に最も関係の深いと認める課に配布する。

(配布の方法)

第11条 前条の規定による文書の配布は、文書区分箱を用いて行うものとする。

(文書の収受)

第12条 前条の規定により配布を受けた文書又は直接受領した文書は、各課において次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 各課の文書主任は、文書取扱責任者の指示に基づき文書件名簿(様式第2号)に必要事項を記載した後、当該文書の余白に受付印(様式第3号)を押し、文書番号を記入の上、文書処理カード(様式第4号)を貼付する。ただし、軽易な文書については、この限りでない。

(2) 文書取扱責任者は、前号の処理を確認し、文書件名簿に確認者名を記載の上、文書を課長の閲覧に供さなければならない。

(配布文書の返付)

第13条 課に配布を受けた文書でその所掌に属しないと認められるものは、直ちに総務課又は地域振興課に返付しなければならない。

(総合行政ネットワーク文書の収受)

第14条 総合行政ネットワーク文書は、主務課で直接受信したものを除き、総務課において処理する。

2 総務課は、総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、主務課の文書取扱責任者に配信する。

3 主務課で直接受信した総合行政ネットワーク文書は、文書取扱責任者が前項第1号及び第2号に規定するところにより処理する。

4 文書取扱責任者は、第2項第3号及び前項の規定により受信した文書を速やかに紙に出力し、第12条の規定の例により処理する。

第3章 文書の処理

(文書処理の原則)

第15条 文書の処理は、すべて課長を中心として、たえず文書の処理の促進に留意し、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書処理の指示)

第16条 課長は、第12条第2号の規定により文書取扱責任者から文書を受領したときは、これを閲覧し、文書処理カードに次に掲げる指示事項を記入の上、担当係長に当該文書の処理を指示しなければならない。

(1) 担当課の指定

(2) 担当係の指定

(3) 処理要領の大要

2 担当係長は、課長の指示事項に基づき、事務担当者に対し、具体的に指示を与え、その適正かつ円滑な処理に努めなければならない。

(事案の処理及び起案)

第17条 事案の処理は、すべて文書により決裁を受けるものとする。

2 決裁を受ける文書は、すべて起案書(様式第5号及び様式第6号)、報告書(様式第7号)又は文書処理カード(以下「起案書等」という。)を用いなければならない。ただし、定例的な事案については特定の帳票又は用紙を用い、軽易な事案については施行する文書の写し又は収受文書の余白に決裁欄を設けることにより行うことができる。

(起案要領)

第18条 起案書等は、次に掲げる要領により、作成するものとする。

(1) 起案書等の所定の欄にそれぞれ必要事項を記載すること。

(2) 起案の要旨は、簡潔かつ明瞭に記載すること。

(3) 起案書等には、必要に応じて、関係法令、予算の内容、事案の経過に関する事項その他決裁の参考となる事項を記載し、又は図面、資料等を添付すること。

(4) 起案書等には、事案の性質により、「秘」、「至急」その他文書の取扱方法を朱書すること。

(起案書等の分類番号等)

第19条 起案書等を作成した者は、起案書等に別に定める文書管理基準表に定める分類番号、保存年数等を記入しなければならない。

2 課長は、起案文書に決裁区分の表示をしなければならない。

(回議)

第20条 起案書等は、関係職員に回付の上、上司に回議し、砺波市事務専決規則(平成16年砺波市規則第5号)に定めるところにより決裁を受けなければならない。

(合議)

第21条 起案の内容が他の部課に関係を有するものについては、当該関係部課長に合議しなければならない。

2 前項の規定により合議された者は、当該合議された事項に関し意見を異にするときは、主務課長と協議し、なお協議が整わないときは、主務課長は双方の意見を付して上司の指示を受けなければならない。

(重要文書等の持回り)

第22条 起案書等のうち、特に緊急又は機密を要する文書その他重要な文書は、課長又は課長が指名する職員が持参して説明に当たらなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第23条 決裁を終えた起案書等(以下「決裁文書」という。)は、直ちに当該文書の起案者に返送しなければならない。

2 起案者は、決裁文書に決裁年月日を記載し、施行を要する文書については、速やかにその処理を行わなければならない。

(修正及び廃止)

第24条 回議した起案書等の内容が修正されて決裁になったときは、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならい。

2 回議した起案書等を廃止する必要が生じたときは、その欄外に「廃止」と朱書し、軽易なものを除き、関係者に回覧しなければならない。

(回覧)

第25条 起案よる処理を要しない文書で回覧を要するものは、当該文書の欄外に「回覧完結」と朱書して、関係者に回覧しなければならない。

第4章 文書の施行

(浄書)

第26条 決裁文書で浄書を要するものは、次に定めるところにより主務課において直ちに浄書しなければならない。

(1) 浄書する文書の書式、用字、用語、句読点等に誤りがないことを確認すること。

(2) 浄書する文書の日付は、原則として浄書の日を用いること。

(3) 浄書した文書は、直ちに原議と照合すること。

(記号及び番号)

第27条 条例、規則、告示及び訓令には、市名を冠し、総務課においてその種類に従い、令達件名簿(様式第8号)の番号を付さなければならない。

2 一般文書には、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(1) 記号として課名の頭文字1字(1字で表わすことが適当でない場合は、2字以上の文字)を用い、課ごとに文書件名簿の番号を付する。ただし、次に掲げる文書については、この限りでない。

 表彰状、契約書、辞令その他これらに類する文書

 庁内に発する文書(重要な文書を除く。)

 軽易な文書その他総務課長が記号及び番号を付する必要がないと認める文書

(2) 同一事案に係る文書については、当該事案が完結するまでは同一の番号を用いるものとする。この場合において、当該事案が年度を超えてなお継続する場合は、当該番号を付した年度を表す数字を記号番号の前に付するものとする。

3 指令には市名を冠し、一般文書の例により記号及び令達件名簿の番号を付さなければならない。

4 番号は、条例、規則、告示及び訓令にあっては暦年により、指令及び一般文書にあっては会計年度による。

(記名)

第28条 文書の記名は、法令等に定めのあるもののほか、次に定めるところによる。

(1) 条例、規則、告示、公告、訓令及び指令には、市長名を用いる。

(2) 公告には、必要に応じ、市名を用いることができる。

(3) 一般文書には、原則として市長名を用いる。ただし、事案の軽重又はあて先の別により、副市長名、部長名、会計管理者名、課長名又は出先機関の長名を用いる。

2 法令等に定めのあるとき、又は特に必要があるときは、市名、部名、課名等を用いることができる。

(事務担当の表示)

第29条 施行する一般文書には、当該文書の末尾に主務課名、係名、電話番号等を表示するものとする。ただし、表彰状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(公印の押印)

第30条 施行する文書(条例及び規則を除く。)には、砺波市公印規則(平成16年砺波市規則第10号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、軽易な文書については、公印の押印を省略することができる。

(電子署名)

第31条 前条の規定にかかわらず、本市から発信する総合行政ネットワーク文書には、電子署名を行うものとする。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

2 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、別に定める。

(発送)

第32条 文書の発送は、総務課又は地域振興課が行うものとする。ただし、主務課において直接持参する必要のある文書及び主務課において取り扱うことが適当であると認める文書については、主務課において発送することができる。

2 郵送は、原則として料金後納の方法によらなければならない。この場合において、文書取扱責任者は、料金後納郵便物差出票に必要な事項を記入し、午後3時までに総務課又は地域振興課へ提出しなければならない。

(施行年月日)

第33条 起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、決裁文書の所定欄に記載しなければならない。

第5章 文書の整理及び保存

(文書の整理)

第34条 文書は、常に整理し、必要なときに、直ちに取り出せるように保管し、又は保存しておかなければならない。

2 文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとらなければならない。

(文書管理基準表)

第35条 事案が完結した文書は、文書管理基準表に基づき分類し、整理するものとする。

2 文書管理基準表の分類を変更しようとするときは、総務課長に申し出て行うものとする。

(完結文書の編さん)

第36条 完結文書は、文書管理基準表の区分に従い、次に定めるところにより整理編集するものとする。

(1) 会計年度(暦年により保存する必要があるものは暦年。以下同じ。)ごとに行い、かつ、完結月日順に行うこと。

(2) 完結文書が2以上の分類に関連する場合は、最も関係の深い分類によること。

(3) 相互に関係がある完結文書が、保存期間を異にする場合において、同一事案として編集することが適当であるときは、その長期の保存期間とすること。

(4) 紙数が少ないため2年以上のものを併せて編集することが適当なものについては、これを1冊とすることができる。この場合においては、区分紙を差し入れて年度の区分を明らかにしておかなければならない。

(5) 紙数が多いため1冊にし難いときは、枝番号を付けて分冊すること。

(6) 表紙及び背表紙には、簿冊名、文書分類番号、主務課名等検索に必要な事項を記載すること。

(完結文書の保管及び保存)

第37条 完結文書は、完結の日から当該完結の日の属する年度の翌年度の末日(暦年により整理することが適当なものは、完結の日の属する年の翌年の末日)まで、課内の所定の場所に保管しておかなければならない。ただし、軽易な完結文書については、この限りでない。

2 課長は、常時利用する文書で前項に定める期間を超えて課内に保管する必要があると認めるものについては、その必要の存する期間が満了する日の属する年度の末日まで保管することができる。

3 課長は、第1項本文の規定による保管の期間が満了した文書(保存期間が1年のものを除く。)を、書庫に保存しなければならない。

4 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、加筆し、又は訂正してはならない。

(保存期間の種別等)

第38条 文書の保存期間の種別は、法令その他別に定めのあるものを除き、次のとおりとする。

(1) 永年保存 最も重要な文書で、課長が特に必要と認めたもの

(2) 10年保存 特に重要なもの

(3) 5年保存 重要なもの

(4) 3年保存 一般的なもの

(5) 1年保存 軽易なもの

(6) 0年保存 特に軽易なもの

2 文書の保存期間は、主務課長が定める。

(保存期間の起算)

第39条 文書の保存期間は、当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により保存する必要がある文書は、当該文書の完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(文書の廃棄)

第40条 保存期間が満了した保存文書の廃棄は、課長が決定しなければならない。ただし、なお保存すべき必要があると認めるもの及び歴史的価値があると認められるものは、改めて保存期間を定めることができる。

2 廃棄処分は、文書がみだりに他に利用されないよう、焼却、溶解、裁断その他の適切な方法により行わなければならない。

第6章 雑則

(その他)

第41条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成16年11月1日から施行する。

附 則(平成19年3月29日訓令第10号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月25日訓令第21号)

この告示は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年8月22日訓令第12号)

この訓令は、平成20年9月1日から施行する。

附 則(平成21年1月16日訓令第1号)

この訓令は、平成21年3月1日から施行する。ただし、第2条の規定は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月26日訓令第5号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第6号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第10号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日前に収受又は発信した文書で、施行の日以後に継続する事案に係るものについては、なお従前の例により処理するものとする。

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砺波市文書管理規程

平成16年11月1日 訓令第6号

(平成24年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 市長部局/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年11月1日 訓令第6号
平成19年3月29日 訓令第10号
平成19年9月25日 訓令第21号
平成20年8月22日 訓令第12号
平成21年1月16日 訓令第1号
平成22年3月26日 訓令第5号
平成23年3月31日 訓令第6号
平成24年3月30日 訓令第10号