○砺波市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成16年11月1日

告示第10号

(目的)

第1条 この要綱は、戸籍事務の電子情報処理に係る戸籍データの保護に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を確保することを目的とする。

(定義)

第2条 この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍情報システム 戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除籍、戸籍の附票、人口動態調査票等を磁気ディスク等に記録し、戸籍事務、戸籍の附票事務及び人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。

(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。

(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する磁気媒体をいう。

(4) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。

(5) 端末装置 戸籍専用コンピュータと接続したデータ入出力の装置をいう。

(処理の基本方針)

第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。

(戸籍データ保護管理者)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護等について的確な管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、福祉市民部市民課長をもって充てる。

(保護管理者の職務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、定期的又は随時に、磁気記録及びプログラムの異状の有無を点検しなければならない。

3 点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関して適切な措置を講じなければならない。

4 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の事故に備えて必要な保安措置を講じなければならない。

5 保護管理者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍事務管掌者(市長)に報告しなければならない。

(端末装置取扱責任者)

第6条 保護管理者は、端末装置の適正な運用を図るため、端末装置取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置く。

2 取扱責任者は、保護管理者が指定した者をもって充てる。

(データの保護)

第7条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及び損傷等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、関係者以外の者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

(磁気ディスク等の管理)

第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に定めるところにより適正に管理しなければならない。

(1) 施錠ができ、かつ、持ち運びができない保管用具に保管する等の方法により安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。

(2) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。

(ドキュメントの管理)

第9条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときには、保護管理者の許可を受けなければならない。

(パスワードの管理)

第10条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。

3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。

4 取扱職員は、パスワードを第1項により定められた業務の目的以外に使用してはならない。

5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第11条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) 戸籍事務室の管理状況

(5) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末装置の操作)

第12条 端末装置は、取扱職員でなければ操作することができない。

2 端末装置の操作は、戸籍業務、戸籍の附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第13条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。

(教育・研修の実施)

第14条 保護管理者は、戸籍データの機密保持及びシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び研修を実施しなければならない。

(会議)

第15条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。

3 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。

4 会議の庶務は、福祉市民部市民課市民係において処理する。

附 則

この告示は、平成16年11月1日から施行する。

附 則(平成19年3月23日告示第47号)

この告示は、平成19年4月1日から施行する。

別表(第13条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

区分

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバ

保護管理者

・施錠のできる部屋への設置

・パスワードによる操作

サーバは施錠のできる部屋に設置し、保護管理者が管理する。サーバの操作は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し行う。

戸籍用クライアント

保護管理者

・パスワードによる操作

クライアントの操作は、保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し行う。

・システム使用状況リストによる監査

システム使用状況リストを定期的に印字し、使用状況について監査を行う。リストは施錠のできる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

保護管理者

・施錠のできる保管庫での管理

バックアップを定期的に行い、その媒体を施錠のできる保管庫で管理する。

プログラム

保護管理者

・複写及び改変に対するプログラムの保護

プログラムを複写及び改変をさせないための保安措置を講ずる。

砺波市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱

平成16年11月1日 告示第10号

(平成19年4月1日施行)