○砺波市職員通称使用取扱要綱

平成30年3月30日

告示第102号

(趣旨)

第1条 この要綱は、砺波市に勤務する一般職に属する職員(以下「職員」という。)が婚姻、養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏名以外の氏名を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要綱において通称とは、旧姓(婚姻、養子縁組その他の事由によって戸籍上の氏を改める前の氏をいう。)及び自他共に認め一般に通用し、その使用にあたって当該職員の同一性の確認等の面から支障がないと認められる氏名をいう。

(通称使用の範囲)

第3条 次条第1項の規定による承認を受けた職員(以下「通称使用者」という。)が通称を使用することができる文書等は、通称を使用することが法令等に抵触するおそれがなく、かつ、職務遂行上及び事務処理上誤解や混乱を招くおそれがないと認められるものとし、概ね別表第1に掲げる基準に該当するものとする。

2 別表第2に掲げる基準に該当する文書等には、通称を使用することができないものとする。

3 通称使用者は、第1項に規定する文書等において統一して通称を使用するものとする。

(通称使用の申請)

第4条 職員は通称の使用の承認を受けようとするときは、通称使用承認申請書(様式第1号)により、市長の承認を受けなければならない。

2 前項に規定する通称使用申請書は、所属長を経由して総務課長に提出するものとする。

(通称使用の承認)

第5条 市長は、前条の申請書の提出があった場合において、職務遂行上又は事務処理上支障がないと認めるときは、通称の使用を承認するものとする。

2 市長は、前項の規定により通称の使用を承認したときは、通称使用承認通知書(様式第2号)により、所属長を経由して当該職員に通知するものとする。

(承認の取消し)

第6条 市長は、第3条第1項の規定による承認をした後において、当該職員の通称の使用が職務遂行上又は事務処理上支障があると認めるときは、当該承認を取り消すことができる。

(中止届)

第7条 通称使用者が、その使用を中止しようとするときは、通称使用中止届(様式第3号)を所属長を経由して総務課長に提出しなければならない。

(責務)

第8条 所属長は、所属職員の通称の使用に関し適切な運用が図られるように努めなければならない。

2 通称使用者は、通称を使用するにあたって、市民、職員等に誤解や混乱が生じないように常に努めなければならない。

(その他)

第9条 この要綱に定めるもののほか、通称の使用に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。

附 則

この告示は、平成30年4月1日から施行する。

別表第1(第3条関係)

基準

氏名が記載されているのみで、対外的に効果を生じないもの

職員録、職員配置図(座席表)、名札、名刺、職員用サイト、メールアドレス、職員表彰等規程に基づく表彰にかかる文書等

専ら組織内部及び職員間で使用される文書等で、容易に職員の同一性を確認できる内容のもの

起案文書の氏名表示、決裁文書・供覧文書等の押印、事務分担表、事務引継書、各種文書における担当者名、職員研修に関するもの等

職員の権利・義務に関する文書等で、職員の同一性の確認が容易にでき、旧姓の使用を原因とする係争のおそれのない内容のもの

職専免・営利企業等の従事許可関係文書等

前3項に掲げるもののほか、市長が妥当と認めるもの

研究論文等の発表、法令に基づかない軽易な文書等

別表第2(第3条関係)

基準

職員の身分関係に関する文書等で、法令等に基づく事務処理等に与える影響が大きいもの

辞令書、服務宣誓書、身分証明書、辞職願、処分関係書類、人事異動関係書類、任用通知、各種証明に関するもの等

職員の権利・義務に関する文書等で、法令等に根拠があり、又は法令等に基づく事務処理等に与える影響が大きいもの

給与支給明細書、昇給通知書等給与関係書類、各種手当の認定に関する届出書、源泉徴収票、年末調整関係書類、出勤簿、休暇簿、週休日等振替簿及び代休指定簿、各種休暇及び育児休業関係書類、欠勤の届出、時間外等勤務関係書類、公務災害関係申請書類、共済組合、健康保険・年金関係書類、互助会関係書類、会計事務に関するもの、出張命令に関するもの等

公権力の行使に関わるもの

許認可、立入検査、徴税等法令に基づく行政処分にかかる文書、その他職員の身分に基づいて行う対外的な行政行為にかかる文書

前3項に掲げるもののほか、職務遂行上又は事務処理上誤解や混乱を生じさせるおそれのあるもの

私人との法律上の関係を発生させるもの、官公庁等に対する文書、組織内部の使用であっても電算データの影響上、不都合なもの等

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砺波市職員通称使用取扱要綱

平成30年3月30日 告示第102号

(平成30年4月1日施行)