○豊島区区民の声取扱い要綱
平成31年3月7日
政策経営部長決定
(趣旨)
第1条 この要綱は、区民の声の取扱いについて定めるものとする。
(定義)
第2条 この要綱において「区民の声」とは、次に掲げる方法で区民等から区長に寄せられた区政に関する意見、要望等(以下「意見等」という。)をいう。
(1) 広聴はがき
政策経営部区民相談課で作成した特製はがきによる意見等
(2) 広聴メール
区ホームページ「区政へのご意見・ご要望」より入力された意見等
(3) 個別広聴
広聴はがき以外のはがき、封書、来庁、電話、FAX等により受け付けた意見等
(4) 陳情等
複数の区民又は各種団体・組織の代表者から文書で寄せられた意見等
2 前項の規定にかかわらず、寄せられた意見等が次に掲げる内容に該当する場合は、区民の声として取り扱わない。
(1) 質問、問合せ又はこれに類するもの
(2) 営業・調査・宗教・思想又はこれに類するもの
(3) 誹謗、中傷又はこれに類するもの
(4) 同一人により継続する同一内容のもの
(5) 主訴不明のもの
(6) 区の所管外のもの
(7) その他区民相談課長が認めたもの
3 前項の規定により、区民の声として取り扱わない場合であっても、所管課の対応を要すると認めるときは、所管課に送付するものとする。
(収受)
第3条 区民の声は、区民相談課において受け付ける。
(分類)
第4条 区民相談課長は、前条の規定により受け付けた区民の声を次のとおり分類する。
(1) 回答を求めていないもの
(2) 単独の課で対応するもの
(3) 所管する部が同一で、部内の協議により、いずれかの課がとりまとめの上対応するもの
(4) 複数の部にわたるもので、区民相談課と協議が必要なもの
2 次に掲げるものは、対応しない。
(1) 氏名、住所、メールアドレス等の記載のないもの又は不備があるもの
(2) その他回答する部の主管部長が認めたもの
(区長への報告)
第5条 区民相談課で受け付けた区民の声は、「区民の声処理票」(別記第1号様式)により速やかに区長に報告する。
(処理)
第6条 区民相談課長は、受け付けた区民の声について、その意見等に応じて、「区民の声処理票」(別記第2号様式)により所管課長に対応を依頼し、又は供覧する。
2 区民相談課長は、受け付けた区民の声について、区の所管でないものについては、速やかに関係部署に対応を依頼する。
(1) 回答は、第3条の受付日から原則として1週間以内に行うものとする(祝祭日及び年末年始は除く。)。
(2) 回答は、文書、メール、電話その他適切な方法により行う。
(3) 回答は、所管部長と協議の上決定する。
(4) 回答は、原則として所管課長名で回答する。ただし、必要に応じて所管部長名、副区長名又は区長名で回答することができる。
(5) 回答後、所管課長は「区民の声処理票」(別記第3号様式)により速やかに区民相談課長へ報告する。
(6) 区民相談課長は、前号の報告を受けたときは、速やかに区長に送付する。
(1) 回答は、第3条の受付日から原則として1週間以内に行うものとする(祝祭日及び年末年始は除く。)。
(2) 回答は、文書、メール、電話その他適切な方法により行う。
(3) 回答は、所管部長と協議の上決定する。
(4) 回答は、原則として所管課長名で回答する。ただし、必要に応じて所管部長名、副区長名又は区長名で回答することができる。
(5) 回答作成後、所管課長は「区民の声処理票」(別記第3号様式)で速やかに区民相談課長へ報告する。
(6) 区民相談課長は、各所管課長の回答をとりまとめ、区民等に回答する。回答後、「区民の声処理票」(別記第3号様式)により速やかに区長に報告する。
(個人情報の取扱い)
第9条 区民の声に係る個人情報は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づき、適切に管理しなければならない。
2 区民の声に係る文書等の保存年限は、5年とする。
(委任)
第10条 この要綱に定めるもののほか、区民の声の取扱いについて必要な事項は、政策経営部長が定める。
附則
豊島区区民の声処理要領(昭和59年区長決裁)は、廃止する。
附則
この要綱は、平成31年4月1日から施行する。
附則
この要綱は、令和5年4月1日から施行する。