2　実施機関の職員は、当該実施機関の能率的な事務又は事業の処理及び現用公文書の適切な保管に資するよう、現用公文書の作成又は取得に係る事務が終了するまでに、相互に密接な関連を有する現用公文書(分類及び保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「簿冊」という。)にまとめなければならない。ただし、インターネットの利用その他の方法により公表されている現用公文書については、この限りでない。

3　前項の場合において、実施機関の職員は、当該実施機関の能率的な事務又は事業の処理に資するとともに、県の諸活動を現在及び将来の県民に説明する責務が全うされるよう、当該簿冊に分かりやすい名称を付するとともに、当該簿冊にまとめられた現用公文書の分類及び保存期間と同じ分類及び保存期間を設定し、これについて保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)が満了したときの措置として、歴史公文書等に該当する現用公文書を含む簿冊にあっては公文書館への引継ぎの措置を、それ以外の簿冊にあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

4　実施機関は、当該実施機関の事務又は事業の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において、一定の期間を定めて第1項及び前項の規定により設定された保存期間を延長することができる。

5　実施機関は、公文書館の館長(以下「館長」という。)との協議により必要があると認めるときは、第3項の規定により定めた保存期間が満了したときの措置を変更することができる。

2　実施機関は、簿冊管理簿について、当該実施機関の事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の方法により公表しなければならない。

3　実施機関は、簿冊管理簿の公表に当たって、容易に簿冊の検索が行えるようにするなど、利便性の向上に努めなければならない。

2　実施機関は、電子情報システムを利用して作成された現用公文書を含む簿冊を保存するときは、電磁的記録の滅失又は毀損に備え、当該簿冊を適切な記録媒体に複製し、複数保存するよう努めなければならない。

2　実施機関は、前項の規定により保存期間が満了した簿冊を廃棄しようとするときは、あらかじめ、館長に協議しなければならない。この場合において、館長は、簿冊にまとめられた現用公文書が歴史公文書等に該当すると認めるときは、当該簿冊を保有する実施機関に対し、当該簿冊を公文書館に引き継ぐよう求めることができる。

3　実施機関は、第1項の規定により公文書館に引き継ぐ簿冊について、第13条第2項各号に掲げる場合に該当するものとして公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

2　文書管理規程には、現用公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

3　実施機関は、文書管理規程を設けようとするときは、あらかじめ、知事に協議しなければならない。これを変更しようとするときも、同様とする。

4　実施機関は、文書管理規程を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　館長は、議会文書について、歴史公文書等に該当すると認めるときは、議長との協議により、その引継ぎを受けることができる。

3　第9条第3項の規定は、前項の規定により議会文書を公文書館に引き継ぐ場合について準用する。この場合において、第9条第3項中「実施機関」とあるのは「議長」と、「第1項」とあるのは「第11条第2項」と読み替えるものとする。

2　館長は、特定歴史公文書等の適切な保管並びに県の諸活動を現在及び将来の県民に説明する責務が全うされるよう、単独で管理することが適当であると認める特定歴史公文書等を除き、当該特定歴史公文書等について系統的に分類し、簿冊にまとめるとともに、当該簿冊に分かりやすい名称を付さなければならない。

3　館長は、特定歴史公文書等に個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報が記録されている場合には、当該個人情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他個人情報の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。

4　第6条から第8条までの規定は、特定歴史公文書等をまとめた簿冊及び単独で管理している特定歴史公文書等の保存について準用する。この場合において、これらの規定中「実施機関」とあるのは「館長」と、第6条中「当該簿冊の保存期間の満了する日までの間、これにまとめられた現用公文書の内容」とあるのは「特定歴史公文書等の内容、保存状態」と、第7条第1項中「簿冊に係る次に掲げる事項(鳥取県情報公開条例(平成12年鳥取県条例第2号)第9条第2項各号に掲げる情報に該当するものを除く。)」とあるのは「簿冊の引継ぎをした実施機関又は議会の名称並びに当該簿冊に係る第1号から第3号まで及び第6号から第9号までに掲げる事項」と、同条第2項中「当該実施機関の事務所」とあるのは「公文書館」と、第8条中「現用公文書」とあるのは「特定歴史公文書等」と読み替えるものとする。

2　館長は、次に掲げる場合には、当該特定歴史公文書等の全部又は一部を一般の利用に供しないものとすることができる。

3　館長は、利用の請求(以下「利用請求」という。)に係る特定歴史公文書等が前項第1号又は第2号に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書等が現用公文書又は議会文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書等に第9条第3項(第11条第3項又は第24条第3項において準用する場合を含む。第15条第3項において同じ。)の規定による意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

4　館長は、利用請求に係る特定歴史公文書等が第2項第1号から第3号までに掲げる場合であっても、同項第1号若しくは第2号に掲げる情報又は同項第3号の条件に係る情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、当該利用請求をした者に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

2　館長は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書等の利用をさせようとする場合であって、当該情報が鳥取県情報公開条例第9条第2項第2号イ若しくは第3号ただし書又は鳥取県議会情報公開条例第8条第2号イ若しくは第3号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3　館長は、特定歴史公文書等であって第13条第2項第1号ウに該当するものとして第9条第3項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書等を引き継いだ実施機関又は議長に対し、利用請求に係る特定歴史公文書等の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4　館長は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書等を利用させることに反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該特定歴史公文書等を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、館長は、その決定後直ちに、当該意見書(第18条第2項第2号及び第19条第3号において「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

2　知事は、経済的困難その他特別の理由があると認めるときは、前項の規定により負担させる費用に係る債務の全部又は一部を免除することができる。

2　知事は、前項に規定する審査請求があったときは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、鳥取県情報公開・個人情報保護審査会に諮問しなければならない。

3　知事は、前項の規定による諮問に対する答申を受けたときは、これを尊重して、速やかに、当該審査請求に対する裁決をしなければならない。

2　館長は、前項の規定により文書を廃棄しようとするときは、廃棄の日の1月前までに、当該文書の名称、廃棄の日その他規則で定める事項を公表しなければならない。

3　第1項の規定による文書の廃棄について異議のある者は、館長に対し、当該特定歴史公文書等について、廃棄の措置をとらないように求めることができる。

2　館長は、訴訟書類について、歴史公文書等に該当すると認めるときは、当該訴訟書類を保有する実施機関と協議し、その引継ぎを受けることができる。

3　第9条第3項の規定は、前項の規定により訴訟書類を公文書館に引き継ぐ場合に準用する。この場合において、同項中「第1項」とあるのは、「第24条第2項」と読み替えるものとする。

4　刑事訴訟法(昭和23年法律第131号)の規定により押収した物については、この条例の規定は、適用しない。

(施行期日)

1　この条例は、平成24年4月1日から施行する。ただし、次項の規定は、公布の日から施行する。

(準備行為)

2　第10条の規定による文書管理規程の制定及びこの条例の施行のために必要な手続その他の行為は、この条例の施行前においても行うことができる。

(経過措置)

3　この条例の施行の際現に次項の規定による改正前の鳥取県立公文書館の設置及び管理に関する条例(平成2年鳥取県条例第6号)第3条第1号の規定により公文書館が保存する公文書等については、特定歴史公文書等とみなす。

(鳥取県立公文書館の設置及び管理に関する条例の一部改正)

4　鳥取県立公文書館の設置及び管理に関する条例の一部を次のように改正する。

(鳥取県情報公開条例の一部改正)

5　鳥取県情報公開条例の一部を次のように改正する。

(鳥取県個人情報保護条例の一部改正)

6　鳥取県個人情報保護条例の一部を次のように改正する。

この条例は、平成28年4月1日から施行する。