○富士見町特定個人情報等の取扱いに関する管理規程
平成29年6月6日
訓令第6号
(趣旨)
第1条 この規程は、富士見町特定個人情報等の安全管理に関する基本方針(平成29年3月31日)に基づき、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の適正な取扱いについて、必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第2条及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
(最高総括保護責任者)
第3条 町に、最高総括保護責任者を一人置くこととし、副町長をもって充てる。最高総括保護責任者は、富士見町における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任にあたる。
(総括保護管理者)
第4条 町に、総括保護管理者を一人置くこととし、総務課長をもって充てる。総括保護管理者は最高総括保護責任者を補佐し、富士見町における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任にあたる。
(保護管理者)
第5条 特定個人情報等を取り扱う各課室等に、保護管理者を一人置くこととし、当該課室等の長又はこれに代わる者をもって充てる。保護管理者は、各課室等における特定個人情報等を適切に管理する任にあたる。
2 保護管理者は、次に掲げる組織体制を整備する。
(1) 特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)がこの規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の保護管理者への報告連絡体制
(2) 特定個人情報等の漏えい、滅失及び毀損等(以下「情報漏えい等」という。)事案の発生又は兆候を把握した場合の職員から保護管理者への報告連絡体制
(3) 特定個人情報等を複数の課室等で取り扱う場合の課室等の任務分担及び責任の明確化
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合の対応体制
3 保護管理者は、事務取扱担当者及びその役割、並びに特定個人情報等の範囲を指定する。
(監査責任者)
第6条 町に、監査責任者を一人置くこととし、最高総括保護責任者が職員等のうちから選任する。監査責任者は、特定個人情報等の管理状況について監査する任にあたる。
(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)
第7条 最高総括保護責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、特定個人情報等の取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、事務取扱担当者のうち特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行う。
3 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
4 総括保護管理者は、保護管理者に対し、課室等における特定個人情報等の適切な管理のために必要な教育研修を行う。
5 保護管理者は、当該課室等の職員に対し、特定個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与するとともに、研修未受講者に対して再受講の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
6 総括保護管理者は、教育研修を行うに当たり、研修計画(様式第1号)を策定し、研修計画に基づき教育研修を実施しなければならない。
(職員の責務)
第9条 事務取扱担当者は、個人情報保護法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに最高総括保護責任者、総括保護管理者及び保護管理者の指示に従い、特定個人情報等を取り扱わなければならない。
2 職員は、情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が法令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
(アクセス制限)
第10条 保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等にアクセスする権限を有する事務取扱担当者とその権限の内容を、当該事務取扱担当者が事務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員は、特定個人情報等にアクセスしてはならない。
3 事務取扱担当者は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で特定個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第11条 事務取扱担当者は、業務上の目的で特定個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 特定個人情報等の複製
(2) 特定個人情報等の送信
(3) 特定個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他特定個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第12条 事務取扱担当者は、特定個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第13条 事務取扱担当者は、保護管理者の指示に従い、特定個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認められるときは、耐火金庫等への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第14条 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録されている文書及び電子媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該特定個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により削除又は廃棄を行う。
2 特定個人情報等を削除又は廃棄した場合には、その記録を保存する。また、これらの作業を委託する場合には、委託先が確実に削除又は廃棄したことについて、証明書等により確認する。
(取扱状況の記録)
第15条 保護管理者は、特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、特定個人情報等の利用、保管等の取扱状況について記録するよう努めなければならない。
(利用の制限)
第16条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、番号法に定められた事務に限定する。
(提供の求めの制限)
第17条 職員は、個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報等の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第18条 職員は、個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第19条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報等を収集し、又は保管してはならない。
(取扱区域)
第20条 保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)においては、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、書類等の盗難又は紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講ずる。
(アクセス制御)
第21条 総括保護管理者は、特定個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第28条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 総括保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第22条 総括保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、アクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2 総括保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第23条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等への不適切なアクセスがないか定期的に監視を行うよう努めなければならない。
(管理者権限の設定)
第24条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第25条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第26条 総括保護管理者は、不正プログラムによる特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(暗号化)
第27条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムに記録された情報の暗号化のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
(入力情報の照合等)
第28条 事務取扱担当者は、情報システムで取り扱う特定個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該特定個人情報等の内容の確認、既存の特定個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第29条 総括保護管理者は、特定個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第30条 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第31条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第32条 総括保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 事務取扱担当者は、保護管理者が必要あると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第33条 事務取扱担当者は、端末の使用に当たっては、特定個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第34条 総括保護管理者は、特定個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該特定個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(電算室等の入退管理)
第35条 総括保護管理者は、特定個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「電算室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、特定個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずる。
2 総括保護管理者は、必要があると認めるときは、電算室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 総括保護管理者は、電算室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
(電算室等の管理)
第36条 総括保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、電算室等に施錠装置の設置等の措置を講ずる。
2 総括保護管理者は、災害等に備え、電算室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるよう努めなければならない。
(特定個人情報等の提供)
第37条 保護管理者及び事務取扱担当者は、番号法で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第38条 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、特定個人情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、特定個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するよう努めなければならない。
(1) 特定個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 特定個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4) 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における特定個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合には、委託先において番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
(委託先に対する監督)
第39条 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務の全部又は一部の委託をする際には、その委託先において、町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
(再委託等の場合の措置)
第40条 委託先において特定個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託をする特定個人情報等の取扱いに係る業務において適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。当該業務について、再々委託(再々委託以降の全ての段階における委託を含む。以下「再々委託等」という。)される場合も同様とする。
2 総括保護管理者及び保護管理者は、特定個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務その他の特定個人情報等の取扱いに関する事項を明記する。
(事案の報告及び再発防止措置)
第41条 特定個人情報等の情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該特定個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、情報漏えい等の被害の拡大防止、復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、最高総括保護責任者及び総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに最高総括保護責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 最高総括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を町長に速やかに報告する。
5 最高総括保護責任者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第42条 最高総括保護責任者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。公表を行う事案については、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に報告する。
(監査)
第43条 監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を最高総括保護責任者に報告する。
2 監査責任者は、監査を行うに当たり、監査計画(様式第2号)を立案し、最高総括保護責任者の承認を得なければならない。
(点検)
第44条 総括保護管理者及び保護管理者は、自ら管理責任を有する特定個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を最高総括保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第45条 特定個人情報等の適切な管理のための措置については、最高総括保護責任者、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
(特定個人情報等の取扱手順書)
第46条 個人番号利用事務等の範囲等を明確にした上で、特定個人情報等の取扱手順書により個人番号利用事務等の流れを整理し、管理段階ごとに安全管理措置を織り込む。
(その他)
第47条 この規程に規定するもののほか、必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行し、平成29年3月31日から適用する。
附則(令和元年8月9日訓令第8号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和4年11月9日訓令第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
