○小竹町文書管理規程

平成22年1月1日

訓令第1号

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、文書事務の適正かつ円滑な運営を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の意義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職務の遂行に必要な書面、図面又は電磁的記録(電子的方式、電磁的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録(第3号に規定するものを除く。)をいう。以下同じ。)をいう。

(2) 文書管理システム 電子計算機を利用して文書の受領、収受、起案、保存、廃棄その他の文書管理に関する一連の事務を行うシステムをいう。

(3) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの文書交換システムを利用して送受信される電磁的記録をいう。

(4) 主管課 当該文書に係る事務を所掌する課(局を含む。以下同じ。)をいう。

(5) 主管課長 主管課の長をいう。

(6) 主管係長 当該文書に係る事務を所掌する係の長をいう。

(文書事務の原則)

第3条 事務の処理は、文書をもって行うことを原則とする。

2 文書の処理は、正確かつ迅速に行い、常にその処理経過を明らかにしておかなければならない。

3 文書の管理は、別に定めがあるものを除き、文書管理システムを利用して行うものとする。

(総務課長の職務)

第4条 総務課長は、文書管理全体に関する運営、指導及び調整を行う。

(主管課長の職務)

第5条 主管課長は、当該所属職員に対し、当該所属における次に掲げる事務を指導し、及び調整する。

(1) 文書の受領、収受及び施行に関すること。

(2) 文書の保管、保存、利用及び廃棄並びに歴史的、文化的又は学術的価値が生じると認められる文書(以下「歴史的文書」という。)の保存に関すること。

(3) 文書事務の改善に関すること。

(4) 文書管理システムの利用の促進及び管理に関すること。

(5) その他文書の処理に関すること。

第2章 文書の受領、配布及び収受

(文書の受領)

第6条 本庁に到着した文書は、総務課庶務係の職員又は主管課の職員が受領するものとする。

(文書の配布)

第7条 総務課庶務係の職員は、受領した文書を次に定める区分に応じて処理し、主管課に配布しなければならない。

(1) 書留、配達証明、内容証明等の文書(以下「特殊文書」という。) 封をしたまま特殊文書整理簿(様式第1号)に必要な事項を記載し、主管課長又はこれに準ずる職員に配布の上、受取印を徴さなければならない。この場合において、到着日時を記載する必要がある特殊文書には、当該到着した日時をその余白又は封筒に記載するものとする。

(2) その他の文書 主管課別に総務課に設置する配布ケースに配布する。

2 総務課庶務係の職員は、開封しなければ主管課が判明しない封書については、親展文書を除き、開封することができる。

(文書の収受及び処理)

第8条 主管課長は、配布を受け、又は直接受領した文書(戸籍法(昭和22年法律第224号)又は住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)に関するもの及び諸証明、諸届等窓口において直接処理するものを除く。)を所属職員に命じ、開封させ、次に定める方法により収受の後、主管係長に回付させなければならない。ただし、特殊文書については、自ら開封し、重要なものは自ら処理しなければならない。

(1) 文書の余白に収受印(様式第2号)を押印すること。

(2) 文書管理システムに件名、収受年月日、文書番号、事務担当者等の必要な事項を登録すること、及び文書番号を前号の規定により押印した収受印の印影内に転記すること。ただし、次に掲げる文書で起案を要しないものについては、この限りでない。

 刊行物、案内状、あいさつ状その他これらに類する簡易な文書

 その他の文書で保存期間が1年以下のもの

2 前項の規定は、ファクシミリ及び電子メールにより受信した文書で主管課において管理するものに準用する。

3 主管係長は、前2項により処理された文書(以下「収受文書」という。)を検閲し、当該文書に検印を押した後、重要なものは自ら処理し、又はその他のものは当該文書に係る事務を所掌する職員(以下「主務者」という。)に交付し、その後の処理について指示しなければならない。

4 収受文書は、直ちに調査し、特別の事情があるものを除き即日処理案を起こさなければならない。

5 収受文書で特に重要なもの若しくは疑義のあるもの又は短時間に処理することが困難なものについては、上司の閲覧に供し、その指揮を受けなければならない。

6 起案を要しない収受文書は、起案用紙(様式第3号)を用いて直ちに上司の閲覧に供さなければならない。ただし、第1項第2号ただし書に掲げる文書は、供覧印(様式第4号)及び文書分類記号印(様式第5号)を押印して閲覧に供することができる。

第3章 文書の作成、決裁及び施行

(起案)

第9条 起案は、文書管理システムを利用した起案用紙を用いて行うことを原則とする。

2 起案者は、文書管理システムに件名、起案年月日、文書番号、分類記号、決裁権者等の必要な事項を登録しなければならない。

3 起案文書には、必要に応じて起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料等を添付しなければならない。

4 起案文書で特に重要なもの若しくは疑義のあるもの又は緊急を要するもの及び短期間に処理することが困難なものについては、上司の指揮を受けなければならない。

(決裁の手続)

第10条 起案文書は、別に定めのあるもののほか、主管係内で回議の上、主務者が主管課長を経て町長の決裁を受けなければならない。

2 起案文書で特に重要なもの若しくは秘密を要するもの又は緊急を要するものは、主務者自ら携帯して町長の決裁を受けなければならない。

3 前2項に定めるもののほか文書の決裁については、小竹町事務決裁規程(昭和56年小竹町規程第2号)により処理しなければならない。

4 主務者は、決裁(専決及び代決を含む。以下同じ。)された起案文書(以下「決裁文書」という。)の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

5 不在代決したときは、不在代決者として押印した印影の上部に「代決」と記載しなければならない。この場合において、あらかじめ決裁権者から後閲を要しない旨の指示を受けたものを除き、後閲に付さなければならない。

(議会に付議する文書)

第11条 議会に付議又は報告を要する文書の決裁が終わったときは、その起案文書を総務課の主務者に送付しなければならない。

2 総務課の主務者は、前項の規定により送付された文書を取りまとめ、議会に付議し、又は報告を行う手続をしなければならない。

(回覧及び合議)

第12条 会議録、報告書その他の決裁を要しない重要な文書は、文書管理システムに件名その他必要な事項を登録し、起案用紙を用いて回覧しなければならない。

2 主管課長は、主管課以外に合議が必要な文書について、起案用紙の合議欄に合議課を記載し、回付しなければならない。

(文書の記号及び番号)

第13条 文書は、次に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令の記号は、それぞれ「小竹町条例」、「小竹町規則」、「小竹町告示」及び「小竹町訓令」とし、それらの番号は、条例番号簿(様式第6号)、規則番号簿(様式第7号)、告示番号簿(様式第8号)及び訓令番号簿(様式第9号)の番号とする。

(2) 前号の文書以外の文書の記号は、当該文書の日付の属する年度を表示する数字(収受文書に基づいて発する文書にあっては、当該収受文書を収受した日の属する年度)及び別表の冠記略号とし、番号は文書管理システムで付される一連の番号(収受文書に基づき発する文書にあっては、当該収受文書の番号)とすること。ただし、簡易な文書については、その記号及び番号を省略することができる。

(3) 同一の件名又は同種の事業で、1会計年度を通じ複数発生する番号については、文書管理システムで付される枝番号を用いることができる。

2 文書の番号は、会計年度による一連番号とする。ただし、前項第1号の文書の番号は、暦年による一連番号とする。

(文書の日付)

第14条 文書の日付は、当該文書の施行年月日とする。

(文書の発信者名)

第15条 文書の発信者は、町長又は副町長(地方自治法(昭和22年法律第67号)第167条第2項に規定する町長の権限の委任を受けた場合に限る。)とする。ただし、照会文書等に対する回答文書等にあっては、照会のあった職名で発信することができる。

(文書の照合)

第16条 主管課長は、決裁文書と施行文書を照合し異常がないことを確認しなければならない。

2 文書の施行に公印の押印を要するものについては、当該決裁文書の所定欄に決裁済みの確認印を押印し、及び公印の押印枚数を表示しなければならない。

3 公印管守者は、公印の押印を許可するときは、主管課長の決裁済み確認印を確認しなければならない。

(公印及び契字印)

第17条 施行文書は、小竹町公印規程(平成22年小竹町訓令第14号。以下「公印規程」という。)第9条第1項の規定により公印を押印し、契字印で決裁文書と割印をしなければならない。ただし、公印規程第10条の規定により公印の印影を印刷した文書及び同規程第11条の規定により電子公印を使用した文書については、契字印を省略することができる。

2 公印を押印した職員は、押印後直ちに決裁文書の所定欄に署名しなければならない。

3 第1項の規定にかかわらず、権利の得喪又は変更に係るものその他重要なものを除き、主管課長の確認を受けて、公印及び契字印を省略することができる。この場合において、施行文書の左上部に「公印省略」の表示をしなければならない。

第18条 削除

(文書の発送)

第19条 発送文書は、主管課において封入又は包装その他発送に必要な処理をし、総務課庶務係に回付しなければならない。ただし、使送をもって発送するものは、別に定める日時までに、指定する場所に送致しなければならない。

2 発送文書の回付を受けた総務課庶務係は、速やかに当該文書を発送しなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、次のいずれにも該当する文書は、ファクシミリ又は電子メールにより発信することができる。

(1) 公印の押印を省略した文書であること。

(2) ファクシミリ又は電子メールによることが可能とされた文書であること。

4 総合行政ネットワークの文書交換システムを利用して決裁文書を施行しようとするときは、地方公共団体組織認証基盤の運営に関する基本綱領(平成18年4月1日総合行政ネットワーク運営協議会制定)によるものとする。

第4章 文書の整理、保管、保存及び廃棄

(文書の整理)

第20条 文書は、常に整然と分類して整理し、必要なときにすぐに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

2 文書の整理は、簿冊により行う。

3 簿冊には、次に掲げる事項を原則として背表紙に記載するものとする。

(1) 作成年度

(2) 文書分類番号

(3) 保存年限

(4) 標題

(5) 廃棄年度

(6) 主管課名

(7) 主管係名

(文書分類)

第21条 文書は、系統的に秩序立てて管理するため、別に定める文書分類表により分類しなければならない。この場合において、文書管理システムに登録し、常に最新の状態に保たなければならない。

2 主管課長は、次に掲げる理由が生じた場合には、速やかに文書分類の変更について総務課長に協議しなければならない。

(1) 新たな分類項目の設定を行う場合

(2) 分類項目が不要になった場合

3 前項に規定する文書分類の変更は、原則として毎年4月から5月までの間に行うものとする。

(簿冊目録)

第22条 主管課は、各年度ごとに発生する簿冊の一覧表を文書管理システムを利用して、簿冊目録(様式第10号)を作成するものとする。

2 簿冊目録の整備は、次により行うものとする。

(1) 主管課は、簿冊発生時に簿冊目録に必要な事項を記載する。

(2) 主管課は、前号の簿冊目録の写しを総務課に提出する。

3 簿冊目録の更新は、原則として毎年4月及び10月に行う。

(簿冊内文書目次)

第23条 主管課は、簿冊に綴じ込まれている文書の正確な把握に資するため、簿冊内文書目次(様式第11号)を作成しなければならない。

(文書の保管)

第24条 文書の保管は、主管課において行う。

2 保管期間は、原則として1年間とする。

3 保管期間を経過してなお完結しない文書は、完結するまで保管期間を延長する。

第25条 文書管理システムに登録されたもの以外の電磁的記録は、その記録媒体の特殊性に応じて、適正に保管し、保存し、及び廃棄しなければならない。

(文書の保存)

第26条 主管課は、保管期間の経過した文書のうち、次条に定める保存年限が満了していない文書を保存書庫に移し替える。

2 1年保存文書は、原則として移し替え時に廃棄する。

(種別及び保存期間)

第27条 文書の種別及び保存期間は、おおむね次のとおりとする。

(1) 第1種(保存期間を30年とし、保存期間が満了した後、歴史的文書として福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合に移管することが予定されるもの)

 町議会の議決書及び議事録

 条例、規則、規程、告示及び訓令の原議並びに関係書類

 広報及びこれらに類するもの

 進退、賞罰、身分等の人事に関する書類

 退職年金及び遺族年金に関する文書

 褒章に関する文書

 審査請求、訴訟、調停及び和解に関する重要な文書

 調査及び統計で特に重要な文書

 統合計画、審議会等の記録、町長の引継書その他の重要な施策及び事務事業に関する文書

 財産に関する文書

 徴税徴収に関する文書

 文書目録

 工事関係書類で特に重要なもの

 市町村の配置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

 予算、決算及び出納に関する重要な文書

 監査、検査等に関する重要な文書

 その他30年保存の必要が認められるもの

(2) 第2種(長期保存)

 建物等の設計図書

 町債に関する文書

 法令等により11年以上(前号に規定する第一種文書を除く。)の保存期間が定められているもの

 その他長期保存の必要が認められるもの

(3) 第3種(10年保存)

 国又は県の訓令、指令、例規、重要な通知及び往復文書

 認可、許可又は契約に関するもの

 原簿及び台帳

 寄附採納に関する書類

 工事関係書類

 補助金に関する書類

 租税その他各種公課に関するもの

 その他10年保存の必要が認められるもの

(4) 第4種(5年保存)

 調査、統計、報告、証明等に関するもの

 予算、決算及び出納に関する補助簿等

 出勤簿、出張命令簿等職員の勤務の実態を証するもの

 官報、県広報及びこれらに類するもの

 その他5年保存の必要が認められるもの

(5) 第5種(3年保存)

 照会、回答その他往復文書に関するもの

 その他3年保存の必要が認められるもの

(6) 第6種(1年保存)

 町の軽易な通知その他往復文書

 報告、届出等で軽易な書類

 各種相互間の軽易な文書

 職員の請願及び届書類

 当直日誌類、執務日誌その他これらに関する書類

 その他1年を超えて保存の必要を認めない書類

2 文書の保存年限は、当該文書が完結した日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日から起算する。

3 主管課は、第1項に定める保存期間が満了するまで、保存書庫において文書の保存を行う。

(保存文書の利用)

第28条 保存文書を利用する場合は、当該主管課長の許可を得た上で、閲覧、持出し及び返却を行う。

2 前項において、保存文書の持出し及び返却を行うときは、保存簿冊持出・返却簿(様式第12号)に所要事項を記入しなければならない。

3 主管課の保存簿冊持出・返却簿は、当該主管課の主管課長又は主管課長の指定する職員が管理するものとする。

4 職員は、文書を庁外に持ち出し、又は発信することはできない。ただし、主管課長の承認を得た場合は、この限りでない。

(文書の廃棄)

第29条 文書の廃棄は、毎年6月又は7月に、次に掲げるとおりに行う。

(1) 主管課は、簿冊目録から廃棄対象簿冊を洗い出し、廃棄の確認を行う。

(2) 主管課は、簿冊目録に廃棄に関する事項を記載し、その写しを総務課に提出する。

(3) 主管課は、確認済の廃棄対象簿冊を焼却、裁断等適切な方法で処理し、簿冊目録に廃棄年月日を記入する。

(4) 主管課は、文書管理システムを利用して廃棄文書目録を作成する。

2 前項第1号の確認時において、保存の延長が必要と認められる簿冊が生じた場合は、当該簿冊目録の新保存年限の記入及び廃棄予定年月日の修正を行い、保存を継続する。

3 電磁的記録についても、前2項と同様に処理するものとし、適切な方法で廃棄しなければならない。

(歴史的文書の選別)

第30条 主管課長は、廃棄することとした第1種の文書のうち、歴史的文書を選別し、文書管理システムに歴史的文書として登録して、歴史的文書目録(様式第13号)を作成し、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合に移管する。

2 第1種として分類されたもの以外の文書のうち、前項と同様の保存が必要とされるものは、その例により登録し、及び福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合に移管するものとする。

第5章 公文式

(例規の種類)

第31条 本町例規の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法第14条第1項の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの

(3) 告示 広く一般に対して一定の事項を周知させるため公示又は公表するもの

(4) 訓令 町長が補助機関である職員に対し、内部的な事務運営について指揮命令するために発する命令

(公文例)

第32条 公文例については、町長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。ただし、第13条第1項第1号及び同条第2項ただし書きの規定については、平成22年1月1日から施行する。

(施行日前の文書保存の特例)

2 この訓令の施行日前に保存されていた文書のうち、第30条に相当するものは、この訓令の例により福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合に移管するものとする。

附 則(平成22年3月31日訓令第7―1号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年9月9日訓令第14号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年10月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日訓令第1号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成25年3月27日訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年3月29日訓令第4号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月24日訓令第5号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日訓令第9号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年4月1日訓令第2号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月21日訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月24日訓令第8号)

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

附 則(令和2年10月1日訓令第25号)

この訓令は、令和2年10月1日から施行する。

附 則(令和3年3月31日訓令第7号)

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

別表(第13条関係)

冠略記号

課名

係名又は執行機関名

略号

総務課

庶務係

消防

選挙管理委員会

人事係

人事

情報人権係

情人

財政係

監査委員

土地開発公社

土公

企画調整課

企画係

企画

商工観光係

商観

コミュニティ支援係

コミ

管財課

管財係、契約係

住宅管理係

住宅

税務住民課

税務係

収納係

固定資産評価審査委員会

固審

住民係

住民

福祉課

高齢者福祉係

高福

一般福祉係

一福

子育て支援係

支援

小竹こども園

こども

健康増進課

保険年金係

保年

健康対策係

農政環境課

農業振興係

農振

農業委員会

農委

環境係

環境美化センター

美化

建設課

建設事務係、建設技術係

建設

上下水道課

下水道事務係、下水道技術係

会計課

会計係

様式 略

小竹町文書管理規程

平成22年1月1日 訓令第1号

(令和3年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成22年1月1日 訓令第1号
平成22年3月31日 訓令第7号の1
平成22年9月9日 訓令第14号
平成23年3月31日 訓令第4号
平成24年3月30日 訓令第1号
平成25年3月27日 訓令第3号
平成25年3月29日 訓令第4号
平成26年3月24日 訓令第5号
平成27年3月31日 訓令第9号
平成28年4月1日 訓令第2号
平成29年3月21日 訓令第3号
令和2年3月24日 訓令第8号
令和2年10月1日 訓令第25号
令和3年3月31日 訓令第7号