(趣旨)

第1条　この訓令は、文書事務を迅速かつ正確に処理し、その効率的な運営を図るため、藤里町における文書の取扱い及び管理に関し、必要な事項を定めるものとする。

(文書取扱いの基本)

第2条　文書の取扱いは、全て正確かつ迅速に取扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が能率的に行われるように努めなければならない。

(総務課長の職務)

第3条　総務課長は、この訓令に定める文書事務が適正に行われるよう必要に応じ各課の文書事務を調査し、又は適正に処理されるよう指導しなければならない。

(課長の職務)

第4条　課長は、それぞれの課における文書の管理を統括する。

(文書管理者及び文書主任)

第5条　課に文書管理者及び文書主任を置く。

(文書公開の禁止)

第6条　文書は、課長以上の職にある者の指示又は承認がなければ、これをみだりに他人に示し、又はその写しを与えてはならない。

(文書取扱いの原則)

第7条　文書の取扱いは、責任を明らかにして確実かつ迅速に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。

(秘密保持の原則)

第8条　秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目にふれる箇所に放置してはならない。

(文書の記号及び番号)

第9条　収受文書、起案文書及び発信文書には、記号及び番号を記入しなければならない。

(文書の収受及び配布)

第10条　本庁に到達した文書及び物品は、総務課において収受し、次の各号に定めるところにより速やかに処理されなければならない。また、町で収受すべきでないものがあるときは、総務課長は、返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。ただし、主管課に直接到達した文書等又は主管課が電子メールの送受信を行うことができる端末装置、地方公共団体相互間を電子的に接続する行政機関専用のネットワーク(以下「総合行政ネットワーク」という。)若しくはファクシミリを介して受信した文書は、当該主管課において収受するものとする。

(収受手続を経ていない文書)

第11条　収受の手続を経ていない文書でその手続を要するものを受取った者は、これを総務課に回付し、前条の手続を受けなければならない。

(執務時間外の到達文書の収受)

第12条　執務時間外に到達した文書及び物品で、総務課長が引継ぎを受けたものは、第10条の規定により処理しなければならない。

(郵便料金の未納又は不足の文書の処理)

第13条　郵便料金の未納又は不足の文書が到着したときは、発信者が官公庁であるとき又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、郵便切手受払簿(様式第7号)に所定の事項を記載して、その未納又は不足料金を納付して収受することができる。

(文書収受の特例)

第14条　総務課長は、次の各号に掲げる文書については、第10条の規定にかかわらず、主管課において処理させることができる。

第15条　戸籍法(昭和22年法律第224号)に基づく届出書及び申請書には、第10条の規定にかかわらず、この規程で定める受付印を押してはならない。

(電磁的記録の受信等)

第16条　電磁的記録の受信は、通信回線に接続した情報処理システム(以下「情報処理システム」という。)を利用して行うものとする。

(収受文書の処理)

第17条　収受文書の処理は、担当する主管課の課長の責任とする。文書の供覧については、文書処理票(様式第9号)を用いて回覧しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書は、当該各号に定めるところにより回覧することができる。

(起案の方法)

第18条　文書の起案は、起案決議票又は起案用紙(様式第8号)を用い、別に定めるもののほか公用文例(別記様式第1)により平易、明確に行わなければならない。ただし、定例的なもので一定の帳票で処理できるもの、起案の要件を満たすもの又は収受された文書に基づいて処理する文書でその事案を当該文書の余白に記載して処理できるものについては、この限りでない。

(決裁区分等の表示)

第19条　起案者は、決裁区分、保存期間、文書分類記号、公開非公開の区分、起案年月日及び起案者の所属職氏名を起案用紙(様式第8号)の所定の欄に記入するとともに、取扱上の注意、施行区分又は公印等の欄に該当する項目がある場合は、当該項目を表示しなければならない。

(特殊取扱いの表示)

第20条　回議案で期限のあるものはその期日を、内容の重要なものは「重要」、例規に属するものは「例規」と、施行上特殊取扱いを要するものは「電報」「親展」「速達」「書留」「配達証明」等を施行上の取扱欄に記入しなければならない。

(文書の書式)

第21条　文書は、次に掲げるものを除くほか、左横書きとする。

(参考書類等の添付)

第22条　起案者は、必要に応じ、参考となる事項を記載した書類その他関係書類を起案する文書に添付しなければならない。

(文書の発信名義)

第23条　事務の委任を除くほか、官公庁への照復、町民への回答、公示、公告事項等は、全て町長名義をもってしなければならない。ただし、次に掲げる事案は、課長名義をもってすることができる。

(法規文、公示文及び令達文の種類)

第24条　法規文、公示分及び令達文(以下「法規文等」という。)は、次のとおりとする。

(回議)

第25条　起案した文書(以上「起案文書」という。)は、起案者から順次上司に回議しなければならない。ただし、秘密又は急施を要する事案及び特に命ぜられた事案に関する起案文書については、この限りでない。

(回議中の訂正)

第26条　起案文書中の金額その他重要な箇所を回議中に訂正した者は、その箇所に認印しなければならない。

(回議案の合議)

第27条　回議案で他課に関係あるものはそれぞれ関係課に合議しなければならない。

(文書の審査)

第28条　文書主任は、起案文書が決裁を受ける前に、その形式、用字、用語、簿冊分類、保存期間等を審査しなければならない。

(決裁時の処理等)

第29条　起案者は、決裁を終了した起案文書(以下「原議」という。)の所定欄に文書記号及び文書番号並びに決裁年月日を記入するとともに、文書整理簿(様式第1号)に必要な事項の記録をしなければならない。

(施行の中止及び保留)

第30条　起案者は、決裁を受けた後、新たな事態が発生したことにより施行を中止し、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、当該施行を中止し、又は保留しようとする事案に係る原議を添えて決裁を受けなければならない。

(回覧)

第31条　担当者は、収受した文書のうち当該文書に基づく起案を要しない文書については、当該文書に処理印を押し、必要事項を記入の上、課長等に回覧しなければならない。

(清書、校合及び回付)

第32条　発送を要する文書は、主管課において浄書校合し、文書整理簿(様式第1号)に処理経過を記載した上で、公印を押し封入のうえ午後3時までに総務課に提出しなければならない。ただし、急を要する場合は、この限りでない。

(施行年月日)

第33条　起案者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を事案の施行年月日として、原議の所定欄に記載しなければならない。

(公印の押印)

第34条　文書を発送し、又は発行しようとするときは、総務課長の承認を得たうえで公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書にあっては、公印の押印を省略することができる。

(文書の発送手続)

第35条　文書を総務課において発送するときは、次の各号によらなければならない。

(電子メール又はファクシミリ等による発送)

第36条　電子メール又はファクシミリによる発送は、主管課において行うものとする。この場合において、第33条第1項の規定による文書整理簿への記載は、文書主任が行うものとする。

(直渡し)

第37条　文書を名あて人等に直接渡すときは、原議の所定欄に直渡しである旨を表示しなければならない。

(文書の分類)

第38条　文書管理者は、文書分類表(別表第1)により、文書を分類して管理しなければならない。

(文書の製本)

第39条　文書は、主務課において分類別に簿冊に綴り込んで製本するものとする。

(文書の整理)

第40条　文書は、常に整理し、重要なるものは非常災害時に際し、いつでも持出しのできるようあらかじめ準備し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にしなければならない。

(文書の保管)

第41条　簿冊は、その完結年度の翌年度の3月31日まで、課の書架等に保管しておかなければならない。

(文書の保存年限)

第42条　文書の保存期間の種別は、永年、10年、5年、1年又は1年未満とし、別表第2に定める基準により区分する。

(保存簿冊の廃棄)

第43条　主管課長は、保管している簿冊の保存期間が経過したときは、速やかに当該簿冊を廃棄するものとする。

(廃棄又は期間延長の記帳)

第44条　文書を廃棄したとき、又は保存年限を延長したときは、保存文書台帳にその旨を記入しなければならない。

(委任規定)

第45条　この訓令に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項は総務課長が別に定める。

(簿冊、用紙等の様式)

第46条　文書の管理に関する事務は、別に定めるもののほか次に掲げる簿冊及び用紙によって処理するものとする。