○久山町文書取扱規程

平成14年9月24日

久山町訓令第19号

久山町文書取扱規程(平成6年久山町訓令第5号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第7条)

第2章 文書の収受及び配布(第8条―第10条)

第3章 文書の処理(第11条―第21条)

第4章 文書の施行及び発送(第22条―第25条)

第5章 文書の管理(第26条―第39条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、法令その他別に定めるもののほか、文書事務の管理について基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 書面等(書面、書類、その他文字、図形その他の人の知覚によって認識することができる情報が記載された紙その他の有体物をいう)及び当該書面等に記載すべき事項を記録した電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるもの)をいう。

(2) 文書主管課 総務課をいう。

(3) 文書主管課長 総務課長をいう。

(4) 課等 久山町課設置条例(平成17年久山町条例第13号)で規定する課、久山町水道事業及び下水道事業の設置等に関する条例(平成16年久山町条例第14号)第3条第3項に規定に基づき設置した課、地方自治法(昭和22年法律第67号)第171条第5項の規定に基づき設置した出納室、久山町議会事務局設置条例(昭和39年久山町条例第11号)で規定する事務局並びに地方教育行政の組織及び運営に関する法律(昭和31年法律第162号)第17条第2項の規定に基づき設置した課をいう。

(5) 課長等 前号に規定する課等の長をいう。

(6) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課等をいう。

(7) 主務課長 主務課の長をいう。

(8) 保管 文書を主務課の事務室内に収納し、当該主務課が管理することをいう。

(9) 保存 保管年数が経過した文書(電磁的記録を除く。)を主務課長が文書主管課長の指示に従い、文書庫に収納し、管理することをいう。

(10) 親展文書 親展又は機密等の表示のある文書をいう。

(11) 未完結文書 回覧によって完結する文書で回覧が終わらないもの、施行を要する文書で施行が終わらないもの及び施行を要しない文書で決裁が終わらないものをいう。

(12) 完結文書 回覧によって完結する文書で回覧が終わったもの、施行を要する文書で施行が終わったもの及び施行を要しない文書で決裁が終わったものをいう。

(改正(令5訓令第7号))

(文書取扱いの原則)

第3条 事務を処理するに当たっては、緊急を要する場合のほか、文書をもって行わなければならない。

2 文書は、全て正確、迅速、丁寧に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、事務が能率的かつ適正に行われるように管理しなければならない。

3 文書は、正確に、易しく、分かりやすくすることを基本として作成しなければならない。

4 文書は、町政情報の公開に伴い、町民の利用に役立つように適切に管理しておかなければならない。

(文書主管課長の職責)

第4条 文書主管課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるように常に文書事務に関し必要な調査を行い、その指導及び改善に努めなければならない。

(課長等の職責)

第5条 課長等は、常に所属の職員に文書の処理及び作成に習熟させ、文書事務が適正かつ迅速に処理されるように努めなければならない。

(改正(平19訓令第1号))

(文書公開審査員)

第6条 課等における町政情報の公開制度の円滑な推進を図るため、各課等に文書公開審査員を置く。

2 文書公開審査員は、課長をもって充てる。

3 文書公開審査員は、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 町政情報の公開に係る文書の開示又は不開示の審査に関すること。

(2) その他町政情報の公開に係る文書の取扱いについての指導に関すること。

(文書主任)

第7条 課等における総合文書管理システムの指導、改善及び維持発展を図るため、各課等に文書主任を置く。

2 文書主任は、課長補佐、係長又は主査の職(相当職がいない課等においては、課長等が指名する者)をもって充てる。

3 文書主任は、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理しなければならない。

(1) 起案文書の審査に関すること。

(2) 文書の整理及び保管に関すること。

(3) 文書の編さん及び引継ぎに関すること。

(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(5) 標準ファイル名の作成に関すること。

(6) その他文書の取扱いに関すること。

(改正(令5訓令第7号))

第2章 文書の収受及び配布

(収受及び配布手続)

第8条 文書主管課に到達した文書は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 回覧を要する文書

 書面等 担当者が内容を確認した後、当該文書の余白に様式第1号の受付印(以下「受付印」という。)を押し、主務課に配布する。主務課は、総合文書管理システムにて収受の処理を行い、必要に応じて町長、副町長又は課長等に回付する。

 電磁的記録 主務課が内容を確認した後、総合文書管理システムにて収受の処理を行い、必要に応じて町長、副町長又は課長等に回付する。

(2) 親展文書 開かないで様式第2号の特殊郵便等受付簿に必要事項を記入し、名あて人に配布する。また、親展等の表示はないが、開いた結果その内容が親展文書と同等であると認められるものは、親展文書と同様に処理するものとする。

(3) 電報 開いて特殊郵便等受付簿に所要事項を記入し、名あて人に配布する。

(4) 書留郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者の提供する同条第2項に規定する信書便の役務のうち書留郵便に準ずるものとして町長が定めるもの 開かないで特殊郵便等受付簿に所要事項を記入し、主務課に配布する。

(5) 金券、現金及び有価証券等 開かないで特殊郵便等受付簿に所要事項を記入し、主務課に配布する。文書主管課職員及び主務課職員合わせて2人以上の立会いの上、封筒を開いて金額を確認する。

(6) 自動車便等による荷物 主務課に配布する。

(7) その他の文書 主務課に配布する。

2 前項第2号から第5号までに掲げる書面等を受領した職員は、特殊郵便等受付簿に受領した旨の押印又は署名をしなければならない。

3 文書の配布を受けた主務課は、当該文書について収受の処理を行った後、課内で回覧、決裁、その他必要な処理を行う。ただし、次の各号に掲げる場合を除く。

(1) 刊行物、ポスターその他これらに類する文書で主務課長が認めた場合

(2) 定例又は簡易な文書で起案を必要としない場合

4 第1項第1号又は前項に規定する収受の処理は、総合文書管理システムにより行い、課ごとに会計年度による一連番号(以下「受付番号」という。)を付すものとする。ただし、必要があると認められる場合は、係又は事業ごとに受付番号を付すことができる。

5 第3項に規定する回覧、決裁、その他必要な処理は、原則として、総合文書管理システムにより行うものとする。その際、収受した書面等は、電子化した上で総合文書管理システムに登録するものとし、当面の間は、書面等とそれを電子化したものの両方を文書管理の対象とする。

6 2以上の課に関係ある文書又は配布すべき課が明らかでない文書については、文書主管課長は、その関係の最も深い課と協議の上配布するものとする。

7 審査請求等で収受の月日が権利の得喪に関係がある文書を収受したときは、最初に収受した者が当該文書の余白に収受の時間を明記し、その部分に認印し、封筒はこれに添付するものとする。ただし、電磁的記録の場合は、この限りでない。

8 郵便料金の未払又は不足の文書が到着したときは、文書主管課長が収受することが適切であると認めたときに限り、その未払又は不足の料金を支払って収受するものとする。

(改正(令5訓令第7号))

(勤務時間外に到着した書面等の収受)

第9条 時間外及び休日に到着した書面等の収受については、前条の規定にかかわらず、宿日直員が受領し、宿日直終了後文書主管課長に引き継ぐものとする。

(改正(令5訓令第7号))

(文書の返送)

第10条 第8条の規定により配布を受けた文書で当該課の所管に属しないものがある場合は、直ちに文書主管課に返送しなければならない。

第3章 文書の処理

(処理の方針)

第11条 主務課長は、回付された文書を閲覧し、必要があるものについては、処理の方針を示して担当係に配布し、速やかにその処理をさせなければならない。

(回覧)

第12条 起案による処理を必要とせず、単に回覧によって完結する文書は、関係者に回覧するものとする。

2 起案による処理を着手する前に回覧する必要がある文書又は陳情等でその内容により早急に処理することができない文書は、その旨及び処理の方針等を付記し、前項に準じて回覧しなければならない。

3 回覧は、原則として総合文書管理システムにより行うものとする。ただし、起案による処理を必要としない文書、組織内部における情報共有その他軽易な事務に係る文書については、グループウェアその他の電子情報処理組織を用いた手段により回覧することができる。

4 前項の規定にかかわらず、やむを得ず収受した書面等を電子化することなく回覧する必要があるときは、様式第3号の回覧印を押印して、回覧することができる。

(改正(令5訓令第7号))

(親展文書の処理)

第13条 町長、副町長又は教育長あての親展文書(親展扱いのものを含む。)は、町長、副町長又は教育長が自ら処理する場合のほかは、主務課において処理するものとする。ただし、重要又は異例と認められるものは、速やかに町長、副町長又は教育長に回覧し、その指示により処理するものとする。

(改正(令5訓令第7号))

(即日起案の原則)

第14条 起案者は、起案に当たっては、即日着手することを原則とし、事案の内容により調査等に相当の日数を要する場合は、あらかじめ主務課長の承認を得るものとする。

(起案)

第15条 起案は、原則として総合文書管理システムを用いて行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる場合は、様式第4号の起案用紙(伺書)により起案を行うことができる。

(1) 機密に属し、所属する課内での共有ができない場合

(2) 決裁の添付資料を電磁的記録に変換できない場合その他物理的又は技術的に総合文書管理システムによる起案によりがたい場合

(3) 主管課長が必要と認める場合

3 前項の規定に基づく起案は、総合文書管理システムにおいて必要事項を登録の上、出力した起案用紙を用いて行うものとする。

4 前3項の規定は、財務会計に関する文書には適用しない。

(改正(令5訓令第7号))

(起案に当たっての注意)

第16条 起案に当たっては、次の各号に留意して作成しなければならない。

(1) 字体は、明瞭に、文章も一読して分かるように易しく、簡明なものとすること。

(2) 文書分類、開示・不開示の区分及び不開示とする部分、理由等を記入し、並びに保有期間、保管上の取扱い、施行上の取扱欄等に表示するとともに、決裁区分を明らかにすること。

(3) 事案が定例又は簡易なものを除き、起案の根拠、理由、処理案、準拠法規、調査事項、前例その他の参考事項を記載し、又は関係文書を添付すること。

(4) 起案が収受文書に基づく場合は、その収受文書を添えること。

(5) 起案文書をとじる場合は、起案用紙を先にし、第3号及び前号の添付書類を後にすること。

(6) 一の起案について、処理案が2案以上ある場合は、伺文中に案1、案2のように処理案を明示すること。

(回議)

第17条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順位に回議しなければならない。

(合議)

第18条 起案の内容が他の課等の事務に関係がある場合は、主務課長の回議後当該起案文書を関係ある課長等に合議しなければならない。

2 合議を受けた者が、合議事項に異議がある場合は、主務課長と協議して調整するものとし、なお調整が整わないときは、双方の意見を付して上司の指揮を受けるものとする。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第19条 起案文書の回議又は合議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分に検討した上で、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2 久山町事務決裁規程(平成12年久山町訓令第4号)に基づき専決又は代決するときは、当該起案文書の決裁箇所又はこれに対応する総合文書管理システム上の所定の箇所に専決又は代決と明示し、後閲を要するものについては、後閲と明示しておかなければならない。

3 起案文書の内容について重大な修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適切な箇所に自己が修正した旨の表示及び理由を記載しておかなければならない。

4 起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要若しくは異例に属するものは、主務課長その他の責任者が持ち回り、回議又は合議に付さなければならない。この場合において、秘密を要する起案文書にあっては、欄外上部に「秘」の文字を朱書きし、又は決裁ルートを限定して、その内容が他に漏れないようにしなければならない。

5 起案文書の内容について回議又は合議の結果、重大な修正が行われたとき又は廃案になったときは、主務課長は、合議済の関係課長等にその旨を通知しなければならない。

(改正(令5訓令第7号))

(法規文書等の審査)

第20条 次の各号に掲げる起案文書は、主務課長の回議を受けた後、文書主管課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則、訓令及び告示

(2) 例規となる通達及び要綱

(3) 議決事案に係る議会提出議案類

(4) 指令その他の文書で重要又は異例のもの

2 前項に規定するもののうち、条例、重要な規則その他の文書で文書主管課長が特に必要と認めた事案については、庁議に付するものとする。

(決裁年月日の記入)

第21条 起案者は、起案文書について決裁が終わったもの(以下「決裁文書」という。)については、直ちに起案用紙及び決裁に係る電磁的記録の所定の欄に決裁年月日その他の必要な事項を表示しなければならない。

(改正(令5訓令第7号))

第4章 文書の施行及び発送

(文書の記号及び番号)

第22条 施行を要する文書には、文書記号及び文書番号を付さなければならない。

2 文書記号は、原則として、和暦による年号、「久」の文字に続いて、主務課の頭文字及び「発」の文字を付すものとする。

3 文書番号は、総合文書管理システムによる番号とし、課ごとに会計年度による一連番号を付すものとする。ただし、同一事案に属する文書番号は、当該事案の処理が完結するまでは、同一番号を用いることができる。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(文書の発信者名等)

第23条 文書の発信者名は、原則として、町名、町長名、副町長名、教育長名、教育委員会名等を用いるものとする。

2 文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当の課名、係名、氏名及び電話番号を記載するものとする。

(繰上げ(令5訓令第7号))

(公印の押印)

第24条 発送する文書は、久山町公印管守規程(平成19年久山町告示第1号)の規定に基づき公印を押さなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するものは、公印の押印を省略することができる。

(1) 通知、照会等に係る文書で軽易なもの

(2) 諸規程等の送付状

(3) 図書類の寄贈状

(4) 記念行事及び催物の招待状等

(5) 電磁的記録により施行する文書

3 前項の規定により公印の押印を省略しようとするときは、当該起案文書の施行上の取扱欄及び発送する文書の発信者名欄に公印省略の旨を表示しなければならない。

4 書面等により起案及び決裁を完了した文書を施行する場合は、久山町公印管守規程の規定に基づき公印を押し、かつ、契印をもって原議書と割印しなければならない。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(適用除外)

第25条 決裁文書が町長の意思決定を仰ぐもの等の施行を要しないものである場合、組織内部のみに施行する場合その他これに類するものである場合は、この章の規定は適用しない。

(追加(令5訓令第7号))

第5章 文書の管理

(文書の管理)

第26条 文書は、総合文書管理システムにより管理する。

2 課長等は、総合文書管理システム内に、所管する業務ごとに大分類、中分類及び小分類を設け、適切に文書が保存されるよう課員を指導しなければならない。

3 文書主任は、前項の規定により設置された分類の配下に、文書の類型ごとに適切に保存期間等を設定した標準ファイル名を作成しなければならない。

4 職員は、文書の作成及び保存に当たっては、前2項に規定する各分類及び標準ファイル名に従って、適切に処理しなければならない。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(保存期間)

第27条 文書は、別表に掲げる基準に基づき、主務課長が第1種から第6種までに区分し、その保存期間は、次の表の左欄に掲げる区分に応じ、それぞれ同表の右欄のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書について、その保存期間は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

区分

保存期間

第1種

永年

第2種

10年

第3種

7年

第4種

5年

第5種

3年

第6種

1年

2 第1種の文書は、文書主管課長の指示に従い、主務課長が10年ごとにその内容を見直し、保存期間を検討するものとする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(保存期間の起算)

第28条 前条第1項に規定する保存期間の起算日は、完結文書となった日の属する会計年度の翌会計年度の4月1日とする。

2 暦年ごとに区分して整理する文書に係る保存期間の起算日は、完結文書となった日の属する年の翌年の1月1日とする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(未完結文書の整理及び保管)

第29条 未完結文書は、1件ごとに個別にフォルダーとファイルボックスを利用して、又は電磁的記録上のフォルダにより適切に整理し、保管するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち個別に整理し、保管することが適切でないものについては、所定の場所に収納して整理し、保管するものとする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(完結文書の区分)

第30条 完結文書は、会計年度ごとに区分し、整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することができないものは、暦年ごとに区分するものとする。

2 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で、前会計年度に属する歳入又は歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前会計年度に区分しなければならない。

3 完結文書のうち、会計年度ごと又は暦年ごとに区分することが適切でない文書は、第1項の規定にかかわらず、現会計年度又は現年に区分することができる。

(繰上げ(令5訓令第7号))

(完結文書の保管)

第31条 前条の規定により区分された完結文書のうち次の各号に掲げるものは、主務課において保管するものとする。

(1) 前会計年度及び前年の完結文書

(2) 現会計年度及び現年の完結文書

(繰上げ(令5訓令第7号))

(完結文書の保存)

第32条 前条に規定する完結文書以外の完結文書は、文書主管課の指示するロケーションナンバーを付し、文書庫又は総合文書管理システム内に収納、保存するものとする。

2 保存すべき文書のうち使用頻度の高いものについては、文書主管課長と協議の上、長期継続保管として主務課長が保管することができるものとする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(保管文書の貸出し)

第33条 主務課で保管している文書を借用しようとする職員は、主務課長にその旨を申し出なければならない。

2 主務課長は、前項の申出が事務に支障を及ぼさないと認めたときは、貸出しを許可するものとする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(保存文書の管理)

第34条 文書庫又は総合文書管理システム内で保存する完結文書(以下「保存文書」という。)は、文書主管課長が管理するものとする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(保存文書の閲覧)

第35条 保存文書を閲覧しようとする職員は、文書主管課長の指示に従い、閲覧しなければならない。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(保存文書の借用)

第36条 保存文書を借用しようとする職員は、文書主管課長の承認を受けなければならない。

2 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書について、転貸、抜き取り、取替え等をしてはならない。

3 保存文書を借用した職員は、当該借用した保存文書を庁外に持ち出そうとするときは、あらかじめ文書主管課長の承認を受けなければならない。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(保存文書の廃棄)

第37条 保存文書の保存期間が経過したときは、文書主管課長の指示に従い、主務課長が廃棄するものとする。ただし、町史等の貴重な資料と認められるものについては、この限りでない。

2 前項の廃棄文書において、保存期間を延長する必要が生じたものについては、文書主管課長に申し出るものとする。

3 主務課において保存しているもので保存期間が経過したものは、主務課長がその文書の廃棄を決定するものとする。

4 第1項及び前項の規定により廃棄を決定した文書は、他に不正な利用をされない方法により処分するものとする。

5 文書主管課は、処分した文書保存リストを処分したあかしとして永年保存するものとする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(歴史的文書の移管)

第38条 文書主管課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについて、主務課長と協議の上、福岡県市町村公文書館において保存するため、福岡県自治振興組合へ移管するものとする。

2 主務課長は、前項に規定する文書を福岡県市町村公文書館に保存しようとするときは、同館が定める様式により、公文書館移管リストを作成し、文書主管課長に提出しなければならない。

3 文書主管課長は、主務課長より作成、提出された公文書館移管リストを、移管したあかしとして永年保存するものとする。

(改正、繰上げ(令5訓令第7号))

(補則)

第39条 この規程に定めるもののほか、文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。

(繰上げ(令5訓令第7号))

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、同訓令による改正前の久山町文書取扱規程(平成6年久山町訓令第5号。以下「改正前の訓令」という。)の規定によってなした手続その他の行為は、同訓令による改正後の久山町文書取扱規程の規定によってなしたものとみなす。

3 改正前の訓令の規定により調製した簿冊及び様式類で用紙の現に残存するものは、所要の修正を加え、当分の間、使用することができる。

(平成18年2月6日訓令第4号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(平成19年3月23日訓令第1号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(平成19年9月21日訓令第4号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(平成22年10月1日訓令第3号)

この訓令は、平成22年10月1日から施行する。

(平成24年5月11日訓令第3号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成24年4月1日から適用する。

(平成28年12月22日訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

(令和3年4月22日訓令第6号)

この告示は、令和3年5月1日から施行する。

(令和5年3月30日訓令第7号)

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

別表(第27条関係)

(改正(令5訓令第7号))

第1種(永年保存(10年ごとに見直し)する文書)

(1) 条例、規則その他の重要な規程類の制定、改廃に関する文書

(2) 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの

(3) 国・県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

(4) 通知、申請、届出、報告、通達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの

(5) 歳入歳出予算書及び決算書

(6) 町議会の会議録及び会議結果報告書

(7) 行政委員会等委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

(8) 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書

(9) 表彰及び褒章に関する文書で重要なもの

(10) 年金、退職手当、公務災害補償申請及び認定書

(11) 不服申立て、訴訟、和解等に関する文書で重要なもの

(12) 原簿、台帳、図面、建物しゅん工図面等で特に重要なもの

(13) 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの

(14) 町有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書

(15) 町の廃置分合、境界変更、字の名称及び区域の変更に関する文書

(16) 町の沿革及び町史の資料となる文書で特に重要なもの

(17) 町行政の総合的な計画その他特に重要な事業の計画に関する文書

(18) 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの

(19) 契約書、協定書等で特に重要なもの

(20) 学校その他重要な機関の設置、廃止に関する文書

(21) 事務の引継ぎに関する重要文書

(22) 前各号に掲げるもののほか、長期保存する必要があると認められる文書

第2種(10年保存する文書)

(1) 告示及び公告に関する文書で重要なもの

(2) 国・県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの

(3) 通知、申請、届出、報告、通達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの

(4) 町議会に関する文書で重要なもの

(5) 町税その他公課に関する文書で重要なもの

(6) 監査に関する文書で重要なもの

(7) 決算を終わった工事の設計書、工事命令書及び検査復命書

(8) 重要な事業の計画及びその資料に関する文書

(9) 諮問、答申等に関する文書で重要なもの

(10) 契約書等で重要なもの

(11) 請願及び陳情等に関する文書

(12) 予算、決算及び出納(証拠書類)に関する文書

(13) 前各号に掲げるもののほか、10年保存する必要があると認められる文書

第3種(7年保存する文書)

(1) 町税その他公課に関する文書

(2) 扶養控除等申告書、所得税源泉徴収簿等の出納に関する書類

(3) 前各号に掲げるもののほか、7年保存する必要があると認められる文書

第4種(5年保存する文書)

(1) 県の訓令、通達、指令で第1種から第2種までに属しないもの

(2) 通知、申請、届出、報告、通達等の文書

(3) 諮問、答申等に関する文書

(4) 非常勤、臨時職員の雇用等職員の服務に関する文書

(5) 官報、県報(総務課所管のもの)

(6) 町税その他公課に関する文書

(7) 監査に関する文書

(8) 主な行政事務の施策に関する文書

(9) 行政執行上参考となる統計資料

(10) 前各号に掲げるもののほか、5年保存する必要があると認められる文書

第5種(3年保存する文書)

(1) 出張命令簿、年次休暇簿等職員の服務に関するもの

(2) 復命書

(3) 通知、申請、届出、報告、通達等の文書で軽易なもの

(4) 予算、決算及び出納に関する文書で簡易のもの

(5) 文書受付簿及び文書発送簿

(6) ファイル基準表

(7) 前各号に掲げるもののほか、3年保存する必要があると認められる文書

第6種(1年保存する文書)

(1) 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易なもの

(2) 前号に掲げるもののほか、1年保存する必要があると認められる文書

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(繰上げ、全改(令5訓令第7号))

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(繰上げ、全改(令5訓令第7号))

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(繰上げ、全改(令5訓令第7号))

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久山町文書取扱規程

平成14年9月24日 訓令第19号

(令和5年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第4節 文書・公印
沿革情報
平成14年9月24日 訓令第19号
平成18年2月6日 訓令第4号
平成19年3月23日 訓令第1号
平成19年9月21日 訓令第4号
平成22年10月1日 訓令第3号
平成24年5月11日 訓令第3号
平成28年12月22日 訓令第6号
令和3年4月22日 訓令第6号
令和5年3月30日 訓令第7号