○栗山町文書管理規程
平成15年4月1日
訓令第2号
(目的)
第1条 この訓令は、別に定めるものを除き、本町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務の効率的な処理を図ることを目的とする。
(1) 課等 栗山町課設置条例(平成13年条例第1号)に定める課、継立出張所、教育委員会事務局、介護福祉学校及び議会事務局、農業委員会、選挙管理委員会をいう。
(2) 文書等 事務を処理するために作成される書類、帳簿、伝票、電報又は電話若しくは口頭による事項を記録したもの及び図面その他の資料等の記録一切をいう。
(3) 収受文書 本町に到着した文書をいう。
(4) 発送文書 本町から発送する文書をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条 文書は、正確かつ迅速に取扱い、常に整理して事務の効率的な処理に努め、処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
2 文書は、文書管理システムにより文書等の名称、起案者の所属及び氏名その他必要な事項を記録管理するものとする。
(文書の管理統括)
第4条 文書の管理統括は、総務課において行う。
(総務課長の職務)
第5条 総務課長は、文書等の収受、配付並びに文書の集配、審査、決裁、印刷、発送、保存及び廃棄の事務を集中的に管理し、併せてすべての文書事務を掌理する。
2 総務課長は、課等の文書事務の処理状況に関して随時調査し、処理方法の改善について必要な指導又は勧告をすることができる。
(文書管理者)
第6条 文書管理者は、課等の長(以下「課長等」という。)とし、その所管における文書事務について責任を負うものとし、迅速かつ適正に処理されるよう職員を指導しなければならない。
(文書管理者の職務)
第7条 文書管理者は、次に掲げる事務を掌理する。
(1) 文書の配付及び発送の処理に関すること。
(2) 文書の引継ぎに関すること。
(3) 文書事務の改善指導に関すること。
(4) その他文書の取扱いに関し必要なこと。
(文書取扱者)
第8条 文書取扱者は、主査等とし、上司の命を受け、次に掲げる事務を処理する。
(1) 収受文書の登録に関すること。
(2) 文書の発送依頼に関すること。
(3) 文書整理に関すること。
(4) その他文書の取扱いに関すること。
(令達の種類)
第9条 令達の種別は、次のとおりとする。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの
(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの
(3) 訓令 庁中所属機関及び職員に対し、一般的に指揮命令するもの
(4) 訓 前号に掲げるものの一部に対し、個別的に指揮命令するもの
(5) 内訓 訓令又は訓のうち、機密のことを指揮命令するもの
(6) 告示 管内の全部又は一部に公示するもの
(7) 達 団体又は個人に対し指揮命令するもの
(8) 指令 願に対し指揮命令するもの
(9) 辞令 任免、勤務、給与等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの
(令達番号簿)
第10条 総務課は、令達番号簿を備え、令達の種別ごとにその番号、年月日及び件名を記載しなければならない。ただし、指令については、指令番号簿を別に備え記載するものとし、町長が必要と認めたときは、各課等において指令番号簿を備えることができるものとする。
(文書の記号及び番号)
第11条 文書には、記号及び番号を付けなければならない。ただし、辞令、公告、賞状又は軽易なものについては、これを省略することができる。
2 一般文書の記号は、町名、課名及びグループ名の頭字(たとえば総務グループの文書には「栗総総」)を用い、秘密に属するものについては、グループ名の頭字の下に「秘」の字を加えるものとする。
3 一般文書の番号は、各課等ごとに年度を通じて一連番号とする。ただし、同一事件に属する往復文書は、特に定められた場合を除くほか、完結まで同一番号とし、「―2」、「―3」の順で用いるものとする。
4 令達の記号は、町名にそれぞれの種別文書の種別を表す文字とし、各課等が行う指令については、町名及び課名の頭字を用いるものとする。
5 令達(指令を除く。)の番号は、それぞれ文書の種別ごとに暦年を通じて一連番号とし、指令は各課等ごとに会計年度を通じて一連番号とする。
(文書の収受及び配付)
第12条 本町に到着した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、総務課において直ちに収受、配付しなければならない。
2 総務課は、収受文書を開封せず、主管課等に配付する。ただし、配付先が明確でないものについては、これを開封し、確認の上配付するものとする。
3 前項の規定にかかわらず、書留、配達証明、内容証明、特別送達等による収受文書は特別文書配付簿に記載した後、主管課等へ配付し認印を受けるものとする。この場合において、訴訟、不服申立てその他の送達の日時が権利の得喪又は変更に関係を有する文書については、収受時刻をも記入しなければならない。
(勤務時間外に到着した文書の取扱い)
第13条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、急を要するもののほか、到着した翌日の出勤時限後直ちに前条の規定により配付するものとする。
(文書の登録)
第14条 文書管理者は、第12条の規定により受領した収受文書及び各課等が直接受領した文書に受付印を押し、文書管理システムにより登録するよう文書取扱者に指示しなければならない。
2 口頭又は電話で受理し、これを文書として取扱うことが適当であると認めるときは、適切な文書を作成し、前項に規定する手続きを執らなければならない。
(収受文書の処理)
第15条 課長等は、文書の配付を受けたときは、処理に必要な指示をし主査に交付する。ただし、事件が重要又は機密に属するため、自ら処理する必要があると認めたときはこの限りではない。
2 前項の規定により、主査が文書の配付を受けたときは、それぞれグループ員又は担当に配付して、その処理方法を指示しなければならない。
(文書の起案)
第16条 文書の起案には、簡明な件名をつけて必要のあるものは、文書の起案理由、準拠法令、参考書の全文又は要旨並びに予算関係の概要を記載しなければならない。
2 文書の起案には、関係書類を順次に添付し事件の経過を分りやすいようにしなければならない。
(簡易な文書の起案)
第17条 定例又は簡易な事件は、本書の余白又は帳簿をもって起案することができる。その処分を要しないで閲覧に供するものも同様とする。
(起案書の合議)
第18条 起案書で他の課、グループ等に関係のあるものは、その課、グループ等に合議をしなければならない。
2 前項の場合において、関係課、グループ等がその意見を異にするときは、互いに協議し、なおその意見が一致しないときは、上司の指揮を受けなければならない。
3 次に掲げる事項は、総務課に合議しなければならない。
(1) 条例、規則、訓令、訓、内訓、告示、達及び指令等に関すること。
(2) 異議申立て、不服申立て、訴訟及び和解に関すること。
(3) 町議会に提出すべき議案等に関すること。
(4) 法律、命令の解釈に関すること。
(5) 会議、諸行事に関すること。
(6) 庁舎内の一時使用に関すること。
4 次に掲げる事項は、経営企画課に合議しなければならない。
(1) 予算に関すること。
(2) 財政調整に関すること。
(3) 財政負担の伴う事業に関すること。
(4) 町有物品の貸付に関すること。
(発送文書及び物品の取扱)
第19条 発送文書及び物品は、次の各号に従い総務課に回付しなければならない。
(1) 親展文書は封をし、その旨を表示しなければならない。
(2) 金券又はその他貴重品を添付して発送するときは、起案書に金額、種類及び数量等を明記して添付しなければならない。
(文書の発信者名)
第20条 令達及び発送する文書は、すべて町長名を用いなければならない。ただし、照会文書で軽易なものは、役場名、課長名及び課名を用いることができる。
(文書整理の原則)
第21条 処理の完結した文書(以下「完結文書」という。)は、別に定める文書分類及びファイル基準により常に整理しなければならない。
2 完結文書は、原則として文書の完結した日の属する年度の翌年度を経過するまで主管課等において保管する。
(文書の編さん保存)
第22条 完結文書は、別に定めるところにより編さん保存しなければならない。
(保管文書の貸出)
第23条 保管中の文書を持ち出そうとするときは、借受申請をし、承認を得るものとする。
(借受期間)
第24条 保管中の文書の借受期間は、10日以内とする。ただし、やむを得ない場合は、その期間を延長できるものとする。
(転貸及び庁外持出しの制限)
第25条 前条の規定により借り受けた文書は、他に転貸し、又は庁外に持ち出してはならない。
附則
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成18年訓令第31号)
この規程は、平成18年7月1日から施行する。
附則(平成19年訓令第6号)
この訓令は、平成19年7月1日から施行する。
附則(平成22年訓令第9号)
この訓令は、平成22年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第2号の2)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。