○まんのう町公文書管理規則
平成18年3月20日
規則第8号
(趣旨)
第1条 この規則は、法令、条例及び他の規則に定めるもののほか、公文書の適正な管理と事務の効率的な運用を図るため、公文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 実施機関 まんのう町情報公開条例(平成18年まんのう町条例第10号)第2条第1項に規定する実施機関をいう。
(2) 公文書 まんのう町情報公開条例第2条第2項に規定する行政文書をいう。
(3) 課 まんのう町課設置条例(平成18年まんのう町条例第7号)第1条に規定する課、まんのう町行政組織規則(平成18年まんのう町規則第3号)第5条に規定する会計室及び同規則第18条に規定する支所等をいう。
(4) 保管 公文書を当該公文書に係る事務を主管する課において管理することをいう。
(5) 保存 公文書を保管期間が経過した後において管理することをいう。
(公文書取扱いの原則)
第3条 実施機関の職員は、正確に、迅速にかつ丁寧に公文書を取り扱い、事務が効率的かつ適正に行われるように組織として管理し、私的な管理をしてはならない。
2 公文書の処理に当たっては、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。
(文書管理責任者の配置)
第4条 公文書の管理を適正かつ円滑に行うため、課に文書管理責任者を置く。
(公文書の作成)
第5条 実施機関の職員は、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、事案が軽微なものである場合を除き、公文書を作成しなければならない。ただし、意思決定までに公文書を作成することが困難である場合は、事後に作成するものとする。
(公文書の管理)
第6条 実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関の規則、訓令その他の規程(以下「規則等」という。)で定めるところにより、当該公文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
2 実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物(以下「ファイル」という。)にまとめなければならない。
3 前項の場合において、実施機関は、規則等の定めるところにより、ファイルについて分類し、名称を付して体系的に登録するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
4 公文書の管理は、原則として会計年度により行うものとする。ただし、これにより難いと認められるものにあっては、この限りでない。
(公文書の保存期間)
第7条 町長は、公文書の区分及び事務の内容に応じた適切な保存期間を設けなければならない。
(1) 法令の規定により保存期間の定めのあるもの
(2) 特に別の保存期間を定める必要があると認められるもの
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの 当該監査、検査等が終了した日の翌日
(2) 現に係属している争訟等における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該争訟等が終了した日の翌日
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに係る裁決又は決定の日の翌日から起算して1年を経過する日
(4) まんのう町情報公開条例及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に基づく公文書の開示請求又は保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求があったもの 当該請求に係る決定の日の翌日から起算して1年を経過する日
(保存期間の起算日)
第8条 保存期間の起算日は、当該公文書に係る事案の処理が完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日とする。
(保存期間の延長)
第9条 保存期間が満了した公文書(第7条第3項の規定により延長した保存期間が満了した公文書を含む。)について職務の遂行上必要があると認める場合は、期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る期間が満了したときも同様とする。
(公文書の廃棄)
第10条 保存期間が満了した公文書は、他に利用されることのないよう確実な方法により廃棄し、又は電磁的記録については、完全に消去しなければならない。
(その他)
第11条 この規則に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成18年3月20日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日の前日までに、合併前の琴南町役場処務規程(平成元年琴南町訓令第1号)、満濃町役場処務規則(昭和36年満濃町規則第1号)又は仲南町文書規則(平成14年仲南町規則第10号)(以下これらを「合併前の規則等」という。)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によってなされたものとみなす。
3 当分の間、合併前の規則等により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の規則等の例による。
附則(令和5年3月31日規則第16号)
この規則は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月28日規則第6号)
(施行期日)
1 この規則は、令和6年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この規則の施行の日前にこの規則による改正前のまんのう町公文書管理規則(以下「旧規則」という。)の規定によりなされた処分、手続その他の行為は、この規則による改正後のまんのう町公文書管理規則の規定によりなされたものとみなす。
3 当分の間、旧規則の規定により保存されている公文書の保存期間は、なお従前の例による。
別表(第7条関係)
保存期間適用
区分 | 基準 |
30年 | 1 条例、規則その他の例規の制定又は改廃に関する公文書 2 予算書及び決算書(総務課所管のものに限る。) 3 町議会の原議書、決議書、会議録その他町議会に関する公文書で重要なもの 4 町の廃置分合、境界変更その他行政区域に関する公文書で重要なもの 5 町有財産の取得、処分その他権利の設定に関する公文書 6 公用又は公共用施設の設置に関する公文書で重要なもの(設計図書及び工事検査台帳を含む。) 7 行政機構の設置変更その他町政の沿革に関する公文書で重要なもの 8 町行政の総合計画及び主要な事業計画並びに運営に関する基本方針の決定並びにその変更に関する公文書 9 職員、委員等の履歴、任命、賞罰等に関する公文書 10 叙位叙勲、褒章、表彰等に関する公文書で重要なもの 11 重要な式典、儀式等に関する重要な文書 12 行政不服審査及び訴訟に関する公文書で重要なもの 13 町史及びその編さん上必要な資料で重要なもの 14 官公庁からの令達、通知等で重要なもの 15 事務引継ぎに関する公文書で重要なもの 16 貸付、年金、町債等に係る文書でその給付又は償還が永年となるもの 17 許可、認可、承認、裁定その他の行政処分又は契約に係る文書で権利義務関係が永年となるもの 18 次に掲げるもので永年保存とする必要があるもの (1) 各種台帳、原簿等で特に重要なもの (2) 調査研究、統計等に関する公文書で特に重要なもの 19 前各項に掲げる公文書に類するものその他10年を超えて保存の必要があると認められる公文書 |
10年 | 1 請願又は陳情に対する処理方針に関する重要な文書 2 副申、諮問、答申、協議等に関する重要な文書 3 議会に関する文書で永年保存を要しない公文書 4 国又は県からの通知等で事務の指針となる重要な文書 5 国県支出金に係る申請、通知、報告等に関する文書 6 中期的な事務事業の計画決定、実施方針等に関する文書 7 金銭出納の証拠書類で重要な文書(会計室所管の支出伝票及び出納簿等) 8 租税及び公課に関する公文書で重要なもの 9 次に掲げる公文書で10年保存とする必要があるもの (1) 許可、認可、契約等に関する公文書で重要なもの (2) 各種台帳、原簿等で重要なもの (3) 調査研究、統計等に関する公文書で重要なもの 10 前各項に掲げる公文書に類するものその他5年を超えて保存の必要があると認められる公文書 |
5年 | 1 金銭出納に関する証拠書類 2 町の徴収金の賦課決定及び徴収に関する文書 3 町の補助金の交付に関する文書 4 物品等の寄附又は贈与の受納に関する文書 5 重要な工事の設計、施工管理及び検査に関する文書 6 契約及びその履行に関する文書 7 職員の勤務及び休暇の実績を証する文書 8 報酬、給料及び手当の支払の根拠となる文書 9 職員の福利厚生及び服務に関する文書 10 国又は他の地方公共団体との往復文書で比較的重要なもの 11 次に掲げるもので5年保存とする必要があるもの (1) 許可、認可、契約等に関する公文書で比較的重要なもの (2) 各種台帳、原簿等で比較的重要なもの (3) 調査研究、統計等に関する公文書で比較的重要なもの 12 前各項に掲げる公文書に類するものその他3年を超えて保存の必要があると認められる公文書 |
3年 | 1 工事の設計、施工管理及び検査に関する文書で一般的なもの 2 事務事業の実施又は予算の執行に関する決裁文書で一般的なもの 3 文書の受付、発送に関する公文書 4 次に掲げるもので3年保存とする必要があるもの (1) 許可、認可、契約等に関する公文書で比較的軽易なもの (2) 照会、回答、通知、依頼等に関する公文書 5 前各項に掲げる公文書に類するものその他1年を超えて保存の必要があると認められる公文書 |
1年 | 1 照会、回答、通知、依頼等に関する軽易な公文書 2 各課間の往復文書 3 その他1年保存とする必要がある公文書 |