○まんのう町戸籍システム管理運営規程
平成18年3月20日
訓令第9号
(目的)
第1条 この訓令は、中讃広域行政事務組合規約(昭和46年10月香川県知事許可)第3条第5号の規定に基づき中讃広域行政事務組合(以下「組合」という。)が設置した電子計算組織(以下「電子計算組織」という。)を使って、町長が管掌する戸籍関連事務を処理するシステム(以下「戸籍システム」という。)により取り扱うデータの保全及び保護に関し必要な事項を定め、戸籍システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍関連事務 戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより町長が管掌する戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の事務をいう。
(2) 戸籍データ 戸籍システムで取り扱う記録媒体に記録されている戸籍関連事務に関する情報をいう。
(3) 記録媒体 電磁的記録媒体(電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録であって、電子計算機による情報処理のように供されるものをいう。)に係る記録媒体をいう。)の戸籍データが記録された媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。
(5) ドキュメント クラウドサービス運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイル、その他戸籍システムに関する仕様書等の戸籍システムの運用に関する記録及び文書をいう。
(6) 戸籍システム事業者 戸籍システム及び戸籍データに係るサービスを提供する者をいう。
(7) クラウドサービス 専用の電気通信回線機器経由で戸籍システム事業者が提供するサービスをいう。
(8) 戸籍サーバ 電子計算組織のうち戸籍システム事業者がクラウドサービス上の仮想環境に設置し、戸籍データを格納及び処理する機器をいう。
(9) 戸籍端末 戸籍関連事務を処理するために、住民生活課及び支所に設置し、戸籍サーバに接続することにより、戸籍データを取り扱うことができる機器をいう。
(10) 戸籍ネットワーク機器 戸籍端末の利用のために設置するネットワーク機器をいう。
(11) 戸籍電源設備 戸籍端末の利用のために設置する電源設備をいう。
(12) 戸籍連携機器 戸籍関連事務を処理するために組合に設置し、戸籍データの連携を行う機器をいう。
(戸籍データ保護管理者の指定)
第3条 戸籍データ、ドキュメント等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、住民生活課及び支所に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、住民生活課長及び支所長をもって充てる。
(戸籍データの管理)
第4条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 戸籍データの取扱状況及び関連する機器等の状態について常に把握し、その管理の適正を図ること。
(2) 戸籍データの異状の有無について、定期的に又は随時に点検を行うこと。
(3) 外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスによる戸籍システムを選定するものとし、当該認証が継続していることを定期的又は臨時に戸籍システム事業者に確認すること。
(4) 戸籍システム事業者に戸籍システムのアクセス履歴を常時記録させるとともに、必要に応じて当該履歴を参照し、利用状況を確認すること。
(記録媒体及び出力帳票の保管)
第5条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠のある耐火性書庫に保管する等の措置を講ずること。
(2) 記録媒体及び出力帳票の授受並びに保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。
(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。
(ドキュメントの管理)
第6条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次に掲げる措置を講じなければならない。
(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。
(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することのないよう適切に処分すること。
2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。
(機器等の管理)
第7条 保護管理者は別表に定める管理方法に基づき、戸籍システムに係る機器、ソフトウェア等(以下「機器等」という。)を適正に管理しなければならない。
2 保護管理者は、組合に対し、別表に定める管理方法に基づき、機器等を適切に管理するよう要請するものとする。
(端末管理者の指定等)
第8条 保護管理者は、戸籍端末の管理及び適正な運用を図るため、住民生活課及び支所に端末管理者を置く。
2 端末管理者は、住民生活課住民・戸籍係長及び支所住民サービス担当者をもって充てる。
3 端末管理者は、戸籍端末の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
(端末操作者の指定等)
第9条 保護管理者は、端末操作者指定台帳(別記様式)を備え、端末操作者(以下「操作者」という。)を指定するとともに、操作者が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。
2 保護管理者は、操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため、当該操作者ごとにID及びパスワード(以下「パスワード等」という。)を設定し、付与しなければならない。
3 操作者は、戸籍端末の使用に際して、戸籍データの保全及び保護に常に留意するとともに、個人情報の保護に万全の注意を払わなければならない。
(パスワード等の管理)
第10条 保護管理者は、パスワード等の設定及び更新等の運用方法を定め厳重に管理しなければならない。
2 保護管理者は、パスワード等を付与した操作者以外の者に当該パスワード等を漏らしてはならない。
3 操作者は、パスワード等の入力等に際して、当該パスワード等が他に知られることのないようにしなければならない。
4 操作者は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(取扱状況の把握)
第11条 保護管理者は、端末管理者に次に掲げる事項を報告させ、戸籍システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍端末の管理状況
(2) 戸籍データの使用状況
(3) ID及びパスワードの使用状況
(4) その他戸籍システムの運用に関すること。
2 保護管理者は、戸籍システム事業者に対して必要に応じて次に掲げる事項を照会し、戸籍システムの取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
(緊急時対応)
第12条 保護管理者は、戸籍システムの運営に支障を来すおそれがある災害等による事故発生時に、迅速に対応できるよう連絡及び対処方法を定める等必要な措置を講じなければならない。
(研修等の実施)
第13条 保護管理者は、操作者に対し、戸籍データの重要性及び個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための研修並びに戸籍システムの操作方法及び事故発生時における必要な措置についての教育訓練を実施しなければならない。
(その他)
第14条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成18年3月20日から施行する。
附則(平成21年3月30日訓令第6号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
附則(令和6年3月29日訓令第6号)
この訓令は、令和6年3月29日から施行する。
附則(令和8年3月23日訓令第3号)
この訓令は、令和8年4月1日から施行し、改正後の規程は令和7年11月25日から適用する。
別表(第7条関係)
戸籍システムに係る機器、ソフトウェア等の管理方法
管理者 | 機器、ソフトウェア等 | 内容 |
保護管理者 | 住民生活課及び支所内に設置する戸籍端末 | (1) パスワード等により起動すること。 (2) システム使用状況リストを必要に応じて出力すること。 |
戸籍ネットワーク機器 | (1) 不要なポートの閉鎖または物理的封鎖を行うこと。 (2) 通信許可設定の管理を厳格に行うこと。 | |
戸籍電源設備 | (1) 庁舎の非常用電源との接続管理を適切に行うこと。 (2) 定期的なバッテリー点検および交換を行うこと。 (3) 停電時の自動シャットダウン設定の確認を行うこと。 | |
組合 | 戸籍連携機器 | (1) 入退出管理を行うことができる管理区域に設置すること。 (2) 施錠できる保管庫に保管し、保管庫の鍵の管理を厳重に行うこと。 |
バックアップ用記録媒体 | (1) 記録媒体を保管するとともに管理台帳に記録すること。 (2) 記録媒体は、施錠できる耐火性保管庫に保管し、保管庫の鍵の管理を厳重に行うこと。 |
