(目的)

第1条　この訓令は、南越前町における文書事務の管理について、基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書処理の原則)

第3条　事務は、文書により処理することを原則とする。

(課長等の責務)

第4条　課長及び事務所長等(以下「課長等」という。)は、当該課における文書事務が適正に行われるよう、職員の指導及び改善に努めなければならない。

(文書の種類)

第5条　文書の種類は、次のとおりとする。

(文書の受領)

第6条　本庁に到着した文書及び物品は、総務課長が受領する。ただし、当該文書及び物品の内容に係る事務を担当する課等に直接到達した文書(電子メール、ファクシミリ等により到達した文書を含む。)及び物品については、その担当課等の長が受領することができる。

(当直者の文書等の受領)

第7条　日直及び宿直勤務の職員は休日及び正規の勤務時間外に到達した文書を受領し、総務課長(本庁以外で日直及び宿直勤務の職員を置く課等にあっては、当該課等の長)に引き継がなければならない。

(文書等の配付)

第8条　総務課長は、前条の規定により受領した文書及び物品を、関係課等に配付しなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書及び物品は、それぞれ当該各号に定める方法による。

(課等及び事務所、出先機関における文書の収受)

第9条　課長等は、次に定めるところにより、職員に文書を収受させなければならない。

(通信回線を利用した収受)

第10条　第7条から前条までの規定にかかわらず、課長等は、次に定めるところにより、職員に総合行政ネットワーク文書その他の電子文書を収受させることができる。

(文書記号及び文書番号)

第11条　文書には、次の各号に定めるところにより、文書記号及び文書番号を付けなければならない。なお、それぞれの文書番号は、毎年1月に起こし、12月に止める。

(文書の処理)

第12条　担当職員は、文書の収受後、直ちにこれを処理しなければならない。ただし、事務の性質上直ちに処理することができないときは、この限りでない。

(起案の方法)

第13条　文書の起案は、文書管理システムにより文書ファイルを指定し起案年月日、課、起案者の職氏名、決裁権者、保存年限、施行上の取扱いその他の事項の登録をしなければならない。

(文書の施行者名)

第14条　文書の施行者名は、次に掲げるところによる。

(文書の書式及び用字、用語、文体等)

第15条　文書の書式及び用字、用語、文体等は、別に定める。

(合議)

第16条　起案文書の内容が他の課等が担当する事務に関係がある場合は、当該起案文書を関係課等の長に合議しなければならない。

(同意又は不同意の決定)

第17条　前条の規定により合議を受けた関係課等の長は、速やかに同意又は不同意を決定し、不同意のときは担当課等の長と協議するものとする。この場合において、意見が一致しないときは、担当課等の長は、直ちに上司の指示を受けなければならない。

(起案文書の改廃の通知)

第18条　担当課等の長は、合議を経た起案文書の内容に修正があったとき又は起案文書が廃案になったときは、その旨を関係課等の長に通知しなければならない。

(法制上の審査)

第19条　条例、規則、告示、公告、訓令、指令、重要な契約書及び訴訟に関する起案文書は、担当課等の長の回議(合議を要するものにあっては関係課等の長の合議)を経たのち、総務課長の審査を受けなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。

(決裁の方法)

第20条　決裁の方法は、次に掲げるとおりとし、原則として電子決裁の方法を用いるものとする。

(決裁年月日)

第21条　起案者は、起案文書の決裁を終えたときは、起案文書が紙文書であるときは、原議書の所定の欄にその年月日を記載しなければならない。

(緊急事案の処理)

第22条　緊急の処理を要する事案について、起案による処理を行う暇がないときは、上司の承認を得て、電話又は口頭により処理することができる。この場合においては、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(供覧)

第23条　収受した文書であって起案による処理を要しないものは、所定の欄に供覧処理の旨を表示した上で、関係者の閲覧に供しなければならない。

(電話聴取等の事案の記録)

第24条　電話又は口頭により聴取した事案は、その要旨を電話(口頭)記録書(様式第4号)に記録し関係者の閲覧に供しなければならない。ただし、軽易な事案については、この限りでない。

(発送する文書等の文書管理システムへの記録)

第25条　文書を発送するときは、文書管理システムに必要な事項を記録しなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。

(公印、電子署名及び割印)

第26条　発送文書には、公印を押し、又は電子署名を行わなければならない。ただし、次に掲げる文書は、公印又は電子署名を省略することができる。

(発送の手続)

第27条　文書及び物品の発送に当たって、次に定めるところにより、処理しなければならない。

(郵送の方法)

第28条　総務課長は、前条第2項の文書及び物品の郵送については料金後納の方法によるものとし、発送の都度、料金後納郵便物差出票(様式第5号)により整理しなければならない。

(電子メール等による発送)

第29条　文書の発送にあたって、総合行政ネットワーク、電子メール及びファクシミリを利用して発送又は電送することができる。

(掲示板での掲示)

第30条　第6条第1号及び第2号に掲げる文書は、南越前町公告式条例(平成17年南越前町条例第3号)の規定により掲示しなければならない。

(施行年月日)

第31条　起案者は、文書の施行を終えたときは、文書管理システムに施行日を登録し、紙文書であるときは、原議書の所定の欄にその年月日、文書記号及び文書番号を記載しなければならない。

(文書の整理及び保管)

第32条　文書は、総務課長が指定する場所に保管し、又は保存し、常に整理し、その所在を明らかにしておかなければならない。

(文書の保存年限)

第33条　文書の保存年限の区分は、法令に特別の定めのあるもののほか、1年、3年、5年、10年、30年及び永年とする。

(保存年限の起算)

第34条　文書の保存年限の起算日は、当該文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日とする。

(完結文書の年度区分)

第35条　完結文書は、その完結する日の属する年度ごとに(年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに)整理しなければならない。ただし、必要があると認めるときは、数年度分(年度に区分することが適当でないものは、数年分)の文書をまとめて整理することができる。

(完結文書の整理)

第36条　完結文書は、完結後速やかにファイルに収納又は電磁的記録を保存し、整理しなければならない。この場合において、当該ファイルが紙文書であるときには、指定背紙ラベル(様式第7号)を貼付しなければならない。

(完結文書の保管及び保存)

第37条　完結文書は、その完結した日から当該文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間(第43条第1項の規定により数年度分又は数年分の文書をまとめて整理した場合にあっては、完結した日から最後に整理した文書の保存年限の起算日の属する年度の末日までの期間。以下「保管期間」という。)、課等の長が指定する保管庫その他適当な器具に収納し、保管し、又は文書管理システムに保存し続けなければならない。

(ファイル基準表)

第38条　ファイル基準表は、毎年度文書管理システム上で総務課長が作成するものとする。

(紙文書の書庫移動及び保存)

第39条　課等の長は、保管期間が経過した紙文書を、毎年度3月31日までに総務課が指定する書庫に移動して保存させなければならない。ただし、保存年限が1年の文書は移動を要しない。

(担当事務の変動に伴う文書等の引継ぎ)

第40条　課等の長は、その担当する事務が、他の課等の長の担当する事務となったときは、当該事務にかかる文書及びファイル基準表を新たに当該事務を担当することとなった課等の長に引き継ぐとともに、その旨を総務課長に通知しなければならない。

(書庫の管理)

第41条　本庁の書庫は総務課長が管理し、事務所の書庫は事務所長が管理する。

(保存文書の閲覧等)

第42条　本庁の書庫において保存している文書を閲覧し、又は帯出しようとする者は、保存文書閲覧(帯出)簿(様式第8号)に必要な事項を記載し、総務課長の承認を受けなければならない。

(文書の廃棄)

第43条　総務課長は、文書の保存年限が到来したときは、担当課等の長にその旨を通知しなければならない。

(文書等の廃棄の方法)

第44条　前条の規定による文書の廃棄は、電磁的記録にあっては、復元することができないよう記録を消去する方法により、電磁的記録以外の文書にあっては焼却、溶解、裁断等の方法により行わなければならない。

(文書取扱上の注意)

第45条　文書は、公務による場合を除くほか、庁外に持ち出してはならない。また、課等の長の許可を得なければ、これを他人に示し、又はその写しを交付してはならない。

(訴訟事件の通知)

第46条　課等の長は、その担当する事務に関する訴訟事件が発生し、又は終結したときは、直ちに上司に報告するとともに、訴訟事件通知書(兼訴訟事件簿)(様式第9号)により総務課長に通知しなければならない。

(議案の取扱い)

第47条　課長等は、その所管する事務につき議会に提出すべき事件があるときは、提案の理由、議案の文案その他必要な事項を記載した起案文書を作成し、必要の都度、総務課長あて提出しなければならない。

(広報の取扱い)

第48条　各課等の広報事務に関する文書の作成は、全て事前に観光まちづくり課長と協議しなければならない。

(文書管理の特例)

第49条　課等の長は、文書の管理に関し、特に必要があると認めるときは、この訓令の趣旨に反しない範囲において、総務課長の承認を受けて特別の定めをすることができる。