○美里町戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
平成18年1月1日
訓令第18号
(目的)
第1条 この訓令は、町民生活課における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍専用サーバ機及び町民生活課に設置した戸籍専用コンピュータにより現在戸籍、除かれた戸籍、附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力情報をいう。
(3) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作説明書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するように配慮しなければならない。
(保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、町民生活課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じ、事故等が発生したときは、速やかに事故等の経緯及び被害状況を調査し、副町長に報告しなければならない。
(戸籍データ保護)
第6条 保護管理者は、データの漏えい、滅失、破損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。
4 入出力されたデータは、不要となった時点で、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
5 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(出力帳票の管理)
第7条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票を次の各号により適正に管理しなければならない。
(1) 保管しておく必要のある出力帳票は、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等これらの安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力された帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第8条 保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 保護管理者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄するときは、副町長の承認を受け、外部に情報が流出しないように適切に処理しなければならない。
(機器等の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表に掲げる戸籍情報システムに係る機器等を管理しなければならない。
(パスワードの管理)
第10条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第1項で定めた業務の目的以外に使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし又は使用させてはならない。
(端末機の操作)
第11条 端末機の操作は、保護管理者及び取扱職員により行うものとする。
2 端末機は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に操作を行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第12条 保護管理者は、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年1回以上の教育及び訓練計画を策定し、副町長の了承を得た後研修を実施しなければならない。ただし、新任の取扱職員については採用後できるだけ早い時期に研修を実施しなければならない。
(戸籍データ保護会議)
第13条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、副町長、戸籍データ保護管理者及び取扱職員をもって組織する。
3 会議は、戸籍データ保護にかかわる業務を審議するため、副町長が必要に応じて招集するものとする。
4 会議の庶務は、町民生活課において処理する。
附則
この訓令は、平成年18月1月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日訓令第5号)
この訓令は、公布の日から施行し、改正後の美里町文書取扱規程別表の改正規定及び美里町宿日直規程第2条第1項の改正規定は、平成18年1月1日から適用する。
附則(令和4年9月1日訓令第8号)
この訓令は、令和4年9月1日から施行する。
別表(第9条関係)
戸籍情報システムに係る機器等一覧
| 管理責任者 | プライバシー保護 | 内容 |
エッジサーバ | サーバ室(総務課長)サーバ保管庫 戸籍データ保護管理者 | ・施錠できるサーバ室に設置 ・保管庫の鍵の管理 | サーバは施錠できるサーバ室に設置し、サーバ室の鍵は総務課長が管理する。サーバ保管庫の鍵は戸籍データ保護管理者が管理しサーバを起動する者は、戸籍データ保護管理者の任命した取扱職員が起動させる。 |
戸籍用クライアント | 戸籍データ保護管理者 | ・パスワードによる起動 ・システム使用状況リスト | クライアントを起動する者は、戸籍データ保護管理者の任命した取扱職員がパスワードを入力し、起動させる。 システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠のかかる保管庫で管理する。 |
戸籍情報システムのプログラム | 戸籍データ保護管理者 | ・複写及び変更不能のプログラム保護 | アプリケーションプログラムを複写変更させない為の保安措置をソフト的に講じる。 |