○美里町行政文書管理規則
平成25年3月28日
規則第17号
(趣旨)
第1条 この規則は、町長の保有する行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 行政文書 町の職員(以下単に「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真及びスライドフィルム(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。以下同じ。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)その他の資料等の記録一切をいう。
(2) 行政文書の管理 行政文書の分類、作成、保管、保存、廃棄等
(3) 課長等 美里町課設置条例(平成18年美里町条例第6号)に規定する課、美里町行政組織規則(平成18年美里町規則第3号)に規定する会計課、美里町南郷病院事業の設置等に関する条例(平成18年美里町条例第177号)に規定する町立南郷病院及び美里町水道事業の設置等に関する条例(平成18年美里町条例第173号)に規定する水道事業所の長をいう。
(職員の責務)
第3条 職員は、町がその諸活動を説明する責務を有することを認識し、常に行政文書の所在を明確にする等行政文書を適正に管理しなければならない。
2 職員は、行政文書とそれ以外のものを明確に区別しなければならない。
(行政文書管理責任者)
第4条 行政文書の管理を適正かつ円滑に行うため、各課(室を含む。以下同じ。)に行政文書管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。
2 管理責任者は、課長等をもってこれに充てる。
3 管理責任者は、行政文書の管理が適正かつ円滑に行われるための指導及び監督を行わなければならない。
4 管理責任者は、所掌事務に係る行政文書を特定するための目録を作成しなければならない。ただし、その内容が特に軽易な場合は、この限りでない。
(行政文書の分類)
第5条 行政文書は、別に定める基準に従い分類し、及び整理しなければならない。
2 前項の基準は、公表するものとする。
(行政文書の作成)
第6条 職員は、所掌事務の処理に当たって、軽易なものを除き、その処理内容等を記録した行政文書を作成しなければならない。
2 前項の行政文書には、所掌事務に関する意思決定の内容その他事務処理上の重要な事項を記録しなければならない。
(行政文書の保存)
第7条 処理の完了した所掌事務に係る行政文書は保存するものとし、その期間(以下「保存年限」という。)は、30年、10年、5年、3年又は1年とする。ただし、その内容が特に軽易な場合は、この限りでない。
2 保存年限の設定は、管理責任者が総務課長と協議して行うものとする。
3 管理責任者は、保存年限を延長することができる。
4 保存年限の基準は、別に定め、公表するものとする。
5 保存年限が10年、5年、3年又は1年については、管理責任者が保存しなければならない。
6 保存年限が30年については、総務課長が保存しなければならない。
7 前項の規定にかかわらず、管理責任者が必要と認める行政文書については、総務課長と協議の上、当該管理責任者が保存することができる。
(行政文書の廃棄)
第8条 保存年限を経過した行政文書であって管理責任者が保存しているものは、当該管理責任者が廃棄するものとする。
2 保存年限を経過した行政文書であって総務課長が保存しているものは、総務課長がさきに当該行政文書を保存していた管理責任者と協議の上、廃棄するものとする。
(電磁的記録の管理)
第9条 電磁的記録については、前4条の規定にかかわらず、その種別、情報化の進展状況等を勘案して別に定める方法により管理するものとする。
(補則)
第10条 この規則に定めるもののほか、行政文書の管理に関し必要な事項は別に定める。
附則
(施行期日)
1 この規則は、平成25年4月1日から施行する。
(美里町公文書管理規則の廃止)
2 美里町公文書管理規則(平成18年美里町規則第9号)は、廃止する。
附則(令和3年3月24日規則第8号)
この規則は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年4月1日規則第6号)
この規則は、令和4年4月1日から施行する。