(目的)

第1条　この要領は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「住基法」という。)第11条及び第11条の2の規定に基づき、個人情報保護との整合性保ちながら、住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、必要な事項を定めることにより事務の適正な執行を図ることを目的とする。

(閲覧の方法)

第2条　特定の住所又は一定の地域に居住する住民について住民基本台帳の一部の写しを閲覧しようとする場合は、住民基本台帳に代えて、法第11条第1項に規定する住民基本台帳の一部の写し(住民基本台帳に記録されている事項のうち、氏名、出生の年月日、男女の別及び住所を記載したものをいう。以下「閲覧リスト」という。)をもって閲覧に供するものとする。ただし、ドメスティック・バイオレンス、ストーカー行為等の被害者等で、町長が支援措置を講じた者については、閲覧リストの該当ページから支援対象者に係る個人情報を削除した状態で複製を作成し、原本と差し替えて複製したページをもって閲覧に供するものとする。なお、原本は、特別な請求がある場合に限り閲覧に供することができるように、別途保管する。

(閲覧の請求及び申出)

第3条　閲覧の取扱いは、役場住民基本台帳担当課で取り扱うものとする。

(閲覧の実施に関する時期、団体数及び閲覧回数等)

第4条　閲覧の実施に当たっては、閲覧リストの管理を適正に行うため、次の取扱いとする。

(閲覧の制限等)

第5条　閲覧リストから転記する項目は、氏名、出生の年月日、男女の別、住所のうち閲覧目的に必要な事項に限るものとする。

(閲覧の審査及び承認)

第6条　第3条第4項の規定により提出された申請については、閲覧目的、範囲、閲覧事項等を審査のうえ、承認の可否を決定し、その旨を閲覧承認(非承認)決定通知書(様式第4号)により申出者に通知する。

(閲覧の実施)

第7条　前条の規定に基づき閲覧の承認された申出者には、閲覧の実施に当たり閲覧抽出者選任届(様式第5号。以下「選任届」という。)を提出させるものとする。

(閲覧時の立会い等)

第8条　閲覧の際は、申出書の記載事項を確認の上、原則として職員立会いのもとに、所定の場所において閲覧させるものとする。

(転記内容の点検及び手数料の徴収)

第9条　閲覧終了後は、職員が転記内容を点検の上、記録紙の写しを取り、所定の申請書に必要事項を記入させ、別に定めがある場合を除き、閲覧件数に応じ、美里町手数料条例(平成18年美里町条例第59号)第2条に規定する手数料を徴収するものとする。

(管理状況の報告)

第10条　閲覧の承認を受けた者は、閲覧により取得した個人情報の管理、廃棄時期及び廃棄方法については、当該個人情報を使用した日から2週間以内に管理状況報告書(様式第7号)により、町長に報告しなければならない。

(消除された住民票に係る閲覧申出等)

第11条　消除された住民票については、閲覧請求に応じないものとする。ただし、国又は地方公共団体の職員から、職務上消除された住民票の閲覧の請求があった場合は、省令第3条第2号に掲げる事項を明らかにさせることにより、消除された住民票の写しの交付をもって対応するものとする。

(ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者等の住民票に係る閲覧請求等)

第12条　ドメスティック・バイオレンス及びストーカー行為等の被害者等の住民票に係る特別な閲覧請求があった場合は、住基法第11条第2項の規定により請求事由を明らかさせ、必要と認める場合は、その請求に応じるものとする。

(閲覧結果の公表等)

第13条　町長は、毎年1回、次に掲げる事項を公表するものとする。

(補則)

第14条　この要領に定めるもののほか、この要領の実施に関し必要な事項については、別に定める。