(趣旨)

第1条　この要領は、行政手続における特定の個人を識別する番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び御代田町特定個人情報等の安全管理に関する基本方針を定める要綱(令和2年御代田町訓令第3号。以下「基本方針」という。)並びに特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(行政機関等・地方公共団体等編)(平成26年特定個人情報保護委員会告示第6号)の定めるところにより、特定個人情報等の適正な取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この要領における用語の意義は、番号法第2条及び個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条並びに基本方針の定めるところによる。

(統括責任者)

第3条　御代田町(以下「町」という。)に統括責任者を一人置くこととし、副町長をもって充てる。統括責任者は、特定個人情報等の管理に関する事務を統括する任に当たる。

(総括責任者)

第4条　町に総括責任者を一人置くこととし、総務課長をもって充てる。総括責任者は、統括責任者を補佐し町の各機関における特定個人情報等の管理に関する事務を総括する任に当たる。

(保護責任者)

第5条　個人番号利用事務等を実施する課等に、保護責任者を一人置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。保護責任者は、各課等における特定個人情報等を適切に管理する任に当たる。

(監査責任者)

第6条　監査責任者を一人置くこととし、企画財政課長をもって充てる。監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。

(事務取扱担当者の指定等)

第7条　保護責任者は、特定個人情報等を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を明確化し事務取扱担当者を別に定める様式(様式第1号)により指定し、総括責任者へ提出する。

(事務取扱担当者の監督)

第8条　総括責任者及び保護責任者は、特定個人情報等が本要領等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して、必要かつ適切な監督を行う。

(特定個人情報等の適切な管理のための委員会)

第9条　統括責任者は、特定個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期又は随時に開催することができる。

(教育研修)

第10条　総括責任者及び保護責任者は、事務取扱担当者に対し、特定個人情報等の適正な取扱いについて理解を深め、特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。また、事務取扱担当者のうち特定個人情報ファイルを取り扱う事務に従事する者に対し、番号法第29条の2に定めるサイバーセキュリティの確保に関する事項その他の事項に関する研修を行う。

(特定個人情報等の取扱状況の記録)

第11条　特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段を整備して、当該特定個人情報等の利用及び保管等の取扱状況について記録する。

(取扱区域)

第12条　特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)においては、事務取扱担当者等以外の者が特定個人情報等を容易に閲覧等できないよう留意するほか、書類等の盗難又は紛失等を防止するために施錠可能な場所への保管等の物理的な安全管理措置を講ずる。

(廃棄等)

第13条　特定個人情報等が記録された書類等について、御代田町文書取扱規程(平成9年御代田町訓令第4号)によって定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに復元不可能な手段で削除又は廃棄する。

(委託先の監督)

第14条　個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が自ら果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。

(情報資産)

第15条　個人番号利用事務の実施に当たり接続する情報提供ネットワークシステム等の接続規程等が示す安全管理措置を遵守する。

(監査)

第16条　監査責任者は、特定個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査及び他部署等による点検を含む。)を行い、その結果を総括責任者及び統括責任者に報告する。

(評価及び見直し)

第17条　統括責任者は、監査の結果等を踏まえ、必要があると認めるときは、本要領等の見直し等の措置を講ずる。

第18条　個人番号利用事務等の範囲等を明確にした上で、別に定める様式(様式第4号)により個人番号利用事務等の流れを整理し、管理段階ごとに安全管理措置を織り込む。