○中土佐町電子計算組織管理運営規程
平成18年1月1日
訓令第9号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理組織(第3条―第6条)
第3章 管理運営(第7条―第12条)
第4章 業務の委託(第13条・第14条)
第5章 開示、訂正等(第15条―第19条)
第6章 雑則(第20条・第21条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、中土佐町電子計算組織利用に係る個人情報の保護に関する必要な事項を定めるものとする。
(1) 電子計算組織 電子計算処理業務及び個人情報をいう。
(2) 基幹系業務 電子計算処理業務のうち、住民情報、財務会計その他の町の基幹業務処理に係る業務をいう。
(3) 情報系業務 電子計算処理業務のうち、前号以外の業務をいう。
(4) 端末装置等 電子計算組織に接続された通信回線を利用して、電子計算組織に情報を入力し、又は電子計算組織から情報を出力する装置及び単体で前2号の業務を処理するものをいう。
(5) 記憶媒体 磁気テープ、磁気ディスクその他のデータを記録している媒体をいう。
(6) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手順書、コード一覧表その他の電子計算処理業務の要領及び仕様書をいう。
(7) 目的外利用 特定の事務を処理するために作成した個人情報を当該事務以外の事務処理に利用することをいう。
(8) 外部提供 町長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価委員及び議会(以下「町の機関」という。)以外の者の申請により、又は事務を委託するために個人情報を町の機関以外へ提供することをいう。
第2章 管理組織
(電子計算組織管理者の設置)
第3条 電子計算組織の適正な管理運営と、個人情報の適正な保護を図るため、電子計算組織管理者(以下「管理者」という。)を置き、総務課長をもって充てる。
(管理者の職務)
第4条 管理者は、個人情報の保護に関する総合的な管理事務をつかさどる。
2 管理者は、電子計算組織に記録されている個人情報が、事務を処理するために必要かつ最小限のものであるかどうかを、毎年1回調査しなければならない。
3 管理者は、前項の調査の結果、電子計算組織に記録されている個人情報のうち、将来にわたって使用される可能性がないと認められる個人情報があるときは、これを速やかに消去し、又は廃棄しなければならない。
4 前3項に定めるもののほか、管理者は、個人情報の管理状況その他これに関連する設備の状態等について随時調査を行い、個人情報が適正に管理されるように指導するものとする。
6 管理者は端末装置等の操作その他の電子計算処理業務に従事する者であっても許可無く、入室させてはならない。
(電子計算組織副管理者の設置)
第5条 管理者の職務を補佐し、庶務的な事務の処理に当たらせるため、電子計算組織副管理者(以下「副管理者」という。)を置き、情報システム担当者をもって充てる。
2 副管理者は、電算室において端末装置等の操作その他の電子計算処理業務に従事する者に対して入退室に関する記録をさせなければならない。
3 副管理者は、管理者の許可を得ていない者は入室させてはならない。
(電子計算組織運用責任者の設置)
第6条 電子計算処理業務に係る事務処理の能率化と適正化及び個人情報の保護を図るため、電子計算組織運用責任者(以下「運用責任者」という。)を置く。
2 運用責任者は、電子計算処理の対象となる事務を所掌する課等の長をもって充て、次に掲げる事務を所掌する。
(1) 電子計算処理業務に係る記憶媒体の管理に関すること。
(2) 基幹系業務及び情報系業務の開発及び変更に関すること。
(3) 基幹系業務に係る入出力帳票及び操作手順書の管理に関すること。
(4) 基幹系業務の委託契約の締結及び変更に関すること。
(5) 基幹系業務の委託に係る仕様書の作成、処理業務用記憶媒体の授受管理及び受託業者との連絡調整に関すること。
(6) 端末装置等の管理に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、電子計算組織の管理運営に当たり、事務の能率化及び処理の正確化を図るとともに、町民の個人的秘密の保護に努めるため必要な措置を講ずること。
3 運用責任者は、所属職員の内から基幹系業務を担当する者を指定し、管理者に報告するものとする。
第3章 管理運営
(電子計算処理業務の開発及び変更)
第7条 町長は、電子計算処理業務を開発し、又は変更しようとするときは、次に定める基準により内容を審査の上その可否を決定するものとする。
(1) 住民の福祉の増進に寄与するものであること。
(2) 個人的秘密を不当に侵害するおそれがないものであること。
(3) 行政の近代化又は事務能率の向上に資するものであり、経済効果が期待できるものであること。
(4) 町の長期計画又は事務の改善計画と整合するものであること。
(5) 現に電子計算処理業務としている他の業務の処理に支障を生じないものであること。
(個人情報検索等の規制措置)
第8条 端末装置等の操作その他の電子計算処理業務に従事する者は、次に掲げることを行ってはならない。
(1) 所掌する事務処理に必要な個人情報以外の個人情報の検索
(2) 端末装置等による不当なデータの改変
(記憶媒体及びドキュメントの管理)
第9条 副管理者は、記憶媒体及びドキュメントを適正な管理に努め、その保管場所を管理者に報告するものとする。
2 前項の場合において、副管理者は、必要に応じて運用責任者から記憶媒体の管理状況の報告をさせることができる。
(個人情報の目的外利用)
第10条 町長は、個人情報を目的外利用しようとするときは、第7条各号に該当を前提に目的外利用の可否を決定するものとする。
(個人情報の外部提供)
第11条 町の機関以外の者で個人情報の提供を受けようとする者は、個人情報提供申請書により町長の承認を受けなければならない。
2 町長は、前項の規定により申請があったときは、当該個人情報の外部提供について、外部提供の可否を決定し、個人情報提供承認(不承認)通知書により当該申請者に通知するものとする。
3 町長は、前項の決定により個人情報を外部提供するときは、個人情報の保護に関する覚書を取り交わさなければならない。ただし、法令の特別の規定に基づき個人情報を外部提供する場合は、この限りでない。
4 前項の覚書には、次に掲げる事項を明記するものとする。
(1) 個人情報の内容に関する事項
(2) 個人情報の使用目的に関する事項
(3) 個人情報の秘密保持に関する事項
(4) 個人情報の目的外の利用及び第三者への提供禁止に関する事項
(5) 個人情報の複写及び複製の禁止又は制限に関する事項
(6) 個人情報の変換又は廃棄に関する事項
(7) 事故発生時における報告義務に関する事項
(8) 個人情報の管理状況についての立入調査に関する事項
(9) 個人情報の利用状況についての報告義務に関する事項
(管理運営)
第12条 町長は、電子計算組織処理業務の適正化を図るために、電子計算組織の管理運営に関して必要な事項を定めるものとする。
第4章 業務の委託
(業務委託先の調査)
第13条 管理者は、電子計算処理業務を外部に委託する場合は、あらかじめ委託先の個人情報の保護に関する体制等について調査し、委託先の個人情報保護に関する調査書を作成するものとする。
(委託契約書の記載事項)
第14条 電子計算処理業務を外部に委託する場合の契約書には、次に掲げる事項を明記しなければならない。ただし、契約の性質又は目的により該当しない事項については、省略することができる。
(1) 個人情報の秘密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 個人情報の指示目的外の使用及び第三者への提供禁止に関する事項
(4) 個人情報の複写及び複製の禁止又は制限に関する事項
(5) 個人情報の授受及び搬送に関する事項
(6) 事故発生時における報告義務に関する事項
(7) 個人情報の管理状況についての立入調査に関する事項
(8) 委託先における個人情報の保管及び廃棄に関する事項
(9) パスワード、ロックワード等ソフトウエアにおける個人情報保護技術
(10) 検査に関する事項
(11) 前各号に定める事項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(12) 前各号のほか、個人情報の保護に関し必要な事項
第5章 開示、訂正等
(個人情報の開示の請求方法)
第15条 住民本人が自己に関する個人情報の記録項目について開示を請求しようとするときは、個人情報開示請求書を、町長に提出しなければならない。
(個人情報の開示の通知)
第16条 町長は、前条の請求があったときは、当該請求に係る記録内容を個人情報開示通知書により、請求者に通知するものとする。
(個人情報の訂正又は削除の請求方法)
第17条 住民本人が自己に関する個人情報の記録内容の訂正又は削除を請求しようとするときは、個人情報訂正(削除)請求書を、町長に提出しなければならない。
(個人情報の訂正又は削除の通知)
第18条 町長は、前条の請求により、個人情報の記録内容を訂正又は削除をしたときは、当該訂正又は削除をした記録内容を、個人情報訂正(削除)通知書により、請求者に通知するものとする。
(個人情報の訂正又は削除の不承認の通知)
第19条 町長は、第17条の請求に係る訂正又は削除の理由が正当でないと認める場合は、訂正又は削除をしない理由を、個人情報訂正(削除)不承認通知書により、請求者に通知するものとする。
第6章 雑則
(庶務)
第20条 この訓令の施行に関する庶務は、総務課において処理する。
(その他)
第21条 この訓令に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この訓令は、平成18年1月1日から施行する。
附則(令和2年12月21日訓令第12号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和3年1月12日から施行する。