○中土佐町職員の健康情報等の取扱規程
令和元年9月30日
訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、業務上知り得た中土佐町職員の心身の状態に関する情報(以下「健康情報等」という。)を適切かつ有効に取り扱うことにより、「健康確保措置の実施」又は「安全配慮義務の履行」を図るため、必要な事項を定めるものとする。
2 健康情報等を取り扱う者は、あらかじめ職員本人の同意を得ることなく、前項で定めた利用目的の達成に必要な範囲を越えて、健康情報等を取り扱ってはならない。ただし、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「保護法」という。)第69条第2項各号に該当する場合を除く。
(健康情報等)
第2条 健康情報等は、次の各号のとおりとする。
(1) 労働安全衛生法(昭和47年法律第57号。以下「衛生法」という。)第65条の2第1項の規定に基づき、町が職員の健康を保持するため必要があると認めたときに実施した健康診断の結果並びに受診・未受診の情報
(3) 前号の健康診断を実施する際、町が追加して行う健康診断による健康診断の結果並びに受診・未受診の情報
(4) 衛生法第66条の4の規定に基づき町が医師又は歯科医師から聴取した意見及び第66条の5第1項の規定に基づき町が講じた健康診断実施後の措置の内容
(5) 衛生法第66条の7の規定に基づき町が実施した保健指導の内容並びに保健指導の実施の有無
(6) 衛生法第66条の8第1項(第66条の8の2第1項、第66条の8の4第1項)の規定に基づき町が実施した面接指導の結果及び同条第2項の規定に基づき職員から提出された面接指導の結果並びに同職員からの面接指導の申出の有無
(7) 衛生法第66条の8第4項(第66条の8の2第2項、第66条の8の4第2項)の規定に基づき町が医師から聴取した意見及び同条第5項の規定に基づき町が講じた面接指導実施後の措置の内容
(8) 衛生法第66条の9の規定に基づき町が実施した面接指導又は面接指導に準ずる措置の結果
(9) 衛生法第66条の10第1項の規定に基づき町が実施した心理的な負担の程度を把握するための検査(以下「ストレスチェック」という。)の結果
(10) 衛生法第66条の10第3項の規定に基づき町が実施した面接指導の結果並びに当該職員からの面接指導の申出の有無
(11) 衛生法第66条の10第5項の規定に基づき町が医師から聴取した意見及び同条第6項の規定に基づき町が講じた面接指導実施後の措置の内容
(12) 衛生法第69条第1項の規定に基づく健康保持増進措置を通じて町が取得した健康測定の結果、健康指導の内容等
(13) 労働者災害補償保険法(昭和22年法律第50号)第27条の規定に基づき、職員から提出された二次健康診断の結果及び同法の給付に関する情報
(14) 治療と仕事の両立支援等のための医師の意見書
(15) 通院状況等疾病管理のための情報
(16) 健康相談の実施の有無
(17) 健康相談の結果
(18) 職場復帰のための面談の結果
(19) 産業保健業務従事者が職員の健康管理等を通じて得た情報
(20) 任意に職員から提供された本人の病歴、健康に関する情報
(健康情報等の取扱い)
第3条 「健康情報等の取扱い」とは、健康情報等に係る収集から保管、使用(第三者提供を含む。)、消去までの一連の措置を指し、次の各号のとおりとする。
(1) 収集 健康情報等を入手すること
(2) 保管 入手した健康情報等を保管すること
(3) 使用 健康情報等を取り扱う権限を有する者が、健康情報等を(閲覧を含めて)活用すること、また第三者に提供すること
(4) 加工 収集した健康情報等の他者への提供に当たり、当該健康情報等の取扱いの目的の達成に必要な範囲内で使用されるように変換すること。(例えば、健康診断の結果等をそのまま提供するのではなく、所見の有無や検査結果を踏まえ、医師の意見として置き換えることなど。)
(5) 消去 収集、保管、使用、加工した情報を削除するなどして使えないようにすること
(健康情報等を取り扱う者及びその権限並びに取り扱う健康情報等の範囲)
第4条 職員の健康情報等を取り扱う者を、中土佐町職員安全衛生管理規程(平成27年中土佐町訓令第6号)第4条から第8条までに規定する総括安全衛生管理者、所属長、衛生管理者、衛生管理担当者に区分する。
3 衛生管理者は健康情報等の収集、保管、使用、加工、消去を行う。
4 所属長及び衛生管理担当者は、健康情報等の収集、保管、使用を行う。なお、使用に当たっては、職員に対する健康確保措置を実施するために必要な情報が的確に伝達されるよう、衛生管理者が集約・整理・解釈するなど適切に加工した情報を取り扱う。
5 前各項に定めた権限を越えて健康情報等を取り扱う場合は、総括安全衛生管理者の承認を得るとともに、職員本人の同意を得る。
6 健康情報等を取り扱う者は、職務を通じて知りえた職員の健康情報等を他人に漏らしてはならない。
(健康情報等を取り扱う目的等の通知方法及び本人同意の取得方法)
第5条 健康情報等を取り扱う場合には、あらかじめその利用目的・取扱方法を職員に通知又は公表する。公表していない場合であって情報を取得した場合には、速やかにその利用目的等を当該職員に通知する。
2 健康情報等の分類に応じた職員本人の同意取得について、次の各号のとおり定める。
(1) 法令に基づき、収集する情報 健康情報等を入手すること
(2) 法令で定められていない項目について収集する情報 適切な方法により職員本人の同意を得ることで収集することができる。本規程が、職員本人に認識される合理的かつ適切な方法により周知され、自らの意思に基づき提出したことをもって、当該健康情報等の取扱いに関する同意の意思が示されたものと解する。
3 保護法第69条第2項各号に該当する場合は、職員本人の同意取得を要しない。
(健康情報等の適正管理の方法)
第6条 利用目的の達成に必要な範囲において、健康情報等を正確かつ最新の内容に保つよう努める。
2 健康情報等の漏えい・滅失・改ざん等を防止するため、次の各号のとおり組織的、人的、物理的、技術的に適切な措置を講ずる。
(1) 総括安全衛生管理者は、健康情報等があらかじめ定めた方法に従って取り扱われていることを確認する。
(2) 第4条第1項に定められた者以外は原則、健康情報等を取り扱ってはならない。
(3) 健康情報等を含む文書(磁気媒体を含む。)は施錠できる場所への保管、記録機能を持つ媒体の持ち込み・持ち出し制限等により情報の盗難・紛失等の防止の措置を講ずる。
(4) 健康情報等のうち、体系化され、検索可能な個人データに当たるものを扱う情報システムに関して、アクセス制限、アクセス記録の保存、パスワード管理、外部からの不正アクセスの防止等により、情報の漏えい等の防止の措置を講ずる。
3 健康情報等は、法令又は中土佐町文書取扱規程(平成18年中土佐町訓令第6号)に定める保存期間に従い保管する。利用目的を達した場合は、速やかに廃棄又は消去するよう努める。
4 情報の漏えい等が生じた場合には、速やかに総括安全衛生管理者へ報告する。また、事業場内部において報告及び被害の拡大防止、事実関係の調査及び原因の究明、影響範囲の特定、再発防止策の検討及び実施、影響を受ける可能性のある本人への連絡等並びに事実関係及び再発防止策の公表などの必要な措置を講じる。
5 健康情報等の取扱いを委託する場合は、委託先において当該健康情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対して必要かつ適切な監督を行う。
(健康情報等の開示、訂正等(追加及び削除を含む。以下同じ。)及び使用停止等(消去及び第三者への提供の停止を含む。以下同じ。))
第7条 職員本人より別途定める方法により当該本人の健康情報等の開示請求を受けた場合、当該本人に対し、遅滞なく、当該健康情報等の書面の交付による方法又は請求を行った者が同意した方法で開示する。権限を有する者が当該情報を開示する。また、職員本人が識別される情報がないときにはその旨を知らせる。
2 ただし、開示することにより、職員本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合や、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等には、開示請求を受けた情報の全部又は一部を開示しないことができる。また、その場合は遅滞なく職員本人に対してその旨を通知する。また、職員本人に通知する場合には、本人に対してその理由を説明するように努める。開示に関しては、開示の受付先、開示に際して提出すべき書面の様式等の請求に応じる手続きを定め、職員本人に周知する。
3 職員本人より当該本人の健康情報等について訂正、追加、削除、使用停止(第三者への提供の停止を含む。以下「訂正等」という。)の請求を受けた場合で、その請求が適正であると認められる場合には、訂正等を行う。訂正等を行った場合、又は行わなかった場合いずれの場合においても、その内容を職員本人へ通知する。ただし、訂正等の請求があった場合でも、利用目的から見て訂正等の必要がない場合、誤りである指摘が正しくない場合、訂正等の対象が事実でなく評価に関する情報である場合には、訂正は行わない。ただし、その場合には、遅滞なく、訂正等を行わない旨を職員本人に通知する。また、職員本人に対して訂正等を行わない理由を説明するよう努める。なお、評価に関する健康情報等に、評価の前提となっている事実も記載されており、それに誤りがある場合においては、その限りにおいて訂正等を行う。
(健康情報等を第三者に提供する場合の取扱い)
第8条 あらかじめ職員本人の同意を得ることなく、健康情報等を第三者へ提供してはならない。ただし、保護法第69条第2項に該当する場合を除く。
2 健康情報等を第三者に提供する場合、保護法第29条に則り記録を作成・保存する。
(第三者から健康情報等の提供を受ける場合の取扱い)
第9条 第三者から健康情報等(個人データ)の提供を受ける場合には、保護法第30条に則り、必要な事項について確認するとともに、記録を作成・保存する。
(組織変更等に伴う健康情報等の引継ぎに関する事項)
第10条 組織変更等により他の機関から健康情報等を取得する場合、安全管理措置を講じた上で、適正な管理の下、情報を引き継ぐ。
2 衛生法によらず取り扱う情報のうち、取得前の利用目的を超えて取り扱う場合には、あらかじめ職員本人の同意を得る。
(健康情報等の取扱いに関する苦情の処理)
第11条 健康情報等の取扱いに関する苦情は総務課が担当する。
2 苦情に適切かつ迅速に対処するものとし、必要な体制を整備する。
(教育・啓発)
第12条 健康情報等の取扱いに関して、健康情報等を取り扱う者(事業者を含む。)及びそれ以外の職員を対象に研修を行うよう努めるものとする。
(その他)
第13条 この規程に定めるもののほか、職員の健康情報等の取扱いに関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和5年3月27日訓令第1号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。