○白糠町議会事務局処務規程
平成12年12月27日
議会訓令第1号
(目的)
第1条 この規程は、白糠町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務の処理並びに職員の服務等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。
(組織)
第2条 事務局に、次の係を置く。
(1) 庶務係
(2) 議事係
2 係に係長を置く。
3 事務局に主幹、係に専門員、主査、主任及び主事を置くことができる。
(職制等)
第3条 事務局の書記に次の職員を充てるものとする。
(1) 主幹
(2) 係長及び専門員
(3) 主査、主任及び主事
(職務)
第4条 事務局長は、議長の命を受け議会の事務を掌理し、職員を指揮監督する。
2 主幹は、事務局長を補佐し、上司の命を受け、事務局の主管に属する事務を処理する。
3 係長及び専門員は、上司の命を受け、係の事務を掌理し、主査、主任及び主事を指導する。
4 主査は、係長を補佐し、上司の命を受け、係の主管に属する特定の事務を処理する。
5 主任は、上司の命を受け、係の主管に属する事務を処理する。
6 主事は、上司の命を受けて事務に従事する。
(事務分掌)
第5条 各係の事務分掌は、次のとおりとする。
庶務係
(1) 文書に関すること。
(2) 公印の管理に関すること。
(3) 儀式、交際及び接遇に関すること。
(4) 議員の身分に関すること。
(5) 官公署各団体の連絡に関すること。
(6) 職員の人事、給与、厚生、服務及び研修に関すること。
(7) 予算の経理及び物品の購入、出納保管に関すること。
(8) 議員報酬及び費用弁償に関すること。
(9) 関係条例、規則等の整備に関すること。
(10) 議長会、議員会、局長会等に関すること。
(11) 議会図書に関すること。
(12) 議員共済、互助及び公務災害に関すること。
(13) 議会資料に関すること。
(14) その他庶務一般に関すること。
議事係
(1) 本会議に関すること。
(2) 常任委員会に関すること。
(3) 議会運営委員会に関すること。
(4) 特別委員会に関すること。
(5) 公聴会に関すること。
(6) 議案の取扱いに関すること。
(7) 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。
(8) 議員の出、欠席に関すること。
(9) 議場の整理及び傍聴に関すること。
(10) 請願及び陳情に関すること。
(11) 会議録等会議の記録に関すること。
(12) 質問通告に関すること。
(13) 議事日程及び諸般の報告事項に関すること。
(14) 資料の収集及び調査に関すること。
(15) その他議事一般に関すること。
(特定事務の分掌)
第6条 事務局長は、前条の規定にかかわらず特に必要があるときは、別に分掌を定めることができる。
(文書取扱いの原則)
第7条 文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。
2 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受け渡しを確実に行い、破損し、又は紛失しないように万全の注意を払わなければならない。
3 文書は、効率的な利用を図るため、常に一定の場所に整理して保管しなければならない。
(事務処理の順序)
第8条 事務の処理は、主管の係長、事務局長を経て、議長の決裁を受けなければならない。
(文書の区分)
第9条 文書の区分は、次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 所管する機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
イ 訓 所管する機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
ウ 達 特定の団体又は個人に対して指揮命令するもの
エ 指令 申請又は願いに対して指示又は命令をするもの
オ 許可 申請又は願いに対して許可を与えるもの
(3) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの
(4) 一般文書 前各号に掲げる文書以外のもの
2 発布番号は、種別ごとに毎年1月から12月までの一連番号によるものとする。
2 文書の記号は、「白議」の文字を用いるものとする。
3 軽易な文書については、第1項の手続きを省略して処理することができる。
この場合において、発信する文書には、記号及び番号に代えて「事務連絡」と表示しなければならない。
(文書の収受並びに配付)
第12条 事務局に到着した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、すべて庶務係において、次の各号により収受配付しなければならない。
(1) 普通文書(「親展」「秘」の表示のある文書を除く。)は、これを開封し、文書の余白に収受印を押し、事務局長の査閲を受けた後、主管係に配付しなければならない。
(2) 書留扱い(現金書留、引受時刻証明、配達証明、代金引換及び特別送達を含む。以下同じ。)及び「親展」「秘」の表示ある文書は、開封しないで受付印を押し、書留等処理簿(別記様式第2号)に記載し、議長及び副議長あてのものは事務局長に、その他のものは名あて人に配付してその受領印を受けなければならない。
(3) 電報を受理したときは、その収受時刻を記載して直ちに主管係に送付しなければならない。
(4) 開封した文書のうち、現金、金券その他貴重品添付の文書は、金券処理簿(別記様式第3号)に記載し、主管係に配付してその受領印を受けなければならない。
(5) 物品は、事務局長の査閲を受けた後、主管係に配付しなければならない。
(6) 小荷物を受理したときは、余白に収受印を押して主管係に配付しなければならない。
2 請願、陳情及び議案関係文書は、議事係において収受し、事務局長の指示により処理しなければならない。
3 電話又は口頭で受けた事項で、重要と認められるものについては、その要領を電話・口頭処理表(別記様式第4号)に記録し、文書として処理しなければならない。
(通信回線の利用による収受)
第13条 前条の規定にかかわらず、議会に対する申請、届出その他の手続き及び議会と国又は他の地方公共団体等との相互間における手続きに係る文書の収受の処理で、軽易なものについては、通信回線を利用して行うことができる。
2 前項の場合において、着信した内容は、速やかに出力して、紙に記録するものとする。
(文書の処理)
第14条 文書の配付を受けたときは、原則としてその日のうちに、期限のあるものは期限までに、これを処理しなければならない。ただし、特別の事由により指定された期日までに処理することが困難と認められるもの又は重要若しくは異例のものは、事務局長に報告してその指示を受けなければならない。
(文書の保管)
第15条 未決及び完結文書は、各係毎に整理し、その内容区分を常に明らかにして保管しなければならない。
(文書開示等の禁止)
第16条 文書は、上司の許可を得ないで他に示し、又は謄本させてはならない。
(起案)
第17条 すべての事案の処理は、文書による。ただし、議長の決裁を受けるべき事案で、特に重要なものを起案しようとするときは、あらかじめ、議長の処理方針を確認のうえ、起案しなければならない。
(1) 事案の処理が文書の余白を用いて処理できるものは、当該文書の余白に処理案を記入して処理すること。
(2) 一定の報告簿又は帳票等を用いて処理するものは、これにより処理すること。
3 起案文書の作成に当たっては、白糠町公用文規程(平成12年白糠町訓令第 号)によるもののほか、次に掲げる事項に留意して作成するものとする。
(1) 件名、起案者の所属、職及び氏名並びに起案年月日を明記すること。
(2) 起案理由、関係法規、予算内訳その他参考事項を記載し、かつ、関係書類を順次添付すること。
(3) 発信する文書の場合は、文書番号、あて先及び発信者を記載すること。
(4) 起案文書の内容を訂正又は削除する場合は、二重線で抹消すること。
(専決事項)
第18条 次の各号に掲げる事項は、事務局長において専決することができる。ただし、異例又は重要と認められるものは、専決することができない。
(1) 諸証明に関すること。
(2) 職員の休暇、私事旅行、欠勤その他服務に関すること。
(3) 職員の日帰り出張(外勤)及び超過勤務に関すること。
(4) 予算の経理及び物品の購入、出納保管に関すること。
(5) その他軽易な事項の処理に関すること。
2 前項に規定するもののほか、白糠町事務決裁規程(平成8年白糠町訓令第2号)第4条の規定を準用する。
(専決事項の報告)
第19条 専決した事項について必要があると認められるものは、遅滞なくこれを上司に報告しなければならない。
(代決)
第20条 事務局長が不在又は事故があるときは、あらかじめ指定した主幹又は係長がその事務を代決することができる。
(代決の禁止)
第21条 代決すべき事項が次の各号のいずれかに該当するものについては、代決することができない。ただし、上司の承認を受けたものについては、この限りでない。
(1) 当該事項の重要度に応ずる緊急性がないと認められるもの
(2) 新たな計画に関するもの
(代決事項の報告)
第22条 代決した事項は、軽易なものを除き、代決者において後閲の表示をし、上司の閲覧に供さなければならない。
(文書の合議)
第23条 文書の内容が他の係に関係がある場合は、合議したのち上司の決裁を受けなければならない。
2 文書の内容が他の執行機関に関係がある場合は、上司の決裁を受けたのち合議しなければならない。
(発送文書の取扱)
第24条 発送文書は、決裁後主管係で浄書し、庶務係において収発件名簿に記載し、発送番号を確認して記入しなければならない。
(文書の発信者名)
第25条 庁外へ発送する文書は、原則として議長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、議会名、委員長名、事務局長名又は事務局名を用いることができる。
(公印の押なつ)
第26条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書については、これを省略することができる。
(文書の保存年限)
第27条 文書の保存年限は、その性質により次の5種とする。
(1) 永年
(2) 10年
(3) 5年
(4) 3年
(5) 1年
(完結文書の区分)
第28条 完結文書は、次の区分により編さんしなければならない。
(1) 別表に定める文書編さん種別ごとに、暦年により施行月日の順に編さんする。ただし、会計年度をもって整理すべき文書にあっては、その年度により編さんする。
(2) 事件が2件以上にわたるものにあっては、完結の年に属する文書に編さんする。
(3) 事件が数種目に関係あるものは、最も関係の深い種目に編さんし、表紙にその旨を記載する。
(4) 編さん文書の厚さは、約6センチメートルを標準とし、それを超えるものは分冊して表紙にその旨を記載する。
(5) 文書の件数が少ないものは、数年度を併せて1冊とする。
(編さん文書の保存)
第29条 編さん文書は、所定の書庫又は書棚に保存しなければならない。ただし、台帳類は各係で保管することができる。
(保存文書の持出禁止)
第30条 保存文書は、事務局以外に持ち出してはならない。ただし、事務局長の承認を受けたときは、この限りでない。
(廃棄の手続)
第31条 保存年限の満了した保存文書は、毎年1回庶務係において廃棄する年月日を保存文書台帳(別記様式第6号)に記載し、事務局長の検閲を受けて廃棄処分しなければならない。
(廃棄の特例)
第32条 保存年限満了前の保存文書又は永年の保存文書であっても、保存の必要がないと認められるに至ったものは、前条に準じて廃棄することができる。
(保存の延長)
第33条 保存年限の満了した保存文書であって、歴史的資料としての保存価値があるものその他特に保存の必要があると認められるものは、第31条の規定にかかわらず、引き続き保存することができる。
(勤務時間等)
第34条 職員の勤務時間、休憩時間、休日及び休暇については、白糠町職員の勤務時間、休暇等に関する条例(平成5年白糠町条例第15号)の規定を準用する。
(欠勤、遅刻、早退等の取扱い)
第35条 職員は、疾病その他の理由により出勤時刻に出勤できないとき、又は勤務時間中に早退しようとするときは、事前に年次有給休暇又は欠勤の手続きを取らなければならない。
2 職員が、疾病その他やむを得ない理由により、事前に年次有給休暇又は欠勤の手続きを取ることができないときは、速やかに電話伝言等により事務局長等に連絡しなければならない。
(外出の許可)
第36条 職員が、執務時間中一時外出しようとするときには、上司の許可を受けなければならない。
(出張命令及び復命)
第37条 職員の出張は、出張命令簿をもって命じ、出張を終えて帰庁した者は直ちに復命しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭をもって復命することができる。
(補則)
第38条 この規程に定めるもののほか、必要な事項に関しては、白糠町の関係条例、規則等の規定を準用する。
附則
(施行期日)
1 この規程は、平成13年1月1日より施行する。
2 次の規程は、廃止する。
(2) 白糠町議会文書編さん及び保存規程(昭和43年議会規程第2号)
(経過措置)
3 施行日以後平成12年度における年度を区切りとして取扱っている事務に係る文書については、この規程の規定にかかわらず、廃止前の白糠町議会事務局処務規程及び白糠町議会文書編さん及び保存規程に定める方法による。
4 この規程施行の際、現に保存中の文書については、なお従前の例による。
附則(平成14年3月27日議会規程第1号)
この規程は、平成14年4月1日から施行する。
附則(平成15年4月1日議会訓令第1号)
この規程は、平成15年4月1日から施行する。
附則(平成19年4月1日議会訓令第1号)
この規程は、平成19年4月1日から施行する。
別表(第28条第1号関係)
文書編さん種類別表
区分 | 保存年限 | 文書又は簿冊名 |
庶務係 | 永年 | 規則、規程台帳、例規綴、公印台帳、備品台帳、共済会会員台帳、共済年金給付、資格喪失者台帳、表彰台帳、議員履歴台帳、人事関係書類、公務災害関係台帳、辞令簿、図書台帳、文書保存簿 |
10年 | 令達番号簿、共済会会員資格得喪関係書類、公務災害関係書類、慶弔関係書類 | |
5年 | 出張命令簿、共済互助関係書類、予算経理簿、報酬費用弁償関係書類、一般庶務関係書類、交際費支出並びに物品購入伺簿、議長会、議員会、局長会関係書類 | |
3年 | 郵便発送簿、年次休暇簿、日誌、庶務雑件、諸届・願関係書類、外勤命令簿 | |
1年 | 永年、10年、5年、3年に属しない文書 | |
議事係 | 永年 | 議決書、会議録、委員会記録、委員会審査報告書、議案番号整理簿、議会に関する重要先例集 |
10年 | 請願・陳情・意見書・決議書処理簿、請願・陳情結果通知関係書類、議員提出議件簿、議会資料、調査研究関係書類 | |
5年 | 議会・委員会出席簿、議決書謄・抄本交付簿、質問通告書、議案件名簿、議会において行なう各種選挙の投票関係書類、本会議に関する書類、委員会に関する書類 | |
3年 | 傍聴者名簿、議事に関する書類、議事雑件 | |
1年 | 永年、10年、5年、3年に属しない文書 |
