(目的)

第1条　この規程は、白糠町における事務文書の取扱いについて、基本的事項を定めることにより、文書管理の適正かつ円滑な実施を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書取扱いの原則)

第3条　文書の取扱いは、的確かつ迅速に行わなければならない。

(事務処理の順序)

第4条　事務の処理は、別に定めるもののほか、主管の係長、課長、部長及び副町長を経て、町長の決裁を受けなければならない。

(文書主管課の事務)

第5条　文書主管課は、本町における文書事務を総括するとともに、文書及び物品(以下「文書等」という。)の収受、配布、発送、保存及び廃棄の事務を行うものとする。

(課長の責務)

第6条　課長は、当該課における文書等の管理を統括し、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。

(文書取扱主任の指名)

第7条　課長の文書事務の処理を補佐するため、課に文書取扱主任を置く。ただし、課長が文書取扱主任を置く必要がないと認める課については、この限りでない。

(文書取扱主任の職務)

第8条　文書取扱主任は、上司の命を受けて、次の業務を処理する。

(文書の区分)

第9条　文書の区分は、次のとおりとする。

(発布番号簿)

第10条　文書主管課は、発布番号簿を備え、前条第1号から第3号までの文書の種別ごとにその番号、年月日及び件名を記載しなければならない。

(各課所管令達文書)

第10条の2　次に掲げる令達文書は、各課所管とする。

(準用等)

第10条の3　第10条第1項の規定は、前条第1項の文書に準用する。この場合において、第10条第1項中「文書主管課」とあるのは「主管課」と読み替えるものとする。

(収発件名簿)

第11条　各課は、収発件名簿(別記様式第1号)を備え、第9条第4号に規定する文書のうち、収発件名簿に記載する文書には、記号及び番号を付さなければならない。

(到達文書の処理)

第12条　役場に到達した文書等は、主管課に直接到達したもの及び他に特別の定めがあるものを除き、文書主管課において収受し、次の各号に定めるところにより速やかに配布しなければならない。

(通信回線の利用による収受)

第13条　前条の規定にかかわらず、町に対する申請、届出その他の手続及び町と国又は他の地方公共団体との相互間における手続に係る文書の収受の処理で軽易なものについては、通信回線を利用して行うことができる。

(休日及び勤務時間外に到着した文書等の配布)

第14条　休日及び勤務時間外に到着した文書等は、電報又は直ちに処理を要すると認められるものを除くほか、到着した直近の勤務時間内に速やかに第12条の規定により配布しなければならない。

(送料の未納等の取扱い)

第15条　送料の未納若しくは不足の文書等は、文書主管課長が必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(処理の方針)

第16条　主管課長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理し、又は担当係長に処理方針を示して処理させなければならない。

(文書の処理)

第17条　文書主管課から主管課に配布された文書及び主管課に直接到達した文書は、当該主管課長が収受し、次に定めるところにより、速やかに処理しなければならない。

(電話又は口頭の処理)

第18条　電話又は口頭で受けた事項で重要と認められるものについては、その要領を電話・口頭処理表(別記様式第4号)に記録し、文書として処理しなければならない。

(重要文書の処理)

第19条　重要又は異例に属する文書は、あらかじめ上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

(文書の供覧)

第20条　文書主管課から配布を受けた文書のうち、閲覧だけにとどめるものは、当該文書の欄外に「供覧」と記載し、供覧しなければならない。この場合において、他の課に関係のあるものは、当該文書の写しを回付し、又はその趣旨を通知しなければならない。

(起案文書の作成)

第21条　文書の起案は、起案用紙(別記様式第5号)を用いて作成しなければならない。ただし、事案の内容が定例的に報告するもの又は軽易なもので次の各号に掲げる文書については、当該各号に定める方法により処理することができる。

(決裁文書の区分)

第22条　町長の決裁を受ける文書又は副町長、部長及び課長の専決に属する文書は、それぞれ区分して起案用紙の決裁区分欄の該当文字を○で囲み表示しなければならない。

(特殊な文書の取扱い)

第23条　起案文書で施行上特殊な取扱いを必要とするものは、秘、至急、書留、議案、内容証明又は例規等その要領を起案用紙の施行及び取扱方法の欄に朱書し、特に期限のあるものは、その期限を明記しなければならない。

(文書の合議)

第24条　起案文書で他の部課に関係のあるものは、その関係のある部課に合議しなければならない。ただし、関係部課とあらかじめ協議した場合には、その全部又は一部を省略することができる。

第25条　起案文書の決裁に際し、その要旨を変更したときは、施行前にこれを関係する課に回付しなければならない。廃案となったときも同様とする。

(代決及び後閲)

第26条　白糠町事務決裁規程(平成8年白糠町訓令第2号)に規定する代決者が起案文書を代決したときは、代決した旨が分かるよう表示しなければならない。

(決裁年月日)

第27条　決裁済みの文書は、主管課において決裁年月日を記入しなければならない。

(文書の浄書及び照合)

第28条　決定された事案を施行する場合においては、必要に応じて当該施行に用いようとする文書を浄書し、当該事案に係る起案文書と照合するものとする。

(文書の発信者名)

第29条　決定された事案を施行する場合において、庁外に発信する文書の発信者は、町長名を用いるものとする。ただし、文書の性質又は内容により特に必要がある場合は、決裁権限を有する者の職及び氏名又は町名を用いることができる。

(事務担当者の表示)

第30条　前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその事務担当者の所属、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(公印の押印等)

第31条　発送文書は、白糠町公印規則(昭和41年白糠町規則第9号)の定めるところにより、公印の押印を受けなければならない。ただし、内部文書及び印刷又は謄写した文書で軽易なものは、これを省略することができる。

(発送を要する文書の取扱い)

第32条　文書の発送は、主管課において次に掲げる手続を経て、文書主管課に回付しなければならない。

(直接発送文書等の取扱い)

第33条　休日及び勤務時間外等で、前条に規定する発送手続をとることのできなかった文書等で急を要するもの又は文書主管課長が適当と認めたものについては、主管課で直接発送することができる。

(施行年月日)

第34条　施行担当者は、文書を発送した日又は事案を処理した日を施行年月日として、決裁済み文書の所定欄に記入しなければならない。

(完結文書の整理及び保管)

第35条　決裁、浄書、発送等を終了し、事案が完結した文書(以下「完結文書」という。)は、完結した年の翌年又は完結した年度の翌年度が経過するまで各主管課において保管するものとする。

(文書分類届)

第36条　主管課長は、毎年度当初、文書分類届(別記様式第6号)を作成し、その写しを文書主管課長に提出しなければならない。

(保存年限)

第37条　文書の保存年限は、その種別に応じ次のとおりとする。ただし、法令等の規定により保存年限の定めのある文書については、その定めるところによる。

(保存種別の基準)

第38条　文書の保存種別の基準は、次のとおりとする。

(編さん及び成冊の方法)

第39条　文書の編さん及び成冊は、主管課において会計年度(暦年により処理する文書にあっては、暦年)及び保存年限ごとに仕分けし、かつ、第36条に規定する文書分類届の種類ごとに区分し、次の各号の方法により行うものとする。

(引継ぎ)

第40条　第35条第1項に規定する期間を経過し、主管課において編さんを終えた文書は、簿冊引継書(別記様式第9号)2通を作成し、会計年度によるものは7月末日、暦年によるものは3月末日までに文書主管課に引き継がなければならない。ただし、機密に属する文書の簿冊又は執務のため常に閲覧する必要のある簿冊は、簿冊保管届(別記様式第10号)により文書主管課長の承認を得て、主管課で保管することができる。

(審査)

第41条　文書主管課は、前条第1項の規定により文書の引継ぎを受けたときは、その編さん及び成冊の方法等を審査し、訂正又は整備を必要と認めたものについては、主管課に補修させることができる。

(保存)

第42条　前条の規定により審査を終えた文書(以下「保存文書」という。)は、文書主管課において保存文書台帳(別記様式第11号)に登録し、書庫に収蔵するものとする。ただし、第4種及び第5種の簿冊については、保存文書台帳の登録を省略することができる。

(主管課保存文書の引継ぎ)

第43条　第40条第1項ただし書の規定に基づき主管課で保存している文書(以下「主管課保存文書」という。)は、保存年限が満了したとき及び機密を必要としなくなったときは、文書主管課に引き継がなければならない。

(保存文書等の閲覧)

第44条　保存文書及び主管課保存文書(以下「保存文書等」という。)は、職員以外の者に閲覧させ又は謄写させることができない。ただし、当該文書に係る主管課長の承認を得たときは、この限りでない。

(保存文書等の貸出し)

第45条　保存文書等の貸出しを受けようとする職員は、保存文書等貸出簿(別記様式第12号)に必要事項を記入し、文書主管課長及び当該文書の主管課長の承認を得なければならない。

(貸出文書の取扱い)

第46条　前条の規定により貸出しの承認を受けた保存文書等(以下「貸出し文書」という。)は、文書主管課長及び主管課長の承認を受けないで抜き取り、追補し、又は訂正することができない。

(貸出しの拒否)

第47条　文書主管課長及び主管課長は、文書管理上必要があると認めるときは、一時その貸出しを拒否し、又は貸出しの期間中であってもその返還を命ずることができる。

(廃棄の手続)

第48条　保存年限の満了した保存文書は、文書主管課において廃棄する年月日を保存文書台帳に記入し、関係課に合議の上、町長の決裁を得て廃棄するものとする。

(廃棄の特例)

第49条　保存年限満了前の保存文書又は永年の保存文書であっても、保存の必要がないと認められるに至ったものは、前条に準じて廃棄することができる。

(保存の延長)

第50条　保存年限の満了した保存文書であって、歴史的資料としての保存価値があるものその他特に保存の必要があると認められるものは、第48条の規定にかかわらず、引き続き保存することができる。

(非常持出書類)

第51条　非常持出を必要とする重要な文書等は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておかなければならない。

(金品及び物資の査閲)

第52条　主管課長は、その主管する事務に関連して取扱う金品、物資の取扱状況を随時査閲しなければならない。

(書庫の管理)

第53条　書庫は、文書主管課において管理するものとする。

(出先機関等における文書管理)

第54条　支所その他出先機関(以下「出先機関等」という。)における文書管理については、この規程に準じて行わなければならない。

(委任)

第55条　この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。