○屋久島町議会事務局処務規程
平成19年10月12日
議会訓令第2号
(趣旨)
第1条 この規程は、屋久島町議会事務局設置条例(平成19年屋久島町条例第231号)第4条の規定に基づき、屋久島町議会事務局(以下「事務局」という。)の事務処理及び事務局職員(以下「職員」という。)の服務等について必要な事項を定めるものとする。
(職員)
第2条 事務局に、事務局長(以下「局長」という。)及び議事調査係を置く。
(職務)
第3条 局長は、議長の命を受け、議会の事務を掌理し、議事調査係を指揮監督する。
2 議事調査係は、事務局内の事務を処理する。
(所掌事務)
第4条 事務局の所掌事務は、次のとおりとする。
(1) 公印の保管及び取扱いに関する事項
(2) 文書の収受、発送及び保存に関する事項
(3) 議会の予算、決算及び会計に関する事項
(4) 物品の購入及び保管に関する事項
(5) 議員の身分に関する事項
(6) 議員の報酬、費用弁償、期末手当その他諸給付に関する事項
(7) 議員派遣及び書記の出張に関する事項
(8) 儀式、交際及び接遇に関する事項
(9) 慶弔に関する事項
(10) 町村議長会に関する事項
(11) 議員共済会及び議員互助会に関する事項
(12) 図書類の整備及び保管に関する事項
(13) 議場等施設の管理に関する事項
(14) 本会議に関する事項
(15) 議会運営委員会に関する事項
(16) 常任委員会及び特別委員会に関する事項
(17) 公聴会に関する事項
(18) 議案及び審議事項の調査に関する事項
(19) 議決事項の処理に関する事項
(20) 請願及び陳情の受理に関する事項
(21) 会議録に関する事項
(22) 条例、規則及び規程に関する事項
(23) 議会の傍聴に関する事項
(24) その他議会事務に関する事項
(局長の担任事務)
第5条 次の事項は、局長が直接担任する。
(1) 公印の保管に関する事項
(2) 職員の人事に関する事項
(3) その他機密に関する事項
(局長の専決事項)
第6条 次に掲げる事項は、局長がこれを専決することができる。ただし、重要又は異例に属すると認める事項は、議長の指示を受けるものとする。
(1) 議会費予算の執行に関する事項
(2) 議員の報酬、費用弁償その他諸給付に関する事項
(3) 職員の時間外勤務に関する事項
(4) 職員の休暇に関する事項(特別の場合を除く。)
(5) 議決事項の証明に関する事項
(6) 文書の収受、発送、保存及び廃棄に関する事項
(7) 軽易な事項についての報告、照会及び回答に関する事項
(8) 議会関係施設の使用に関する事項
(9) その他軽易な事項
2 前項に定めるもののほか、急施を要する事項で、議長、副議長がともに不在のときは、局長において代決し、後で議長の承認を受けることができる。ただし、重要な事項については、この限りでない。
3 事務の決裁に関し定めのない事項については、屋久島町事務決裁規程(平成19年屋久島町訓令第1号)の例による。
(文書の取扱い及び保存)
第7条 議会文書の取扱い及び保存については、次に掲げるところによる。
(1) 文書の番号は、暦年による一連番号とし、「屋議会」の文字を冠するものとする。
(2) 文書の取扱いについては、屋久島町文書事務取扱規程(平成19年屋久島町訓令第7号)の例による。
(3) 文書の回議に際しては、次の区分により決裁区分の表示をしなければならない。
ア 議長の決裁を要するもの 甲
イ 局長限りで処理するもの 丁
(4) 文書の保存期間は、別表のとおりとする。
2 文書類は、局長の承認を得ずして、これを他に示し、又は持ち出し、及びその謄本の写しを与えることはできない。
(町規程の適用)
第8条 職員の執務時間、休日、休暇、忌引並びに処務及び服務については、町長事務部局の例による。
附則
この訓令は、平成19年10月12日から施行し、平成19年10月1日から適用する。
附則(平成31年4月26日議会訓令第1号)
この訓令は、平成31年5月1日から施行する。
別表(第7条関係)
文書保存期間一覧表
1 永久保存
(1) 議会の沿革に関するもの
(2) 議員履歴書及び身分関係書類
(3) 職員履歴書、任免、賞罰等に関するもの
(4) 重要な台帳、原簿その他これらに類するもの
(5) 条例、規則、決議、意見書等の発議関係書類
(6) 議会内規等の申合せ事項に関する書類
(7) 議決書及び会議録
(8) 訴訟、請願等関係書類
(9) 特に重要な報告書等及び調査資料
(10) 叙勲、褒賞及び表彰に関する文書で重要なもの
(11) その他議長が永年保存を必要と認めるもの
2 10年保存
(1) 委員会関係書類
(2) 委員会審査及び調査報告書
(3) 陳情、請願その他要望書等で重要なもの
(4) 人事関係書類で永久保存以外のもの
(5) 報酬及び共済関係で重要なもの
(6) 予算、決算及び会計に関するもの
(7) 台帳、原簿その他これらに類するもので永久保存以外のもの
(8) 叙勲、褒賞及び表彰に関する文書で永久保存以外のもの
(9) その他10年保存を必要と認めるもの
3 5年保存
(1) 各種届出書その他これに類するもので重要なもの
(2) 陳情、請願その他要望書等で10年保存以外のもの
(3) 報酬、費用弁償等及び給与関係書類で10年保存以外のもの
(4) 文書受発簿、通告簿、応招簿等これらに類する簿冊
(5) 時間外勤務命令簿、出張命令簿及び出勤簿
(6) 職員の休暇及び服務に関する文書
(7) その他5年保存を必要と認めるもの
4 3年保存
(1) 通知、照会、報告その他一般文書
(2) 官報及び県公報
(3) 各種届出書その他これに類するもので5年保存以外のもの
(4) その他3年保存を必要と認めるもの
5 1年保存
(1) 軽易な通知、照会、報告その他一般文書
(2) その他1年を超えて保存する必要がないと認められるもの