○吉見町公文例規程
平成14年8月22日
規程第8号
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書に関し必要な事項を定めるものとする。
(公文書の定義及び種類)
第2条 この規程において「公文書」とは、次の各号に掲げるもののほか、職員がその職務権限に基づいて作成する文書及び図画をいう。
(1) 法規文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条及び第16条の規定に基づき、町議会の議決を経て制定し、町長が公布するもの
イ 規則 地方自治法第15条及び第16条の規定に基づき、町長が制定し、公布するもの
(2) 議案書及び専決処分書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 議案 町長が、町議会の議決を経なければならない事件(条例の制定及び改廃を除く。)について、町議会の審議を求めるために提出するもの
イ 専決処分 地方自治法第179条第1項又は第180条第1項の規定に基づき、町長が町議会に代わってその議決すべき事件(条例の制定及び改廃を除く。)を処分するもの
(3) 令達文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 訓令 町長が、関係機関に対し、権限の行使について指揮するために発する命令で基本的事項を内容とするもの
イ 通達 国等が関係機関に対し、職務執行上の細目的事項等について指示し、又は命令するもの
ウ 指令 個人、団体若しくは行政機関等からの申請、出願その他の要求に基づいて許可、認可、不許可等の処分を行い、又は指示するもの及び職権でこれらの者に対し特定の事項を命令し、禁止し、若しくは指示するもの
(4) 公示文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 告示 法令、条例等の規定又は職権に基づいて処分し、又は決定したもので公示する必要があると認めた事項を一般の住民に公示するもの
イ 公告 条例、規則及び告示以外で一般の住民に公示するもの
(5) 契約文書 売買、交換、使用貸借、請負、委任その他契約に係る契約書、協定書、覚書、請書、委任状、その他これらに類するもの
(6) 普通文書 次に掲げるものについて作成する文書
ア 照会 職務を執行するため、行政機関、個人又は団体に対し、問い合わせるもの
イ 回答 行政機関からの照会又は依頼に対し、答えるもの
ウ 諮問 所管の機関に対し、所定の事項について意見を求めるもの
エ 答申 諮問を受けた機関が、その諮問に対し、意見を述べるもの
オ 申請又は願 所管の機関に対し、許可、認可、補助等の処分その他一定の行為を求めるもの
カ 進達 経由すべきものとされている申請書、願書、報告書その他の書類を国又は県等の機関に取り次ぐもの
キ 通知又は通報 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実、処分又は意思を知らせるもの
ク 報告 行政機関又は委任者に対し、一定の事実、経過等を知らせるもの
ケ 依頼 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実を頼むもの
コ 協議 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事実について相談するもの
サ 届出 一定の事項を行政機関に届け出るもの
シ 勧告 行政機関、個人又は団体に対し、一定の事項を申し出てある処理を勧め、又は促すもの
ス 伺 一定の事項について上司の指揮を請うもの
セ その他 請求し、督促し、又は建議するもの
(7) 賞状、表彰状、感謝状、証明書その他前各号に掲げる文書以外のもの
(公文書の原則)
第3条 公文書は、次に掲げる基準に基づいて作成しなければならない。
(1) 施策の内容に対して、表現が的確であること。
(2) 法令及び条理に適合していること。
(3) 文書として形式が整っていること。
(用字、用語及び文体)
第4条 公文書に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名については、それぞれ常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)によるものとする。
2 公文書の用語及び文体については、おおむね次の基準による。
(1) 専門用語は、なるべく用いず、易しい言葉を用いること。
(2) 外来語は、日常使われているものを用いること。日常使われていない外来語を用いるときは、注釈を付けること。
(3) 古い言葉及び堅い表現を避け、日常使い慣れている言葉及び表現を用いること。
(4) あいまいな言葉を避け、具体的な言葉を用いること。
(5) 回りくどい表現を避け、簡潔な表現を用いること。
(6) 高圧的な言葉及び表現を避け、相手の気持ちを考えた言葉及び表現を用いること。
(7) 文体は、条例、規則、議案、専決処分、告示、訓令及び契約に関する文書を除き、原則として「ます」体を用いること。
(8) 文章は、なるべく区切って短くすること。
(9) 内容に応じ、なるべく箇条書の方法を取り入れ、一読して理解しやすい文章とすること。
3 名宛人に付ける敬称は、原則として「様」を用いること。
(左横書きの原則)
第5条 公文書の書き方は、左横書きとする。ただし、次に掲げるものについて作成する公文書については、この限りでない。
(1) 条例、規則、訓令及び告示
(2) 法令の規定により縦書きと定められたもの
(3) その他特に縦書きが適当と認められるもの
(公文書の形式)
第6条 公文書の形式については、おおむね別記の基準による。
附則
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成15年4月4日規程第5号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(平成23年2月1日規程第1号)
この規程は、公布の日から施行する。
附則(令和元年8月16日規程第3号)
この規程は、令和元年8月16日から施行する。
