○由仁町文書取扱規程
平成28年7月1日
訓令第4号
由仁町文書取扱規程
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、別に定めるもののほか、文書事務の取扱いについて必要な事項を定めることにより、行政事務の適確かつ迅速な処理を図ることを目的とする。
(1) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書(文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したもの及びそのもととなる電子データをいう。以下同じ。)、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)で、町において取り扱うすべてのものをいう。
(2) 庁内文書 町の機関内及び機関相互において発送し、又は収受する文書等をいう。
(3) 庁外文書 庁内文書以外の文書等で、発送し、又は収受する文書等をいう。
(4) 完結文書 一定の手続に従って施行され、かつ、事案の処理が完結した文書をいう。
(5) 課等 由仁町行政組織規則(昭和45年由仁町規則第3号)第4条に規定する課及び同規則第11条に規定する出納室をいう。
(6) 課長等 由仁町行政組織規則第17条に規定する課長、室長及び専門官をいう。
(7) 職員 由仁町職員定数条例(平成4年由仁町条例第11号)第2条に定める常時勤務する一般職の職員及び地方公務員法(昭和25年法律第261号)第22条の2第1項に規定する会計年度任用職員をいう。
(文書等の区分)
第3条 文書等の区分は次のとおりとする。
(1) 法規文書
ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するもの
イ 規則 地方自治法第15条第1項の規定により制定するもの
(2) 令達文書
ア 訓令 町長が所管の機関又は職員に対し、一般的に命令するもの
イ 訓 町長が所管の機関又は職員に対し、個別的に命令するもの
ウ 達 特定の団体又は個人に対し、許可、認可等を取り消し、又は一方的に作為若しくは不作為を命令するために発するもの
(3) 公示文書 告示、公表等一般に公示を要するもの
(4) 指令 申請、出願等に対し、許可、認可等を行うために発するもの
(5) 議案書 議会において議決しなければならない事項について、町長が議会に提出するために作成するもの
(6) 一般文書 前5号に掲げる文書以外のもの
(文書等の取扱いの原則)
第4条 文書等は、常に正確、迅速、丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。
2 文書等のうち、機密性が高いと判断できるものは、特に扱いに注意を払い、鍵のかかる場所に保管するなど、配慮しなければならない。
(総務課長の職務)
第5条 総務課長は、町における文書事務を総括するとともに、文書等の作成、収受、配布及び発送並びに完結文書の保管の事務を掌理する。
2 総務課長は、課等の文書事務の処理状況について随時調査を行い、その結果に基づいて、課長等に対し、必要な処置を求めることができる。
(課長等の責務)
第6条 課長等は、常に所属する課等における文書事務の円滑適正な処理に留意し、課等に所属する職員を監督するとともに、指導しなければならない。
(職員の責務)
第7条 職員は、この規程のほか関係する法令等を確実に順守し、文書事務の円滑適正な処理に努めなければならない。
(帳簿)
第8条 総務課長は、次に掲げる文書等の取扱いに関する帳簿を備え、常に整理しておかなければならない。
(1) 令達番号簿(別記様式第1号)
(2) 指令番号簿(別記様式第1号)
(3) 重要文書配布簿(別記様式第2号)
(4) 郵便切手等受払簿(別記様式第3号)
(文書等の記号及び番号)
第9条 文書等には、次の各号に定めるところにより、記号及び番号を付さなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令及び表彰状その他これらに類するものはこの限りでない。
(1) 文書等に用いる記号は、別表によるものとする。
(2) 文書等に用いる番号は、課等において会計年度による一連の番号を付するものとする。
2 前項第2号の規定にかかわらず、慣例として番号を省略しているものは、省略することができるものとする。
(文書等の記号及び番号の特例)
第10条 前条の規定にかかわらず、法規文書、令達文書及び公示文書(以下「法規文書等」という。)には、町名を冠し、令達番号簿により暦年による一連の番号を付するものとし、指令には、町名を冠し、指令番号簿により会計年度による一連の番号を付するものとする。
(法規文書の取扱い)
第11条 法規文書は、総務課が管理する令達番号簿に記録し、その決裁済文書を総務課に引き継ぐものとする。
2 総務課は、前項の規定により引継があったときは、令達番号簿の当該記録に番号を付した後、令達番号簿に決裁済文書を添付して決裁を受けなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、定型的な法規文書の場合は、課長等までの回議を終了した後、総務課に引き継ぐことができるものとする。
4 告示文書を除く法規文書は、総務課において保存するものとし、課等においてはその写しを保存するものとする。
(指令の取扱い)
第12条 前条の規定は、指令の取扱いにおいて準用する。この場合、「法規文書」は「指令」と、「令達番号簿」は「指令番号簿」と読み替えるものとする。
第2章 文書等の収受及び配布
(文書等の収受)
第13条 電子メール以外の方法により町に到達した文書等は、次条の適用を受ける重要文書等を除き、すべて総務課において収受し、開封するものとする。
2 総務課は、開封した文書等の余白に受付印を押印の上、配布する課等ごとに分類して総務課長の閲覧を受けた後、主管課長に配布する。ただし、戸籍に関する届書、請求書及び領収書については、この限りでない。
3 総務課長は、文書等を閲覧したときは、専用の受付印を押印するものとする。ただし、申請書の類いで、文書が到達したことを証するために総務課の受付印を押印するものについては、この限りでない。
4 総務課において収受した文書等のうち、宛名が担当職員の氏名である等、配布先が明確な文書等は、第1項の規定にかかわらず、開封せずに当該宛名の職員に配布する。
5 2以上の課等に関連する文書等は、総務課長が最も関係が深いと認める課等に配布するものとする。
(重要文書等の取扱い)
第14条 書留郵便物、親展、書留、金券等は、重要文書配布簿に所要事項を記入の上、主管課又は宛名の本人に配布して受領印を徴する。ただし、手数料又は返信料として添付したものは、この限りでない。
2 訴訟、審査請求、不服申立てその他収受の日時が権利の得失、変更に関すると認められる文書等は、受付印の下に収受時刻を記入の上、取扱者の印を押し、かつ、重要文書配布簿に所要事項を記入して封筒を添付の上、主管課に配布して受領印を徴する。
(電報の取扱い)
第15条 電報は、電報電話(口頭)受信書(別記様式第4号)に添付し、約字を用いたものは訳文を付して総務課長の閲覧を経た上で主管課長に配布する。
(各課の文書の受付)
第16条 課長等は、文書等の配布を受けたときは、配布を受けた日を朱書きで記載し、閲覧した証として認印を押印するものとする。
2 配布を受けた日の記載は、総務課で押印した受付印に認印の一部を重ねて押印したときは、省略することができるものとする。
3 次に掲げる文書等は、前2項の手続を省略することができるものとする。
(1) 新聞、雑誌及びこれに類すると課長等が判断したもの
(2) チラシ、パンフレット等宣伝の類に該当すると課長等が判断したもの
(宛名が個人である文書等の取扱い)
第17条 職員は、第13条第4項の規定に基づく未開封文書等の配布を受け、その文書等が業務に関わるものであったときは、文書等を総務課に引き継ぎ、町に到達した文書等としての処理を依頼しなければならない。
(1) 未開封のまま、総務課において受付印の押印を受けること。
(2) 所属課の課長等の閲覧を受けること。
(3) 課長等は、閲覧したことを証するために認印を押印し、閲覧日を朱書きで記載すること。
(電子メールの添付文書等)
第19条 電子メールにより収受した文書等は、次の各号に定めるところにより処理するものとする。
(1) 課等を代表するメールアドレス宛に届いた文書等は、電子メールの本文を添付することで課長等の認印の押印に代えることができるものとする。
(2) 個人のメールアドレス宛に届いた文書等は、印刷した上で第16条の規定により処理するものとする。
2 前項に規定するほか、電子メール及びその添付文書等の取扱いについては、由仁町情報セキュリティに関する規程(平成16年由仁町訓令第2号。以下「情報セキュリティ規程」という。)の定めるところによる。
(文書の返付)
第20条 課長等は、配布を受けた文書等でその課の主管に属しないものがあったときは、直ちに総務課に返付しなければならない。
(執務時間外に到達した文書の取扱い)
第21条 職員は、執務時間外に到達した文書等を受けたときは、即日処理を要すると認めるものを除き、到着した日後の最初の勤務日の出勤時刻直後に総務課に引き継がなければならない。
2 日直者において収受した文書等は、受け取った文書等の数量等必要事項を日誌に記入し、次の日直者又は総務課に引き継ぐものとする。
3 職員は、執務時間外に到達した文書等が即日処理を要するものと認めたときは、主管課長又は担当主査に連絡を取り、指示を受けなければならない。
(郵便料金の未払文書等の収受)
第22条 郵便料金の未払又は不足の文書等は、官公署から発せられたものその他総務課長が特に必要と認めるものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。
(口頭又は電話で受理した事項の処理)
第23条 口頭又は電話で受理した事項のうち、重要と認められるものは、電報電話(口頭)受信書に記載し、文書等として取り扱うものとする。
第3章 文書等の処理
(事務の処理)
第24条 課長等は、文書等の配布を受けたときは直ちにこれを閲覧し、自ら処理するもののほか、当該事務の担当主査に処理方針を示してその文書等を交付し、担当者に指示して速やかに処理させなければならない。ただし、重要な文書等で上司の指示により処理する必要があると認められるものは、先に上司の閲覧に供し、その指示を受けなければならない。
2 課長等から文書等の配布を受けた担当主査は、自ら処理するもののほか、処理の要領を示して、その文書等を当該事務の担当者に交付しなければならない。
3 すべての職員は、形式的に文書等を処理することなく、内容をよく吟味し、常に適切に処理するよう努めなければならない。
4 事務の処理は、次の各号により速やかに行わなければならない。
(1) 即日処理できるものは、即日処理すること。
(2) 処理期限のあるものは、期限内に処理すること。
(3) 処理期限のないものは、速やかに処理すること。
(4) 調査、照会等を要するものは、直ちにこれを行い、このために事務処理を遅延しないこと。
(5) 配布を受けた文書等が速やかに処理できないと認めたときは、理由を添えて上司の指示を受けること。
5 事務の処理は、文書等により上司の決裁を受けなければならない。
(文書等の作成)
第25条 職員は、自身が担当する業務における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書等を作成しなければならない。
2 職員は、文書等を作成するときは、当該処理に係る責任の所在を明確にするとともに、この規程のほか、別に定める処理手順に従って迅速に行わなければならない。
(左横書き)
第26条 文書等の書き方は、左横書きとする。ただし、次の各号に掲げるものについては、縦書きとする。
(1) 法令等により様式が縦書きと定められているもの
(2) 表彰状、感謝状、賞状、祝辞、弔辞その他これらに類するもの
(3) その他町長が縦書きとすることが適当と認めたもの
(文体及び表現)
第27条 文書等に用いる文体は、原則として「ます」体とする。ただし、第3条に掲げる文書等の区分のうち、法規文書、令達文書(訓令及び訓に限る。)、公示文書、議案書及び一般文書のうち契約書、起案文書、報告書に用いる文体は、様式の部分を除き、「である」体とする。なお、文体は、原則として統一するものとし、「ます」体と「である」体を混用してはならない。
2 文書等の作成に当たっては、あいまいな言葉やまわりくどい表現を避け、簡潔で分かりやすく、親しみのある表現を用いるものとし、論旨を明確にするとともに具体的な内容となるよう努めなければならない。
(用字及び用語)
第28条 文書等に用いる漢字、仮名遣い及び送り仮名等の基準については、次の各号の定めるところによるものとする。ただし、町長が別に定める場合は、この限りでない。
(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)
(2) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)
(3) 現在仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)
(4) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)
(5) ローマ字のつづり方(昭和29年内閣告示第1号)
(6) 公用文における漢字使用等について(平成22年内閣訓令第1号)
(7) 公用文作成の要領(公用文改善の趣旨徹底について)(昭和27年内閣閣甲第16号依命通知)
(8) 法令における漢字使用等について(平成22年内閣法制局総総第208号)
2 文書等における用語は、日常使用される用語とし、同じ意味を表す用語がある場合は、広く一般的に知られている用語を用いるものとする。
3 文書等の作成に当たりカタカナ語を使用するときは、当該カタカナ語が社会的に定着しているか否かを判断基準にするものとし、特定の年代のみが使用するようなカタカナ語を安易に使用してはならない。
4 文書等における用字及び用語は、統一のとれた用い方をしなければならない。
(1) 処理について一定の帳票が定められているもの
(2) 定例又は軽易な事案で、直ちに処理案を当該文書等の余白に記載することで処理できるもの
(3) 電子メールの本文を印刷したものに処理案を記載することで処理することができるもの。ただし、町長の決裁文書はこの限りでない。
2 取得した文書等のうち、発信者の押印のあるもの(挨拶状及び案内状その他これらに類するものを除く。)及び何らかの証として保存する必要がある文書等は、前項各号に定める文書であっても起案用紙により起案しなければならない。
(1) 建設工事の起工 建設工事起工伺書(別記様式第7号)
(2) 委託業務の発注 委託業務発注伺書(別記様式第8号)
(3) 印刷の発注、消耗品及び備品の購入 物品購入伺書(甲)(別記様式第9号)
(4) 10万円以上50万円未満の消耗品及び備品の購入 物品購入伺書(乙)(別記様式第10号)
4 職員は、文書等を起案するときは、次の各号に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 文案には標題をつけ、結論を先にし、箇条書にする等わかりやすさに留意の上作成し、起案理由、関係法規、予算関係等を必要に応じて記載し、又は関係文書、参考資料を添付すること。
(2) 関連事項は、支障のない限り一括してこれを起案すること。
(3) 文案は、口頭での説明がなくても回議又は合議の相手に意図が伝わるよう、経過を分かりやすくすると共に必要な事項はすべて記載すること。
(4) 合議を要する文書は、合議先を起案書の合議欄に関係の深い課から順次表示すること。
(5) 施行期日の予定されるものは、決裁を受ける余裕をおいて起案し、必要な審議の機会を失わないようにすること。
(6) 職員は、作成した文書等の字句を抹消するときは、二重の線で抹消し、抹消したことを証する印を押印しなければならない。なお、訂正の場合においては、抹消後にその上部に訂正後の字句を記載するものとする。
(7) 電報案の起案書は、特に簡明にし、約字又は符号のあるものは、必ず用いなければならない。
(敬称)
第30条 文書等の名宛人に付ける敬称は、「様」とする。ただし、文書の内容、形式等から他の敬称を用いた方が適当と認められる場合、又は法令等に特別の定めがある場合は、他の敬称を用いることができる。
2 文書等の宛名を個人の氏名とせず、官公庁、団体又は企業等の名称とするときは、「様」を用いずに「御中」を用いるものとする。
(施行者名)
第31条 法令の規定により権限を行使するための文書等は、権限を有する者(法令の規定に基づき委任を受けた者を含む。)の名で施行しなければならない。
2 前項の文書等以外の文書等は、原則として決裁権者の名で施行するものとする。ただし、照会に対する回答など、法令上の効果を有しない文書等であって、課長等に宛てられたものは、課長等の名称を用いることができるものとする。
(文書等の記名)
第32条 庁外文書の記名は、当該職名及び氏名をもって表示するものとする。ただし、前条第2項の規定による庁外文書については、氏名を省略することができる。
第33条 庁外文書には、その本文の末尾に、主管の課等の名称等当該文書についての連絡先を、括弧を付すなどして表示するものとする。ただし、免許証、表彰状その他これらに類するものについてはこの限りでない。
2 前項の規定に基づく表示すべき事項及び表示方法は、別に定める例によるものとする。
(文書の書式等)
第34条 文書等の書式等は、別に定める例によるものとする。ただし、法令等に特別の定めのあるものその他これにより難い特別の理由があると認められるものについては、この限りでない。
第35条 文書等をとじる際は、左2か所をとじるものとする。ただし、会議の資料等、その使用が一時的なもので、かつ、文字の記入及び閲覧に支障がないと認められるときには、左上1か所をとじることができるものとする。
2 前項の規定にかかわらず、文書等が縦書きである場合など、他のとじ方とする方が理にかなっていると認められるときは、別のとじ方をすることができるものとする。
3 文書等をとじる際、異なる大きさの用紙が混在するときは、用紙の左側及び下側を基準としてとじるものとする。
(特殊文書等の取扱い)
第36条 文書等で急を要するものには「至急」、内容が重要なものには「重要」、機密に属するものには「秘」、例規に属するものには「例規」と起案書の上部余白に朱書きしなければならない。
2 前項に規定する取扱いのほか、「親展」、「速達」、「書留」、「配達証明」、「内容証明」等により文書等を取り扱おうとするときについても、その要領を起案書の上部余白に朱書きしなければならない。
3 前2項に規定するほか、特別の取扱いを必要とすると認められる文書等については、文書等の上部余白に取扱上の注意事項を朱書きするものとする。
4 文書等のうち、機密を要するものについて決裁及び合議を受けようとするときは、必ず持ち回りによって行うものとし、機密を保持する方法により第三者に知られないよう取り扱わなければならない。処理後においてもなお機密を要する場合も、また同様とする。
(決裁年月日等の記入)
第37条 決裁済みの文書等は、起案者において決裁年月日、施行年月日等必要な事項を記入しなければならない。
2 第29条第1項ただし書きにより余白を用いて起案した文書等であって、決裁年月日又は施行年月日、あるいはそのどちらもが起案日と同一であるときに限り、前項の規定に関わらず、記載を省略することができるものとする。
(電話又は口頭による照会等の処理)
第38条 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その要領を記入し、この章の規定に準じて処理しなければならない。
第4章 文書等の施行及び発送
(公印の押印)
第39条 施行する文書等には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げる文書等は、これを省略することができる。
(1) 刊行物、資料などの送付文で軽易なもの
(2) 複数の相手方に送付するため多数印刷又は複写した照会文、通知文などの一般文書であって、同一内容であり、かつ、軽易であるもの
(3) 由仁町公印規程(昭和51年由仁町訓令第1号)第10条の規定に基づき公印を印刷したもの
(4) 書簡文で、その内容が案内状、礼状、挨拶状に類するもの
(5) 国及び都道府県、又はこれらに類する団体等からの照会に対する回答文書で、重要でないもの
2 職員は、文書等に公印を押印するときは、総務課長に当該文書及びこれに係る決裁済文書の閲覧を受けてからでなければ押印してはならない。
3 総務課長は、公印を押印する文書等及びこれに係る決裁済文書を閲覧したときは、当該文書等の控えとなる決裁済文書に「公印施行確認」の印及び認印を押すものとする。
4 総務課長が不在のときは、総務課の主査が代わって閲覧を行うものとし、課長及び主査が不在のときは、総務課の職員がこれを行うものとする。
(文書等の経由)
第40条 副申の必要のない文書等で経由を要するものについては、経由簿(別記様式第11号)によって処理し、文書等の余白に経由印及び公印を押さなければならない。
(文書等の発送手続)
第41条 発送する文書等には、主管課において、次の各号に掲げる処理をした上、午後2時30分までに総務課に回付しなければならない。ただし、急を要するものについてはこの限りでない。
(1) 発送する文書等を封入して封筒に所要事項を記入すること。
(2) 郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)によるものは、所定の封筒を使用し、特殊な取扱いを要するものは、封筒の表面に書留、速達、親展等の表示をすること。
(3) 金品その他の貴重品を発送するときは、発送品を厳重に封入すること。
(4) 小包の包装は、特に堅固にすること。
(1) 文書等の発送は、郵送等とする。
(2) 郵送によって文書等を発送するときは、料金後納郵便物差出票(別記様式第12号)により所要事項を記入し、郵便局の検印を受けて発送する。
(3) 第41条第2号の規定に基づき発送するときは、発送控又は受領印を徴し、必要な期間保存しておかなければならない。
2 前項のほか、総務課長が特別の事情があると認めるときは、郵便切手等受払簿に所要事項を記入し、郵便切手を貼付し、又ははがきにより文書等を郵送することができる。
第5章 文書等の整理及び保存
(文書等保存の原則)
第43条 文書等は、必要に応じて誰でもすぐに引き出せるよう系統的に整理し、主管課が管理する書架等に原則として当該年度中及びその前年度のものを保存する。
2 職員は、執務中を除いては、自己の手元に文書等を置いてはならない。
(文書等のデータ保存)
第44条 職員は、文書等をデータで保存しようとするときは、情報セキュリティ規程第3章第3節の規定のほか、次の各号により保存しなければならない。
(1) フォルダー名又はファイル名には必要に応じて日付を使用し、受領又は作成した時期を明確にすること。
(2) フォルダー名又はファイル名に英数字を使用するときは、半角英数字を使用すること。
(3) フォルダー名又はファイル名に日付を付するときは、和暦を表すアルファベット大文字一文字を先頭に付し、続けて年月日をそれぞれ2桁の数字で表したものとすること。
(4) フォルダー名又はファイル名には個人名を使用することを避け、可能な限り、紙で保存する文書等と同期させること。
(5) 不要になったデータは、削除又は外部媒体へのバックアップなどによりサーバー上から削除すること。
(6) 削除はできないものの、使用頻度が少ないデータを保存しておくときは、圧縮して保存しておくこと。
(保存の用具)
第45条 職員は、課等において文書等を保管するときは、次に掲げる用具を用いるなどして整理整頓に努めなければならない。
(1) 書架を効率的に使用し、関連のある文書等を集めて保管するため、総務課指定のファイルボックスを用いる。
(2) ファイルボックスには、保管してある文書等を判別するためのラベルを貼付する。
(3) 主管課が管理する書架に保管する文書等は、パイプファイルを用いて保管するものとし、書庫に保管する際には次条の規定に基づいて編さんするものとする。
(4) 関連する書類はできるだけ一つのパイプファイルにまとめ、仕切り紙等を使用して検索が容易にできるように工夫する。
(5) 関連する文書等のうち、契約書等、保存期間を同一とすることが適当でない文書等については、仕切り紙等によって区分し、第3号の規定による編さんからは除いてそのまま保存するものとする。
(文書等の編さん)
第46条 文書等の編さんは、会計年度(暦年により処理する文書等にあっては暦年)ごとに、第53条に規定する種別及び期間の基準に基づき行わなければならない。
2 一の会計年度(暦年により処理する文書等にあっては一の年)で完結しない文書等は、完結の年度(暦年にあっては年)に編さんするものとする。
3 関連する2以上の文書等の種別が異なるときは、その主たる種別に基づき編さんするものとする。
4 文書等に付属する図面等であって、同時に編さんすることが困難であるときは、保存場所及び関係文書等を当該文書等に明記した上で、文書等とは別に保存することができるものとする。
(編さんの基準)
第47条 文書の編さんをする際の厚さは、8センチメートルを基準とする。
2 文書等の編さん順序は、起案の日付順とし、日付の古いものを先頭とする。ただし、照会に対する回答文書等のうち余白をもって起案用紙に代えた文書であって、起案日と文書の発出日が大きく離れているものについては、発出の日付により編さんすることができるものとする。
3 文書等で、伺いから完結までの一連の文書等を編さんするときは、完結の日をもって編さんするものとする。この場合において、一連の文書等は、完結の文書等を先頭にして編さんするものとする。
4 編さんする文書の厚さが8センチメートルを超えるときは、分冊して保存するものとし、1冊ごとに全冊数及び分冊番号を付けなければならない。
(帳簿及び台帳の取扱い)
第48条 課等において使用する帳簿及び台帳等で、課等において備え付けておく必要がなくなったものは、第46条の規定に基づき保存するものとする。
2 表紙及び背表紙は、容易にはずれないよう両面テープ等でしっかりと固定しなければならない。
(編さん及び装丁の手続)
第50条 文書等の編さん及び装丁は、当該文書等の主管課とする。
(書庫への移動)
第51条 第43条の規定に該当しなくなった文書等については、その該当しなくなった年度の当初において速やかに書庫へ移動しなければならない。
2 年度にかかわりなく常時使用する文書等は、書庫への移動を行わず、現年度扱いとするものとする。
3 一定期間縦覧する事業等の文書等で、単年度で区分することが不適当な文書等については、移し換えを行わず、現年度扱いとするものとする。
4 前2項に基づき書庫に移動しない文書等は、所定の箇所に「常用」の表示をするものとする。
(文書保存の期間)
第53条 文書保存の種別及び期間は、次のとおりとする。ただし、法令等の規定により保存期間の定めのある文書等は、当該法令等の定めるところによる。
(1) 第1種 永久保存。ただし、当該種別に属する文書等で、内容を精査した結果、将来において確認する必要がないと判断できるものは、決裁を経て適切な時期に廃棄処分を行うことができるものとする。
(2) 第2種 10年
(3) 第3種 5年
(4) 第4種 3年
(5) 第5種 1年
2 第1種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 条例・規則・告示・訓その他例規に関する文書等
(2) 国及び北海道の令達文書等で特に重要なもの
(3) 国及び北海道との重要な照復文書・報告書等で、将来の参考又は例証となるもの
(4) 議会議案の原本、議決書及び議事録等、議会に関する文書等で重要なもの
(5) 職員の任免、賞罰、身分その他人事に関する文書等で重要なもの
(6) 退職年金及び遺族年金に関する文書等
(7) 褒賞に関する文書等
(8) 不服の申立て、審査の請求、訴訟、調停及び和解に関する文書等
(9) 調査及び統計に関する文書等で重要なもの
(10) 貸付金、補助金等に関する文書等で重要なもの
(11) 財産の取得又は処分に関する文書等
(12) 境界変更、字名変更に関する文書等
(13) 公の施設の設置及び廃止に関する文書等
(14) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書等で法律関係が10年を超えるもの
(15) 契約その他権利義務に関する文書等で重要なもの
(16) 町の沿革に関する文書等で重要なもの(町史の資料となる文書等を含む。)
(17) 予算、決算及び出納に関する文書等で重要なもの
(18) 町広報紙
(19) 工事設計書及び契約書等で重要なもの
(20) 重要施策の計画及び実施に関する文書等
(21) 統計に関する重要文書等
(22) 将来の参考又は例証となる文書等
(23) その他永久保存の必要があると認められる文書等
3 第2種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 寄附、受納に関する文書等
(2) 契約その他権利義務に関する文書等で前項第15号に該当しないもの
(3) 工事設計書及び契約書等で前項第19号に該当しないもの
(4) 統計に関する文書等で前項第21号に該当しないもの
(5) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書等で法律関係が5年を超えるもの
(6) 建議書、請願書、陳情書等で重要なもの
(7) 租税その他各種公課に関する文書等
(8) その他10年保存の必要があると認められる文書等
4 第3種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 貸付金、及び補助金等に関する文書等で第2項第10号に該当しないもの
(2) 出納に関する帳票及び証拠書類で前2項に該当しないもの
(3) 契約関係文書等でその法律関係が5年を超えないもの
(4) 物品の出納簿
(5) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書等で法律関係が3年を超えるもの
(6) 一般照復文書等で重要なもの
(7) 調査、統計、報告証明等に関する文書等
(8) その他5年保存の必要があると認められる文書
5 第4種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 許可、認可、承認等の行政処分に関する文書等で法律関係が1年を超えるもの
(2) 行政施策に関する比較的軽易な文書等
(3) 軽易な人事及び給与に関する文書等
(4) 出勤簿及び旅行命令簿等、職員の勤務実態を証する文書等
(5) 消耗品等に関する受払簿
(6) 一般照復文書等
(7) その他3年保存の必要があると認められる文書
6 第5種に属するものは、おおむね次のとおりとする。
(1) 通知、照会等で後日参照を必要としない文書等
(2) 原簿又は台帳に記載の終わった申請書、届書等及び統計その他製表の資料に供した文書等
(3) 一般照復文書等で軽易なもの
(4) 定期的かつ軽易な証明等の文書等
(5) その他1年保存の必要があると認められる文書等
7 保存期間の決定に当たっては、当該文書等が持つ内容の効力、資料価値、重要度、使用の頻度その他関連事項を十分に考慮して行うとともに、必要以上に長期間の保存とならないよう留意しなければならない。
8 第1項に規定する保存期間は、会計年度のものにあっては、その完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算し、暦年による文書にあっては、その完結した日の属する年の翌年1月1日から起算するものとする。
9 第1項ただし書きの規定に該当する文書等(永久保存のものを除く。)の保存種別は、当該必要保存期間の直近上位の保存期間の種別に属するものとする。
10 前項の規定は、法令等に規定する保存期間が10年を超えるものについては適用せず、その種別を第2種とするものとする。
(職員以外の者の保存文書の閲覧)
第54条 職員は、職員以外の者に保存文書を閲覧させようとするときは、法令又は条例その他の定めによる場合を除き、主管課長の許可を受けなければならない。
(書庫の管理)
第55条 課長等は、書庫のうち割当てを受けた場所について責任を持って管理するものとし、その整理整頓に努め、常に火災予防に注意するよう部下を指導しなければならない。
第6章 文書の廃棄
(完結文書の廃棄)
第56条 総務課長は、保存期間を経過した文書の廃棄について毎年度定期的に計画し、課長等に周知するものとする。
2 課長等は、この規程の定めるところにより、適切な文書の廃棄が行われるよう部下に指示しなければならない。
3 課長等は、廃棄を決定した保存文書等のうち、資料的価値があると認めるものについては、決裁を経た上で、その保存期間によらず保存することができる。
4 課長等は、前項の規定により保存期間を超えて文書等を保存するときは、当該文書等が保存期間の適用を受けないものであることを明確にしておかなければならない。
(文書廃棄上の注意)
第57条 廃棄する文書等で、機密に属するもの又は他に悪用されるおそれがあると認められるものは、その部分を塗消、切断する等適切な処理をしなければならない。
第7章 補則
(委任)
第58条 この訓令に定めるもののほか、町における文書の取扱いについて必要な事項は、町長が定める。
附則
(施行期日)
1 この訓令は、令達の日から施行する。
(由仁町公用文作成規程の廃止)
2 由仁町公用文作成規程(平成元年由仁町訓令第1号)は、廃止する。
(由仁町文書編さん保存規程の廃止)
3 由仁町文書編さん保存規程(昭和51年由仁町訓令第6号)は、廃止する。
(由仁町役場処務規程の一部改正)
4 由仁町役場処務規程(昭和45年由仁町訓令第2号)の一部を次のように改正する。
第2章を次のように改める。
第2章 削除
第2条から第23条まで 削除
(経過措置)
5 この訓令の施行の際、前3項の規定により廃止又は改正となった各訓令に基づきすでに処理された文書等については、なお従前の例による。ただし、この訓令により改正することが適当と認められるものについてはこの限りでない。
附則(平成29年3月31日訓令第1号)
この訓令は、平成29年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月31日訓令第3号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
別表(第9条関係)
課等名称 | 記号 |
総務課 | 由総 |
地域活性課 | 由地 |
保健福祉課 | 由保 |
住民課 | 由住 |
建設水道課 | 由建 |
産業振興課 | 由産 |
出納室 | 由出 |
様式 省略