(目的)

第1条　この訓令は、由仁町(以下「町」という。)の保有する特定個人情報について、その適切な管理に必要な事項を定めることにより、町の適正かつ円滑な運営を図り、もって個人の権利利益を保護することを目的とする。

(適用の範囲)

第2条　町の保有する特定個人情報(以下「保有特定個人情報」という。)及び特定個人情報ファイルの取扱いは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)、由仁町個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年由仁町条例第1号)及びこの訓令の定めるところによる。

(定義)

第3条　この訓令における用語の意義は、番号法第2条の定めるところによる。

(総括保護管理者及び副総括保護責任者)

第4条　町長は、各課等において保有特定個人情報の管理に関する事務を総括させるために、総括保護管理者を置き、副町長をもって充てる。

(保護管理者及び保護担当者)

第5条　町長は、保有特定個人情報を取り扱う各課等に保護管理者を置き、必要があるときは保護担当者を置くことができる。

(職員の責務)

第6条　職員は、番号法及び個人情報保護法の趣旨に則り、関連する法令及びこの訓令の定め並びに総括保護管理者、副総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有特定個人情報を取り扱わなければならない。

(教育研修)

第7条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の取扱いに従事する職員に対し、保有特定個人情報の取扱いについて理解を深め、保有特定個人情報の保護に関する意識の高揚を図るため、啓発その他必要な教育研修を行うものとする。

(複製等の制限)

第8条　職員は、業務上の目的で保有特定個人情報を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(訂正等)

第9条　職員は、保有特定個人情報の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第10条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有特定個人情報が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第11条　保護管理者は、保有特定個人情報が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)及び書類等が不要となった場合には、当該保有特定個人情報の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の削除又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(個人番号の利用の制限等)

第12条　個人番号の利用は、番号法及び個人情報保護法に定めた事務に限定するものとする。

(特定個人情報の提供の求めの制限)

第13条　個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。

(特定個人情報ファイル作成の制限)

第14条　個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法及び個人情報保護法で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。

(特定個人情報の収集・保管)

第15条　番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、特定個人情報を収集又は保管してはならない。

(取扱区域)

第16条　保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱区域」という。)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずるものとする。

(アクセス制御及び制限)

第17条　総括保護管理者は、保有特定個人情報(情報システムで取り扱うものに限る。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。

(アクセス状況の記録)

第18条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、当該保有特定個人情報へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存しなければならない。

(アクセス状況の監視)

第19条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該保有特定個人情報への不適切なアクセスの監視のため、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。

(管理者権限の設定)

第20条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。

(外部からの不正アクセスの防止)

第21条　総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。

(情報漏えい等の防止)

第22条　保有特定個人情報をインターネット等により外部に送信する場合は、通信経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずるものとする。

(情報システムにおける特定個人情報の処理)

第23条　職員は、保有特定個人情報について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合は、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

(入力情報の照合等)

第24条　職員は、情報システムで取り扱う保有特定個人情報の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有特定個人情報の内容の確認、既存の保有特定個人情報との照合等を行うものとする。

(バックアップ)

第25条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。

(情報システム設計書等の管理)

第26条　総括保護管理者は、保有特定個人情報に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。

(端末の限定)

第27条　総括保護管理者は、保有特定個人情報の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定しなければならない。

(端末の盗難防止等)

第28条　総括保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止の必要な措置を講じなければならない。

(第三者の閲覧防止)

第29条　職員は、端末の使用に当たっては、保有特定個人情報が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。

(入退室の管理)

第30条　総括保護管理者は、保有特定個人情報を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等に入室する権限を有する者を定めるとともに、必要に応じ、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持出しの制限又は検査等の措置を講ずる。また、保有特定個人情報を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。

(業務の委託等)

第31条　個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき町が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。

(監査)

第32条　個人情報の取扱事項に関する状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。

(点検)

第33条　保護管理者は、各課等における保有特定個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期的又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。

(評価及び見直し)

第34条　この訓令については、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有特定個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を行う。

(その他)

第35条　この訓令に定めるもののほか、実施のための手続その他について必要な事項は別に定める。