○浜中町議会事務局規程

昭和42年8月31日

規程第1号

浜中町議会事務局規程

(目的)

第1条 この規程は、浜中町議会事務局(以下「事務局」という。)の組織、事務の処理並びに職員の服務等に関し、必要な事項を定めることを目的とする。

(組織)

第2条 事務局に次の係を置くものとし、必要に応じて、書記のうちから主幹を置くことができる。

(1) 庶務係

(2) 議事係

2 係に係長、主査、主任を置くことができる。

(職務)

第3条 事務局長(以下「局長」という。)は、議長の命を受け、議会の事務を掌理し、事務局の職員を指揮監督する。

2 主幹は、局長の命を受け、事務局の主管に属する特定の事務についての調査、企画、立案等に従事する。

3 係長は、局長の命を受け、係の分掌事務を掌理し、係員を指揮する。

4 主査は、上司の命を受け、当該係の主管に属する特定の事務についての調査、企画、立案等に従事する。

5 主任は、上司の命を受け、担任の事務を処理する。

6 係は、上司の命を受け、一般事務に従事する。

(事務分掌)

第4条 係の事務分掌は、次のとおりとする。

庶務係

(1) 文書に関すること。

(2) 公印の管理に関すること。

(3) 儀式、交際及び接遇に関すること。

(4) 議員の身分に関すること。

(5) 官公署各団体との連絡に関すること。

(6) 職員の人事、給与、服務及び研修に関すること。

(7) 予算の経理及び物品の購入、出納保管に関すること。

(8) 議員報酬及び費用弁償に関すること。

(9) 関係条例、規則等の整備に関すること。

(10) 議長会に関すること。

(11) 議会図書の整理保存に関すること。

(12) 議会資料に関すること。

(13) 議員共済及び互助に関すること。

(14) 議員会に関すること。

(15) その他庶務一般に関すること。

議事係

(1) 本会議に関すること。

(2) 常任委員会に関すること。

(3) 特別委員会に関すること。

(4) 公聴会に関すること。

(5) 議案の取扱いに関すること。

(6) 議決及び決定事項の通知並びに報告に関すること。

(7) 議員の出欠席に関すること。

(8) 議場の整理及び傍聴に関すること。

(9) 請願及び陳情に関すること。

(10) 会議録に関すること。

(11) 議事日程及び諸般の報告事項に関すること。

(12) 資料の収集及び調査に関すること。

(13) その他議事一般に関すること。

(特定事務の分掌)

第5条 特別の必要あるときは、局長は前条の規定にかかわらず分掌を定めることができる。

(決裁)

第6条 議会の事務は、局長を通じ議長の決裁を受けなければならない。

(専決事項)

第7条 次にかかげる事項は、局長において専決することができる。

(1) 物品の購入及び予算経理に関すること。

(2) 職員の休暇及び旅行の許否に関すること。

(3) 職員の出張及び時間外勤務に関すること。

(4) その他軽易な事項の処理に関すること。

(代決)

第8条 局長に事故があるときは、あらかじめ指定した係長(係長の置かれていないときは書記。以下同じ。)がその事務を代行する。

(後閲)

第9条 代決した事務は、軽易なものを除き、代決者において後閲の表示をし、取扱者はすみやかに上司の閲覧に供さなければならない。

(文書の収受並びに配付)

第10条 事務局に到達した文書(電報を含む。以下同じ。)及び物品は、すべて庶務係において次の各号により収受配付しなければならない。

(1) 普通文書(「親展」「秘」の表示のある文書を除く。)は、これを開封し、文書の余白に受付印を押し、局長の査閲を受けたのち、主管係長に配付しなければならない。

(2) 「親展」「秘」の表示ある文書は、開封しないで受付印を押し、親展文書配付簿(別記第1号様式)に記載し、議長及び副議長あてのものは局長に、その他のものは名あて人に配付してその受領印を受けなければならない。

(3) 電報は、電信処理簿(別記第2号様式)により処理し、親展電報については、前号により処理しなければならない。

2 請願、陳情及び議案関係文書は、議事係において収受し、局長の指示により処理しなければならない。

(口頭または電話の処理)

第11条 口頭または電話で受理した事項は、その要領を口頭(電話)処理票に記録し、前条により直ちに処理しなければならない。

(文書の処理)

第12条 係長が文書の配付を受けたときは、即日これを処理しなければならない。

2 特別の事由により即日処理することができないものまたは重要もしくは異例のものは局長に報告し、その指揮を受けなければならない。

(文書の保管)

第13条 未結及び完結文書は、各係ごとに整理し、書箱または書棚にその区分を明示して保管しなければならない。

(発送文書の取扱)

第14条 発送文書は、決裁後主管係において浄写し、原議とともに庶務係に回付しなければならない。

2 発送文書は、庶務係において郵送簿(別記第3号様式)に記載し、処理の経過を明らかにしておかなければならない。

(公印の押なつ)

第15条 発送文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書は公印を省略することができる。

(文書の保存年限)

第16条 文書の保存年限は、その性質により次の4種とする。

(1) 永久

(2) 10年

(3) 5年

(4) 2年

(保存文書の持ち出し)

第17条 保存文書は、事務局の外に持ち出してはならない。ただし、局長の承認を受けた場合は、この限りでない。

(文書の廃棄)

第18条 庶務係は、毎年1回保存年限を経過した文書を文書保存廃棄簿(別記第4号様式)により局長の検閲を受けて廃棄しなければならない。

2 前項の文書であつても、局長において特に引き続き保存の必要があると認めるものは、さらに保存年限を延長することができる。

(局長への委任)

第19条 前3条に規定するもののほか、文書の編さん及び保存に関し必要な事項は、別に定める。

(勤務時間等)

第20条 職員の勤務時間、休息時間、休暇日及び休日については、町長の事務部局の職員の例による。

(出勤)

第21条 職員が登庁したときは、出勤簿に押印しなければならない。

(欠勤の届出)

第22条 病気その他の事故のため欠勤、遅刻若しくは早退しようとする者は、局長に届け出なければならない。

(外出の許可)

第23条 職員が、執務時間中一時外出しようとするときは、上司の許可を受けなければならない。

(文書の発表)

第24条 文書は、上司の許可を受けないで他に示しまたは謄写させてはならない。

(出張命令)

第25条 職員の出張は、出張命令簿をもつて命じ、出張を終えて帰庁した者は直ちに復命しなければならない。ただし、軽易な事項については、口頭をもつて復命することができる。

(雑則)

第26条 この規程に定めるもののほか、事務の処理及び服務については、浜中町役場処務規程を準用する。

附 則

この規程は、昭和42年9月1日から施行する。

附 則(昭和61年4月1日規程第1号)

この規程は、昭和61年4月1日から施行する。

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浜中町議会事務局規程

昭和42年8月31日 規程第1号

(昭和61年4月1日施行)