○浜中町議会文書編さん及び保存規程
昭和42年8月31日
規程第2号
浜中町議会文書編さん及び保存規程
第1条 浜中町議会の完結文書の編さん及び保存については、議会事務局規程に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
第2条 完結文書は、おおむね、 カ月ごとに次の区分により編さんしなければならない。
(1) 別表に定める文書編さん種別ごとに暦年により施行月日の順に編さんする。ただし、会計年度をもつて整理すべき文書にあつては、その年度により編さんする。
(2) 事件が2年以上にわたるものにあつては、完結の年に属する文書に編さんする。
(3) 事件が数種目に関係あるものは、もつとも関係の深い種目に編さんし、他にその旨を記載する。
(4) 編さん文書は、およそ10cmを限度とし、それを超えるものは分冊して表紙にその旨を記載する。
(5) 文書の件数の少ないものは、数年分を合わせて1冊とすることができる。
第4条 編さん文書は、所定の書庫に保存しなければならない。ただし、台帳類は各係で保管することができる。
附則
この規程は、昭和42年9月1日から施行する。
別表
文書編さん種別表
区分 | 保存年限 | 簿冊名 |
庶務係 | 永久 | 例規綴、公印台帳、備品台帳、共済会会員台帳、議員共済年金給付台帳、議員共済会会員資格喪失者台帳、議員その他人事に関する書類、表彰台帳、辞令簿、議員履歴台帳、歴代議長(副議長)名簿、歴代常任委員名簿 |
10年 | 令達番号簿、議員共済会会員資格得喪関係書類、議長会関係書類 | |
5年 | 一般庶務関係書類、予算差引簿、出張命令簿、議員共済関係書類、議員互助関係書類、報酬・費用弁償請求処理関係書類、公印使用簿 | |
2年 | 親展文書配付簿、出勤簿、議場等管理簿、送達簿、超過勤務命令簿、庶務雑件、日誌 | |
議事係 | 永久 | 議決書綴、会議録綴、委員会審査報告、委員会記録、議会に関する重要先例集 |
10年 | 請願・陳情書処理簿、議会資料、調査研究資料綴 | |
5年 | 議会において行なう各種選挙の投票関係書類、本会議に関する書類、委員会に関する書類、公聴会に関する書類 | |
2年 | 議会出席簿、議決書謄抄本交付簿、委員会出席簿、発言通告書綴、議事に関する書類、議事雑件 |
