○富山市文書取扱規程

平成17年4月1日

富山市訓令第6号

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の受領及び配布(第10条―第15条)

第3章 起案及び決裁(第16条―第23条)

第4章 文書の施行(第24条―第29条)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第30条―第38条)

第6章 雑則(第39条)

附則

第1章 総則

(趣旨)

第1条 この訓令は、別に定めがあるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した文書(これに添付された図画、写真及びマイクロフィルムを含む。)をいう。

(2) 庁内文書 市長の補助機関内部又は市の他の機関との間において発送し、又は受領する一般文書をいう。

(3) 課 富山市行政組織規則(平成17年富山市規則第3号)第6条及び第67条に規定する課、同規則第6条に規定する中核型地区センター、同規則第27条に規定する出先機関(課を設置する出先機関にあっては、当該課)及びこれらに相当するものをいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、全て正確かつ迅速に取り扱い、常にその取扱いの経過を明らかにし、事務が能率的に行われるよう処理し、管理しなければならない。

(施行文書の種類)

第4条 施行する文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例(地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条第1項の規定により制定するものに係る文書をいう。)

(2) 規則(地方自治法第15条第1項の規定により制定するものに係る文書をいう。)

(3) 告示(法令等に告示する旨の定めがあるもの及び法令等にその定めがないが、重要な事実について公示するものに係る文書をいう。)

(4) 訓令(所属機関又は所属職員に対して一般的又は個別的に指示命令するものに係る文書をいう。)

(5) 指令(所属機関及び所属職員以外の者に対して指示命令するものに係る文書をいう。)

(6) 一般文書(前各号に掲げる文書以外の文書をいう。)

(施行文書の形式)

第5条 施行する文書の書式は、別表第1に定める公文書式によらなければならない。ただし、この書式により難い場合又はこの書式によることが適当でない場合は、あらかじめ、文書法務課長と協議の上、他の書式によることができる。

(文体等)

第6条 施行する文書の文体は、「ます体」を基調とする口語体を用いるものとする。ただし、第4条第1号から第4号までの文書その他必要があると認められる文書については、「である体」を用いることができる。

2 施行する文書は、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により、平易及び簡潔かつ正確に記述しなければならない。

(文書法務課長の職務)

第7条 文書法務課長は、この訓令に定める文書の受領、配布及び発送の事務を掌理するとともに、文書の管理に関する事務を総括する。

(各課長の職務)

第8条 課の長(以下「課長」という。)は、当該課における文書の管理が適正かつ効率的に行われるよう、職員を指揮監督しなければならない。

(文書主任)

第9条 課に文書主任を置き、課長代理(所長代理等を含む。以下この項において同じ。)をもって充てる。ただし、課長代理を置かない場合は庶務担当の係長又は主査をもって充て、これらの職を置かない場合は所属職員のうち上席のものをもって充てる。

2 文書主任は、上司の命を受け、課における次に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の審査に関すること。

(3) 文書事務の改善及び指導に関すること。

(4) 文書の保管、保存及び廃棄に関すること。

第2章 文書の受領及び配布

(文書の受領)

第10条 本庁舎に到達した文書は文書法務課において、行政サービスセンター庁舎に到達した文書は総務課において受領する。ただし、各課に直接到達した文書は、当該課において受領するものとする。

(郵便料金の未納又は不足の文書の受領)

第11条 郵便料金の未納又は不足の文書は、他の官公署から発送されたもの及び必要と認められるものに限り、その料金を支払い、受領することができる。

(受領した文書の処理)

第12条 第10条本文の規定により文書法務課又は総務課において受領した文書は、次に定めるところにより処理するものとする。

(1) 文書は、開封せずに当該文書の主務課に配布する。ただし、開封しなければ配布すべき課を確認できないものは、開封し、確認した後に配布する。

(2) 書留、配達証明及び特別送達等の取扱いによる郵便物は、特殊郵便物収配簿に記載して配布し、受領印を受けるものとする。

(3) 2以上の課に関係のある文書は、当該文書の処理に最も関係の深い課に配布する。この場合において、配布すべき課が明らかでないときは、文書法務課長又は総務課長が配布すべき課について上司の決定を受けて配布する。

(執務時間外に到達した文書の処理)

第13条 執務時間外に、本庁舎に到達した文書は管財課長の指定する職員が、行政サービスセンター庁舎に到達した文書は総務課長の指定する職員が、中核型地区センター庁舎に到達した文書は中核型地区センター所長の指定する職員が受領し、所定の書類に必要事項を記載して当該文書の主務課の文書主任に引き継がなければならない。

(配布の方法)

第14条 第12条の規定による文書の配布は、庁舎内に備えられた文書配布箱により行う。ただし、同条第2号の特殊郵便物は、直接配布するものとする。

(文書の収受)

第15条 前条の規定により配布された文書及び第10条ただし書の規定により受領した文書は、次に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 各課の庶務担当者は、文書主任の指示に基づき文書収発簿(様式第1号)に必要事項を記載した後、当該文書の余白に収受印を押し、文書番号を記入しなければならない。ただし、次に掲げる文書については、文書収発簿への記載及び文書番号の記入を省略するものとする。

 照会等に対する回答等の文書

 刊行物等の送付文書その他これに類する軽易な文書

(2) 前号の規定にかかわらず、大量に又は定例的に取り扱う申請書、届書、証明願等で、同号の手続に代わるべき手続によりその処理を明確にしているものについては、同号の手続を省略することができる。

2 庁内文書のうち法令等に基づき施行されるものについては、前項第1号本文の規定を準用し、その他の庁内文書については、同号の手続を省略するものとする。

第3章 起案及び決裁

(起案用紙)

第16条 起案は、起案用紙(様式第2号)を用いて行わなければならない。ただし、定例的な又は軽易な事案に関する起案は、施行する文書の文案の写し又は収受文書に簡易起案用紙を張り付け、又は当該文書の余白に決裁欄を設けたものにより行うことができる。

(起案の要領)

第17条 起案は、次の要領により行わなければならない。

(1) 密接な関連を有する事案は、できるだけ一括して起案すること。

(2) 起案の要旨は簡潔に記載し、参考となる資料を添付すること。

(3) 公開することができないものは、部外者の目に触れないよう必要な措置を講ずること。

(緊急事案の処理)

第18条 緊急に処理を要する事案で、起案による処理を行う時間的余裕のないときは、上司の指示を受けて口頭により処理することができる。この場合において、事後速やかに起案による処理を行わなければならない。

(回議)

第19条 起案者は、起案文書を当該事案に係る補助職員に回付した後に、主管の係長から順次、所属の上司に回議し、決裁を受けなければならない。

2 起案文書で他の部又は課(以下「部課」という。)の所掌事務に関係のあるものは、主務部課長に回議した後に、当該関係部課長に合議しなければならない。

3 前項の規定により合議された者は、当該合議された事項に関し意見を異にするときは、主務課長と協議し、なお協議が整わないときは、主務課長が上司に双方の意見を具申して、その指示を受けなければならない。

4 関係部課長の参集を求めて協議し、又は処理案文を関係部課長に送付し、その結果協議が整ったときは、第2項に規定する関係部課長の合議に代えることができる。この場合において、起案用紙の協議済欄にその旨を記載しておかなければならない。

5 起案文書の内容を修正したときは、修正した者は、その箇所に自己が修正した旨を表示しておかなければならない。

(文書の持回り)

第20条 起案文書のうち、重要な若しくは異例なもの又は緊急を要するものは、課長等が持ち回りして回議しなければならない。

(決裁文書の取扱い)

第21条 決裁を終えた起案文書(以下「決裁文書」という。)は、直ちに当該文書の起案者に返送しなければならない。

2 起案者は、決裁文書に決裁年月日を記載し、施行を要する文書については、速やかにその処理を行わなければならない。

(廃止)

第22条 起案文書又は決裁文書を廃止する必要が生じたときは、軽易なものを除き、当該文書の余白に「廃案」と朱書して、関係者の閲覧に供しなければならない。

(回覧)

第23条 収受文書のうち、起案による処理を要せず、単に上司の閲覧に供すべきものは、当該文書に「回覧完結」と表示した簡易起案用紙を張り付けて、上司に回覧するものとする。

2 収受文書のうち、起案による処理を要するもので、次の各号のいずれかに該当するものは、当該文書に「一応回覧」と表示した簡易起案用紙を張り付けて上司に回覧し、その指示を受けて起案による処理を行わなければならない。

(1) 処理について長期間の日時を要すると認められるもの

(2) 上司の指示により処理すべきと認められるもの

(3) 前2号に掲げるもののほか、課長が必要と認めるもの

第4章 文書の施行

(文書の記号及び番号)

第24条 条例、規則、訓令及び告示には、文書法務課においてその種類に従い、条例等番号簿による番号を付けなければならない。

2 施行する一般文書には、別表第2に定める課の記号及び文書収発簿による番号を付けなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書については、この限りでない。

(1) 表彰状、契約書、辞令その他これらに類する文書

(2) 軽易な文書その他文書法務課長が記号及び番号を付ける必要がないと認める文書

(3) 庁内文書(法令等に基づき施行するものを除く。)

3 前項の文書の番号は、課ごとに、会計年度(暦年により管理するものにあっては暦年)による一連番号とする。ただし、収受文書に関して文書を発送するときは、その収受したときの番号をもって発送文書の番号とする。

4 同一の事案に係る文書については、当該事案が完結するまで同一の番号を用いるものとする。この場合において、前年度以前の会計年度に係る番号を付けることとなる文書には、課の記号の前に当該会計年度に相当する数字を付けるものとする。

(文書の施行者名)

第25条 文書の施行者名は、市長その他法令の規定により権限を有する者(委任を受けた者を含む。)の職名及び氏名を用いる。ただし、必要があるときは、市名又は課名を用いることができる。

2 庁内文書の宛先名及び施行者名は、職名のみを用いる。ただし、必要があるときは、職名及び氏名を用いることができる。

(事務担当の表示)

第26条 施行する一般文書には、当該文書の末尾に課名、係名及び電話番号を表示する。ただし、表彰状、契約書その他これらを表示することが適当でない文書については、この限りでない。

(公印及び契印)

第27条 施行する文書には、決裁文書と照合の上、富山市公印規程(平成17年富山市訓令第7号)に定める公印及び契印を押さなければならない。ただし、第24条第2項第1号に掲げる文書にあっては契印を、同項第2号及び第3号に掲げる文書にあっては公印及び契印を省略するものとする。

2 公印を使用するときは、決裁文書に施行する文書を添えて、あらかじめ、富山市公印規程に定める公印管理者の承認を受けなければならない。

(文書の発送)

第28条 文書の発送は、次条に定めるものを除き、各課において郵送又は使送により行う。

(郵送手続)

第29条 文書の郵送を料金後納の方法により行う場合は、文書主任は、文書法務課長が指定する時刻までに郵便物に差出票を添えて、文書法務課長が指定する郵便局へ送付しなければならない。

第5章 文書の保管、保存及び廃棄

(文書の整理)

第30条 文書は、常に整理し、紛失、盗難、損傷等を防止するとともに、重要なものについては、非常災害時に際し必要な措置を講ずることができるようにしておかなければならない。

(ファイル基準表)

第31条 文書主任は、毎年度の当初に、当該課で管理する文書の分類及び保存期間その他文書の保管及び保存に関し必要な事項をファイル基準表(様式第3号)に記載し、文書法務課長に提出しなければならない。

(保管)

第32条 決裁文書及び第23条第1項の回覧完結文書は、文書の完結日の属する年度の翌年度の3月31日(暦年により管理するものにあっては文書の完結日の属する年の翌年の12月31日)まで、執務室内の所定の場所に保管しておかなければならない。ただし、保存期間を定めない軽易な文書については、課長は、随時廃棄を決定し、廃棄処分を行うことができる。

2 前項の規定は、常時利用する文書で、同項に規定する期間を超えて執務室内に保管する必要があるもの(以下「常用文書」という。)については、適用しない。

(保存)

第33条 課長は、前条第1項本文の規定による保管の期間が満了した文書(保存期間が1年のものを除く。)を所定の保存箱に移し替えて、書庫に保存しなければならない。

(保存期間)

第34条 文書の保存期間は、法令その他別に定めのあるものを除き、文書保存期間基準表(別表第3)に基づき、各課長が定める。

2 前項の場合において、保存期間の満了後もなお事務処理上保存期間の延長を必要とする保存文書については、当該事務処理上必要とする間は、保存期間を延長することができる。

3 文書の保存期間は、文書の完結日の属する年度の翌年度の4月1日(暦年により管理するものにあっては文書の完結日の属する年の翌年の1月1日)から起算する。ただし、常用文書の保存期間は、保管の必要がなくなった日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。

(保存文書の閲覧)

第35条 保存文書を閲覧しようとする職員は、当該文書の主務課の文書主任に申し出て、その承認を受けなければならない。

(禁止事項)

第36条 保存文書は、これを抜き取り、取り替え、加筆し、又は訂正してはならない。

(保存文書の引渡し)

第36条の2 課長は、保存期間が満了した保存文書で歴史資料として重要なものとして別に定める基準に該当するものを、引継文書目録(様式第4号)を添えて公文書館長に引き渡さなければならない。

(保存文書の廃棄)

第37条 課長は、保存期間が満了した保存文書(前条の規定により公文書館長に引き渡す文書を除く。)の廃棄を決定しなければならない。

(廃棄処分の方法)

第38条 前条の規定により廃棄を決定された保存文書の廃棄処分は、原則として毎年4月に、本庁舎内の保存文書については管財課長(管財課長が必要と認めるものにあっては主務課長)が、行政サービスセンター庁舎内の保存文書については総務課長(総務課長が必要と認めるものにあっては主務課長)が、公文書館その他の施設内の保存文書については主務課長が行う。

2 廃棄処分は、文書がみだりに他に使用されないよう、焼却、溶解その他の適切な方法により行わなければならない。

第6章 雑則

(細則)

第39条 この訓令の施行に関し必要な事項は、別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の日の前日までに、合併前の富山市文書取扱規程(平成6年富山市訓令第8号)、大沢野町処務規程(昭和58年大沢野町訓令第1号)、大山町処務規程(昭和63年大山町訓令第1号)、八尾町処務規程(昭和52年八尾町訓令第25号)、婦中町文書管理規程(平成15年婦中町訓令第1号)、山田村役場処務規程(昭和50年山田村規程第1号)又は細入村文書管理規程(平成5年細入村訓令第1号)(次項においてこれらを「合併前の訓令」という。)の規定に基づきなされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によってなされたものとみなす。

3 当分の間、合併前の訓令の規定により保存されている公文書の保存期間については、なお合併前の訓令の例による。

附 則(平成17年9月30日富山市訓令第31号)

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

附 則(平成18年3月30日富山市訓令第3号)

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月28日富山市訓令第6号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月31日富山市訓令第2号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成21年3月31日富山市訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月31日富山市訓令第2号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日富山市訓令第5号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成24年3月30日富山市訓令第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。ただし、第3条の改正規定及び別表第1の改正規定は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年3月29日富山市訓令第2号)

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。ただし、第25条第2項の改正規定は、公布の日から施行する。

附 則(平成26年3月31日富山市訓令第2号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日富山市訓令第2号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日富山市訓令第6号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月31日富山市訓令第9号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成30年3月30日富山市訓令第5号)

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月29日富山市訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第5条関係)

1 条例

(1) 起案の形式

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(2) 公布の方式

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2 規則

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3 告示

(1) 規程形式の場合

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(2) 規程形式でない場合

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4 訓令

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5 指令及び一般文書

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備考

1 指令にあっては、「○第○号」とあるのは「富山市指令○第○号」とする。

2 標題は、中央に書く。

別表第2(第24条関係)

1 本庁

部課名

記号

企画管理部

企画調整課

行政経営課

文書法務課

文法

職員課

秘書課

秘書

広報課

情報統計課

文化国際課

文際

財務部

財政課

管財課

契約課

工事検査課

工検

納税課

市民税課

市税

資産税課

債権管理対策課

債管

用地課

税務事務所税務課

福祉保健部

福祉政策課

福政

生活支援課

生支

指導監査課

指監

障害福祉課

長寿福祉課

介護保険課

保険年金課

保年

行政サービスセンター地域福祉課

○福

こども家庭部

こども支援課

こ支

こども福祉課

こ福

こども育成健康課

こ育

行政サービスセンター地域福祉課

○福

市民生活部

市民生活相談課

市相

市民課

生活安全交通課

生安

男女参画・市民協働課

男女協

スポーツ健康課

行政サービスセンター総務課

○総

行政サービスセンター市民生活課

○生

中核型地区センター

○中地

環境部

環境政策課

環政

環境保全課

環保

環境センター

管理課

環管

業務課

環業

商工労働部

商業労政課

商労

工業政策課

工政

薬業物産課

薬物

観光政策課

農林水産部

農政企画課

農企

農業水産課

農水

森林政策課

農村整備課

農整

農林事務所農業振興課

農振

農林事務所農地林務課

農林

活力都市創造部

活力都市推進課

活都

都市計画課

交通政策課

建築指導課

建指

富山駅周辺地区整備課

富駅

路面電車推進課

路電

中心市街地活性化推進課

中活

都市再生整備課

都再

居住対策課

居対

建設部

建設政策課

建政

道路整備課

道整

道路管理課

道管

河川課

橋りょう保全対策課

橋保

公園緑地課

公緑

防災対策課

市営住宅課

営繕課

土木事務所管理課

土管

土木事務所建設課

土建

出納課

2 出先機関

出先機関名

記号

富山外国語専門学校

外専

富山ガラス造形研究所

ガ造

公文書館

公文

職員研修所

職研

国際交流センター

国セ

ガラス美術館

ガ美

婦中ふれあい館

婦ふ

社会福祉事務所

福事(○)

まちなか総合ケアセンター

まセ

保健所

保健○

保健福祉センター

○保セ

看護専門学校

保育所

○保

子育て支援センター

子セ

少年指導センター

少セ

地区センター

○地

呉羽会館

呉会

新保文化会館

新会

富南会館

富南会

消費生活センター

消セ

大久保ふれあいセンター

大久ふ

八尾コミュニティセンター

八セ

少年指導センター

少セ

とやま市民交流館

交流

勤労青少年ホーム

男女共同参画推進センター

男女セ

ストリートスポーツパーク

スパ

八尾スポーツアリーナ

八ス

婦中体育館

婦体

つばき園

エコタウン交流推進センター

エコ

富山霊園

公営競技事務所

公事

職業訓練センター

職訓

八尾おわら資料館

八お

牛岳温泉スキー場

牛ス

地方卸売市場

市場

営農サポートセンター

営セ

別表第3(第34条関係)

30年

1 重要な計画及びその実施に関するもの

2 条例、規則その他の例規の原議文書

3 市議会の議案原本、会議録、議決書等重要なもの

4 市の組織の設定及び改廃に関するもの

5 隣接市町村との廃置分合及び境界変更に関するもの

6 叙位、叙勲、表彰等の事案に係るもの

7 採用、退職、分限処分、懲戒処分、職員組合との交渉等人事管理の基本に関する事案に係るもの

8 不服申立て及び訴訟等に関する事案に係る文書で、将来の例証となるもの

9 市史の資料となる重要なもの

10 財産の取得、管理、処分等及び市債に関する文書で重要なもの

11 契約及び許認可に関する文書で重要なもの

12 事務引継書で重要なもの

13 予算書及び決算書の原本

14 その他30年保存が必要と認められるもの

10年

10年保存が必要と認められるもの

5年

1 金銭の収入及び支出に関する証拠書類

2 補助金関係書類(関係諸帳簿の保存が義務付けられているもの)

3 陳情及び請願に関するもの

4 物品購入及び修繕の契約に関するもの

5 市税等各種公課に関するもの

6 その他5年保存が必要と認められるもの

3年

1 負担金、補助金及び交付金関係書類

2 収支関係書類

3 物品の出納及び保管に関するもの

4 監査資料

5 休暇整理簿及び超過勤務命令簿

6 その他3年保存が必要と認められるもの

1年

1 文書収発簿

2 市民の声

3 決算調書

4 出勤簿及び市内出張命令簿

5 予算の編成及び執行に関するもの

6 申請、報告、通知、照会、回答等に関するもの

7 日誌類及び月報類

8 各種証明に関するもの

9 各種会議に関するもの

10 その他1年保存が必要と認められるもの

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富山市文書取扱規程

平成17年4月1日 訓令第6号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第5編 行政通則/第3章 文書・公印
沿革情報
平成17年4月1日 訓令第6号
平成17年9月30日 訓令第31号
平成18年3月30日 訓令第3号
平成19年3月28日 訓令第6号
平成20年3月31日 訓令第2号
平成21年3月31日 訓令第3号
平成22年3月31日 訓令第2号
平成23年3月31日 訓令第5号
平成24年3月30日 訓令第3号
平成25年3月29日 訓令第2号
平成26年3月31日 訓令第2号
平成27年3月31日 訓令第2号
平成28年3月31日 訓令第6号
平成29年3月31日 訓令第9号
平成30年3月30日 訓令第5号
平成31年3月29日 訓令第3号