2　総括文書管理者は，部における次に掲げる事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2　総括文書主任は，総括文書管理者の指揮を受け，部における文書事務の指導及び調整を行う。

3　総括文書管理者は，総括文書主任を指定したときは，当該総括文書主任の職及び氏名を行政総務課長に報告しなければならない。

2　総括文書管理者は，総括文書主任補助者を指定したときは，当該総括文書主任補助者の職及び氏名を行政総務課長に報告しなければならない。

2　文書管理者は，課における文書事務を掌理する。

2　文書主任は，文書管理者の指揮を受け，課における起案文書の審査事務その他の文書事務を行う。この場合において，第10条第1項に規定する文書管理台帳及び同条第2項に規定する簿冊管理台帳(以下「文書管理台帳等」という。)については，常時点検し，行政文書の処理促進に努めなければならない。

3　文書管理者は，文書主任を指定したときは，当該文書主任の職及び氏名を行政総務課長に報告しなければならない。

2　文書管理者は，文書主任補助者を指定したときは，当該文書主任補助者の職及び氏名を行政総務課長に報告しなければならない。

2　文書分類表は，大分類，中分類，小分類及び細分類から成る階層構造とし，細分類の次に当該細分類に属する簿冊等の名称を記載するとともに，当該4分類ごとに数字を付するものとする。

3　前項の規定による細分類に属する簿冊等の設定方法は，次のいずれかの方法により行うものとする。

4　文書管理者は，文書分類表に基づき，行政文書を保管し，整理し，及び保存しなければならない。

5　行政総務課長は，毎会計年度1回，文書分類表の見直しを行うとともに，必要があると認めるときは，その都度，改定を行わなければならない。

2　簿冊管理台帳は，行政文書のうち第39条第1項の規定により総括文書管理者が決定した保存期間が1年以上であるものについて，簿冊の名称，分類番号，作成課，作成年度，保存期間その他行政文書の管理上必要な事項を記録する。

2　総括文書管理者は，部における文書事務が適切に行われているか否かについて把握するため，所管する部に係る文書管理台帳等を定期的に点検するものとする。

3　文書管理台帳等は，行政総務課長が管理する。この場合において，文書管理台帳等に記録された内容について，定期的にその写しを作成することなど内容の保全上必要な措置を講じるものとする。

2　指令(個人又は団体からの申請その他の要求に対して許可，認可等の行政処分を行う場合に発する文書の形式をいう。以下同じ。)に係る令達文は，暦年又は1会計年度を通じ，第1号から一連の番号(以下「指令番号」という。)を付すものとする。ただし，前条の規定により文書番号を付した行政文書に係る令達文については，指令番号に代えて当該文書番号を付すことができる。

3　条例，規則，告示及び訓令の番号は，種類別に総務部法務・コンプライアンス課長が令達番号簿により番号を付し，指令番号は，文書管理者が付すものとする。

2　行政総務課長は，前項ただし書の規定により行政文書等を開封したときは，当該行政文書等の余白にその旨の表示をしなければならない。

3　行政総務課長は，第1項の規定により行政文書等を配布するときは，次の各号に掲げる行政文書等の種類に応じ，当該各号に定める簿冊(以下「送付簿等」という。)を添えて行うものとする。この場合において，担当者は，第2号に定める簿冊については，所定の欄に必要な事項を記載のうえ，押印し，又は自筆による苗字の記載(以下「サイン」という。)をするものとし，総務担当課職員は，第2号に掲げる行政文書等の配布を受ける際は，当該行政文書等の件数を確認のうえ，行政総務課長が別に定める受渡表の所定の欄に，押印し，又はサインをするものとする。

4　総務担当課職員は，行政総務課長から行政文書等及び送付簿等の配布を受けたときは，当該行政文書等の封筒等に文書受付印を押印するとともに，当該送付簿等(前項第1号の送付簿を除く。)を添えて，当該行政文書等を当該行政文書等に係る事務を所管する課の文書管理者に開封せずに配布する。この場合において，当該送付簿等を受け取った職員は，所定の欄に押印し，又はサインをしなければならない。

5　総務担当課職員は，行政文書等に添えて配布された第3項第1号の送付簿については，受領した行政文書等の件数を記載するとともに，押印し，又はサインをして当該送付簿を行政総務課長に返送しなければならない。

6　総務担当課職員は，第4項の規定にかかわらず，開封しなければ配布先が判明しない行政文書等については，開封することができる。この場合においては，第2項の規定を準用する。

7　総務担当課職員は，配布された行政文書等が所管に属しないものであるときは，直ちに行政総務課長に返送しなければならない。

2　前項第6号の場合において，配布された親展文書が行政文書に該当するときは，同項第2号又は第4号の規定による処理を行うものとする。

3　第16条第7項の規定は，配布された行政文書等が所管に属しないものについて準用する。

2　送受信装置への着信の確認は，毎日適時に行わなければならない。

3　文書管理者は，電気通信回線の利用により電磁的記録を受信したとき(当該電磁的記録が行政文書に該当するときに限る。)は，速やかに前条の規定の例により収受手続を行うものとする。ただし，後に起案を要するものについては，この限りでない。

2　前項の規定にかかわらず，意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合及び意思決定に係る事案が軽微なものである場合は，文書の作成を要しないものとする。ただし，意思決定と同時に文書を作成することが困難な場合にあっては，当該意思決定を行った後，遅滞なく文書を作成しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず，次の各号に掲げる起案は，当該各号に定める方法により行うことができる。

3　起案における用字及び用語は，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)を用い，記述は簡潔かつ平易に努めるものとする。

4　起案用紙(文書管理システムを用いて作成したものを含む。以下同じ。)には，必要に応じて，起案の理由，事案の経過等を明らかにする資料を添付するものとする。

2　前項ただし書の場合において，一般往復文書及び対内文書(受信者が市の機関及び市の機関の内部である文書をいう。)については，職名のみを用い，その氏名を省略することができる。

2　意思決定は，起案文書の決裁欄に押印し，又はサインをすることによって行う。ただし，電子決裁(電子的方式により文書を回議し，決裁を受けるための方法をいう。)によるときは，文書管理システム又は他のシステムに承認等の意思を登録することによって行う。

2　前項の規定にかかわらず，文書主任は，特例管理文書については，担当者をして簿冊管理台帳に記録させるものとする。この場合において，当該特例管理文書に暦年又は1会計年度を通じ，管理番号を付すものとする。

3　収受文書に基づいて起案をする場合の起案文書の文書番号(特例管理文書にあっては，管理番号。以下この項において同じ。)は，当該収受文書の文書番号を用いることができる。

2　文書主任は，回付中の起案文書が廃されたときは，起案者をして文書管理台帳等にその旨を記録させるものとする。

2　前項の規定にかかわらず，施行文書が電子文書である場合にあっては，豊中市電子署名実施規則(令和4年豊中市規則第21号)の定めるところにより電子署名を行うものとする。

2　前項の規定により依頼を受けた行政総務課長は，当該依頼に係る施行文書を郵送により発送する。ただし，大阪府庁宛ての施行文書の発送については，行政総務課長が別に定める。

2　前項の場合において，次の各号に掲げる送受信装置の使用による処理は，当該各号に掲げる処理とみなす。

2　文書主任は，担当者をして完結文書を文書管理者があらかじめ指定した保管場所に保管させるものとする。

2　前項の規定にかかわらず，文書管理者が暦年ごとに整理することが適当であると認める完結文書にあっては，暦年ごとに整理することができる。この場合において，文書管理者は，総括文書管理者を通じて行政総務課長にその旨を報告しなければならない。

3　前2項の規定による整理は，完結日順に完結文書を編集し，当該編集後の完結文書を簿冊に製本することによって行うものとする。ただし，簿冊によって整理し難い完結文書については，別の方法により行うことができる。

2　文書管理者は，前項の規定により常用文書を指定するときは，行政総務課長と協議するものとする。

2　前項の規定にかかわらず，法令等に保存期間の定めのある行政文書については，当該法令等に定める期間によるものとする。

2　文書管理者は，前項の規定により決定された保存期間が満了する日までの間，行政文書(同項の規定により保存期間を永年と決定した行政文書(以下「永年保存文書」という。)を除く。)を保存するものとする。

3　文書管理者は，保存の必要に応じ，前項の規定により保存している行政文書に代えて，内容を同じくする同一又は他の種別の行政文書を作成し，保存することができる。この場合においては，文書管理者は，あらかじめ総括文書管理者を通じて行政総務課長に報告するとともに，担当者をしてその旨を文書管理台帳等に記録させるものとする。

2　前項に定めるもののほか，文書管理者は，職務の遂行上必要があると認めるときは，一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも，同様とする。

3　文書管理者は，前2項の規定により保存期間を延長しようとするときは，総括文書管理者を通じて行政総務課長に報告するとともに，担当者をしてその旨を文書管理台帳等に記録させるものとする。

2　文書管理者は，前項ただし書の規定により引継ぎまでの期間を延長しようとするときは，総括文書管理者を通じて行政総務課長に報告するとともに，担当者をしてその旨を文書管理台帳等に記録させるものとする。

3　第1項の規定により引き継がれた永年保存文書は，行政総務課長が保存する。

4　文書管理者は，行政総務課長に永年保存文書を引き継いだときは，文書主任にその旨を文書管理台帳等に記載させなければならない。

2　文書管理者は，前項の規定により行政文書(1年未満保存文書を除く。)を廃棄しようとするときは，総括文書管理者と協議し，廃棄の決定をしなければならない。

3　文書管理者は，前項の規定により廃棄の決定を行ったときは，当該廃棄の決定に係る行政文書の件名，分類番号，作成年度，保存期間等必要な事項を総括文書管理者を通じて行政総務課長に報告しなければならない。

4　行政総務課長は，廃棄対象となり，かつ，その保存期間が5年以上の行政文書について，豊中市歴史的文化的文書の保存及び利用等に関する規則(平成26年豊中市規則第82号)第3条第5項の規定により歴史的文化的文書に該当すると決定したときは，総括文書管理者を通じて当該決定した行政文書を文書管理者から移管を受けるものとする。

5　文書管理者は，第1項の規定により行政文書を廃棄したとき又は前項の規定により行政文書を行政総務課長に移管したときは，担当者をしてそれぞれその旨を文書管理台帳等に記録させるものとする。

2　行政総務課長は，前項の規定により，保存期間の見直しを行ったときは当該見直し後の保存期間を，移管を受けたとき又は廃棄することと決定したときはその旨を，それぞれ文書管理台帳等に記録しなければならない。

1　この規則は，公布の日から施行する。

2　この規則の施行の日(以下「施行日」という。)前に職務上作成し，又は取得した文書であって，執務規程に定める文書処理の特例を定める規程を廃止する規程(平成13年豊中市訓令第16号)による廃止前の執務規程に定める文書処理の特例を定める規程(平成元年豊中市訓令第1号。以下「旧規程」という。)に定める文書受発件名簿A票，文書受発件名簿B票，簿冊目録又は文書件名目録に所要事項を記載したものの管理(以下「文書受発件名簿A票等による文書管理」という。)については，この規則の規定にかかわらず，なお従前の例による。

3　施行日以後平成13年度内に職務上作成し，又は取得した起案文書及び供覧文書の管理については，この規則の規定にかかわらず，なお従前の例による。

4　前2項の規定にかかわらず，当該各項に規定する文書のうち平成13年度内に作成し，又は取得した行政文書については，平成14年4月1日から法制文書課長が別に定める日までの間に，文書管理台帳等に記録し，この規則に規定する方法により管理するものとする。ただし，当該行政文書に係る文書番号については，付さないこととする。

5　附則第2項から前項までに定めるもののほか，文書受発件名簿A票等による文書管理をしている行政文書の管理について必要な事項は，市長が定める。

6　施行日前に文書受発件名簿A票等による文書管理をしていない行政文書で，文書管理者が施行日以後も保存する必要があると認めるものについては，施行日に作成し，又は取得した行政文書とみなす。

7　この規則の施行の際，旧規程別記様式第3号による用紙で現に残存するものは，平成14年3月31日までの間に限り，この規則様式第1号による用紙に代えて，なお使用することができる。

1　この規則は，公布の日から施行する。

2　この規則の施行の際，この規則による改正前の豊中市行政文書管理規則(以下「改正前の規則」という。)第18条第1項第3号に規定する法制文書課長と協議して定めた特例管理文書は，この規則による改正後の豊中市行政文書管理規則第18条第1項第3号に規定する情報公開課長と協議して定めた特例管理文書とみなす。

3　この規則の施行の際，現に保有する改正前の規則様式第1号に規定する起案用紙は，当分の間，使用することができる。

この規則は，公布の日から施行する。

1　この規則は，平成17年4月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

1　この規則は，平成19年4月1日から施行する。

この規則は，平成20年4月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。ただし，第2条から第5条まで，第13条，第15条，第16条，第18条，第33条，第34条及び別表第2の改正規定は，平成23年4月1日から施行する。

1　この規則は，平成24年4月1日から施行する。

この規則は，平成24年4月1日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

この規則は，公布の日から施行する。

1　この規則は，公布の日から施行する。

1　この規則は，公布の日から施行する。ただし，第18条第1項第3号，第27条及び第29条の改正規定は，平成27年4月1日から施行する。

2　この規則による改正後の豊中市行政文書管理規則第13条の規定は，平成27年4月1日以後の許可，認可等の行政処分に係る令達文について適用する。

3　他の規則の一部改正〔略〕

4　他の規則の一部改正に伴う経過規定〔略〕

この規則は，平成27年4月1日から施行する。

1　この規則は，平成28年4月1日から施行する。

2　他の規則の一部改正〔略〕

この規則は，平成28年10月1日から施行する。

この規則は，平成29年4月1日から施行する。

この規則は，平成30年4月1日から施行する。

この規則は，平成31年4月1日から施行する。

この規則は，平成31年5月1日から施行する。

この規則は，令和3年4月1日から施行する。

1　この規則は，令和4年4月1日から施行する。

この規則は，令和4年4月1日から施行する。

1　この規則は，令和5年4月1日から施行する。

1　この規則は，令和5年11月1日から施行する。