2　公文書の書式等については、総務部長が定める。

2　文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、受渡しを確実に行い、汚損し、又は紛失しないように注意するものとする。

2　前項第1号に規定する場合にあっては、事後において速やかに当該事案の処理に係る文書を作成するものとする。

2　総務課長は、総務部長を補佐するとともに、本市における文書事務が、この訓令に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう、常に、その指導及び改善に努めなければならない。

3　総務課長は、前項の指導、改善のために必要であると認めるときは、本市の文書事務について、調査することができる。

4　課長(第2条第1号に規定する課の長をいう。以下同じ。)は、各課における文書事務を統括し、当該文書事務が、この訓令に基づいて、適正かつ速やかに処理されるよう努めなければならない。

2　文書主任は、その課における次に掲げる事務の指導及び助言を行う。

3　文書主任は、文書事務を担当する職員のうちから各課の長が選任する。

2　前項第1号に掲げる公文書の番号は、毎年1月1日に始まり、12月31日に終わるものとし、同項第2号から第4号までに掲げる公文書の番号は、毎年4月1日に始まり、翌年3月31日に終わるものとする。この場合において、番号は、その事件の完結するまで同一年度内は同一番号を使用し、往復の回数に従うなど必要に応じて、順次支号を付けるものとする。

3　第1項各号に掲げる公文書以外の公文書で記号及び番号を付ける必要があるものは、あらかじめ総務課長の承認を得て、本庁又は出先機関備付けの番号簿によって記号及び番号を付けることができる。

4　指令又は往復文で特に必要があるものは、前項の規定に準じて、記号及び番号を付けることができる。

2　出先機関における外部に対する公文書の記名は、当該出先機関の長の専決に係る達、指令及び契約文並びに法令の規定により市長名を用いなければならないものについては市長名を、その他のものについては出先機関の長名を用いるものとする。

2　郵便料金が未納又は不足の文書は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。

2　総務課長又は総合窓口課長は、文書が2以上の課に関連するものであるときは、その関係の最も深い課に配付しなければならない。

3　文書主任は、配付を受けた文書が、その課の所管に属しないとき又は所定の手続を経ていないときは、直ちに総務課又は総合窓口課に回付しなければならない。

4　文書主任は、総務課長又は総合窓口課長から配付された文書の余白に各課備付けの受付日付印(様式第6号)を押し、文書管理システムに所要事項を登録しなければならない。ただし、電子メールその他の通信回線により到達した文書は、受付日付印を省略できるものとする。

5　文書主任は、第1項の規定により配付を受けた文書を、直ちに主務者に回付しなければならない。

2　総務課長は、総合行政ネットワーク文書を受信したときは、前項の処理を行った後、直ちに主管の課に転送しなければならない。

3　文書主任は、第1項第2号の規定により受領通知を行った文書が課の所掌に係るものでないときは、直ちに主管の課に転送しなければならない。

4　文書主任は、第2項の規定により転送を受けた文書が課の所掌に係るものでないときは、直ちに総務課長に転送しなければならない。

5　文書主任は、第1項第2号の規定により受領通知を行った文書(第3項の規定に該当するものを除く。)並びに第2項及び第3項の規定により転送を受けた文書については、文書管理システムに転送するものとする。

6　主務者は、前項の規定により文書管理システムに転送された文書を文書管理システムに登録するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、特定の起案用紙があるものについては、その方法によるものとする。

2　起案の具体的方法は、次によらなければならない。

2　他の部内の課に関係のある回議案は、主管部長に回議した後、関係部課長に合議しなければならない。

2　前項の規定により代決した回議案は、上司の登庁後、遅滞なく閲覧に供しなければならない。ただし、軽易なものについては、この限りでない。

2　前項の規定により上司の決裁を受けた場合には、前条第2項の規定に準じて速やかに後閲を受けなければならない。

2　前項の規定により再回を要する文書は、決裁後、当該合議をした部課に回覧しなければならない。

2　浄書した文書は、所管課が原議書と校合しなければならない。

2　前項各号に掲げる文書以外の発送文書には、公印を押印しないものとする。この場合において、当該発送文書(庁内文書及び書簡文書を除く。)には、発信名の下部等に「(公印省略)」と表示するものとする。

2　施行する文書に電子署名の付与を受けようとする者は、当該文書に係る決裁文書を添えて文書主任に回付し、電子署名を付与することを請求するものとする。

3　文書主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書と当該文書に係る決裁文書とを対照して審査し、相違がないことを確認して電子署名を付与するものとする。

2　文書の保管又は保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置をとるとともに、重要なものは、非常災害時に際し、いつでも持ち出せるように、あらかじめ準備しておかなければならない。

3　文書の整理は、簿冊を基本とする。

4　文書の分類は、別に定める文書分類基準表による。

2　保管の期間は、原則として保存年限起算日から1年間とし、各課において決められた定めに基づき保管し、又は閲覧の管理を行う。

3　次条に規定する常用文書は、前項の保管期間を延長することができる。

2　前項の規定にかかわらず、法令等に保存期間の定めのある文書及び時効が完成する間証拠として保存する必要がある文書については、文書の保存年限は、それぞれ法令等に定める期間又は時効期間による。

3　文書の保存は文書主任のもと、各課において行うものとし、それぞれの文書の保存年限に従って保存期間が満了するまで保存するものとする。

4　文書の保存年限の計算は、その完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年により処理する必要がある文書は、その完結した日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

5　次の各号に掲げる公文書については、第1項の保存期限の満了する日後においても、その区分に応じてそれぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間保存期限を延長することとする。この場合において、1の区分に該当する公文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。

2　文書の廃棄は、所管課長が行う。

3　所管課長は、保存期間中の文書であっても保存の必要がないと認めるものは、廃棄することができる。

4　機密に属する文書又は他に使用されるおそれのある文書を廃棄するときは、焼却又は裁断の方法により処理しなければならない。

この訓令は、平成17年1月15日から施行する。

この訓令は、平成17年2月25日から施行し、平成17年1月15日から適用する。

この訓令は、平成17年10月1日から施行する。

この訓令は、平成18年3月31日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行し、改正後の第16条の規定は、平成22年11月30日以後起案する文書について適用する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、令達の日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年1月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。