○香川県広域水道企業団行政文書管理規程
平成29年11月1日
訓令第1号
庁中一般
目次
第1章 総則(第1条―第9条)
第2章 本部における行政文書の管理
第1節 文書の受領、配布及び収受(第10条―第12条)
第2節 行政文書の作成等(第13条―第26条の3)
第3節 行政文書の施行(第27条―第30条)
第4節 行政文書及び簿冊の整理(第31条)
第5節 簿冊の保存(第32条)
第6節 簿冊管理簿(第33条―第35条)
第7節 簿冊の廃棄及び保存期間の延長(第36条―第39条)
第3章 センターにおける行政文書の管理(第39条の2)
第4章 管理状況の報告等(第40条・第41条)
第5章 研修(第42条)
第6章 補則(第43条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、事務又は事業の適正かつ能率的な遂行を図り、及び行政文書の公開等の制度の適正かつ円滑な運用に資するため、香川県広域水道企業団(以下「企業団」という。)における行政文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(1) 課 香川県広域水道企業団組織規程(平成30年香川県広域水道企業団企業管理規程第1号)第2条第1項に規定する本部の課をいう。
(2) センター 香川県広域水道企業団水道事業等の設置等に関する条例(平成30年香川県広域水道企業団条例第3号)第4条第2項に規定するブロック統括センター及び広域送水管理センターをいう。
(3) 行政文書 香川県広域水道企業団情報公開条例(平成29年香川県広域水道企業団条例第2号。以下「情報公開条例」という。)第2条第1項に規定する行政文書をいう。
(4) 簿冊 相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくすることが適当なものに限る。)の集合物をいう。
(5) 収受文書 収受した行政文書をいう。
(6) 起案文書 起案した行政文書をいう。
(7) 決裁文書 決裁を受けた起案文書をいう。
(8) 施行文書 施行する行政文書をいう。
(9) 完結文書 処理の完結した行政文書をいう。
(総括文書管理者)
第3条 本部に、総括文書管理者及び副総括文書管理者を置く。
2 総括文書管理者は、事務局長をもって充てる。
3 総括文書管理者は、行政文書の管理に関する事務を総括するものとする。
4 副総括文書管理者は、総務企画課長をもって充てる。
5 副総括文書管理者は、総括文書管理者を補佐するとともに、各課及び各センターにおける行政文書の管理に関する事務が適正かつ迅速に行われるよう指導を行う。
(文書管理者)
第4条 各課及び各センターに、文書管理者を置き、各課及び各センターの長をもって充てる。
2 文書管理者は、その課又はセンターにおける次に掲げる事務を処理する。
(1) 簿冊の保存に関すること。
(2) 行政文書及び簿冊の保存期間の設定に関すること。
(3) 第33条第1項に規定する簿冊管理簿の調製に関すること。
(4) 簿冊の廃棄(第38条第2項に規定する簿冊廃棄簿の調製を含む。)に関すること。
(5) 行政文書の作成、取得、整理、保存その他行政文書の管理に従事する職員の指揮監督に関すること。
3 文書管理者は、その課又はセンターにおける行政文書の管理に関する事務が適正かつ迅速に行われるよう努めなければならない。
(文書取扱者)
第5条 各課及び各センターに、文書取扱者を置き、文書管理者が指定する者をもって充てる。
2 文書取扱者は、文書管理者の命を受けて、その課又はセンターにおける次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の受領及び配布に関すること。
(2) 行政文書の審査に関すること。
(3) 行政文書の施行に関すること。
(4) 行政文書及び簿冊の整理に関すること。
(5) 文書の処理の促進及び改善に関すること。
(6) 第7条第1項に規定する文書分類表の作成に関すること。
(7) 前各号に掲げるもののほか、文書の取扱いに関すること。
3 文書取扱者が不在のときは、文書管理者が指定する者が前項各号に掲げる事務を代行することができる。
(職員の責務)
第6条 職員は、文書管理者の指示に従って、文書に関する事務を責任をもって適正かつ迅速に行うとともに、行政文書を適正に管理しなければならない。
(文書分類表)
第7条 文書取扱者は、事務又は事業が能率的に処理されるようにするため、並びに企業団の有するその諸活動を現在及び将来の住民に説明する責務が全うされるようにするため、その課又はセンターにおいて作成され、又は取得された行政文書を、その類型に応じて体系的に分類できるよう、文書分類表(第1号様式)を作成しなければならない。
2 文書取扱者は、文書分類表を作成したときは、総括文書管理者にこれを提出しなければならない。
3 文書取扱者は、文書分類表を改正する必要があると認めるときは、その手続を行い、改正後の文書分類表を総括文書管理者に提出しなければならない。
(文書管理システム)
第7条の2 文書の受領若しくは収受又は行政文書の作成、回議、合議、決裁、施行、保存若しくは廃棄を行うときは、文書管理システムに必要な事項を登録しなければならない。
(行政文書の記号及び番号)
第8条 収受文書、起案文書及び施行文書には、次に掲げるところにより記号及び番号を付さなければならない。ただし、記号及び番号を付すことが適当でないと認められる行政文書又は軽易な行政文書にあっては、これらを省略することができる。
(1) 条例、規則、企業管理規程、告示及び訓令の記号は、その種類名に企業団名を冠したものとし、番号は、その種類ごとに暦年による一連番号とすること。
(2) 前号に掲げるもの以外の行政文書の記号は、会計年度及び課名又はセンター名を表す略号とし、番号は、会計年度による一連番号とすること。
(文書処理の促進)
第9条 文書管理者は、その課又はセンターにおける文書の処理状況を常に把握し、文書が処理期限内に処理されるように努めるとともに、特別の事由により期限までに処理できない文書があるときは、新たな期限を定めて、その処理を促進しなければならない。
第2章 本部における行政文書の管理
第1節 文書の受領、配布及び収受
(1) 文書(次に掲げるものを除く。)は、全て開封し、主務課(その事務を分掌する課をいう。以下同じ。)に配布すること。
ア 親展(秘を含む。以下同じ。)の文書
イ 配布先が明確である文書及び私文書
ウ 開封することが不適当と認められる文書
(2) 前号に掲げる文書は、開封せず、その名宛人又はその事務の担当者に配布すること。
(3) 収受の日時が権利の得喪又は変更に関係のある文書は、その封皮又はその余白に、その受領の日時を記載しておくこと。
(郵便等の料金の未納又は不足の文書)
第10条の2 総務企画課長は、本部到達文書であって、郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便(以下「郵便等」という。)の料金の未納又は不足のものをその未納又は不足の料金を支払って受領することができる。
(配布文書等の処理)
第10条の3 第10条第1号の規定により文書の配布を受けた課の文書取扱者は、次に掲げるところにより当該文書を処理しなければならない。この場合において、重要又は異例に属すると認められる文書については、文書管理者の閲覧に供し、その処理についての指示を受けなければならない。
(1) 文書は、よく点検して受領すること。
(2) 課の主管に属しない文書は、直接転送することなく理由を記載し、総務企画課に返送すること。
(3) 親展の文書にあっては、その名宛人に配布すること。
(4) 親展の文書以外の文書にあっては、その事務の担当者に配布すること。
(5) 他の課に関係のある文書は、速やかに、その内容に関係のある課に通知すること。
(電磁的記録の受領)
第11条 電磁的記録である文書については、電気通信回線を通じて受信し、又はその記録媒体を受け取ることにより、それぞれ主務課において受領する。
2 前項の文書について、収受の日時が権利の得喪又は変更に関係するときは、当該文書にその受領の日時を記録しておかなければならない。
第2節 行政文書の作成等
(行政文書の作成)
第13条 職員は、文書管理者の指示に従って、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、行政文書を作成しなければならない。
2 行政文書の書式については、香川県広域水道企業団公文例規程(平成29年香川県広域水道企業団訓令第3号)によるものとする。
3 行政文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)により、分かりやすい用字及び用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
4 反復して利用することができる様式、資料等の情報については、能率的な行政文書の作成に資するよう、文書管理システム等を活用して、その共有及び積極的な活用に努めるものとする。
(行政文書及び簿冊の分類及び名称)
第14条 職員は、事務又は事業が能率的に処理されるようにするため、並びに企業団の有するその諸活動を現在及び将来の住民に説明する責務が全うされるようにするため、行政文書及び簿冊について、文書分類表の定めるところにより、その類型に応じて体系的に分類し、分かりやすい名称を付さなければならない。
(2) 法令又は条例、規則その他諸規程(以下「条例等」という。)により保存期間の定めがある行政文書 当該法令又は条例等で定める期間
2 前項の規定にかかわらず、常時使用する行政文書については、文書分類表によりその保存期間を常用と設定し、文書管理者において必要な期間保存することができる。
3 文書管理者は、第1項の保存期間を設定する場合において当該行政文書が歴史資料として重要な情報が記録されたものに該当すると認めるときは、1年を超える保存期間を設定しなければならない。
4 行政文書の保存期間の起算日は、暦年によるものについては当該行政文書に係る全ての事案の処理が完結した日(以下「処理完結日」という。)の属する年の翌年の1月1日、会計年度によるものについては処理完結日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
5 簿冊の保存期間は、簿冊にまとめられた行政文書の保存期間とする。
6 簿冊の保存期間の起算日は、暦年によるものについては簿冊にまとめられた行政文書の処理完結日のうち最も遅い日(以下「簿冊完結日」という。)の属する年の翌年の1月1日、会計年度によるものについては簿冊完結日の属する年度の翌年度の4月1日とする。
(行政文書の起案)
第16条 行政文書の起案は、文書管理システムに文書名、起案日、分類記号、保存期間、起案者名、文案等を登録することにより行わなければならない。ただし、次に掲げるものについては、この限りでない。
(1) 香川県広域水道企業団会計規程(平成30年香川県広域水道企業団企業管理規程第13号)に規定する諸様式を用いて処理するもの
(2) 軽易なものでその余白に記載して処理することができるもの
(3) 文書管理システムにより処理することが困難であるもの
(行政文書の発信者名)
第17条 施行文書の発信者名は、企業長名を用いなければならない。ただし、事案の内容により企業長名とする必要がないものについては、企業団名、副企業長名、事務局長名、課長名、課名、室長名又は室名を用いることができる。
(起案時の留意事項)
第18条 行政文書を起案する職員(以下「起案者」という。)は、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 事案の内容が一読して判断することができるように起案理由、経緯も含めた意思決定に至る過程の概要、関係法規その他参考となる事項を付記し、関係書類があるときは、これを添付すること。ただし、事案が定例的なもの又は軽易なものについては、これらを省略することができる。
(2) 同一事件で起案を重ねるものは、その処理の完結に至るまで関係書類を添えておくこと。
(3) 起案は、黒色又は紺色のペン書、ボールペン書その他総務企画課長が保存上支障がないと認める方法によること。
(4) 電報の文案は、特に簡潔に記載すること。
2 起案文書は、次に掲げるところによりつづらなければならない。
(1) ステープラー、ひも等を用いてとじること。
(2) 2枚以上のものは、原則として左方及び下方をそろえ、ページ番号を付すこと。
(3) 添付書類等で小さいものは中央部でそろえ、又は起案用紙大の用紙の中央部に貼ること。
(4) 地図、写真等は、袋に入れること。
(1) 企業団公報に掲載するもの 公報掲載
(2) 広報を要するもの 新聞掲載、放送等
(3) 秘密を要するもの 秘又は親展
(4) 葉書によるもの 葉書
(5) 発送上の特殊な取扱いを要するもの 書留、速達、内容証明、配達証明等
(6) 電報によるもの 電報
(7) 例規とするもの 例規
(8) 急を要するもの 至急
(調整者)
第20条 起案文書の調整を行う者(以下「調整者」という。)は、次のとおりとする。
(1) 起案者の上司
(2) 合議を受けた課長又は室長
2 事務局次長は、その分掌事務以外の事務については、次の各号のいずれかに該当するときは、調整者となる。
(1) その事務を分掌する事務局次長が合議の必要を認めたとき。
(2) 合議を受けた課長又は室長が必要と認めたとき。
(決裁欄の押印)
第21条 起案文書の決裁欄に押印し、又は記名する者は、調整者及び決裁者とする。
(回議、合議及び決裁)
第22条 調整者及び決裁者に起案文書の回議をし、合議をし、及び決裁を受ける順序は、原則として、次の各号の順序による。
(1) 主務課の調整者
(2) 主務課以外の課の調整者
(3) 参事
(4) 事務局次長
(5) 事務局長
(6) 副企業長
(7) 企業長
2 合議を受けた調整者は、起案文書の内容に異議があるときは、その事務を分掌する者と協議し、なおその意見が一致しないときは、その意見を記載した付箋を起案文書に付けることができる。
3 起案を廃止したとき又は起案の内容に重要な変更があったときは、直ちに合議した調整者にその旨を通知しなければならない。
(総務企画課長への合議)
第22条の2 条例等の制定又は改廃及び企業団公報への掲載に係る起案文書については、調整者に回議し、又は合議した後総務企画課長に合議しなければならない。
(起案文書の持回り)
第23条 秘密又は急を要する起案文書で持回りを必要とするものについては、その事務を分掌する職員が自ら持ち回って、回議をし、合議をし、及び決裁を受けるものとする。
(起案文書の修正)
第24条 起案文書の字句の修正は、黒色又は紺色のペン又はボールペンを用いて行うものとする。
2 起案文書に字句の修正があったときは、文書管理者は、これを確認しなければならない。ただし、次に掲げる場合を除く。
(1) 誤字の訂正及び内容の変更を伴わない字句の修正
(2) 仕様書、設計書又はこれらに類するものに係る軽微な修正
3 起案文書で、企業長又は事務局長の決裁に係るものは、決裁後、起案者において修正の有無を確認し、修正のあったものについては、直ちに文書管理者に報告するものとする。
(決裁年月日の記入)
第25条 決裁文書には、決裁年月日を記入しなければならない。
2 前項の決裁年月日は、企業長決裁及び事務局長決裁については、総務企画課の文書取扱者の指示により起案者が記入するものとする。
(決裁事案の通知)
第25条の2 文書管理者は、決裁文書に係る事案のうち他課に連絡する必要があるものについては、決裁後直ちに口頭で、又はその施行後において当該決裁文書の回付若しくは施行文書の写しの配布等により通知しなければならない。
(文書取扱者による審査)
第26条 起案文書は、文書取扱者の審査を受けなければならない。
3 第1項の審査の結果、起案文書に不備があるときは、起案者にその補正を求めるものとする。
(総務企画課による審査)
第26条の2 総務企画課長は、必要に応じ、企業長名で施行する起案文書について、審査を行うことができる。
2 総務企画課長は、職員を指定して、前項の審査を行わせることができる。
4 第1項の審査の結果、起案文書に不備があるときは、文書管理者にその補正を求めるものとする。
(電子決裁の推進)
第26条の3 起案文書の調整及び決裁については、文書管理システムにより行うよう努めるものとする。ただし、文書管理システムにより行うことが適当でないと認められる場合は、この限りでない。
第3節 行政文書の施行
(施行文書の校合)
第27条 施行文書については、主務課において起案文書との校合を行うものとする。
(施行文書の確認等)
第28条 主務課の文書取扱者は、行政文書を施行する前に、その体裁及び正確性を確認しなければならない。
2 施行文書の施行年月日は、原則として、その発送日とする。
(公印の押印等)
第29条 発送を要する施行文書には、公印の押印又は電子署名(電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条第1項に規定する電子署名をいう。)を行わなければならない。ただし、次に掲げる施行文書については、これを省略することができる。
(1) 書簡その他公印を押印しないことを通例とする施行文書
(2) 前号に掲げるもののほか、軽易な施行文書
(施行文書の発送)
第29条の2 郵便等により発送を行う施行文書は、次に掲げるところによりその発送を行うものとする。
(1) 主務課においては、当該施行文書の封入又は包装をし、これに宛先等を記載の上、別に指定する時刻までに総務企画課に送付すること。
(2) 総務企画課においては、前号の規定により施行文書が送付された場合は、当該施行文書を郵便等により発送すること。この場合において、総務企画課長が指定する職員は、その発送に関し当該施行文書の封入又は包装の方法等が適当でないと認めるときは、主務課に対し、その補完を求めることができる。
2 手渡しにより発送する施行文書又は電気通信回線を通じて送信することにより発送する施行文書は、主務課においてその発送を行うものとする。
(発送の記録等)
第30条 前条の規定により発送を行った施行文書については、その発送を行った職員がその決裁文書にその発送年月日を記録しなければならない。
2 施行文書については、文書管理システムにその施行及び発送の情報を登録しなければならない。
第4節 行政文書及び簿冊の整理
(行政文書及び簿冊の整理)
第31条 処理の完結していない行政文書は、主務課において、適切に整理しておかなければならない。
2 完結文書は、主務課において、次に掲げるところにより整理しなければならない。
(1) 年別並びに文書分類表の第4分類別及び保存期間別に整理すること。
(2) 年別は、会計年度によること。ただし、会計年度により整理することが適当でないものは、暦年により整理することができる。
(3) 相互に密接な関連を有する行政文書(保存期間を同じくするものに限る。)は、種類別の簿冊にまとめること。ただし、文書量の多少により、1種類を分割し、又は2種類以上を併合することができる。
(4) 簿冊(文書管理システムによる決裁を受けた完結文書のみをまとめた簿冊を除く。)には、別に定める背表紙ラベルに所要事項を記入して貼り付けること。
3 文書管理システムに登録されている電磁的記録については、前項第4号の規定は適用しない。
第5節 簿冊の保存
(簿冊の保存)
第32条 文書管理者は、簿冊について、事務室又は書庫等の一定の場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で適切に保存し、その所在を常に明らかにしておかなければならない。
2 前項の規定により保存される簿冊が電磁的記録である場合には、文書管理者は、当該電磁的記録の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の適正な管理のために必要な措置を講じなければならない。
第6節 簿冊管理簿
(簿冊管理簿の調製)
第33条 文書管理者は、毎年度、その保存する簿冊について、簿冊管理簿(第4号様式)を調製しなければならない。
2 文書管理者は、簿冊管理簿の調製に当たっては、情報公開条例第7条に規定する非公開情報(以下「非公開情報」という。)を表示しないようにしなければならない。
(簿冊管理簿の記載事項等)
第34条 簿冊管理簿に記載しなければならない事項は、簿冊に係る次に掲げる事項とする。
(1) 分類
(2) 名称
(3) 保存期間
(4) 保存期間の満了する日
(5) 完結年度(簿冊完結日の属する年度をいう。)又は完結年(簿冊完結日の属する年をいう。)
(6) 記録媒体の種別
(7) 主務課名
(簿冊管理簿の閲覧等)
第35条 文書管理者は、毎年度、別に定めるところにより、その調製した簿冊管理簿を総括文書管理者に提出しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の規定により提出のあった簿冊管理簿を、総務企画課に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用により公表しなければならない。
第7節 簿冊の廃棄及び保存期間の延長
(簿冊の廃棄)
第36条 文書管理者は、保存期間が1年を超える簿冊の保存期間が満了した場合において、廃棄することが適当であると認めるときは、当該簿冊を廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、保存期間が1年以下の簿冊については、その保存期間が満了した後、これを廃棄しなければならない。
(簿冊の廃棄の方法)
第37条 前条の規定による簿冊の廃棄は、別に定めるところにより、裁断、溶解等の方法により行うものとする。
2 文書管理者は、印影等不当な目的に利用されるおそれがある情報を含むものについて前項の廃棄を行うに当たっては、十分に留意してこれを行うとともに、個人情報その他の非公開情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。
(簿冊の廃棄時の処理及び簿冊廃棄簿の調製)
第38条 文書管理者は、保存期間が満了した簿冊が第36条の規定により廃棄されたときは、当該簿冊に関する簿冊管理簿の記載を削除しなければならない。
(簿冊の保存期間の延長)
第39条 文書管理者は、次に掲げる簿冊(保存期間が1年以下のものを除く。)については、その必要な限度において、一定の期間を定めてその保存期間を延長することができる。
(1) 現に監査、検査等の対象となっているもの
(2) 現に係属している不服申立て又は訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの
(3) 情報公開条例第6条第1項に規定する公開請求があったもの
(4) 前3号に掲げるもののほか、事務処理上その保存期間を延長する必要があると認められるもの
第3章 センターにおける行政文書の管理
第39条の2 各センターにおける行政文書の管理の方法については、総括文書管理者が別に定める基準に従い、各センターの文書管理者が当該センターの行政文書の管理に関する要領(以下「行政文書管理要領」という。)で定める。
2 前項の規定により各センターの文書管理者が当該センターの行政文書管理要領を定めたとき又は当該行政文書管理要領を変更したときは、総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、前項の規定による報告があった場合において、各センターにおける行政文書の適正な管理を推進するため、当該センターの行政文書管理要領の修正を行う必要があると認めるときは、当該センターの長に対して当該行政文書管理要領の修正を指示するものとする。
第4章 管理状況の報告等
(管理状況の報告)
第40条 文書管理者は、毎年度、別に定めるところにより、行政文書の管理状況について総括文書管理者に報告しなければならない。
2 文書管理者は、簿冊について紛失等が発生した場合は、速やかに簿冊の紛失等による被害の拡大の防止等のための措置を講じるとともに、総括文書管理者に報告しなければならない。
第5章 研修
第42条 総括文書管理者は、職員に対し、行政文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行わなければならない。
2 文書管理者は、前項に規定する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第6章 補則
第43条 この規程に定めるもののほか、企業長が保有する行政文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
附則
この訓令は、平成29年11月1日から施行する。
附則(平成30年3月31日訓令第1号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成30年4月1日訓令第6号)
この訓令は、平成30年4月1日から施行する。
附則(平成31年2月20日訓令第3号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和2年3月27日訓令第1号)
この規程は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年3月28日訓令第1号)
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第15条関係)
行政文書の区分 | 行政文書の類型 | 保存期間 |
1 条例、規則、企業管理規程又は訓令に関する行政文書 | (1) 条例、規則若しくは企業管理規程の制定又は改廃に関する行政文書 | 永年 |
(2) 訓令の制定又は改廃に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 | |
(3) 条例、規則、企業管理規程又は訓令の解釈、運用方針等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 | |
(4) 条例、規則、企業管理規程又は訓令の解釈、運用方針等に関する行政文書((3)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(5) 条例、規則、企業管理規程又は訓令に関する行政文書で特に重要なもの((1)から(4)までに掲げるものを除く。) | 30年 | |
(6) 条例、規則、企業管理規程又は訓令に関する行政文書で重要なもの((1)から(5)までに掲げるものを除く。) | 10年 | |
(7) 条例、規則、企業管理規程又は訓令に関する行政文書((1)から(6)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
2 告示、要綱、要領等に関する行政文書 | (1) 告示、要綱、要領等の制定又は改廃に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 告示、要綱、要領等の制定又は改廃に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 告示、要綱、要領等の制定又は改廃に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 告示、要綱、要領等に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
3 企業団議会に関する行政文書 | (1) 企業団議会の議案、報告案及び会議結果に関する行政文書 | 永年 |
(2) 条例案及び予算案の議決に関する行政文書 | 永年 | |
(3) 企業団議会に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 永年 | |
(4) 企業団議会に関する行政文書で特に重要なもの((1)から(3)までに掲げるものを除く。) | 30年 | |
(5) 企業団議会に関する行政文書で重要なもの((1)から(4)までに掲げるものを除く。) | 10年 | |
(6) 企業団議会に関する行政文書((1)から(5)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
4 運営協議会に関する行政文書 | (1) 運営協議会に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 運営協議会に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 運営協議会に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 運営協議会に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
5 施策又は事業に係る計画に関する行政文書 | (1) 総合的な計画その他施策又は事業に係る計画に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 施策又は事業に係る計画に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 施策又は事業に係る計画に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 施策又は事業に係る計画に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
6 法令又は国等の機関からの通知等に関する行政文書 | (1) 法令又は国等の機関からの通知等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 法令又は国等の機関からの通知等に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 法令又は国等の機関からの通知等に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 法令又は国等の機関からの通知等に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
7 附属機関等に関する行政文書 | (1) 附属機関等の議事、審議結果等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 附属機関等の委員の任免に関する行政文書 | 30年 | |
(3) 附属機関等に関する行政文書で特に重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(4) 附属機関等に関する行政文書で重要なもの((1)から(3)までに掲げるものを除く。) | 10年 | |
(5) 附属機関等に関する行政文書((1)から(4)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
8 施策又は事業の実施に関する行政文書 | (1) 企業団の沿革に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 公共事業に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 | |
(3) 公共事業に関する行政文書で特に重要なもの((2)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(4) 公共事業に関する行政文書で重要なもの((2)及び(3)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(5) 工事の執行に関する行政文書((2)から(4)までに掲げるものを除く。) | 5年 | |
(6) 損失補償及び損害賠償に関する行政文書で重要なもの | 10年 | |
(7) 重要な会議に関する行政文書 | 5年 | |
(8) 特色のある事業の実施に関する行政文書で特に長期の保存が必要なもの | 永年 | |
(9) 特色のある事業の実施に関する行政文書で長期の保存が必要なもの((8)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(10) 特色のある事業の実施に関する行政文書((8)及び(9)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(11) 施策又は事業に関する経緯及び実施又は廃止に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの((1)、(2)及び(8)から(10)までに掲げるものを除く。) | 永年 | |
(12) 施策又は事業の実施に関する行政文書で特に重要なもの((1)から(11)までに掲げるものを除く。) | 30年 | |
(13) 施策又は事業の実施に関する行政文書で重要なもの((1)から(12)までに掲げるものを除く。) | 10年 | |
(14) 施策又は事業の実施に関する行政文書((1)から(13)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
9 調査、統計、意見公募手続等に関する行政文書 | (1) 調査に関する行政文書、統計表、年報等で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 調査に関する行政文書、統計表、年報等で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 調査に関する行政文書、統計表、年報等で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 調査に関する行政文書、統計表、年報等((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
(5) 意見公募手続の実施結果に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 | |
(6) 意見公募手続の実施結果に関する行政文書で特に重要なもの((5)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(7) 意見公募手続の実施結果に関する行政文書で重要なもの((5)及び(6)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(8) 意見公募手続に関する行政文書((5)から(7)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
10 試験又は研究に関する行政文書 | (1) 試験又は研究に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 試験又は研究に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 試験又は研究に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 試験又は研究に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
11 行政組織、人事等に関する行政文書 | (1) 組織改正、定数、職制、事務分掌等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 企業長又は副企業長の事務引継書 | 永年 | |
(3) 監査委員の任免に関する行政文書 | 永年 | |
(4) 職員の人事異動、人事考課等に関する行政文書で特に重要なもの | 30年 | |
(5) 行政組織、人事等に関する行政文書で特に重要なもの((1)から(4)までに掲げるものを除く。) | 30年 | |
(6) 行政組織、人事等に関する行政文書で重要なもの((1)から(5)までに掲げるものを除く。) | 10年 | |
(7) 人事異動、休職、復職、臨時的任用等の内申に関する行政文書 | 5年 | |
(8) 非常勤職員の任免に関する行政文書 | 5年 | |
(9) 職員の長期給付及び恩給に関する行政文書 | 30年 | |
(10) 職員の服務に関する行政文書で重要なもの | 10年 | |
(11) 職員の服務に関する行政文書((10)に掲げるものを除く。) | 5年 | |
(12) 行政組織、人事等に関する行政文書((1)から(11)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
12 労働組合に関する行政文書 | (1) 労働協約の締結に関する行政文書 | 30年 |
(2) 労働組合に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 労働組合に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 労働組合に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
13 危機管理に関する行政文書 | (1) 危機管理に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 危機管理に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 危機管理に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 危機管理に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
14 予算、決算及び財政状況に関する行政文書 | (1) 予算、決算及び財政状況に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 予算、決算及び財政状況に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 予算、決算及び財政状況に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 予算、決算及び財政状況に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
15 会計に関する行政文書 | (1) 契約に関する行政文書で重要なもの | 10年 |
(2) 契約に関する行政文書((1)に掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 8年 | |
(3) 出納に関する行政文書で重要なもの | 10年 | |
(4) 出納に関する行政文書((3)に掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 8年 | |
16 資産等に関する行政文書 | (1) 資産等の取得、管理又は処分に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 資産等の取得、管理又は処分に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 資産等の取得、管理又は処分に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 資産等の取得、管理又は処分に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
17 債権に関する行政文書 | (1) 債権総括簿その他債権に関する行政文書で重要なもの | 10年 |
(2) 債権に関する行政文書((1)に掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
18 通知、催告、申請、届出等に関する行政文書 | (1) 通知、催告、申請、届出、報告、進達等に関する行政文書で将来の例証となるような歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 通知、催告、申請、届出、報告、進達、照会、回答等に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 通知、催告、申請、届出、報告、進達、照会、回答等に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 通知、催告、申請、届出、報告、進達、照会、回答等に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
19 栄典及び表彰等に関する行政文書 | (1) 栄典及び表彰等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 栄典及び表彰等に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 栄典及び表彰等に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 栄典及び表彰等に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
20 請願及び陳情に関する行政文書 | (1) 請願及び陳情並びにこれらの対応に関する行政文書で歴史資料として重要なもの | 永年 |
(2) 請願及び陳情に関する行政文書((1)に掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
21 許可、認可、免許、承認、認定等の行政処分、法人の監督及び行政代執行に関する行政文書 | (1) 許可、認可、免許、承認、認定等の行政処分に係る審査基準、処分基準及び標準処理期間の設定等に関する行政文書で歴史資料として重要なもの | 永年 |
(2) 許可、認可、免許、承認、認定等の行政処分に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 許可、認可、免許、承認、認定等の行政処分に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 許可、認可、免許、承認、認定等の行政処分に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
(5) 行政代執行に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 | |
(6) 行政代執行に関する行政文書で特に重要なもの((5)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(7) 行政代執行に関する行政文書で重要なもの((5)及び(6)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(8) 行政代執行に関する行政文書((5)から(7)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
22 行政上の指導、勧告及び助言に関する行政文書 | (1) 行政指導指針の設定等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 行政上の指導、勧告及び助言に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 永年 | |
(3) 行政上の指導、勧告及び助言に関する行政文書で特に重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(4) 行政上の指導、勧告及び助言に関する行政文書で重要なもの((1)から(3)までに掲げるものを除く。) | 10年 | |
(5) 行政上の指導、勧告及び助言に関する行政文書((1)から(4)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
23 補助金等の交付等に関する行政文書 | (1) 補助金等の交付の要件等に関する行政文書その他補助金等の交付等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 補助金等の交付等に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 補助金等の交付等に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 補助金等の交付等に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
24 不服申立てその他の争訟に関する行政文書 | (1) 不服申立てその他の争訟に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 不服申立てその他の争訟に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 不服申立てその他の争訟に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 不服申立てその他の争訟に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
25 帳簿、台帳、名簿等に関する行政文書 | (1) 帳簿、台帳、名簿等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 帳簿、台帳、名簿等に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 帳簿、台帳、名簿等に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 帳簿、台帳、名簿等に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
26 行事又は災害等に関する行政文書 | (1) 行事又は災害等に関する行政文書で歴史資料として特に重要なもの | 永年 |
(2) 行事又は災害等に関する行政文書で特に重要なもの((1)に掲げるものを除く。) | 30年 | |
(3) 行事又は災害等に関する行政文書で重要なもの((1)及び(2)に掲げるものを除く。) | 10年 | |
(4) 行事又は災害等に関する行政文書((1)から(3)までに掲げるもの及び軽易なものを除く。) | 5年 | |
27 軽易な行政文書 | (1) 統計その他資料の作成に供した行政文書 | 1年 |
(2) 通知、照会等に係る行政文書でその処理完結日の属する年度の翌年度又は年の翌年まで参考とすることを必要とするもの | 1年 | |
(3) 企業団の機関相互の往復文書で軽易なもの | 1年 | |
(4) 情報公開条例の規定による行政文書の公開の決定等に関する行政文書 | 1年 | |
(5) 香川県広域水道企業団個人情報保護条例(平成29年香川県広域水道企業団条例第3号)の規定による保有個人情報の開示の決定等に関する行政文書 | 1年 | |
(6) その他軽易な行政文書でその処理完結日の属する年度の翌年度又は年の翌年まで保存することを必要とするもの | 1年 | |
(7) 通知、照会等に係る行政文書でその処理完結日後に参考とすることを必要としないもの | 1年未満 | |
(8) その他軽易な行政文書でその処理完結日の属する年度の翌年度又は年の翌年まで保存することを必要としないもの | 1年未満 | |
28 その他の行政文書 | (1) 1から27までに掲げるもののほか、歴史資料として重要な情報が記録された行政文書 | 永年 |
(2) その他特に長期の保存を必要とする行政文書 | 30年 | |
(3) その他長期の保存を必要とする行政文書 | 10年 | |
(4) その他中期の保存を必要とする行政文書 | 5年 | |
備考 1 この表において「意見公募手続」とは、条例を制定し、若しくは改正し、又は計画等を定め、若しくは変更しようとする場合に、その関連する資料等をあらかじめ公示し、意見の提出先及び意見の提出のための期間を定めて広く一般の意見を求める手続をいう。 2 複数の類型に該当する行政文書の保存期間は、該当する行政文書の類型に応じた保存期間のうち最も期間の長いものとする。 | ||
