○雲南市事務取扱規程

平成16年11月1日

訓令第30号

目次

第1章 総則(第1条―第15条)

第2章 文書の受領及び配布(第16条―第20条)

第3章 文書の処理(第21条―第35条)

第4章 文書の施行(第36条―第40条)

第5章 文書の保管、保存及び廃棄(第41条―第55条の2)

第6章 補則(第56条・第57条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この訓令は、法令その他別に定めるもののほか、本市における文書の取扱いについて必要な事項を定め、もって文書の適正な管理と事務処理の能率的な運営を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員がその職務に用いることを目的として作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。

(4) ファイリングシステム 必要な文書を必要に応じ即時に利用できるよう系統的に分類、整理、保管及び保存を行い、不要文書として廃棄するまでの一連の文書管理の仕組みをいう。

(5) 文書事務 文書の収受、配布、処理、施行、整理、保管、保存及び廃棄に至るまでの一連の事務の総称をいう。

(6) 文書の処理 起案から回議又は合議を経て決裁に至るまで、市としての意思決定を文書によって行う一連の手続をいう。

(7) 文書の施行 決裁文書に基づき照合し、公印の押印を経て、郵送等によって相手方に伝達する一連の手続をいう。

(8) 文書の保管 文書を活用するため、当該文書に係る事案を担当する課(以下「主管課」という。)の事務室内において、現年度文書及び前年度文書等を管理することをいう。

(9) 文書の保存 課で一定期間保管した文書を保存箱に収納し、書庫等事務室以外の場所に収納しておくことをいう。

(10) 移替え 保管してある文書を現年度の引出しから前年度の引出しに移すことをいう。

(11) 引継ぎ 保管してある文書を保存箱へ収納し、事務室での保管から書庫での保存に移すことをいう。

(12) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであることをいう。

(13) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの電子文書交換システムにより電子署名が付与され交換される文書をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 事務の処理は、原則として文書によって行うものとする。

2 文書は、事務が能率的に処理されるよう、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常に整備しておかなければならない。

3 文書は、情報の公開及び個人情報の保護の観点から、適切な管理及び保護の措置をしておかなければならない。

(総務課長の責務)

第4条 総務部総務課長(以下「総務課長」という。)は、前条に規定する文書取扱いの原則に沿って、課が行う文書事務の全体を所管し、その取扱いについて常に留意し、適切な指導、調整及び改善を行うよう努めなければならない。

(課長の責務)

第5条 課の長(以下「課長」という。)は、この訓令の定めるところにより、その所管する文書事務について迅速な処理かつ適正な管理を行い、所管する事務が能率的に運営できるよう努めなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の設置)

第6条 課に文書取扱責任者及び文書取扱者を置く。

2 文書取扱責任者は、課のグループリーダー又はそれに相当する職の者で、当該課長が指名する者をもって充てる。

3 文書取扱者は、文書取扱責任者以外の者で、課長が指名する者をもって充てる。

4 課等は、文書取扱責任者及び文書取扱者を指名したときは、速やかに、総務課長に報告しなければならない。

(文書取扱責任者及び文書取扱者の職務)

第7条 文書取扱責任者は、課長の命を受け、課における次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 所管する事務に係る法令の調査及び解釈に関すること。

(2) 起案文書の審査に関すること。

(3) 文書の収受及び処理の進行管理に関すること。

(4) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(5) オープンデータの公開及び活用に関すること。

(6) 前各号に掲げる事務のほか、文書の取扱いに関すること。

2 文書取扱者は、前項各号に掲げる事務について、文書取扱責任者を補佐する。

(文書取扱責任者会議等)

第8条 総務課長は、文書事務の連絡調整を図るため必要があるときは、文書取扱責任者会議又は文書取扱責任者及び文書取扱者の合同会議を招集することができる。

(電子文書取扱主任)

第9条 総務課長は、第6条の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書の受信及び送信に関する事務に従事する文書取扱主任(以下「電子文書取扱主任」という。)を別に指定することができる。

(文書処理に必要な帳票等)

第10条 文書を処理するために必要な帳票等は、次に掲げるところによる。

(1) 令達番号簿(様式第1号)

(2) 指令番号簿(様式第2号)

(3) 文書件名簿(様式第3号)

(4) 書留文書収受簿(様式第4号)

(5) 収受印(様式第5号)

(6) 起案用紙(様式第6号)

(7) 公開・非公開の区分印(様式第7号)

(8) 文書経由簿(様式第8号)

(9) 文書経由番号簿(様式第9号)

(10) 郵便切手受払簿(様式第10号)

(11) 所在カード(様式第11号)

(12) ファイル基準表(様式第12号)

(13) ファイル基準表総括表(様式第13号)

(14) 歴史的資料保存申請書(様式第14号)

(15) 文書引継処理票(様式第15号)

(文書の種類)

第11条 文書は令達文書、一般文書及びその他文書とし、その種類は別表第1に掲げるとおりとする。

(文書の形式)

第12条 文書は左横書きとする。ただし、次に定めるものについては、この限りでない。

(1) 法令等の規定により当該文書が縦書きと定められている文書

(2) 賞状、祝辞及び弔辞その他これらに類する文書

(3) 前2号に掲げるもののほか総務課長が縦書きが適当と認める文書

(文書処理年度)

第13条 文書の処理は、別に定めがあるものを除き会計年度により処理する。

(文書の記号及び番号)

第14条 文書は、次に定めるところにより記号、番号及び年月日を付して処理しなければならない。ただし、総務課長が必要ないと認めるものについては、この限りでない。

(1) 条例、規則、告示及び訓令については、令達番号簿に一連の番号を付して総務課長が処理するものとし、番号の前に「雲南市」及び令達文書の区分を冠し、その番号は、毎年1月1日をもって更新する。

(2) 指令については、別表第2による文書記号(これにより難い場合は、総務課長との協議により別に定めた記号。次号において同じ。)に、「指令」の字を冠し、指令番号簿により一連の番号を付し、その番号は、毎年4月1日をもって更新する。

(3) 一般文書を施行する場合で、当該文書に文書記号を付して施行する必要がある文書については、法令等に定めがあるものを除き、文書記号及び一連の番号を付し、文書発送簿に必要事項を登録して処理するものとし、その番号は、毎年4月1日をもって更新する。

(文書の施行者名)

第15条 令達文書は、市長名をもって施行するものとする。

2 一般文書の発信者名は、市長名とする。ただし、次の各号に掲げる場合においては、当該各号の発信者名を用いることができる。

(1) 軽易なものについては、副市長名、部長名若しくは課長名又は市役所名、部名若しくは課名

(2) 対外文書で副市長、部長又は課長あての照会その他の文書に対する回答等は、副市長名、当該部長名又は課長名

(3) 対内文書のうち特に重要なものを除き、副市長名、部長名又は課長名

3 文書のあて先は、原則として、職及び氏名を記載するものとする。

第2章 文書の受領及び配布

第16条 市に到着した文書は、次条及び第18条に定めるものを除き、すべて総務課で受領する。

2 前項の受領した文書中に市で収受すべきでないものがあるときは、直ちに返却、転送その他必要な措置をとらなければならない。

3 第1項の文書中に郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号。以下「法律」という。)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便の発送に要する料金の未納又は不足のあるものは、官公庁から発せられたもの又は総務課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領するものとする。

(総務課以外で受領した文書の取扱い)

第17条 定例的な申告書、申請書、届出書又は願出書等で直接主管課に提出される文書は、当該提出を受けた課で受領し、収受することができる。

2 職員が出張先等で直接受領した文書は、各課で収受するものとする。

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第18条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、日直者又は市が委託する警備員が受領するものとする。

2 前項の受領した文書は、総務課へ返付するものとする。

(受領文書の配布)

第19条 総務課で受領した文書は、次により主管課に配布しなければならない。

(1) あて先の課が明記されている文書は、あて先の課に閉封のまま配付するものとする。ただし、配布先が確認できないものについては、これを開封した後配付するものとする。

(2) 親展文書は、閉封のまま、名あて人に配付するものとする。

(3) 書留及び内容証明等特殊な郵便物(以下「特殊郵便物」という。)は、書留文書収受簿に特殊郵便物の番号を記載し、かつ特殊郵便物の取扱いをした者の印を押印した上で速やかに主管課に配付するものとする。この場合において、特殊郵便物を配付するときは、配付を受けた者の受領印を徴するものとする。

(4) 訴訟関係文書、審査請求書等到着日時が権利の得失に関係のある文書は、前号に準じて取り扱うほか、到着時刻を併記するものとする。

(5) 2以上の課に関連する文書は、最も関係すると認められる課に配布するものとする。この場合において、その文書を配布する課を判定し難いときは、総務課長は、関係課長等と協議して定めるものとする。

(配付文書等の転送又は返付)

第20条 文書取扱責任者は、総務課から配布された文書及び直接受領した文書のうち、当該課の所管に属さないと認められる文書があるときは、次に掲げるところにより処理しなければならない。

(1) 主管課が明らかな文書(特殊郵便物を除く。)は、直ちに当該主管課に転送すること。

(2) 特殊郵便物及び主管課が明らかでない文書は、直ちに総務課に返付すること。

第3章 文書の処理

(文書処理の原則)

第21条 文書の処理は、すべて文書取扱責任者が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意し、案件が完結に至るまでその経過を明らかにしておかなければならない。

(文書の受付等)

第22条 受領文書の配布を受けた文書取扱責任者は、次の各号に掲げるところにより当該文書を処理しなければならない。

(1) 文書は、直ちに開封し、当該文書の余白に収受印を押すとともに、文書管権名簿に必要事項を記載しなければならない。

(2) 刊行物、ポスターその他の文書は、前号の手続を省略することができる。

(3) 親展文書は、開封しないで、封筒の余白に収受印を押すとともに、文書管理表に必要事項を記載するものとする。

(4) 収受文書のうち、収受の日が権利の得失に関係のあるものの封皮は、その文書に添付しておかなければならない。

2 収受文書で、他の部課に関係するものは、速やかにその旨を関係部課に連絡し、又はその写しを送付しなければならない。

(供覧)

第23条 前条の処理を終了した文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、直ちに閲覧に供するものとする。

(1) 速やかに事案の内容を上司の閲覧に供する必要のあるもの

(2) 重要な事案で上司の指示により処理する必要のあるもの

(3) 事務の性質又は調査等のため、事案の処理に日時を要するもの

(起案)

第24条 文書の起案は、起案用紙を用いなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、次に掲げるものは、起案用紙によらないことができる。この場合において、必要があると認めたときは、公開・非公開の区分印を押印し、所定の事項を記入するものとする。

(1) 処理について一定の帳票が定められているもの

(2) 定例又は軽易な事案で、処理案の余白に必要事項を記載することにより処理できるもの

3 起案用紙による起案は、次に掲げるところにより行わなければならない。

(1) 1文書につき1起案とすること。ただし、同一性の事案については、「第1案」「第2案」等により一括処理することができる。

(2) 雲南市事務決裁規程(平成16年雲南市訓令第28号。以下「事務決裁規程」という。)に定めるところにより、決裁区分を表示し、回議する必要のない上司欄は、斜線を引くこと。

(3) 保存区分、情報公開に関する区分、起案年月日等所定事項を必ず記載すること。

(4) 標題は、できるだけ起案の要旨を明らかにすること。

(5) 文案は、分かりやすい口語体を用い、本文、理由、経過及び参考事項の順に記載し、できるだけ箇条書にする等簡潔に表現すること。

(6) 起案に当たって参考とした資料、参照した法令条文その他の参考事項は、努めて要旨を抜き書きし、又は関係書類を添えること。

(7) 起案事件について経費を伴う場合は、経費の概算及び予算措置に関する事項を記載すること。

(8) 受付文書に基づく起案は、当該受付文書を添えること。

(回議)

第25条 回議は、当該事務の決裁区分に従い、起案者から順次回議して決裁を受けるものとする。

2 回議を受けた上司が起案内容に異議があるときは、起案内容の修正又は廃案等の処分を命ずることができる。

3 同一事件で回議を重ねるものは、前回までの回議書を添え処理の経過を明らかにするものとする。

(審査)

第26条 起案文書は、次に掲げる事項について、文書取扱責任者の審査を受けなければならない。

(1) 起案文書の決裁区分及び合議先に関すること。

(2) 起案用紙に定められた記載事項の表示に関すること。

(3) 起案文書の文章及び用字用語に関すること。

2 起案文書のうち次に掲げるものは、総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 議会に提出を要する事案

(2) 条例、規則、告示及び訓令の制定、改正又は廃止に関する事案

(合議)

第27条 回議書で、他の課に関係のあるものは、次により合議を経て、決裁又は専決を受けなければならない。

(1) 市長の決裁又は副市長の専決を受ける文書で、同一部内の他の課に関係のあるものは、順次、主管課の長、関係課等の長(合議)、主管部長を経て決裁又は専決を受けるものとする。

(2) 市長の決裁又は副市長の専決を受ける文書で、他の部に関係のあるものは、順次、主管課の長、主管部長、関係課等の長(合議)、関係部等の長(合議)を経て決裁又は専決を受けるものとする。

(3) 主管部長の専決を受ける文書で、関係課等の長及び関係部等の長の合議を必要とするものは、順次、主管課の長、関係課等の長(合議)、関係部等の長(合議)を経て主管部長の専決を受けるものとする。

(4) 主管課の長の専決を受ける文書で、関係課等の長の合議を必要とするものは、関係課等の長の合議を経て主管課の長の専決を受けるものとする。

(合議文書の取扱い)

第28条 合議を受けた事項について異議がないときは、押印し、直ちに回付しなければならない。

2 合議を受けた事案について異議があるときは、起案した課と協議し、意見が一致しないときは、その意見を添えて回付するものとする。

3 合議を経た文書で、その要旨を改正したときは、合議先に承認を求め、廃案になったときは、その旨を合議先に通知しなければならない。

(決裁)

第29条 事務決裁規程第2条第7号に規定する決裁権者(以下「決裁者」という。)は、回議書の回付を受けたときは、速やかに査閲し、その可否を決定しなければならない。

(代決)

第30条 事務決裁規程第11条の規定により代決するときは、決裁者欄に「代決」の表示をして、代決者が押印しなければならない。

(決裁文書)

第31条 決裁文書には、決裁者において決裁の年月日を記載するものとする。

(経由文書の取扱い)

第32条 各課において経由文書を受け取ったときは、文書経由簿に課長の決裁を受け、総務課長に回付しなければならない。

2 総務課長は、前項による文書の回付を受けたときは、その文書の余白に経由印を押し、文書経由番号簿に記入し、経由番号を付して主管課に返付するものとする。

(電子文書の収受等)

第33条 総合行政ネットワーク文書を受信した場合は、電子文書取扱主任が次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネットワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネットワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を行った文書については、主管課の文書取扱責任者に配信し、又は配付する。

2 主管課の文書取扱責任は、前項第3号の規定により配信され、又は配付された文書を、速やかに処理しなければならない。

(電子署名)

第34条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより発信する文書については、電子署名を付与するものとする。

2 文書に電子署名を受けようとする者は、電子署名を付与する文書について、文書管理表に所要事項を記載の上、電子文書取扱主任に提出し電子署名を付与することを請求するものとする。この場合、文書管理表には電子文書である旨を朱書するものとする。

3 電子文書取扱主任は、前項の規定による請求を受けたときは、電子署名を付与すべき文書を確認して電子署名を付与するものとする。

4 第1項の電子署名を付与するために必要な鍵情報等の発行等については、別に定める。

(発信)

第35条 総合行政ネットワークの文書交換システムにより文書を送信するときは、電子文書取扱主任が送信するものとする。

2 前項の規定により送信された文書は、次条の規定により施行された文書とみなす。

第4章 文書の施行

(施行)

第36条 事案が決裁されたときは、直ちに施行の手続をとらなければならない。ただし、直ちに施行することができないものについては、上司の指揮を受けるものとする。

(印刷)

第37条 決裁文書の施行に当たり印刷を要するものは、原則として主管課においてこれを行うものとする。

(公印及び契印)

第38条 施行する文書には、公印を押さなければならない。ただし、次に掲げるものは、押印を省略することができる。

(1) 対内文書

(2) 他の行政機関に提出する軽易なもの及び定例的なもの

(3) 市民に周知回覧するもの及び軽易な文書

2 重要なもの又は権利の得失に関係のある文書は、決裁文書と契印しなければならない。

3 契約文書、登記文書その他とじ替えを禁ずる文書には、そのとじ目に割り印しなければならない。

(発送)

第39条 発送文書は、主管課において文書発送簿に記載した上、次により処理しなければならない。

(1) 所定の封筒又ははがきの表面に送付先を明記し、封筒は封かんすること。

(2) 小包その他特別の包装を必要とするものは、荷造りし、送付先を明記すること。

(3) 発送の際特別の扱いをする必要のあるものは、その表面に速達、書留、親展、配達証明等必要な表示をすること。

(発送の処理)

第40条 文書を発送するときは、各種の取扱いを比較し、最少の経費で発送するよう努めなければならない。

2 文書の発送は、法律第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送若しくは自動車便又は使送により行うものとする。この場合において、郵便切手の交付を受けようとするときは、課長は、総務課長にその旨を申し出なければならない。

3 総務課長及び郵便切手を保有する課長は、郵便切手を使用したときは、郵便切手受払簿によりその受払いを明確にしておかなければならない。

第5章 文書の保管、保存及び廃棄

(文書の整理及び保管の原則)

第41条 文書は、ファイリングシステムにより整理し、保管するものとする。

(文書の保管単位)

第42条 文書の保管単位は、課とする。ただし、事務室の状況等により、総務課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りでない。

(ファイリング責任者及びファイリング担当者)

第43条 文書を系統的に分類し、整理するため、前条の保管単位ごとにファイリング責任者及びファイリング担当者を置く。

2 ファイリング責任者は、課長の命を受けて、次に掲げる事務を処理するものとする。

(1) 文書の整理、保管、引継ぎ及び保存に関すること。

(2) ファイリングシステムの維持管理に関すること。

3 ファイリング担当者は、前項各号に掲げる事務について、ファイリング責任者を補佐する。

(文書管理委員会)

第43条の2 文書の整理、保管、保存及び廃棄にかかる事務処理の適正化と能率の向上を図るため、雲南市文書管理委員会を設置する。

(保管用具)

第44条 文書の整理及び保管に当たっては、3段キャビネット(以下「キャビネット」という。)及びファイリング用具を使用するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、キャビネットに収納することが不適当な文書については、総務課長と協議の上、その他の保管庫、図面庫、書棚等に収納することができる。この場合において、職員は、当該文書の名称、収納場所等を記載した所在カードをキャビネットの所定の位置に保管しなければならない。

3 キャビネットは、原則として保管単位ごとに1箇所に集中して配列する。ただし、執務室の状況等により、やむを得ない事由があると総務課長が認めるときは、この限りでない。

(文書の保管及び整理)

第45条 職員は、執務中を除き、文書を自己の手元に置いてはならない。

2 文書は、文書名を記載したラベルをはった個別フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に保管するものとする。

3 キャビネットは、原則として、上段及び中段の引き出しに現年度文書を収納し、下段の引き出しに前年度文書を収納するものとする。

4 当日中に処理の終わらない文書で、収納すべき個別フォルダーが作成されていない文書は、事務担当者ごとに所有する翌朝フォルダーに収納し、キャビネットの所定の位置に収納することができる。

5 課に共通する文書は、全庁共通文書分類基準(別表第3)に従って整理し、保管しなければならない。

(ファイル基準表の作成等)

第46条 課長は、文書を系統的に管理するため、ファイル基準表及びファイル基準表総括表を作成しなければならない。

2 ファイル基準表は、原則として、現年度末の移替え時に作成し、翌年度末の引継ぎ時に確定させる方法による。

3 課長は、ファイル基準表の基礎情報として、個別フォルダの情報を所定の電算処理システムを利用し、データベースとして整備するものとする。

4 課長は、毎年4月末日までに、ファイル基準表及びファイル基準表総括表を作成し、定められた保管場所で保管するとともに、確定したデータベースを総務課長に引き継ぐものとする。

(文書の保存期間及び保存区分)

第47条 文書の保存期間(文書を保管し、又は保存する期間をいう。以下同じ。)は、法令等に定めがあるものを除き、永年、10年、5年、3年、1年又は1年未満の保存区分とする。

2 課長は、別表第4に掲げる保存区分に従い、一の個別フォルダーごとに当該課の主管文書の保存期間を定めるものとする。

(保存期間の起算)

第48条 文書の保存期間は、会計年度によるものは文書が完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から、暦年によるものは文書が完結した日の属する年の翌年4月1日から起算する。

(文書の引継ぎ)

第49条 課長は、保存すべき文書を保存期間別に区分し、ファイル基準表の序列に従い保存箱に収納するとともに、保存箱の表面に保存期間、文書発生年度、保存満了日、課名及び引継番号を記入し、総務課長に引き継がなければならない。

2 課長は、前項の引継ぎを行うときは、ファイル基準表に保存期間及び引継番号を記入し、データベースの必要な情報を修正するとともに、文書引継処理票を総務課長に提出するものとする。

3 総務課長は、前2項により引継ぎを行うときは、ファイリング責任者の立会いの下で文書引継処理票及びファイル基準表と照合し、保存箱の表面に保存箱番号を記入するとともに、総務課長が指定する書庫に保存するものとする。

4 総務課長は、前項の規定により書庫に保存した文書について、データベースの個別フォルダの情報に保存箱番号を入力し、その結果を当該文書の引継ぎを行った課長に通知するものとする。

5 前項の規定にかかわらず本庁舎外の課の保存文書は、総務課長と協議のうえ、本庁舎外の当該課又は代表して保存文書を管理する課において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況についてファイリング責任者の立会いの下で総務課長の確認を受けた後、当該課の課長又は代表して保存文書を管理する課の課長が行うものとする。

6 特に必要のある文書で主管課において保存を必要とするものは、総務課長と協議のうえ、当該主管課において保存することができる。この場合において、保存文書の管理は、保存文書の保存状況についてファイリング責任者の立会いの下で総務課長の確認を受けた後、当該課の課長が行うものとする。

(保存文書の閲覧及び貸出し)

第50条 職員が総務課長に引き継いだ保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとする場合は、保存文書貸出簿に必要事項を記入し、総務課長の指示に従い閲覧又は貸出しを受けるものとする。

2 職員が前条第5項及び第6項の規定により保存されている文書の閲覧又は貸出しを受けようとする場合は、保存文書貸出簿に必要事項を記入し、当該課の課長又は代表して保存文書を管理する課の課長の指示に従い閲覧又は貸出しを受けるものとする。

3 前2項の規定により閲覧又は貸出しを行う場合において、保存文書に機密に属する文書がある場合は、総務課長又は保存文書を管理する課長は、機密に属する文書を主管する課長の承認を得た上で閲覧又は貸出しを行うものとする。

4 保存文書の貸出し期間は7日間以内とし、やむを得ない理由により長期貸出しを必要とする場合は、総務課長又は保存文書を管理する課長に申し出なければならない。

5 閲覧又は貸出しを受けた保存文書は、加筆、抜き取り、取り替え、又は添削してはならない。

6 閲覧又は貸出しを受けた保存文書を紛失し、又は汚損したときは、直ちに総務課長及び当該文書の主管課長に報告しなければならない。

(保管文書の廃棄)

第51条 課長は、課で保管している文書を随時調査し、保管の必要がないと認められる文書を廃棄することができる。

(保存文書の廃棄及び保存期間の延長)

第52条 総務課長は、保存期間が満了した保存文書(以下「期間満了文書」という。)について、期間満了文書を主管課長に保存期間が満了したことを通知し、期間満了文書を廃棄することについての了承を得た上で廃棄する文書を確定するものとする。

2 総務課長は、毎年4月末日までに、前項の規定により廃棄が確定した期間満了文書を廃棄しなければならない。

3 総務課長は、期間満了文書を廃棄したときは、課長に廃棄した旨を報告するものとする。

4 課長は、永年保存の文書のうち20年を経過して保存の必要がないと認められる文書について、総務課長と協議のうえ、これを廃棄することができる。

5 課長は、保存期間の満了した文書のうち更に保存することが必要と認められる文書については、総務課長と協議の上保存期間を延長することができる。

6 課長は、総務課長から第3項に規定する報告を受けたときは、ファイル基準表に廃棄年月日を記入しなければならない。

(歴史資料の取扱い)

第53条 総務課長は、前条第1項の規定により廃棄する文書が確定したときは、廃棄する文書の目録を市史編さん主管課長に送付しなければならない。

2 市史編さん主管課長は、前項の規定により廃棄する文書の目録の送付を受けたときは、当該目録に記載される文書の内容を調査し、当該文書が市の歴史文書と認められるときは、総務課長から当該文書を引き継ぎ、保管するものとする。

3 市史編さん主管課の定めがないときは、第1項の規定にかかわらず廃棄する文書の目録を雲南市文書管理委員会に送付し、同委員会で当該目録に記載される文書の内容を調査し、当該文書が市の歴史資料と認められるときは、総務課長は、当該文書を保管するものとする。

4 前項の規定により総務課長が保管する文書について、市史編さん主管課が定まったときは、総務課長は、速やかに当該文書を市史編さん主管課長へ送付するものとする。

(文書廃棄上の注意)

第54条 総務課長及び課長は、文書を廃棄する場合において、機密を保持する必要のある文書又は悪用されるおそれのある文書を廃棄するときは、裁断、溶融、焼却、その他適当な方法により処分し、文書情報の漏えいを防止しなければならない。

(書庫の管理)

第55条 書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課の文書担当の職員以外の職員は、総務課長の承認を受けなければ書庫に入ってはならない。

3 書庫内は、常に清潔に保ち、湿気の進入を防ぎ、喫煙その他一切の火気を用いてはならない。

第55条の2 前条第1項の規定にかかわらず、第49条第5項の規定する書庫は、総務課長と協議のうえ、当該課の課長又は代表して保存文書を管理する課の課長が管理を代行する。

2 前条第2項の規定は、書庫への入室について準用する。この場合、同条第2項中、「総務課」とあるのは「当該課又は代表して保存文書を管理する課」と、「総務課長」とあるのは「当該課の課長又は代表して保存文書を管理する課の課長」と読み替えるものとする。

第6章 補則

(文書等の特例)

第56条 内容が簡易である文書、会計に関する文書、人事の発令に関する文書その他の文書で、この訓令を適用することが困難又は不適当なものについては、主管課長が総務課長に協議して特例を定めることができる。

2 総務課長は、この訓令の規定により難い特別の事情があると認めるときは、別に定める方法により処理させることができる。

(その他)

第57条 この訓令に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、市長が別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この訓令は、平成16年11月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の大東町文書取扱規程(昭和47年大東町訓令第5号)、加茂町役場処務規則(昭和45年加茂町規則第8号)、木次町文書取扱規程(昭和39年木次町訓令第3号)、三刀屋町役場処務規程(昭和32年三刀屋町規程第10号)、吉田村役場処務規程(昭和46年吉田村規程第2号)及び掛合町事務取扱規程(平成12年掛合町規則第18号)によってなされた手続その他の行為は、それぞれこの規則の相当規定によってなされたものとみなす。

附 則(平成18年6月30日訓令第27号)

この訓令は、平成18年7月1日から施行し、平成18年4月1日から適用する。

附 則(平成19年3月27日訓令第21号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年9月27日訓令第40号)

この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年3月25日訓令第1号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年10月1日訓令第23号)

この訓令は、平成20年10月1日から施行する。

附 則(平成21年3月25日訓令第3号)

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年3月25日訓令第4号)

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成23年3月31日訓令第10号)

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年6月28日訓令第13号)

この訓令は、公布の日から施行し、平成23年4月1日から適用する。

附 則(平成24年3月28日訓令第2号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成26年3月26日訓令第11号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月23日訓令第9号)

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年12月22日訓令第24号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日訓令第17号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日訓令第18号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 行政庁の処分その他の行為又は不作為についての不服申立てに関する手続であってこの訓令の施行前にされた行政庁の処分その他の行為又はこの訓令の施行前にされた申請に係る行政庁の不作為に係るものについては、なお従前の例による。

附 則(平成29年3月27日訓令第1号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年3月27日訓令第2号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成31年3月22日訓令第2号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

別表第1(第11条関係)

文書の種類

1 令達文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 法規文書

ア 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

イ 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(2) 公示文書

ア 告示 法令又は権限に基づいて処分し、又は決定した事項その他の事項を一般に周知するために公示するもの

イ 公告 一定の事項を広く一般に周知するために公示するもの

(3) その他の令達文書

ア 訓令 所属機関又はその職員に対し指揮命令するもの

イ 達 行政機関がその権限に基づいて、特定の個人又は団体等に対して特定の事項を命令し、禁止し、若しくは停止し、又は既に与えた許可、認可等を取り消すもの

ウ 指令 個人又は団体の申請又は願に基づいて指示し、若しくは命令し、又は許可、認可等の行政処分をするもの

2 一般文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 照会 相手方に対して一定の事実、意見等について回答を求めるもの

(2) 回答 照会、依頼又は協議について返答するもの

(3) 報告 上司又は行政機関に対し、事件その他について、事実、経過等を知らせるもの

(4) 通知 一定の事実、処分又は意思を特定の相手方に知らせるもの

(5) 依頼 ある一定の行為の実現を特定の相手方に求めるもの

(6) 送付 書類、物品等を送り届ける場合用いるもの

(7) 通達 上級行政機関が下級行政機関に対し、又は上司から所属職員に対し、法令の解釈、運用の方針、職務運営上の細目的事項を指示し、若しくは命令するもの

(8) 申請 許可、認可、承認、指令等一定の行為を請求するもの

(9) 進達 個人及び団体等から受理した書類又は市が提出すべき申請書類等を上級行政機関に差し出すもの

(10) 副申 進達する文書に経由機関が意見を添えるもの

(11) 諮問 一定の機関に対して調査若しくは審議を求め、又はそれに基づく意見を求めるもの

(12) 答申 諮問を受けた機関がその諮問を受けた事項について意見を述べるもの

(13) 協議 特定の相手方に対し、一定の事項を打ち合わせ、又は相談し、相手方の同意を求めるもの

(14) 願 比較的軽易な行為を請求するもの

(15) 届 一定の事項を届け出るもの

(16) 証明 特定の者からの願に対し、特定の事実又は法律関係の存在を公に証するもの

(17) 伺 行政機関の意思を決定するために、上司又は上級行政機関に対し、その指揮を求めるもの

(18) 上申 上司又は上級行政機関に対して、意見又は事実を述べるもの

(19) 内申 上申のうち機密に属するもので、主として部内の人事関係事項について述べるもの

(20) 供覧 上司に参考までに見せる場合に用いるもの

(21) 回覧 主として職員相互に参考までに見せ合う場合に用いるもの

(22) 復命 上司から命令された用務の結果について報告するもの

(23) 辞令 職員の身分、給与、勤務等の異動についてその旨を記載して当人に交付するもの

(24) 契約 申込みと承諾との意思表示の合致を表示し、かつ、これを証するために取り交わすもの

(25) 嘱託 特定の相手方に対して事務処理その他特定事項を依頼するもの

(26) 議案 議会において議決すべき事件について、議会の議決を経るために議会に提出するもの

(27) 請願 損害の救済、公務員の罷免、法令又は規制の制定改廃その他の事項に関して公の機関に対し希望を述べるもの

(28) 陳情 公の機関に対して、特定の事項についてその実情を述べ、適当な措置を要望するもの

(29) 事務引継ぎ 職員が退職、休職又は勤務替えとなった場合に、従来当該職員が担当していた事務のてん末を後任者又は所定の職員に引き継ぐもの

3 その他文書の種別は、次のとおりとする。

(1) 帳票類 台帳、伝票及び様式で別に定めるもの

(2) 各種記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、フィルム等

(3) 図面類 図面、地図、写真等

(4) 前2項及び前各号に該当しないもの

別表第2(第14条関係)

部・局

課・室

記号

政策企画部

政策推進課

政策

地域振興課

地域

うんなん暮らし推進課

暮推

情報政策課

情報

総務部

総務課

総務




秘書室

秘書

行財政改革推進室

行革

人事課

人事

財政課

財政

管財課

管財

情報システム課

情シ

人権推進室(人権センター)

人権

防災部

防災安全課

防安

市民環境部

市民生活課

市民

消費生活センター

消費

環境政策課

環境

税務課

税務

債権管理対策課

債管

国土調査課

国土

健康福祉部

健康福祉総務課

健総

長寿障がい福祉課

長寿




保健医療介護連携室

保介

健康づくり政策課

健政

健康推進課

健康

身体教育医学研究所

身教

子ども政策局

子ども政策課

子政

子ども家庭支援課

子家

子ども家庭支援センター

子支

農林振興部

農政課

農政

林業畜産課

林畜

農林土木課

農土

産業観光部

商工振興課

商振

産業振興センター

産振

産業施設課

産施

観光振興課

観振

建設部

建設総務課

建総

建設工務課

建工

都市計画課

都計

建築住宅課

建住

上下水道部

総務課

水総

営業課

営業

工務課

工務

下水道課

下水

会計課


会計

大東総合センター

自治振興課

大自

市民福祉課

大市

加茂総合センター

自治振興課

加自

市民福祉課

加市

木次総合センター

自治振興課

木自

市民福祉課

木市

三刀屋総合センター

自治振興課

三自

市民福祉課

三市

吉田総合センター

自治振興課

吉自

市民福祉課

吉市

掛合総合センター

自治振興課

掛自

市民福祉課

掛市

別表第3(第45条関係)

全庁共通文書分類基準

第1ガイド

第2ガイド

個別フォルダ名

保存年限

備考

全庁共通

全庁共通全般

庁内通知

随時廃棄

 

部長会議

1年

 

市報うんなん

1年

情報政策課を除く

市議会うんなん

1年

議会事務局を除く

市事業計画

新市建設計画「生命と神話が息づく新しい日本のふるさとづくり」

(継)

政策推進課を除く

雲南市総合計画

(継)

政策推進課を除く

雲南市総合計画策定討議資料集「市勢状況」

(継)

政策推進課を除く

実施計画書

1年

政策推進課を除く

雲南市教育基本計画

(継)

教育委員会を除く

過疎地域自立促進計画(平成17年度~平成21年度)

(継)

政策推進課を除く

文書

文書件名簿

3年

 

文書経由簿

3年

 

郵便切手受払簿

3年

 

令達番号簿

永年

管理該当課のみ

指令番号簿

3年

 

雲南市ファイリングシステムマニュアル

(継)

 

ファイリングシステム引継ぎ・移し替えマニュアル

(継)

 

人事

旅行命令簿

5年

 

時間外勤務命令簿

1年未

年度末に人事課へ提出

年次休暇簿

1年未

年末に人事課へ提出

特別休暇簿

1年未

年末に人事課へ提出

職務専念義務免除承認簿

1年未

随時、人事課に提出

営利企業等従事許可申請書

1年未

随時、人事課に提出

研修通知

随時廃棄

 

議会

○○月定例会議案

1年

総務課、議会事務局及び自治振興課閲覧用を除く

第○回臨時会議案

1年

総務課、議会事務局及び自治振興課閲覧用を除く

ファイル基準表

ファイル基準表

永年

 

導入前ファイル基準表

永年

 

予算・決算

予算・決算全般

予算書

1年

財政課を除く

決算書

1年

財政課を除く

定期監査資料

3年

会計課を除く

定期監査結果報告書

3年

会計課を除く

決算資料

1年

 

予算編成

平成○○年度当初予算要求書

1年

財政課を除く

第○次補正予算要求書

1年

財政課を除く

平成○○年度当初予算要求資料

1年

財政課を除く

第○次補正予算要求資料

1年

財政課を除く

予算執行 ※

支出負担行為書

5年

 

支出命令書(写し)

5年

 

流用伺書及び流用決定書

5年

 

領収済通知書

5年

 

資金計画書

1年

 

※「予算執行」については、課それぞれの文書の状況に応じて分類を判断すること。必要に応じて、第1ガイドへの格上げもできることとする。

別表第4(第47条関係)

保存期間の区分の基準

保存期間

設定基準

永年

1 市議会の議決書及び議事録

2 条例、規則、訓令、告示その他の例規文書、公示文書及び令達文書

3 市の総合計画等重要な計画に関する文書

4 職員の身分、進退、賞罰及び任免等人事に関する文書

5 褒賞に関する文書

6 審査請求、訴訟、調停及び和解に関する文書

7 調査及び統計で特に重要な文書

8 特別職の事務引継ぎに関する重要な文書

9 財産及び市債に関する重要な文書

10 工事に関する重要な文書

11 市の設置、分合、境界変更及び名称の変更に関する文書

12 市税徴収に関する重要な文書

13 歳入歳出予算書及び決算書

14 許可、認可又は契約に関する重要な文書

15 ファイル基準表等文書保存に関する文書

16 市広報

17 その他永年保存の必要があると認められるもの

10年

1 市議会に関する重要な文書

2 事業の計画及び実施に関する重要な文書

3 職員の人事に関する文書

4 庁議に関する重要な文書

5 市税及び税外諸収入に関する重要な文書

6 工事に関する文書

7 往復文書に関する重要な文書

8 監査に関する重要な文書

9 物品の購入契約に関する重要な文書

10 金銭の支払いに関する証拠書類で重要な文書

11 原簿及び台帳に関する重要な文書

12 請願、陳情及び要望等に関する文書

13 部長から課長までの引継ぎに関する重要な文書

14 その他10年保存の必要があると認められるもの

5年

1 補助金等に関する文書

2 国又は県からの例規文書、公示文書及び令達文書

3 予算、決算及び金銭出納に関する帳票等に関する文書

4 往復文書に関する文書

5 その他5年保存の必要があると認められるもの

3年

1 往復文書のうち軽易な文書

2 文書の収受、発送に関する文書

3 その他3年保存の必要があると認められるもの

1年

1 往復文書のうち特に軽易な文書

2 その他1年保存の必要があると認められるもの

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雲南市事務取扱規程

平成16年11月1日 訓令第30号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成16年11月1日 訓令第30号
平成18年6月30日 訓令第27号
平成19年3月27日 訓令第21号
平成19年9月27日 訓令第40号
平成20年3月25日 訓令第1号
平成20年10月1日 訓令第23号
平成21年3月25日 訓令第3号
平成22年3月25日 訓令第4号
平成23年3月31日 訓令第10号
平成23年6月28日 訓令第13号
平成24年3月28日 訓令第2号
平成26年3月26日 訓令第11号
平成27年3月23日 訓令第9号
平成27年12月22日 訓令第24号
平成28年3月25日 訓令第17号
平成28年3月25日 訓令第18号
平成29年3月27日 訓令第1号
平成29年3月27日 訓令第2号
平成31年3月22日 訓令第2号