○雲南市戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則

平成16年11月1日

規則第19号

(趣旨)

第1条 雲南市個人情報保護条例(平成16年雲南市条例第16号)及び雲南市個人情報保護条例施行規則(平成16年雲南市規則第17号)に定めるもののほか、雲南市戸籍事務の電子情報処理組織(以下「戸籍情報システム」という。)に係る戸籍又は除籍のデータの保全及び保護に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 戸籍データ 記録媒体に記録されている戸籍又は除籍に関する磁気記録情報をいう。

(2) 記録媒体 磁気ディスク、磁気テープ、光磁気ディスク等の戸籍データが記録された磁気媒体をいう。

(3) 出力帳票 戸籍データを出力した帳票をいう。

(4) ドキュメント システムの設計書、プログラム説明書及び操作手引書等の戸籍情報システムの運用に関する記録及び文書をいう。

(業務処理の範囲)

第3条 戸籍情報システムにより処理する業務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編製及び記録、受附帳の編製、記録事項証明の発行、戸籍に関連する統計等の戸籍事務及び戸籍の附票システム、人口動態調査事務システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。

(戸籍データ保護管理者の設置)

第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、市民生活課長及び市民福祉課長をもって充てる。

(保護管理者の責務)

第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。

2 保護管理者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。また、事故が発生したときは、保護管理者は、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍管掌者に報告するとともに復旧の措置を講じなければならない。

(戸籍データ及びプログラムの管理)

第6条 保護管理者は、戸籍データの適正な保全及び保護を図るため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 戸籍データの取扱状況、これに関する機器等について常に把握し、その管理の適正化を図ること。

(2) 戸籍データの異常の有無について、随時点検を行うこと。

2 保護管理者は、戸籍情報システムのプログラムの障害の有無について随時点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。

(記録媒体及び出力帳票の保管)

第7条 保護管理者は、記録媒体及び出力帳票の保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 記録媒体及び出力帳票の保管場所を指定するとともに、必要に応じて施錠できる耐火性書庫に保管する等の措置をとること。

(2) 記録媒体及び出力帳票の授受及び保管については、台帳に記録する等の方法により適正に管理すること。

(3) 記録媒体及び出力帳票の廃棄に当たっては、復元できない方法により確実に処分すること。

(端末機取扱責任者)

第8条 保護管理者は端末機の適正な管理を行うため、端末機取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、市民生活課市民グループリーダー及び市民福祉課担当グループリーダーをもって充てる。

(ドキュメントの管理)

第9条 保護管理者は、ドキュメントの保管を適正に行うため、次の各号に掲げる措置を講じなければならない。

(1) 保管場所を指定するとともに、ドキュメントの内容を常に最新の状態で維持すること。

(2) ドキュメントを廃棄する場合は、外部に情報が流出することがないよう適正に処分すること。

2 ドキュメントを複写し、又は持ち出すときは、保護管理者の承認を得なければならない。

(パスワードの管理)

第10条 保護管理者は、端末装置の操作者を識別し、その処理する事務の範囲を限定するため当該操作者ごとにパスワードを設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、定期的にパスワードの更新を行う等、パスワードを厳重に管理しなければならない。

(パスワードの秘匿)

第11条 端末装置の操作者は、パスワードの入力に際して、当該パスワードが他に知られることがないようにしなければならない。

2 端末装置の操作者は、自己のパスワードを秘密にし、他人に使用させてはならない。

(取扱状況の把握)

第12条 保護管理者は、取扱責任者に次の各号に掲げる事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

(1) パスワードの使用状況

(2) 端末装置の管理状況

(3) データの取扱状況

(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。

(端末機の操作)

第13条 端末機の操作は、取扱職員でなければ使用することができない。

2 端末機の操作は、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出データ及び戸籍に関するデータを、戸籍業務、戸籍附票業務及び戸籍関連業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(機器及びソフト等の保管)

第14条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍情報システムにかかわる機器及びソフト等を管理しなければならない。

(研修の実施)

第15条 戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の向上とシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して年一回以上の教育、訓練計画を策定し保護管理者の了承を得た後これを実施しなければならない。新任の取扱職員については、採用後できるだけ早い時期に実施しなければならない。

(会議)

第16条 戸籍データ保護の適正な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。

2 会議は、保護管理者、取扱責任者及び保護管理者が指名した取扱職員をもって組織する。

3 会議は、保護管理者が招集し、次の各号に掲げる事項について審議するものとする。

(1) 戸籍データ保護に関する取扱手続

(2) 戸籍データ保護に関する連絡調整

(3) その他保護管理者が必要と認める事項

4 保護管理者は、必要があると認めるときは、会議に関係職員を出席させることができる。

附 則

この規則は、平成16年11月1日から施行する。

附 則(平成21年4月1日規則第36号)

この規則は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月23日規則第15号)

この規則は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月25日規則第18号)

この規則は、平成28年4月1日から施行する。

別表(第14条関係)

戸籍情報システムに係る機器及びソフト等の保管一覧

 

管理責任者

プライバシー保護

内容

戸籍用サーバ

情報電算主管課長

・保管施設の鍵の管理

・パスワードによる起動

・システム使用状況リスト

サーバは施錠できる保管施設に設置し、情報電算主管課長がその鍵を管理する。サーバは、情報電算主管課長の任命した取扱職員が起動させる。

戸籍用クライアント

戸籍データ保護管理者

・パスワードによる起動

・システム使用状況リスト

クライアントを起動する者は、保護管理者の任命した取扱職員のみとし、パスワードを入力し起動させる。

システム使用状況リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。

バックアップ用媒体

情報電算主管課長

・バックアップ記録リスト

・施錠のできる書庫

バックアップ記録リストを定期的に印字し、そのリストを施錠できる保管庫で管理する。

「戸籍総合システム・ブックレス」のプログラム

戸籍データ保護管理者

・複写及び変更不能のプログラム保護

アプリケーションプログラムを複写変更させないための保安措置をソフト的に講じる。

雲南市戸籍事務の電子情報処理組織に係るデータ保護管理規則

平成16年11月1日 規則第19号

(平成28年4月1日施行)