○雲南市電子メール取扱規程

平成16年12月15日

訓令第62号

第1 目的

この訓令は、雲南市電子計算組織管理運営要綱(平成16年雲南市訓令第1号。以下「要綱」という。)第22条の規定により、電子メールの利用に関し、適正な取扱いを行うための必要な事項を定めることを目的とする。

第2 定義

この訓令において使用する用語の意義は、要綱に定めるもののほか、次の各号に定めるところによるものとする。

(1) メールアドレス 電子メールを送受信する際の送信先及び受信元を示したシステム上の番地をいう。

(2) 組織管理メール 市の組織として送受信する電子メールをいう。

(3) 個人管理メール メモ、資料及び職員間の事務連絡等の組織管理メール以外の電子メールをいう。

(4) 文書規程 雲南市事務取扱規程(平成16年雲南市訓令第30号)及びこれに相当する規程等をいう。

(5) 文書取扱責任者 文書規程に定める文書取扱責任者に相当する者をいう。

第3 電子メールの取扱い

利用者は、雲南市情報セキュリティ対策基準(利用者編)に規定する情報セキュリティ及び利用者の責務に留意し、誤送信の防止など電子メールの取り扱いについて十分配慮しなければならない。

第4 電子メールの送受信

1 電子メールを送受信する際は、組織管理メールについては組織ユーザIDに対応するメールアドレス(以下「組織アドレス」という。)を、個人管理メールについては個人ユーザIDに対応するメールアドレス(以下「個人アドレス」という。)を利用して行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、利用者が組織管理メールを送信する場合は、当該利用者の個人アドレスを利用して行うことができる。この場合において、当該利用者は、当該利用者が所属する組織アドレスに対しても、当該組織管理メールを送信するものとする。

3 組織管理メールを個人アドレスで受信した場合又は個人管理メールを組織アドレスで受信した場合は、当該メールアドレスを管理する者は、受信すべきメールアドレスに転送の処置をとらなければならない。

第5 組織管理メールの管理

1 組織管理メールを管理する者(以下「メール管理者」という。)は、文書取扱責任者とする。

2 文書取扱責任者は、必要に応じ庶務事務を取り扱う者等に、前項の管理を行わせることができる。

第6 組織管理メール

1 電子メールによる文書の施行について、次のとおり取り扱うものとする。

(1) 電子メールにより施行できる文書は、決裁文書のうち公印及び文書記号番号を必要としない文書(以下「施行可能文書」という。)とする。

(2) 施行可能文書を電子メールで施行しようとする場合は、起案文書に「電子メール施行」と記載の上、決裁を受けなければならない。

(3) 施行可能文書については、案文の入力(案文が修正されて決裁された場合は案文の修正入力)をもって浄書されたものとみなし、施行しようとする内容と当該決裁文書との確認をもって照合されたものとみなす。

(4) 当該決裁文書への日付の記載及び施行可能文書への日付の入力並びに当該決裁文書への施行年月日の記載は、主務課において行うものとする。

2 電子メールの受信について、次のとおり取り扱うものとする。

(1) メール管理者は、誤送信された電子メール又は受信すべきでない電子メールについては、返信又は削除その他必要な処置をとらなければならない。

(2) メール管理者は、受信した電子メール(以下「受信メール」という。)のうち主管に属しないものがあるときは、直ちに主務課の組織アドレスに転送しなければならない。ただし、主管の明らかでないものについては、総務部総務課の組織アドレスに転送し、総務部総務課において、当該受信メールの主務課の決定を受け、当該主務課の組織アドレスに転送するものとする。

(3) 受信メールのうち紙に印刷した文書は、文書取扱責任者が収受の手続を行った後、文書規程の定めるところにより、一般文書と同様の取扱いをするものとする。

3 電子メールの保存は、次の各号に定めるところによるものとする。

(1) 電子メールの保存年限は、原則として、送信又は受信した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日までとする。

(2) 前号に定める年限を経過した電子メールは、メール管理者において削除する。ただし、メール管理者が当該年限経過後も保存する必要があると認めるものについては他の方法で保存するものとする。

第7 個人管理メールの削除

個人管理メールの保存期間は原則として3箇月とし、当該期間経過後は、利用者はこれを削除するものとする。ただし、当該期間経過後も保存する必要があるものについては他の方法で保存するものとする。

第8 補則

この訓令に定めるもののほか、電子メールの利用に関して必要な事項は、別に定める。

附 則

この訓令は、平成16年12月15日から施行する。

雲南市電子メール取扱規程

平成16年12月15日 訓令第62号

(平成16年12月15日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第5節 情報の公開・保護等
沿革情報
平成16年12月15日 訓令第62号